宋家勝

摘 要：社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，都離不開信息技術(shù)。由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集，數(shù)據(jù)保存，數(shù)據(jù)處理已跟不上社會(huì)的發(fā)展需要。由于中小學(xué)檔案管理要求的不斷提高，顯然傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足其需要，因此，中小學(xué)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)已迫在眉睫。本文將在中小學(xué)檔案管理現(xiàn)狀、中小學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢、中小學(xué)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化等方面進(jìn)行簡單表述。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)檔案管理；信息化；中小學(xué)

這些年，從手機(jī)、電腦等一些電子產(chǎn)品的更新速度中不難看出時(shí)代的進(jìn)步速度之所快，從明星的八卦新聞中不難看出，信息在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的世界中占了多么重要的地位、也不難看出信息的共享性、速度性對(duì)于新聞愛好者是有多么大的吸引力。極具現(xiàn)代化氣息的信息化普遍應(yīng)用于中小學(xué)的檔案管理中，不僅提高了檔案的利用率，在一定程度上也簡化了檔案的管理方式，減輕了檔案管理者的工作量，這在無形中推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，這也是檔案管理改革的必然趨勢。

1 中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導(dǎo)班子尚未意識(shí)到檔案管理的重要性

在以往的檔案管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到學(xué)校檔案管理的重要性，還單純的認(rèn)為只要把學(xué)生的成績搞上去、把學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)達(dá)成，這就算管理好學(xué)校了，認(rèn)為學(xué)校的檔案管理應(yīng)由檔案管理部門來負(fù)責(zé)，然，并不知學(xué)校教學(xué)部門的教學(xué)資料等重要文件不能及時(shí)入檔，造成文件的積壓或丟失，對(duì)檔案的完整性和安全性有多么大的影響。

1.2 檔案的管理方式過于傳統(tǒng)

就拿“圖書館找書這一例子來說”我們?nèi)フ視?，并不知道這本書有沒有被借走，或是圖書館是否收藏了這本書，我們只能在歸類好的書架上一層一層的找，找到最后，才發(fā)現(xiàn)，圖書館沒有這本書，或是這本書已經(jīng)被借走了。如果圖書館實(shí)現(xiàn)了信息化，我們找書時(shí)就有了針對(duì)性，我們可以檢索書名，得知有沒有被借走，得知該館有沒有收藏這本書籍，當(dāng)我們的檢索結(jié)果有我們要找的這本書籍，我們就可以根據(jù)這個(gè)索書號(hào)，去對(duì)應(yīng)的樓層，對(duì)應(yīng)的書架去尋找，這樣既節(jié)省了閱讀者的時(shí)間，又提高了圖書的利用率。僅僅這樣，仍不能算是實(shí)現(xiàn)了信息化，如果沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，還是無法從根本上解決檔案管理的利用率低，檔案管理困難等問題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文檔這一新產(chǎn)物的出現(xiàn)，無形之中加大了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，當(dāng)在不實(shí)現(xiàn)信息化的前提下。所以檔案管理的信息化需要盡快得到解決。

1.3 檔案管理人員的管理水平不夠高

學(xué)校的檔案管理部門大多是由兼職人員或是文化水平不高的叔叔阿姨來管理，缺乏具有全日制檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)人才，缺乏既具備檔案管理專業(yè)和通曉計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的綜合性人才。因此，在日常的檔案管理中需要不斷提高管理人員的管理水平，不斷完善檔案管理中的不足，要與現(xiàn)代化檔案管理接軌，不斷提高檔案管理水平。

2 中小學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢

2.1 改變檔案管理方式，提高工作效率

檔案管理進(jìn)入信息化和數(shù)字化后，改變了檔案管理人員的工作方式，使其從繁雜的管理方式中解脫出來，將以往檔案資料的收集、整理、立卷，歸檔等復(fù)雜手續(xù)逐漸改變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，在一定基礎(chǔ)上極大的提高了工作效率。

2.2 改變檔案管理方式，提高檔案使用壽命

檔案管理由一開始的紙質(zhì)資料逐漸轉(zhuǎn)換為電子資料，紙質(zhì)資料對(duì)保存條件有較高的要求，藏儲(chǔ)地點(diǎn)過于潮濕，過于干燥都不符合紙質(zhì)資料的藏儲(chǔ)條件，加上紙質(zhì)資料有個(gè)最大的缺點(diǎn)就是它的存儲(chǔ)壽命要遠(yuǎn)遠(yuǎn)的低于電子資料。

