曾艷

摘要：本文通過對(duì)單位人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出人事管理與利用中存在的問題，并提出幾點(diǎn)解決措施，以更好地發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G632文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2017）05-0013-01

桂林市第一中學(xué)是一所歷史悠久的學(xué)校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學(xué)"（胡漢民是中國國民黨元老）。為抗日救國培植青年學(xué)生，著名文史學(xué)家、詞曲學(xué)家、教育家任中敏先生于1937年在南京創(chuàng)辦了漢民中學(xué)，并擔(dān)任校長?？箲?zhàn)爆發(fā)后，學(xué)校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數(shù)千里，輾轉(zhuǎn)永福壽城，最后到貴州榕江繼續(xù)辦學(xué)，1945年抗戰(zhàn)勝利后再度遷回桂林重建學(xué)校?，F(xiàn)屬于桂林市教育局直屬單位?，F(xiàn)擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。

1.人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。

2.人事檔案管理與利用存在的問題

2.1干部人事檔案改版，改版工作時(shí)間緊任務(wù)繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關(guān)于干部人事檔案培訓(xùn)的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發(fā)《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時(shí)間要求在2014年12月31日前完成學(xué)校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時(shí)間緊、任務(wù)重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。

2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于辦公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實(shí)現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學(xué)校辦公室人事工作人員兼職監(jiān)管人事檔案管理工作，這樣勢(shì)必影響了教育局統(tǒng)一完成干部人事檔案改版工作的時(shí)間，雖然兼職人員也經(jīng)常參加市局關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)，但是學(xué)習(xí)不夠系統(tǒng)完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、管理水平培訓(xùn)與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展都受到限制。

2.4單位人事部門檔案意識(shí)不強(qiáng)。為規(guī)范各學(xué)校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發(fā)了由桂林市檔案監(jiān)督指導(dǎo)科唐志紅科長編寫的《小學(xué)校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時(shí)候辦公室事情繁雜，未能認(rèn)真對(duì)照制度，及時(shí)將需要?dú)w檔的人事材料及時(shí)更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。

2.5信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我們學(xué)校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續(xù)、工資變動(dòng)審核、干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

2.6檔案管理手段落后?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個(gè)人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。

3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報(bào)，切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問題；要對(duì)人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計(jì)劃，有部署，有檢查，有落實(shí)；要主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽兓驁A滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。

3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)計(jì)劃，保證經(jīng)費(fèi)落實(shí)；改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。為切實(shí)做好"干部人事檔案改版"任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期國家教育發(fā)展事業(yè)對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。

3.4完善、落實(shí)人事檔案管理制度。在本校現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對(duì)制度等制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。

在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查檔案管理人員對(duì)檔案制度的落實(shí)執(zhí)行情況，督促其按照制度要求，及時(shí)將歸檔文件，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案"見證歷史"的作用。

3.5提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如：存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)；裝訂技術(shù)；自動(dòng)打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

參考資料：

[1]借鑒論文天下《淺析人事檔案管理與利用》http：//www.lunwentianxia.com/product.free.10017586.1/