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        公共圖書館工作人員溝通技巧提高的進(jìn)階與實踐

        2017-07-18 01:51:36李婕敏
        現(xiàn)代交際 2017年14期
        關(guān)鍵詞:溝通技巧心理疏導(dǎo)

        李婕敏

        摘要:如今,公共圖書館新建場館的規(guī)模日益宏偉,配套的科技硬件的運用大大提升了讀者使用圖書館的體驗。隨著硬件的提升,讀者也對圖書館員的服務(wù)質(zhì)量和職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。因此,本文作者以自身工作中具體經(jīng)歷為例,歸納總結(jié)出一些提高溝通技巧的實踐方法,意在向圖書館員提供經(jīng)驗參考,激發(fā)其主動思考,結(jié)合自身特點,切實提高溝通技巧,進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量,以匹配當(dāng)今以人為本的服務(wù)理念。

        關(guān)鍵詞:溝通技巧 公共圖書館服務(wù)規(guī)范 沖突矛盾 心理疏導(dǎo)

        中圖分類號:G251 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-5349(2017)14-0096-02

        一、公共圖書館工作人員溝通技巧的重要性

        (一)溝通能力是從業(yè)人員的基礎(chǔ)要求

        《公共圖書館服務(wù)規(guī)范》(GB/T 28220—2011)是我國圖書館規(guī)范體系中的一項重要國家標(biāo)準(zhǔn),在這份標(biāo)準(zhǔn)內(nèi),詳細(xì)地規(guī)定了圖書館從業(yè)人員需要具備的能力。在“服務(wù)資源”一章中,是這樣描述“人員要求”的:“公共圖書館工作人員應(yīng)受過專業(yè)訓(xùn)練,具備良好的職業(yè)道德,在讀者服務(wù)工作中應(yīng)平等對待所有公眾,尊重和維護(hù)讀者隱私。工作人員須掛牌上崗,儀表端莊,使用文明用語,熱忱并努力為讀者提供準(zhǔn)確全面的信息服務(wù)?!盵1]

        《公共圖書館服務(wù)發(fā)展指南》指出:“公共圖書館工作人員需要較高的技能與素質(zhì),包括人際交流技巧、社會意識、團(tuán)隊工作和領(lǐng)導(dǎo)能力,以及實踐能力和組織工作能力等。”[1]

        這份規(guī)范作為公共圖書館運作的指導(dǎo)性文件,明確指出了對人員人際交流技巧能力的要求,這不但說明國家對我國公共圖書館服務(wù)質(zhì)量的重視,也體現(xiàn)了人民群眾對圖書館行業(yè)的期待和關(guān)注。

        (二)良好溝通技巧的利用可以顯著提升服務(wù)質(zhì)量

        在圖書館實際運營中,服務(wù)質(zhì)量的好壞可以理解為服務(wù)活動在讀者心中的反饋是否正向,良好溝通技巧可以增進(jìn)讀者與工作人員距離,減少雙方的誤解和誤會,降低讀者心中的不滿意度,間接降低讀者的投訴率。

        二、使用溝通技巧處理讀者沖突的案例

        (一)虛假記憶造成的借還沖突

        有一次,一位讀者在借還圖書時,描述自己所借的全部圖書通過M層的自動還書機(jī)歸還了,但是系統(tǒng)顯示少還一本,讀者認(rèn)為系統(tǒng)有誤,要求承擔(dān)借還工作的作者承認(rèn)系統(tǒng)上的錯誤,并在系統(tǒng)上給予消除處理,過程中讀者存在情緒,持續(xù)抱怨圖書館的機(jī)器和系統(tǒng)。讀者的描述聽上去非常真實,記憶很清晰,事件發(fā)生的時間地點以及經(jīng)過等細(xì)節(jié)都描述得非常具體,甚至提到反復(fù)操作歸還那本書,當(dāng)機(jī)器始終不能確認(rèn)后,去尋求保安的幫助,保安的幫助建議也描述得非常具體和真實。

        面對讀者細(xì)節(jié)肯定的描述,作者并沒有選擇直接相信讀者,還書機(jī)的失效率很低,即使出錯誤,通常也會是提示無法正確歸還,并提醒操作者人工處理,讀者雖然描述得很清晰,但是與常規(guī)事實不符。

        在基于這個判斷后,作者首先耐心地向讀者解釋系統(tǒng)工作原理,消除其負(fù)面情緒,然后主動提出帶領(lǐng)讀者一同查閱記錄影像,通過調(diào)取影像,觀察到并沒有讀者反復(fù)還書的細(xì)節(jié),取而代之的是所拿書籍的全部還清,讀者還有再次掃卡確認(rèn)還書記錄的動作。

        面對影像,作者耐心地建議讀者再回家找找是否漏下了這本書,讀者在事實面前情緒和態(tài)度都有較大的改變,最終采納了建議,離開了圖書館。

        經(jīng)驗和體會:

