周憲軍

【摘 要】改革開放后，我國的經(jīng)濟迅速發(fā)展，社會主義市場經(jīng)濟體系日漸完善，會計檔案電子化發(fā)揮著它越來越重要的作用?，F(xiàn)如今，我國社會處于關鍵的轉型期，傳統(tǒng)的會計檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當下的需求，檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化已經(jīng)成為今后發(fā)展的必由之路。在未來醫(yī)院會計檔案建設方面，也會有非常大的發(fā)展。本文基于這樣的背景下，具體闡述了會計檔案電子化試點或將“擴圍”現(xiàn)狀研究，希望對會計檔案電子化試點工作有所幫助。

【關鍵詞】擴圍；會計檔案電子化；現(xiàn)狀

隨著社會技術的不斷發(fā)展，信息化革命已經(jīng)席卷了社會生活的各個方面，數(shù)字檔案因它獨特的優(yōu)勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發(fā)展需求。

1 會計檔案電子化發(fā)展的必要性

1.1 會計檔案管理部門自身發(fā)展的需求

互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數(shù)據(jù)管理模式向現(xiàn)實和虛擬館藏相結合的模式轉變，在對檔案的收集管理方面也由傳統(tǒng)的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉變。這樣做，不但對數(shù)據(jù)的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務質量，提升了檔案信息服務的工作效率。

1.2 會計檔案用戶對于信息化數(shù)據(jù)的需求

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得數(shù)據(jù)量變得非常龐大，隨之而來的，是數(shù)據(jù)價值密度的降低。用戶想要在海量數(shù)據(jù)中，尋找對于自己有用的數(shù)據(jù)，就必須依托檔案網(wǎng)站，這樣用戶在查詢數(shù)據(jù)時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現(xiàn)在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統(tǒng)，而這，無疑要依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，將會計檔案信息進行電子化、數(shù)字化。

2 會計檔案電子化試點或將“擴圍”現(xiàn)狀研究

2.1 會計檔案電子化試點在企業(yè)內(nèi)部的應用

近幾年來，隨著信息技術的發(fā)展，會計檔案電子化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內(nèi)部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現(xiàn)在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內(nèi)部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫(yī)院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數(shù)據(jù)量非常大，銷毀工作需要在院領導的審查后才能執(zhí)行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業(yè)的優(yōu)秀成果。下面，我們將以中國聯(lián)通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。

在電信公司工作開展過程中，已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子憑證、電子賬簿等方面的應用。在實驗過程中，電信公司相關負責人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產(chǎn)生巨大的影響，會使得內(nèi)部業(yè)務產(chǎn)生更大的推動作用，使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務、財務等相關信息的處理更加便捷而高效。

為了實現(xiàn)會計檔案電子化的閉環(huán)控制，建立長效的檔案管理機制，聯(lián)通相關負責人認為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡發(fā)票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現(xiàn)公司上下生產(chǎn)過程的集約化和經(jīng)濟化的發(fā)展。

2.2 會計檔案電子化試點在電子發(fā)票方面的應用

當下，會計檔案電子化試點工作已經(jīng)席卷了現(xiàn)代社會的各個行業(yè)，例如在保險農(nóng)業(yè)利用電子化會計檔案，能夠簡化發(fā)票聯(lián)次，對公司的工作展開產(chǎn)生了極大的便利。利用網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)發(fā)票在線開具，若互聯(lián)網(wǎng)不發(fā)達的地區(qū)，可以取消保費發(fā)票的記賬聯(lián)。到目前為止，保險業(yè)務中仍然存在著大量的保費發(fā)票聯(lián)次的現(xiàn)象，主要以一式三聯(lián)、一式四聯(lián)為主要形式，導致?lián)Q算保費發(fā)票的成本非常高。在未來，取消財務聯(lián)，簡化發(fā)票的聯(lián)次必將是未來發(fā)展的趨勢，若能將電子發(fā)票和電子商務納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。

電子發(fā)票，顧名思義，能夠起到發(fā)票的作用，但是以電子記錄的形式進行顯現(xiàn)?，F(xiàn)在，電子發(fā)票的形式主要是紙質發(fā)票的電子影像，在未來，發(fā)展?jié)摿薮蟆ｋ娮影l(fā)票的應用，能夠極大的簡化納稅人在領購、開具、傳遞，申報等方面的工作，不需要再去相關部門，直接實現(xiàn)在線操作。雖然，電子發(fā)票在我國應用還不廣泛，但已經(jīng)在美國、日本、印度、智力等多個國家投入使用，并且取得了非常好的效果。要想實現(xiàn)發(fā)票的電子化大范圍應用，首先，可以借鑒國外應用的相關經(jīng)驗；其次，要增加企業(yè)電算化的應用，摒棄原有的“以票管稅”的方法，提高企業(yè)的電算化進程。電子發(fā)票的大范圍使用，已經(jīng)成為全行業(yè)的共識，在未來，必將在我國發(fā)揮更大的作用。

3 結束語

現(xiàn)在，國內(nèi)檔案界關于會計檔案信息電子化服務發(fā)展仍然處于起步階段，仍然有很大的進步空間，需要相關從業(yè)人員不斷努力，探索出一條適合會計檔案電子化的發(fā)展的道路并且充分享受到電子化會計檔案信息帶來的紅利，在本文中，我們具體闡述了會計檔案電子化發(fā)展的必要性和會計檔案電子化試點或將“擴圍”現(xiàn)狀研究的相關內(nèi)容，希望對檔案信息服務現(xiàn)代化建設有所幫助。

[責任編輯：朱麗娜]