文/山東省萊州市第一中學 徐愛玲

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推進高中檔案網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的途徑探索

文/山東省萊州市第一中學 徐愛玲

【摘要】推進高中檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展，不僅是由于信息技術(shù)的重大推動作用，還源于傳統(tǒng)檔案管理方式存在的諸多弊端，對于高中檔案管理的效率產(chǎn)生了諸多負面影響。因此，推進高中檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化是適應(yīng)當前科技的發(fā)展潮流以及能夠提升檔案管理效率的必經(jīng)之路。

【關(guān)鍵詞】高中；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；策略探究

傳統(tǒng)高中在進行檔案管理的過程中，存在著保密性差、效率低下以及更新維護困難等諸多管理問題，為高中檔案管理工作帶來了諸多不利影響。而網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，使得高中檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)科學化與規(guī)范化操作，對于高中檔案管理工作提供了諸多便利之處。實現(xiàn)高中檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化可以從轉(zhuǎn)移檔案工作重心、提升檔案管理人員素質(zhì)以及加強檔案信息保密三個方面來落實。下面，筆者將針對高中檔案管理存在的問題以及高中檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化實現(xiàn)路徑兩個問題展開詳細論述，希望能為高中檔案管理工作實現(xiàn)信息化提供可參考意見。

一、傳統(tǒng)高中學校檔案管理存在的問題

（一）安全保密性差，信息化程度亟待提高。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力實現(xiàn)對檔案信息的錄入、分析整理以及保存工作，在這種工作管理模式之下，存在著諸多安全方面的管理漏洞。由于檔案信息的錄入依靠工作人員的手工操作，很容易受到操作人員的主觀性限制，造成信息輸入錯誤的現(xiàn)象發(fā)生。而且在高中學校，由于檔案管理工作的繁瑣性以及重要性，其主要管理人員多由學校中具有一定資質(zhì)的教師負責，這些教師由于自身對信息技術(shù)掌握程度有限，且知識結(jié)構(gòu)缺乏創(chuàng)新性，在運用計算機進行檔案信息錄入的過程中，缺乏操作的規(guī)范性與合理性，進而由于操作失誤造成檔案信息的缺失與錯誤現(xiàn)象，阻礙了學校檔案信息管理工作的順利開展。另外，紙質(zhì)檔案信息的保存也存在著安全性方面的問題，這主要是由于紙質(zhì)檔過度的暴露性導致其所承載信息的安全性得不到有效保障。

（二）工作量大，效率低。對于高中來說，檔案信息具備較強的變動性，這與高中學生的流動性具有較大關(guān)聯(lián)。高中檔案管理面臨著新生入學、老生畢業(yè)兩大重要時期，新生入學與老生畢業(yè)期間，檔案管理工作面臨著巨大的工作量，在數(shù)以千計的檔案信息中進行建檔與退檔工作，管理人員需要在承受巨大的信息量的基礎(chǔ)上保證檔案建立與退還工作的有序性，對于管理人員來說是一項重大挑戰(zhàn)。依靠人力處理檔案信息的變動工作時，不僅需要耗費大量人力物力，其工作效率也會大打折扣。

（三）查找檔案繁瑣，更新和維護困難。在采取傳統(tǒng)的檔案管理方式進行高中檔案信息的管理工作時，檔案信息的更新與維護工作不僅復雜，而且往往需要耗費大量時間與精力，造成了檔案信息維護十分困難的狀況。大量紙質(zhì)檔案在保存時會占據(jù)一定的空間，而且隨著時間的不斷累積，檔案的數(shù)量也是不斷激增的，這不僅對高中學校的檔案管理場地提出了較高要求，也預(yù)示著高中檔案信息的查找工作變得更為艱難，更新與維護工作也日益繁瑣復雜。

