崔偉山

【摘要】在當前時代發(fā)展的進程中，檔案文件正在朝著電子化的方向發(fā)展，這都要歸功于信息化的發(fā)展進程以及網絡化的幫助，越來越多的人開始接納電子文件檔案，并且更加認同電子文件檔案自身所具有的優(yōu)勢，但是任何新興的事物都不是十全十美的，其中必然會存在一定的風險，在提高了工作效率的同時，雖然減輕了勞動力，但是卻潛在著很多安全方面的風險，所以本文主要對電子文件檔案的優(yōu)勢以及如何對風險進行有效的防控進行了闡述，希望可以對今后的工作帶來一定的幫助。

【關鍵詞】電子文件檔案；優(yōu)越性；風險性；管理舉措

說到電子文件檔案，其發(fā)展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發(fā)展，電子技術應用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現(xiàn)在載體的變化上，如紙質檔案向電子檔案的轉移，同時也體現(xiàn)在相應技術手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關的軟件也隨之出現(xiàn)，為這項工作的進一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應的劣勢更應該引起人們的關注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。

1.電子檔案相較于紙質檔案具有的優(yōu)越性

相比較于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現(xiàn)在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負擔，讓工作效率得到進一步的提升，在當前的科學發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對于檔案文件，可以實現(xiàn)更長時間的保存。

其次是對檔案進行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準確，語句也相對流暢，實現(xiàn)對檔案的進一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運用計算機的相關技術對問題查缺補漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。

第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統(tǒng)的紙質檔案，經常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現(xiàn)代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨存放的，并不會出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象，這樣也就進一步提高了檔案文件的保密性。

最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進行閱讀以及查閱。在進行傳統(tǒng)紙質檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進行編輯以及進一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎上，所以主觀意愿比較強烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關的檔案信息，就會具有一定的難度，因為不同的人在主觀意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進行二次開發(fā)的工作上，進一步提高了檔案管理的工作效率以及相應的利用率，將檔案自身所具有的價值真正的發(fā)揮出來。

2.電子檔案存在的風險

雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實際的工作中，還是存在一定風險的。這些不安全的因素嚴重威脅了電子檔案的進一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進一步對電子檔案存在的風險隱患進行研究，并且加以有效的預防。

2.1 計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3.風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4.結束語

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。

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