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        論如何運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作

        2017-03-06 04:02:26劉興華
        商情 2016年46期
        關(guān)鍵詞:電子檔案管理措施現(xiàn)代化

        劉興華

        【摘要】近年來,隨著國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,各種社會(huì)工作環(huán)節(jié)和管理方法也實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化變化趨勢(shì)。檔案管理作為目前各行業(yè)工作中都不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié),對(duì)其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理也越來越受到人們的重視和關(guān)注,如何在工作中更好的利用和應(yīng)用檔案,是其適應(yīng)時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)要求已成為檔案管理工作者面臨的主要話題,也是最需要認(rèn)真對(duì)待的話題之一。本文就檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的各種問題進(jìn)行分析和總結(jié),提出相關(guān)的管理工作要點(diǎn),以供同行工作參考借鑒。

        【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價(jià)值 管理措施

        一、檔案管理

        近年來的社會(huì)發(fā)展中,隨著各種科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn),傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求,更是無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求,形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動(dòng)態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式,也是搞好和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會(huì)發(fā)展中,檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,在社會(huì)發(fā)展中逐步形成了以多個(gè)方向去進(jìn)行教學(xué)和歸納,形成了一批有一拼的復(fù)合型人才,也是一個(gè)堅(jiān)持不斷創(chuàng)新、用于探索和實(shí)踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會(huì)發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用,是社會(huì)各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié),也是目前社會(huì)發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前,檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系,更是實(shí)現(xiàn)了以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來,隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善,以電子計(jì)算機(jī)為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關(guān)注,并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢(shì),成為目前社會(huì)發(fā)展中人們關(guān)注的重點(diǎn)話題。

        二、電子檔案的管理原則

        (1)規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是:所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,并盡可能采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此,對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做,不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi),提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?,而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

        (2)效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大,耗時(shí)耗財(cái),必須十分講究工作的效率與效益。首先,應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案,包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式(信息存儲(chǔ)格式、信息組織模式)和最適宜、先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定,是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵;而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng),則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入,但它具有一次性投入而長(zhǎng)期受益的特點(diǎn)。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng),將極大地提高檔案信息電子化加工的速度,加快電子化的發(fā)展進(jìn)程。

        三、檔案管理工作中存在的問題

        檔案管理作為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié),其不僅在企業(yè)經(jīng)營和工作中受到了人們的關(guān)注和重視,同時(shí)在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注,成為了整個(gè)社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和歸納,其中還存在著諸多的缺陷和問題,對(duì)其進(jìn)行研究和探索發(fā)現(xiàn),其主要問題表現(xiàn)在以下方面:一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理,并且在工作之中對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和工作素質(zhì)不夠重視,造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式,通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變,檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式,其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進(jìn)行,并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人員的素質(zhì)較低,導(dǎo)致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題,同時(shí)也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé),但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少,沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞,盡量延長(zhǎng)檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞,檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件,由于,個(gè)別單位沒有專用檔案室,有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套,引起檔案材料霉變、蟲蛀,影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾,都無法購置齊備。

        三、應(yīng)對(duì)和研究措施

        (1)檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體,開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源,將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作,在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念,變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息,搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前,許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中(包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案),并已加工上網(wǎng)。

        (2)增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會(huì)實(shí)踐,又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐,具有廣泛的社會(huì)價(jià)值,能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以,以開發(fā)、利用檔案信息為突破口,開展有償服務(wù),既有利于社會(huì)進(jìn)步,又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破,就是要利用多種辦法、形式和手段,實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值,盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

        (3)加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì),有高尚的情操志趣,對(duì)國家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感,還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ),掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí),有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng),也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。

        綜上所述,檔案資源的開發(fā)與利用,是檔案管理現(xiàn)代化的核心,因此,面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展,檔案管理必須因勢(shì)利導(dǎo),運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè),大力培養(yǎng)檔案管理新型人才,更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]馬秀珍.電子檔案的特點(diǎn)及管理對(duì)策[J].山西檔案,2005,(4).

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