檔案管理存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)變，并不代表數(shù)字文檔完全替代了紙質(zhì)文檔，而是，現(xiàn)在的檔案管理方式由單一的紙質(zhì)方式逐漸演變?yōu)榧堎|(zhì)和數(shù)字相結(jié)合的多形式并存的存儲(chǔ)方式。數(shù)字檔案的出現(xiàn)，使歷史久遠(yuǎn)、具有極高保存價(jià)值的資料得到了有效保護(hù)，延長了檔案的使用壽命。檔案管理方式的改變不僅節(jié)省了空間，還為保護(hù)大自然做了貢獻(xiàn)。可見，檔案管理方式的多形式化有助于提高資料的使用壽命和減少環(huán)境的污染。

2.3 檔案管理方式的改變，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享

中小學(xué)檔案信息不僅記錄了學(xué)校的發(fā)展過程，最主要的是學(xué)校檔案的信息能夠服務(wù)于學(xué)校。信息化在中小學(xué)檔案的應(yīng)用，加上網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)靈活多樣的查詢手段，使查閱者能在短時(shí)間內(nèi)從大量的文件資料中找到完整的檔案資料，能夠使查詢結(jié)果更準(zhǔn)確，查詢速度更快速，從而實(shí)現(xiàn)了資源的共享。網(wǎng)絡(luò)這么發(fā)達(dá)，學(xué)校都想通過網(wǎng)絡(luò)來更好地宣傳自己，因此，每個(gè)學(xué)校都有自己的網(wǎng)站，檔案信息通過學(xué)校的網(wǎng)站得到更好地展示，使更多的人了解學(xué)校的發(fā)展歷程，了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量等一些重要信息，使檔案資料得到更好的共享。

3 中小學(xué)檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化

3.1 對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理

學(xué)校的規(guī)模大小不能決定對(duì)檔案資料的重視程度，也就是說，不管學(xué)校規(guī)模的大小，都應(yīng)該重視檔案管理。因此，有條件的學(xué)校應(yīng)選擇檔案管理專業(yè)，思想素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人員來管理檔案，沒有條件的學(xué)校，也應(yīng)該找責(zé)任心強(qiáng)，熟悉學(xué)校工作，思想道德方面有較高素養(yǎng)的人員來負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，逐漸實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理的專業(yè)化和科學(xué)化。

3.2 建立相應(yīng)的規(guī)章制度

檔案管理的信息化不僅是社會(huì)發(fā)展的需要，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的需要。因此，使檔案管理能夠更好地實(shí)施，應(yīng)該建立相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的力度。規(guī)章制度的制定要多參考相關(guān)法規(guī)和密級(jí)要求，制定合理的規(guī)章制度。還要做好相關(guān)人員的保密工作，使其能按照規(guī)章制度來科學(xué)的管理檔案。

3.3 做好安全工作，保護(hù)數(shù)據(jù)安全

檔案管理方式的改變，對(duì)檔案的安全性有了更高的要求。由于檔案信息不能直接讀取，需要依賴軟硬件設(shè)備，這就使數(shù)據(jù)容易丟失和篡改，而且還容易受病毒的侵襲、破壞的可能性，數(shù)字檔案的保存環(huán)境要在之前紙質(zhì)環(huán)境的基礎(chǔ)上還要做好網(wǎng)絡(luò)上的安全，因此，對(duì)于檔案管理方式的改變，一定要做好數(shù)據(jù)的備份、和病毒防護(hù)等工作，才能更好地保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)語

在中小學(xué)檔案管理信息化的過程中有利也有弊。好的一方面可以促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理的科學(xué)化、規(guī)范化，能夠提高資源的使用率、實(shí)現(xiàn)資源的共享、不好的方面，那就是對(duì)檔案管理人員的要求提高了，對(duì)檔案的管理要求也提高了。不管哪一方面，對(duì)中小學(xué)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)都是不能缺少的，只有這樣才能使信息化更完善，更現(xiàn)代化。

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