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        信息化社會背景下的檔案服務(wù)模式探索

        2017-07-22 18:52:22喬琳
        卷宗 2017年10期
        關(guān)鍵詞:服務(wù)模式檔案管理信息化

        喬琳

        摘 要:在社會實踐的不斷變遷中認識和把握檔案信息服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變,自覺調(diào)整目標定位和實現(xiàn)目的的方法、手段,以期在新的水平上重新達到穩(wěn)定的運行和協(xié)調(diào)發(fā)展,是保持檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的力量之源。

        關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;服務(wù)模式

        當今信息化時代科學技術(shù)迅猛發(fā)展,人類社會正在從工業(yè)社會向信息社會邁進,信息在社會生活中發(fā)揮著巨大的作用,可以說信息資源已成為經(jīng)濟發(fā)展的首要資源,信息化建設(shè)工作是公司重要的基礎(chǔ)管理工作之一。隨著信息化的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要,電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用,這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上,并準確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

        1 檔案信息服務(wù)模式含義

        模式是某類問題的方法論,是問題解決方案的核心,管理理念的具體化,是一種被組織和社會所認同與接納的管理法則,好的模式可以用效益去審視、評價。從系統(tǒng)論角度看,模式不僅是指由理念、組織方式、技術(shù)以及多種物質(zhì)要素構(gòu)成的具有一定功能的有機整體,是對組成要素及其基本關(guān)系的描述,也是諸要素之間相互作用、推進其運行變化的動態(tài)過程系統(tǒng)。檔案信息服務(wù)模式是指在檔案信息服務(wù)理念這種精神的支配下,通過制定一系列檔案信息服務(wù)制度,來規(guī)范檔案信息服務(wù)機構(gòu)的運行與檔案信息利用者的行為,使社會檔案信息需求與供給達到平衡狀態(tài)的一種檔案信息服務(wù)系統(tǒng)運作狀態(tài)。檔案信息服務(wù)模式一旦建立并發(fā)揮作用,就會對檔案信息服務(wù)工作形成潛在的、持久的約束,使檔案信息服務(wù)工作的各方面在服務(wù)模式的規(guī)范下有序開展,但是,檔案信息服務(wù)模式又不是持久不變的,它必將隨著社會實踐這個大的運行環(huán)境的變化而變化。

        2 信息化社會背景下的檔案服務(wù)對策

        1、制定完善的檔案信息管理制度

        檔案信息化建設(shè)中,檔案管理人員必須要在重視檔案信息管理,提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案信息管理工作人員需要根據(jù)檔案信息化建設(shè)難易程度的分析,確定檔案信息管理工作目的,提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作人員需要認真學習與掌握計算機信息管理知識,認真參與到軟件開發(fā)工作中,選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作,同時,還要制定完善的檔案信息化管理規(guī)章制度,打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性,提升工程信息共享水平,創(chuàng)造有利于檔案管理的條件,發(fā)揮計算機在檔案管理中的作用。

        2、強化信息集成服務(wù)模式

        隨著數(shù)字檔案館的不斷發(fā)展與完善,其信息服務(wù)模式也日漸增多,其中集成信息服務(wù)模式無疑是最為主要的一種,同時也是對數(shù)字檔案館效能發(fā)揮影響最大的一種,對用戶以及檔案館自身都有著相當突出的作用。信息集成服務(wù)模式是一種綜合度更大、效率更好的服務(wù)機制,需要數(shù)字檔案館對館內(nèi)的各種要素資源進行整合。具體而言,集成信息服務(wù)包含技術(shù)、人力、資源等多項整合要素,其中資源是基礎(chǔ),而技術(shù)則是集成能否成功的關(guān)鍵,其最終目標是為用戶構(gòu)建一個多元化、全方位的檔案信息服務(wù)模式。相比于傳統(tǒng)信息服務(wù)模式中,因用戶界面或檢索軟件等的不同而造成的檢索困難的情形,信息集成服務(wù)模式借助集成系統(tǒng),將格式各異的數(shù)字檔案資源串聯(lián)起來,使得用戶可以更為簡便迅捷地從集成服務(wù)機制中獲取所需的信息服務(wù)。

        3、加快檔案信息資源開發(fā)

