范紅梅

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 本文闡述檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)展現(xiàn)狀，論述了如何準(zhǔn)確有效的在檔案管理全過(guò)程中開(kāi)展鑒定工作。

關(guān)鍵詞 檔案價(jià)值 鑒定 思考

自從德國(guó)柏林機(jī)密檔案館館長(zhǎng)邁斯奈爾于1901年第一個(gè)提出檔案鑒定體系至今，已有一百多年的歷史了?！坝杏谩笔菣n案價(jià)值的核心表現(xiàn)，要以全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)來(lái)判定檔案的價(jià)值，做好檔案歸檔與保管利用的質(zhì)量控制。一直以來(lái)，檔案工作者都把檔案鑒定工作作為研究對(duì)象，從理論到實(shí)踐都展開(kāi)了廣泛研討，如何準(zhǔn)確有效的在檔案的全過(guò)程中開(kāi)展鑒定工作，做到不漏掉有價(jià)值的檔案、不多存一件垃圾檔案，科學(xué)地保管檔案，有效的提供利用，成為了檔案工作者研究的又一課題。

一、拓展檔案工作重點(diǎn)，提升檔案鑒定意識(shí)

（一）認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值鑒定的特征

首先，檔案具有“為我”性，在檔案鑒定中既關(guān)系著檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，又對(duì)潛在價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值進(jìn)行評(píng)價(jià)和判別。在對(duì)檔案價(jià)值的鑒定時(shí)要著重考慮“為我用”的價(jià)值，把“為我”性放在第一。

其次，鑒定是對(duì)檔案價(jià)值有意識(shí)的評(píng)價(jià)和認(rèn)識(shí)，對(duì)所產(chǎn)生的可能性及后果有一定的預(yù)見(jiàn)和推斷。確信過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的社會(huì)活動(dòng)之間存在著認(rèn)識(shí)檔案的自身價(jià)值，更深刻和全面地把握檔案的本質(zhì)特點(diǎn)和規(guī)律和相互的作用。

再次，鑒定具有不確定性，鑒定標(biāo)準(zhǔn)具有預(yù)測(cè)性。對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，必須符合社會(huì)發(fā)展及利用者的需求，符合社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)在一定的范圍、時(shí)間和條件下鑒定工作具有相對(duì)穩(wěn)定性。

（二）建立看的見(jiàn)、摸得著、實(shí)在的檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)

1.檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)形成者的地位、作用和職能可影響甚至決定檔案的價(jià)值，如：最高級(jí)別的單位與一般單位形成的文件，其價(jià)值應(yīng)有所不同。本單位檔案部門(mén)應(yīng)保存反映公司有關(guān)主要職能及基本歷史面貌的文件材料，證明單位的存在與發(fā)展，對(duì)其職能有憑證、評(píng)價(jià)的作用。文件的價(jià)值應(yīng)充分體現(xiàn)檔案形成者的重要地位，本單位形成的文件材料應(yīng)當(dāng)是保存的重點(diǎn)。在鑒定文件的價(jià)值時(shí)，重點(diǎn)要看它是本單位產(chǎn)生的，還是外單位產(chǎn)生的，而不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為上級(jí)的就比本級(jí)的重要。

2.檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。在鑒定過(guò)程中，文件內(nèi)容的重要性、信息的新穎性、綜合性、可理解性和時(shí)效性也發(fā)揮著重要的作用。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是指強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的重要性和獨(dú)一性。在分析文件的內(nèi)容時(shí)，主要是看它的重要程度如何，是方針政策性的、重大事件的，還是一般行政事務(wù)的；是主要職能的，還是非主要職能；是反映全面和全局工作的，還是反映局部工作的；是有針對(duì)性的，還是普發(fā)性的；是有效時(shí)間內(nèi)的，還是失去時(shí)效的；是典型的，還是一般的。同時(shí)還應(yīng)注意基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、典型材料、原始數(shù)據(jù)、專題材料的價(jià)值。其中，信息的可理解性在電子文件鑒定時(shí)發(fā)揮著重要的作用。

3.檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時(shí)間、載體形態(tài)和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會(huì)對(duì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定影響。

4.相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。相對(duì)價(jià)值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價(jià)值，在一定情況下，某些檔案的保存價(jià)值可以相對(duì)提升或降低。相對(duì)價(jià)值的高低主要依據(jù)檔案群體的完整程度。因此，檔案鑒定不能只著眼于檔案?jìng)€(gè)體本身，還應(yīng)綜合考慮全宗的完整程度。

5.效益標(biāo)準(zhǔn)。這是一個(gè)新的具有實(shí)用性的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為鑒定檔案的價(jià)值應(yīng)考慮保管檔案的投入與利用檔案產(chǎn)品之間的比率。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出和接受，是檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)日趨實(shí)用化的重要表現(xiàn)。

（三）運(yùn)用新職能鑒定論，適應(yīng)電子文件管理時(shí)代的發(fā)展

波蘭檔案學(xué)家卡林斯基提出了“職能鑒定論”，把檔案文件分成兩類(lèi)：A類(lèi)與B類(lèi)，前者需要永久保存，后者屬于一定時(shí)間內(nèi)保存。到80年代，把職能鑒定因素跟來(lái)源原則密切關(guān)聯(lián)起來(lái)，分析和鑒定職能、計(jì)劃、活動(dòng)和業(yè)務(wù)的重要性。鑒定的著眼點(diǎn)不是集中在單份文件上，而是集中在生成文件的政府職、任務(wù)和活動(dòng)上，以解決大批量文件的鑒定問(wèn)題。這一設(shè)想與電子文件的“批處理”思想不謀而合。新職能鑒定思想不僅僅適應(yīng)檔案館在新利用趨勢(shì)下的館藏檔案接收戰(zhàn)略，更適應(yīng)電子文件管理時(shí)代的鑒定需要。

