楊薇

摘要：報銷難已經(jīng)成為很多高校普遍存在的問題，引起各方的不滿和矛盾的激化。本文將著重談一談傳統(tǒng)面對面報銷的劣勢、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)較傳統(tǒng)報銷方式的優(yōu)勢以及實施過程中可能遇到的問題及應對。

關(guān)鍵詞：高校；傳統(tǒng)面對面報銷；網(wǎng)上報銷系統(tǒng)

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

由于現(xiàn)在高?？蒲薪?jīng)費的多樣化和“報賬難”現(xiàn)象日趨嚴重等原因，傳統(tǒng)面對面報銷方式已經(jīng)很難滿足各方的需求。各個高校紛紛采取措施，有的實行叫號機制，有的實行網(wǎng)上預約報銷，有的采取網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。從長遠來看，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運用勢在必行，從根本上解決了傳統(tǒng)面對面報銷方式的缺陷。下面將要詳細談一談傳統(tǒng)面對面報銷的劣勢、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和傳統(tǒng)報銷方式相比的優(yōu)勢和實施過程中可能遇到的問題及應對。

一、傳統(tǒng)面對面報銷的劣勢

1.等待時間長、報賬人員和財務人員矛盾激化

大部分高校教師通常精力放在教學、科研上，很難抽出時間去學習報銷制度，處理瑣碎的報銷事宜。由于報賬人員會計知識的匱乏和對會計制度的不了解，經(jīng)常會出現(xiàn)手續(xù)不全，不符合要求不能報銷的情況，這時候就容易出現(xiàn)報賬人員和財務人員的矛盾。并且在課題經(jīng)費結(jié)題或者年前等特殊時間段都容易出現(xiàn)排長龍的局面。

2.領(lǐng)導審批的時間和空間限制

由于領(lǐng)導工作繁忙，出差、會議較多，加之報賬人員如果對審批流程不熟悉，傳統(tǒng)的簽名審批需要報賬人員在不同分管領(lǐng)導處來回奔波。從學校領(lǐng)導的角度，同樣大量耗費審批人的工作時間。一旦領(lǐng)導出差，會出現(xiàn)無法審批的情況，不利于處理緊急情況。

3.高負荷工作影響財務人員工作效率

高校財務人員業(yè)務量大、高強度工作。尤其面對排長龍的環(huán)境和報賬人員不理解的情況下，心理承受巨大的壓力。財務人員根據(jù)會計制度和學校報銷制度審核原始資料，不符合的情況下退回，容易產(chǎn)生沖突。在這種環(huán)境下工作，出錯的幾率較大。

4.原始票據(jù)、附件歸檔后不易查閱

內(nèi)外部審計人員、財務人員和有經(jīng)費的老師需要查看歷史某個時間段原始票據(jù)的時候，需要到檔案館調(diào)閱，掃描、復印需要大量的時間，費時費力。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢

1.大大節(jié)約報賬人員的時間

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)運用之后，報賬人員無須再排隊。只需要在自己方便的時間登陸賬號，按照系統(tǒng)提示輸入有效信息之后，將原始發(fā)票等附件上傳提交，然后隨時可以在系統(tǒng)中查詢審批進度。

2.解除領(lǐng)導審批的時間和空間限制

在新的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)下，系統(tǒng)根據(jù)既定的批準流程自動傳輸給相應的領(lǐng)導審批，有效防止報賬人員找領(lǐng)導審批混淆。實施網(wǎng)上審批之后，領(lǐng)導可以自由選擇合適的時間進行審批，電子簽名。而且即使是出差在外，只要有網(wǎng)絡，也可以進行審批。

3.大大提高了財務人員的工作效率

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)下，財務人員可以直接提取會計信息，核對上傳的原始資料和報賬人員提供的紙質(zhì)原始資料。并且憑證可以自動生成，財務人員也不需要再復核審批流程是否正確，因為領(lǐng)導審批已經(jīng)提前在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)設(shè)置好。在這種情況下，財務人員可以大大的提供工作效率，將更多的時間放到管理上去。

4.原始票據(jù)、附件電子存檔后，方便查閱

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)下，電子的原始票據(jù)、附件已經(jīng)存儲下來，會計人員可以建立附件臺帳進行管理，方便隨時查閱。在對高校審計要求越來越嚴格的當下，節(jié)約了內(nèi)部會計人員和外部審計人員大量的時間精力。

三、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實施過程中可能遇到的問題及應對

1.報賬人員心理上的抵觸

面對新興事物時，人容易產(chǎn)生抵觸情緒。有些報賬人員可能已經(jīng)習慣了面對面的傳統(tǒng)報賬方法，心理上抵觸新興的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。并且報賬人員需要填寫一些詳細的報銷信息，上傳原始發(fā)票、附件等，尤其是有大量的合同和發(fā)票時候，需要一定的時間。這種情況下，高校財務處需在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實施前進行大量的宣傳、培訓，采取課堂形式，PPT，宣傳欄等詳細介紹網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的操作方法。至于大量的原始發(fā)票、附件上傳，我們可以利用一體機或者高拍儀便于報賬人員上傳。

2.溝通不及時

新的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)下，財務人員如果發(fā)現(xiàn)問題，需要電話聯(lián)系報賬人員，有的不符合報銷要求的可能會被退回，一切程序又需要重新來一遍。有的學校實施短信平臺，讓財務人員把問題寫下來以短信形式發(fā)給報賬人員，防止出現(xiàn)電話不能及時聯(lián)系到報賬人員的情況。

3.原始單據(jù)遺失、被盜

關(guān)于原始紙質(zhì)單據(jù)如何給財務人員，不同學校有不同的做法。有的學校設(shè)置了投遞信箱，用專門的信封裝起來投遞進信箱。這種方法如果出現(xiàn)原始單據(jù)遺失的情況，很難說清楚是財務人員報賬人員的過失，風險較大。而且一些不可預測的，比如惡意破壞，被盜等突發(fā)狀況的出現(xiàn)。所以一些學校仍然采取報賬人員親自將原始紙質(zhì)單據(jù)送給財務人員，財務人員現(xiàn)場審核的方法。

4.領(lǐng)導不能及時批復

為了防止出現(xiàn)領(lǐng)導太久不審批的情況，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)需要對管理者進行要求定期審批，例如設(shè)定每一天的某一個時段。也可以設(shè)置短信提醒審批，防止遇到緊急情況。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)有傳統(tǒng)面對面報銷系統(tǒng)無可比擬的優(yōu)勢，但是無可避免的也有一些缺陷，我們在實施之前應做好充分的準備，在實施的過程中盡最大的努力解決出現(xiàn)的問題。例如可以在一些部門先行實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，之后再在全校實行。相信在不斷的改進之中，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)一定能發(fā)揮它最大的作用，服務廣大教職員工。

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