        信息資源建設(shè)是檔案信息資源用戶需求的最基本保障和最為重要的前提。數(shù)字檔案館用戶的習慣和偏好已發(fā)生變化,廣大用戶更多地依賴網(wǎng)絡(luò),傳統(tǒng)型的檔案信息資源體系很難適應(yīng)當前社會用戶需求。所以,在信息資源建設(shè)方面,我們要根據(jù)時代發(fā)展要求,不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),建立面向公眾的以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息資源體系。首先,數(shù)字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)基礎(chǔ)工作,構(gòu)建豐富的館藏體系,為檔案信息資源服務(wù)奠定良好的信息基礎(chǔ)。其次,數(shù)字檔案館需要加大對檔案信息資源開發(fā)工作的投入,加快大難信息資源開發(fā)進程。通過對檔案信息資源價值的深層次挖掘,為社會公眾踢狗日益豐富的檔案信息集成品。再次,加大數(shù)字檔案信息資源建設(shè)力度。數(shù)字檔案館要求有大量可利用的檔案信息資源能在網(wǎng)絡(luò)上被廣泛查閱、參考。這就要做好當前電子文件歸檔工作,確保電子文件及時歸檔,繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作,采用通用標準和先進技術(shù),為檔案信息資源服務(wù)建立完整的數(shù)字信息資源體系。另外,數(shù)字檔案館建設(shè)要結(jié)合實際情況,在條件允許的情況下,著力構(gòu)建特色館藏數(shù)據(jù)庫,如名人信息數(shù)據(jù)庫、地方特色數(shù)據(jù)庫等,為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)。

        4、保護檔案信息的安全

        網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運行,要依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)的安全。對信息利用安全,要建立層次分明、角色明確的信息利用機制,并建立權(quán)限設(shè)置的流程;對信息保管安全,要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制,并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具,利用工具,確保信息的保管安全;在系統(tǒng)安全管理上,通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段,在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患,確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運行安全。

        5、加強科學管理,提高服務(wù)效益

        數(shù)字檔案館與其說是技術(shù)問題,不如說是管理問題。因為技術(shù)可以購買過改造,但任何根據(jù)本館需要,把技術(shù)、人員、資源等有效組織起來,將服務(wù)建立并運行起來的過程,就需要發(fā)揮管理的作用。(1)數(shù)字檔案館工作組。成立數(shù)字檔案館工作小組,負責推進數(shù)字檔案館用戶服務(wù)的各項工作,包括國內(nèi)外調(diào)研、本館現(xiàn)狀分析,需要解決的問題等,提出有關(guān)開展數(shù)字檔案館用戶服務(wù)的政策建議;開展數(shù)字檔案館用戶服務(wù)必須投入一定的人力、物力、和財力。資金短缺已成為制約數(shù)字檔案館發(fā)展的重要的因素之一。需要利用一切便利條件籌集資金,以保障數(shù)字檔案館建設(shè)。(2)服務(wù)管理。包括服務(wù)運行模式、服務(wù)機制、服務(wù)質(zhì)量等。(3)組織機構(gòu)。相應(yīng)的管理協(xié)調(diào)機構(gòu)、質(zhì)量控制機構(gòu)、自從專家組織等。(4)人員管理。工作人員的素質(zhì)要求、培訓、分級認證制度等。(5)完整的標準規(guī)范體系。如知識庫-問題元數(shù)據(jù)規(guī)范及問題編輯規(guī)則、只是組織體系、檔案規(guī)范、系統(tǒng)的標準接口和檢索協(xié)議等。(6)隱私與版權(quán)保護制度。

        3 結(jié)語

        在當前分眾傳播時代,檔案網(wǎng)絡(luò)開展分眾信息服務(wù)是更好滿足用戶需求的必然趨勢,通過對檔案網(wǎng)站用戶群體進行細分,并通過對信息資源進行整合,從而為不同用戶提供所需的信息信息和服務(wù),有效地提高了檔案服務(wù)內(nèi)容的個性化,確保了檔案信息資源利用率的提高。而且在分眾信息服務(wù)運用過程中,檔案信息個性化服務(wù)會有所降低,有利于檔案網(wǎng)絡(luò)社會效益最大化目標的實現(xiàn)。

        參考文獻

        [1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(23):150-151.

        [2]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(3):48-48.

        [3]李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016(5):58.

        [4]楊彩虹.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].才智,2016(4):262.

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