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        圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

        2017-06-02 03:08:41郭峰
        青年時代 2017年12期
        關(guān)鍵詞:信息時代高校

        郭峰

        摘 要:高校圖書館的檔案管理工作是高校檔案管理的重要組成部分,而隨著信息時代的來臨且飛速發(fā)展,越來越多的工作都可以使用信息技術(shù)來完成,高校的圖書檔案管理更是如此,用數(shù)字化進行檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢,是高校圖書檔案管理的一個重要可行的手段。本文以高校圖書館的檔案管理為例就在信息時代飛速發(fā)展的形勢下如何做好圖書檔案管理工作進行了研究。

        關(guān)鍵詞:信息時代;高校;圖書檔案管理

        一、圖書檔案數(shù)字化的作用

        (一)進一步開發(fā)利用了圖書檔案資源,創(chuàng)新了檔案服務(wù)機制

        利用信息技術(shù)進行圖書檔案管理工作的重要目的就是進一步開發(fā)圖書檔案資源,創(chuàng)新檔案服務(wù)機制。只有在這中情況下,才能將圖書檔案的資源優(yōu)勢發(fā)揮到很好的程度,才會有可能在檔案管理方面實現(xiàn)突破與創(chuàng)新,使圖書檔案能夠更好地為高校圖書館工作以及其他的各項工作服務(wù),讓檔案充分的顯示其該有的活力。在檔案管理工作數(shù)字化的形式下,通過建立圖書檔案管理網(wǎng)頁,就可以有效地進行網(wǎng)上服務(wù),實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,既節(jié)省了檢索時間和人力,又可以為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)決策、組織教育教學(xué)、學(xué)校科研學(xué)術(shù)活動以及圖書館內(nèi)的其他各種工作提供快速有效地檢索信息,從而大大提高了學(xué)校的整體辦事效率和辦事水平。而且,通過開展網(wǎng)上在線服務(wù),圖書館的檔案管理工作這可以在檔案管理網(wǎng)頁上編寫相應(yīng)的專題,提供電子信箱、數(shù)據(jù)庫查詢等各類服務(wù),其目的之一就是讓學(xué)校的其他部門與圖書館的檔案管理部門實現(xiàn)網(wǎng)上電子信息通訊,能夠隨時隨地的及時快速的交流各種信息。

        (二)提高了圖書館檔案管理工作的效率

        信息時代高速發(fā)展的今天,任何事情都會講究效率,高效率的完成一件事情無論從何種角度來說,都是非常重要的。圖書檔案管理工作更是如此,若沒有數(shù)字化的實現(xiàn),圖書檔案管理本是一件非常繁瑣的工作,不僅消耗人力,更需要占用相當(dāng)多的時間才能保證高質(zhì)量的完成。而信息時代的到來,圖書檔案數(shù)字化的實現(xiàn),使這些問題很好的得到了解決,因此,就需要考慮工作的效率問題。圖書館檔案的數(shù)字化管理大大提高了檔案管理的工作效率,通過數(shù)字化的管理,圖書檔案管理人員能夠有效地開展檔案查找、咨詢工作,很大程度的提高了檔案管理工作人員的辦事效率與辦事水平。

        (三)保證了圖書檔案文獻的質(zhì)量

        圖書的檔案管理工作在圖書館的各項工作中都有著至關(guān)重要的作用,對于高校的整體發(fā)展更是有著潛移默化的影響。但是,很多高校普遍對圖書檔案管理工作的重要性認識不夠,并沒有專門的工作人員來負責(zé)相關(guān)的工作,大多是臨時工作人員捎帶兼管,因此,常常會導(dǎo)致圖書檔案管理工作非常被動落后,很多的檔案材料得不到充分的整理與利用,不能發(fā)揮其存在的價值,甚至有些工作資料由于沒有專人負責(zé),就會隨著領(lǐng)導(dǎo)人員的換屆等原因而分散到不知何處,當(dāng)某項工作需要這些資料的時候,必須臨時去各處尋找,浪費很多的時間與精力,使工作效率難以提高。這些問題都是可以通過檔案管理的數(shù)字化來進行解決的。通過數(shù)字化管理,可以將分散在各部門的文件檔案資料集中統(tǒng)一起來,這樣便不會出現(xiàn)難以查找等現(xiàn)象。還可以發(fā)現(xiàn)不完整的檔案材料,并通過各種途徑進行補齊。另外,對于一些因時間較長而出現(xiàn)褪色模糊、污損殘缺等的字跡圖案,還可以進行修復(fù),保證其清晰度。還有一個很大的優(yōu)點就是,圖書檔案數(shù)字化以后,數(shù)字化的副本可以進行異地保存,這樣即使發(fā)生天災(zāi)人禍,也能最大程度的保持檔案的完整性,有利于保存檔案的原件。因此,無論從什么角度來看,圖書檔案的數(shù)字化對于其工作效率的提高都有著很大的促進作用。

        二、圖書檔案數(shù)字化管理建設(shè)途徑

        (一)建立圖書館檔案指南資料庫

        讀者常常會處于各種需要,而對圖書館的檔案資料進行查閱。建立一個圖書檔案指南資料庫,旨在通過介紹圖書館檔案部門的狀況以及館藏檔案文獻情況等,使進入該數(shù)字檔案系統(tǒng)的讀者能夠按照該數(shù)據(jù)庫的引導(dǎo),快速并準(zhǔn)確的查找到自己所需要的資料,實現(xiàn)其存在的價值。

        (二)建立專門的資料庫

        為了方便讀者,可以建立專門的史料匯編、專題文件匯編資料庫。該資料庫可以通過不斷地積累與添加以及應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)編輯系統(tǒng),進行異地聯(lián)合編譯,使同一匯編材料不斷被充實,能夠更加的齊全,從而提高檔案的使用效率,節(jié)省了大量的檢索時間。

        (三)建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫

        建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫在數(shù)字化檔案管理工作中是非常重要的,它是數(shù)字化檔案管理工作能夠高效有序進行的基礎(chǔ),是開展館藏檔案數(shù)字化工作的前提。該數(shù)據(jù)庫的主要任務(wù)是對經(jīng)過確認不合機密的檔案信息資料進行匯編,在校園網(wǎng)或其他經(jīng)授權(quán)的信息網(wǎng)絡(luò)上供人免費查詢使用。

        三、結(jié)語

        當(dāng)今社會是一個信息的社會,任何事物都在朝著信息化的方向去發(fā)展,圖書檔案管理工作,在過去是一項十分繁瑣的,耗費人力與精力、時間的工作,且還很容易出現(xiàn)差錯。但隨著信息化的普及,圖書檔案管理也向著數(shù)字化的方向邁進。本文以高效圖書館的圖書檔案管理為例,分析了圖書檔案管理的現(xiàn)狀,并由此提出了一些針對目前存在問題的解決和改進措施,旨在使數(shù)字化能夠更好的應(yīng)用于檔案管理工作,能夠發(fā)揮其更大的價值。

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