        (1)在首次面對讀者質(zhì)疑時,首先要表現(xiàn)鎮(zhèn)定與熱心,不輕易下結(jié)論,首先以照顧讀者情緒為主,針對讀者反映的問題要表示理解,并承諾組織調(diào)查,在不了解真實情況的前提下,武斷做出判斷會使問題向錯誤方向發(fā)展;

        (2)必須熟悉各種獲取事實的手段,清楚圖書館各種機(jī)器的性能,本例中,沒有錄像的輔助,作者將很難處理,所以,直接面對讀者的工作人員必須對圖書館的硬件設(shè)施有著充分的性能認(rèn)知,必要時拿出一手證據(jù)勝于千言萬語;

        (3)當(dāng)證據(jù)占據(jù)優(yōu)勢時,切忌不能對讀者發(fā)出帶有負(fù)面情緒的語言,如嘲諷、責(zé)備和挖苦,此時讀者心理已經(jīng)變?nèi)?,稍有不慎,會演變?yōu)闉榱俗饑?yán)發(fā)出激烈言辭和行為使場面惡化,此時理解和寬慰讀者是工作人員唯一需要做的。

        (二)占座行為引發(fā)的讀者間沖突

        優(yōu)勢資源供給的整體性不足,容易造成讀者間的沖突。以作者工作的浦東圖書館為例,讀者閱覽區(qū)由于閱讀環(huán)境好一直備受讀者青睞。在周末人流高峰時,占座這種行為就極易產(chǎn)生讀者沖突。從作者的粗略統(tǒng)計來看,每周末均有4—5起由于占座行為導(dǎo)致的讀者間沖突,有時甚至需要通過報警的方式解決嚴(yán)重的沖突。

        雖然此類沖突是由于硬件系統(tǒng)供給不足造成的,但是硬件和資源不能無休止地擴(kuò)張,這時如何發(fā)揮圖書館工作人員的管理作用就變得尤為重要。

        經(jīng)驗和體會:

        (1)主動管理,勸導(dǎo)比較惡意的占座行為,如一人占多座,被占座位長期閑置等;

        (2)在顯著位置貼出溫馨提醒,用輕松的方式提醒讀者認(rèn)識到占座行為帶來的資源浪費;

        (3)發(fā)生沖突時,讀者的情緒焦點往往都是讀者對方,作為管理人員,應(yīng)該抓住讀者此時的心理特點,穩(wěn)定住雙方的情緒。讀者都希望工作人員幫助自己協(xié)調(diào)。此時,工作人員不能表現(xiàn)出明顯的偏頗,更不能責(zé)怪任何一方。需要轉(zhuǎn)移矛盾焦點,承認(rèn)問題根本原因是圖書館資源有限,不是任何一個讀者的錯。表達(dá)對雙方的同情可以有效緩和矛盾情緒,待平穩(wěn)后,管理人員主動提出借助其他資源幫助后到的讀者,將矛盾雙方分開,此時后到的讀者通常能感激工作人員的處理態(tài)度,而避免再持續(xù)與占座讀者沖突。

        (三)防御極度負(fù)面情緒者

        極度負(fù)面情緒者,本身就是負(fù)能量的載體,圖書館作為公共服務(wù)部門,不能不服務(wù)此類讀者,作者在工作中就發(fā)現(xiàn),出現(xiàn)此類讀者時,無論怎樣運用技巧做工作,都收效甚微。他們似乎對工作人員天生的敵對,時常無法接受解釋和建議,將投訴掛在嘴邊,只針對情緒本身,并不著眼于解決實際問題。endprint

        經(jīng)驗和體會:

        (1)提高工作人員管理情緒的能力,面對極度負(fù)面情緒者,一方面要防止其將負(fù)面情緒宣泄至工作人員,另一方面,工作人員對于已經(jīng)宣泄的負(fù)面情緒,要調(diào)整情緒積極面對,切莫影響工作情緒,將負(fù)面情緒傳遞給其他讀者;

        (2)多人承擔(dān)大量的負(fù)面情緒,有時候,投訴是極度負(fù)面情緒者的需求,不妨多轉(zhuǎn)移其注意力,引導(dǎo)讀者向多人傾訴,不要讓一人承擔(dān)。主管領(lǐng)導(dǎo)面對這種情況,更應(yīng)該主動承擔(dān),保護(hù)下屬,正確面對讀者的投訴;

        (3)當(dāng)被極度負(fù)面情緒者傷害時,不要正面反擊,防止更多負(fù)面情緒的宣泄,如何遠(yuǎn)離是此刻的首要目標(biāo)。

        三、溝通技巧進(jìn)階小貼士

        通過工作中的大量實踐,作者總結(jié)出了如下可以廣泛使用的溝通技巧:

        (一)關(guān)上一扇門,打開一扇窗

        “社會心理學(xué)指出, 信息的情緒效果是影響勸導(dǎo)效果的重要因素。因此,勸導(dǎo)過程中所發(fā)出的信息是不僅含有正面積極的意義, 還能直接影響勸導(dǎo)效果。”[2]在勸阻不文明行為的時候,應(yīng)緊跟著提供解決方案。例如:閱覽室內(nèi)不允許吃東西,建議您去我們的餐廳就餐,我們的XX還是非常有特色的,就餐環(huán)境也舒適。

