郭峰

摘 要：高校圖書館的檔案管理工作是高校檔案管理的重要組成部分，而隨著信息時代的來臨且飛速發(fā)展，越來越多的工作都可以使用信息技術(shù)來完成，高校的圖書檔案管理更是如此，用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢，是高校圖書檔案管理的一個重要可行的手段。本文以高校圖書館的檔案管理為例就在信息時代飛速發(fā)展的形勢下如何做好圖書檔案管理工作進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校；圖書檔案管理

一、圖書檔案數(shù)字化的作用

（一）進(jìn)一步開發(fā)利用了圖書檔案資源，創(chuàng)新了檔案服務(wù)機(jī)制

利用信息技術(shù)進(jìn)行圖書檔案管理工作的重要目的就是進(jìn)一步開發(fā)圖書檔案資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制。只有在這中情況下，才能將圖書檔案的資源優(yōu)勢發(fā)揮到很好的程度，才會有可能在檔案管理方面實(shí)現(xiàn)突破與創(chuàng)新，使圖書檔案能夠更好地為高校圖書館工作以及其他的各項(xiàng)工作服務(wù)，讓檔案充分的顯示其該有的活力。在檔案管理工作數(shù)字化的形式下，通過建立圖書檔案管理網(wǎng)頁，就可以有效地進(jìn)行網(wǎng)上服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，既節(jié)省了檢索時間和人力，又可以為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)決策、組織教育教學(xué)、學(xué)?？蒲袑W(xué)術(shù)活動以及圖書館內(nèi)的其他各種工作提供快速有效地檢索信息，從而大大提高了學(xué)校的整體辦事效率和辦事水平。而且，通過開展網(wǎng)上在線服務(wù)，圖書館的檔案管理工作這可以在檔案管理網(wǎng)頁上編寫相應(yīng)的專題，提供電子信箱、數(shù)據(jù)庫查詢等各類服務(wù)，其目的之一就是讓學(xué)校的其他部門與圖書館的檔案管理部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子信息通訊，能夠隨時隨地的及時快速的交流各種信息。

（二）提高了圖書館檔案管理工作的效率

信息時代高速發(fā)展的今天，任何事情都會講究效率，高效率的完成一件事情無論從何種角度來說，都是非常重要的。圖書檔案管理工作更是如此，若沒有數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，圖書檔案管理本是一件非常繁瑣的工作，不僅消耗人力，更需要占用相當(dāng)多的時間才能保證高質(zhì)量的完成。而信息時代的到來，圖書檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，使這些問題很好的得到了解決，因此，就需要考慮工作的效率問題。圖書館檔案的數(shù)字化管理大大提高了檔案管理的工作效率，通過數(shù)字化的管理，圖書檔案管理人員能夠有效地開展檔案查找、咨詢工作，很大程度的提高了檔案管理工作人員的辦事效率與辦事水平。

（三）保證了圖書檔案文獻(xiàn)的質(zhì)量

圖書的檔案管理工作在圖書館的各項(xiàng)工作中都有著至關(guān)重要的作用，對于高校的整體發(fā)展更是有著潛移默化的影響。但是，很多高校普遍對圖書檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，并沒有專門的工作人員來負(fù)責(zé)相關(guān)的工作，大多是臨時工作人員捎帶兼管，因此，常常會導(dǎo)致圖書檔案管理工作非常被動落后，很多的檔案材料得不到充分的整理與利用，不能發(fā)揮其存在的價(jià)值，甚至有些工作資料由于沒有專人負(fù)責(zé)，就會隨著領(lǐng)導(dǎo)人員的換屆等原因而分散到不知何處，當(dāng)某項(xiàng)工作需要這些資料的時候，必須臨時去各處尋找，浪費(fèi)很多的時間與精力，使工作效率難以提高。這些問題都是可以通過檔案管理的數(shù)字化來進(jìn)行解決的。通過數(shù)字化管理，可以將分散在各部門的文件檔案資料集中統(tǒng)一起來，這樣便不會出現(xiàn)難以查找等現(xiàn)象。還可以發(fā)現(xiàn)不完整的檔案材料，并通過各種途徑進(jìn)行補(bǔ)齊。另外，對于一些因時間較長而出現(xiàn)褪色模糊、污損殘缺等的字跡圖案，還可以進(jìn)行修復(fù)，保證其清晰度。還有一個很大的優(yōu)點(diǎn)就是，圖書檔案數(shù)字化以后，數(shù)字化的副本可以進(jìn)行異地保存，這樣即使發(fā)生天災(zāi)人禍，也能最大程度的保持檔案的完整性，有利于保存檔案的原件。因此，無論從什么角度來看，圖書檔案的數(shù)字化對于其工作效率的提高都有著很大的促進(jìn)作用。

二、圖書檔案數(shù)字化管理建設(shè)途徑

（一）建立圖書館檔案指南資料庫

讀者常常會處于各種需要，而對圖書館的檔案資料進(jìn)行查閱。建立一個圖書檔案指南資料庫，旨在通過介紹圖書館檔案部門的狀況以及館藏檔案文獻(xiàn)情況等，使進(jìn)入該數(shù)字檔案系統(tǒng)的讀者能夠按照該數(shù)據(jù)庫的引導(dǎo)，快速并準(zhǔn)確的查找到自己所需要的資料，實(shí)現(xiàn)其存在的價(jià)值。

（二）建立專門的資料庫

為了方便讀者，可以建立專門的史料匯編、專題文件匯編資料庫。該資料庫可以通過不斷地積累與添加以及應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)編輯系統(tǒng)，進(jìn)行異地聯(lián)合編譯，使同一匯編材料不斷被充實(shí)，能夠更加的齊全，從而提高檔案的使用效率，節(jié)省了大量的檢索時間。

（三）建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫

建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫在數(shù)字化檔案管理工作中是非常重要的，它是數(shù)字化檔案管理工作能夠高效有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，是開展館藏檔案數(shù)字化工作的前提。該數(shù)據(jù)庫的主要任務(wù)是對經(jīng)過確認(rèn)不合機(jī)密的檔案信息資料進(jìn)行匯編，在校園網(wǎng)或其他經(jīng)授權(quán)的信息網(wǎng)絡(luò)上供人免費(fèi)查詢使用。

三、結(jié)語

當(dāng)今社會是一個信息的社會，任何事物都在朝著信息化的方向去發(fā)展，圖書檔案管理工作，在過去是一項(xiàng)十分繁瑣的，耗費(fèi)人力與精力、時間的工作，且還很容易出現(xiàn)差錯。但隨著信息化的普及，圖書檔案管理也向著數(shù)字化的方向邁進(jìn)。本文以高效圖書館的圖書檔案管理為例，分析了圖書檔案管理的現(xiàn)狀，并由此提出了一些針對目前存在問題的解決和改進(jìn)措施，旨在使數(shù)字化能夠更好的應(yīng)用于檔案管理工作，能夠發(fā)揮其更大的價(jià)值。