二、建立以鑒定為重心的檔案工作格局，優(yōu)化檔案管理

（一）樹(shù)立檔案館藏精煉意識(shí)

隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，在不斷增多的管理機(jī)構(gòu)的活動(dòng)中，記錄著各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的文件數(shù)量日益膨脹，檔案人員要意識(shí)到，豐富館藏并不等于盲目擴(kuò)大收集檔案的種類(lèi)，不能只講數(shù)量，不求質(zhì)量。在大量產(chǎn)生的文件中真正作為檔案永久保存的數(shù)量與比例是很小的，要使檔案鑒定與檔案優(yōu)化直接聯(lián)系在一起，通過(guò)比例鑒定法、選樣保管法、文件中心加快對(duì)半現(xiàn)行文件的處置等措施達(dá)到檔案優(yōu)化的目的。

（二）樹(shù)立檔案收藏的成本意識(shí)

在檔案價(jià)值鑒定工作中需考慮保管費(fèi)用，這是檔案價(jià)值鑒定的效益觀點(diǎn)體現(xiàn)。不論是對(duì)于單位還是整個(gè)社會(huì)，在檔案工作中的花費(fèi)都會(huì)計(jì)入到管理成本中。如果在接收檔案時(shí)，不做好前端控制，保管期限一律就長(zhǎng)；到期檔案不及時(shí)鑒定，該銷(xiāo)毀的檔案不予處理，使已無(wú)保存價(jià)值的檔案繼續(xù)占據(jù)庫(kù)房等，就會(huì)加大管理成本，降低整體效益。

（三）加強(qiáng)依法治檔，實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以數(shù)字化為載體的文檔管理已經(jīng)成為主流，電子文件的海量存貯，減輕實(shí)體檔案鑒定工作壓力，而鑒定電子檔案的真實(shí)性又成為了一個(gè)比較新的課題。電子檔案的真實(shí)性從技術(shù)上，利用數(shù)字簽名、身份識(shí)別等手段來(lái)完成校驗(yàn)、鑒別電子檔案的真實(shí)和完整性。通過(guò)對(duì)電子檔案的形成、處理與利用全過(guò)程的控制，建立電子檔案管理員、身份識(shí)別、權(quán)限控制的程序檔案，利用系統(tǒng)自動(dòng)捕獲等功能，收集檔案文件的元數(shù)據(jù)。按照電子檔案的認(rèn)證技術(shù)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)電子檔案復(fù)雜的技術(shù)性，制定符合實(shí)際工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案的鑒定、保管和利用更趨于科學(xué)化。

三、做好檔案價(jià)值鑒定，提高館藏質(zhì)量

（一）繼續(xù)完善檔案鑒定法規(guī)及工作標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定在檔案工作中占有重要位置的，應(yīng)在《檔案法》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)中增加檔案鑒定工作的內(nèi)容，將檔案鑒定寫(xiě)進(jìn)“檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)”，在強(qiáng)調(diào)“禁止擅自銷(xiāo)毀檔案”的同時(shí)，對(duì)進(jìn)館檔案做到“精煉”，加強(qiáng)有序、適時(shí)地開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定和失去保存價(jià)值檔案的銷(xiāo)毀工作等。

（二）培養(yǎng)專家型的鑒定人員

由于檔案價(jià)值主體是利用者，而檔案價(jià)值判斷的主體是檔案工作者，是代表利用者來(lái)認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值的，在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定時(shí)，應(yīng)考慮不同層次在各個(gè)領(lǐng)域中的需求，有深度和廣度的挖掘檔案的價(jià)值所在，做到鑒定標(biāo)準(zhǔn)的原則性和靈活性相結(jié)合，增強(qiáng)鑒定工作的科學(xué)性，減少人為因素的影響，對(duì)分級(jí)管理有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，這就要求，檔案人員必須具有檔案鑒定工作知識(shí)，熟悉鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所鑒定的檔案有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需具備多方面的知識(shí)。

（三）完善各種檔案保管期限表

在檔案鑒定中，檔案保管期限是檔案鑒定的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)鑒定工作具有指導(dǎo)意見(jiàn)，影響鑒定工作的質(zhì)量和效率。保管期限表的制定應(yīng)全面分析本單位形成檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史價(jià)值，統(tǒng)籌考慮各類(lèi)檔案的管理要求及檔案種類(lèi)內(nèi)容的變化，在細(xì)則上要更具操作性，做到用語(yǔ)準(zhǔn)確，條款排列更有邏輯性。

綜上所述，檔案價(jià)值鑒定是檔案工作的核心，它關(guān)系到企業(yè)檔案的發(fā)展，應(yīng)高度重視，找準(zhǔn)差距，采取有效措施，使現(xiàn)代檔案管理思想和檔案鑒定理論在檔案館業(yè)務(wù)工作和組織變革中相互應(yīng)用、融合與體現(xiàn)，提升管理思想、調(diào)整工作思路，開(kāi)辟出全新的工作模式。

參考文獻(xiàn)：

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