        (二)要求讀者配合的時候,給予適當(dāng)關(guān)心

        例如:要求讀者在閉館的時候?qū)⒁巫油品耪R,在提要求的時候,可以順帶叮囑一下他們收好個人物品以表示關(guān)心。此外,不要把讀者的配合當(dāng)成理所應(yīng)當(dāng),他們愿意配合是他們的教養(yǎng)好,但絕不是義務(wù),他們可以選擇不配合,對此也沒什么太需要抱怨的。

        (三)不要讓讀者感到“冷漠”

        當(dāng)遇到我們無法處理的問題時,繞過直接拒絕的回答,通過其他一些行為方式予以化解。

        例如在幫助讀者使用自助機(jī)的時候,要表現(xiàn)出積極幫忙的姿態(tài),而不要幾次三番只動口待在原位不行動。遇到技術(shù)問題,雖然一線的工作人員也愛莫能助,但是眾多讀者會抱怨和責(zé)問無法借還圖書或者支付逾期費的原因,此時,工作人員要積極與技術(shù)部門聯(lián)系,與大量讀者溝通解釋,讓讀者看到我們在行動,從心理上能夠給讀者一個安慰。

        (四)團(tuán)隊合作,層層“盤剝”,消磨情緒

        在服務(wù)讀者的工作中,往往離不開團(tuán)隊的力量。當(dāng)遇到態(tài)度激進(jìn)的讀者時,受最大傷害的往往是第一位接待他的工作人員,而作為第一位接待員,當(dāng)察覺到該讀者已經(jīng)聽不進(jìn)自己的規(guī)勸和解釋時,請立刻將讀者帶領(lǐng)到團(tuán)隊中其他工作人員處,可以是同伴、上級等,若還不能解決,則由第二位接待員再傳遞給團(tuán)隊中其他工作人員。隨著越來越多的人來處理該讀者的訴求,讀者的心情也會越來越平緩,最終雖然讀者訴求沒有得到當(dāng)場實質(zhì)性的解決,但心理上已經(jīng)不再糾結(jié),達(dá)到了傾訴和被重視的心理需求,事件就容易平息。

        (五)同理心技能

        工作人員的表情應(yīng)隨著讀者的詢問內(nèi)容適時改變,如關(guān)心、急切、認(rèn)真專注、憤恨、惋惜等。良好的帶有同理心的表情非常容易得到讀者認(rèn)同,降低情緒惡化的風(fēng)險。

        (六)館員自身心理疏導(dǎo),保持良好穩(wěn)定的情緒

        與讀者長期接觸的工作人員,容易疲勞導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量下降,長時間接受負(fù)面情緒的表達(dá)也容易出現(xiàn)心理問題。“自覺加強(qiáng)個人心理品質(zhì)的修養(yǎng), 控制好自己的情緒。館員在平時的服務(wù)工作中應(yīng)針對自身的個性特點磨煉、提高個人心理品質(zhì)。在交往中要冷靜、要克制, 特別是在個人情緒處于低落時, 更要控制住自己的不良情緒,抑制自己的內(nèi)心激動, 嚴(yán)格把握自己的言行。高爾基說‘哪怕對自己的小小克制,也能使人變得強(qiáng)而有力??酥剖欠?wù)交往中館員應(yīng)具備的高貴品質(zhì),是做好讀者服務(wù)工作的重要心理條件, 也是避免沖突發(fā)生的重要原則和手段?!盵3]

        與此同時,單位也應(yīng)重視一線員工的心理調(diào)試,定期組織開展各種心理解壓活動和建立輪崗制度,及時疏導(dǎo)一線工作人員情緒,幫助工作人員克服情緒低落的狀態(tài)。必要時,領(lǐng)導(dǎo)在讀者和工作人員發(fā)生沖突后,在讀者不在現(xiàn)場時,主動、及時開導(dǎo)員工,讓員工體會到單位給予的溫暖和自身工作的價值,防止負(fù)能量的累積。

        四、不斷實踐才能不斷提高

        作者分享了其在工作中提高溝通技能的實踐方法和體會,圖書館工作人員在具體應(yīng)用中一定需要結(jié)合各圖書館的特點,在不斷的實踐中找到最適合自己發(fā)展的道路。希望本文能拋磚引玉,激發(fā)起圖書館工作人員的實踐熱情,只有不斷實踐,不斷總結(jié),不斷分享,才能整體提高行業(yè)的服務(wù)水平。

        參考文獻(xiàn):

        [1]王世偉,張濤.《公共圖書館服務(wù)規(guī)范》應(yīng)用指南[M].北京:國家圖書館出版社,2013:96-97.

        [2]李妍麗.公共圖書館館員與讀者矛盾的心理分析及解決對策[J].圖書館研究,2013(4):107-109.

        [3]劉霞.試論圖書館讀者服務(wù)工作中的矛盾沖突與對策[J].西域圖書館論壇,2008(3):14-15.

        責(zé)任編輯:楊國棟endprint

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