二、計算機在高中學校檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案管理工作重心轉(zhuǎn)移。高中學校在進行檔案管理工作的過程中，應(yīng)該盡可能將檔案管理工作的核心轉(zhuǎn)移到對于檔案信息的信息化加工領(lǐng)域，而不僅僅只將檔案管理工作看作對檔案信息的保存。管理工作核心的轉(zhuǎn)移是為了確保在檔案信息管理上游實現(xiàn)檔案信息零錯誤錄入，只有在保證了檔案信息正確性的基礎(chǔ)上，檔案信息的保存管理工作才能夠彰顯其作用與價值。檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實現(xiàn)，可以有效落實對檔案信息的信息化加工，實現(xiàn)檔案信息管理上游工作的科學化與規(guī)范化運行。在進行檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)信息化的過程中應(yīng)該充分意識到計算機設(shè)備與技術(shù)的重要性，將計算機作為檔案管理的首要管理工具。例如，在進行檔案信息的錄入時，網(wǎng)絡(luò)信息化可以避免管理人員認為輸入時所產(chǎn)生的主觀性錯誤，管理人員的信息錄入不再是進行信息的謄寫工作，而是信息的選擇，譬如學生的出生年月等信息完全可以通過計算機設(shè)置使其變?yōu)閷?shù)字的選擇，大大減少了檔案信息的輸入錯誤。而且信息網(wǎng)絡(luò)的智能化可以對檔案信息進行智能化輸入結(jié)果分析，對可能存在的信息錯誤進行提示，實現(xiàn)了二次信息檢測；另外，檔案管理人員在進行檔案查閱時，不需要進入檔案保存場地進行檔案原件的翻閱，只需在網(wǎng)上進行數(shù)據(jù)資源的調(diào)取，便可實現(xiàn)對學生檔案信息的查閱與更新工作，大大減少了檔案檢索時間與精力。而且檔案信息在實現(xiàn)了信息化管理之后，使得學生檔案的完整性與連續(xù)性得到了有效保障。在此基礎(chǔ)上打印出的檔案信息的紙質(zhì)檔文件，格式實現(xiàn)了統(tǒng)一，且信息表述也更為清晰。

（二）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案無紙辦公。當前，隨著環(huán)保理念不斷深入人心，無紙辦公也逐漸成為當今企業(yè)辦公的重要原則，無紙辦公的實現(xiàn)不僅需要環(huán)保意識的推進，其真正落地實施依靠的是日益成熟的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。作為教書育人的重要場所，高中學校的檔案管理工作也應(yīng)該身體力行，為培養(yǎng)學生的環(huán)保理念樹立榜樣。此外，無紙辦公也是高中學校實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的關(guān)鍵步驟，只有真正將無紙辦公作為檔案管理工作秉承的主要原則，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化才能夠得到有效保障。在運用計算機進行學生檔案信息的錄入、更新工作時，由于擺脫了紙張限制，使得信息的錄入與更改更為便捷，不必考慮信息涂改對紙張外觀造成破壞，大大提升了檔案管理的效率。而且在使用計算機信息技術(shù)進行檔案管理的過程中，省去了諸如文件打印、分類、裝訂以及保存等一系列的管理流程，不僅節(jié)省了人力資源，且使得紙張、打印墨水以及其他辦公物件的耗費量大大減少，實現(xiàn)了有效的成本節(jié)約。在計算機對于檔案管理所發(fā)揮的巨大的便捷性的基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員也需要不斷進行知識面的擴充，不斷增強自身計算機技術(shù)的專業(yè)性，使得自身計算機技術(shù)能夠勝任檔案管理工作要求。此外，檔案管理工作人員還需要不斷進行檔案信息管理的技術(shù)拓展，積極找尋安全便捷有效的檔案管理方式，在保證工作質(zhì)量的前提下大大提升工作效率，進而實現(xiàn)高中檔案管理工作的高效性。

（三）加強檔案的保密，提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案對于高中生來說意義非凡，其承載著對高中生高中生涯學習成績、道德品德的記載作用，對于高中生今后的學習與工作會產(chǎn)生重要影響。從另一方面而言，學校為了保證對所有學生的公正平等對待，必須全力保證學生檔案信息與實際的貼切性，避免一些人員在一己私利的引導下利用職務(wù)之便對學生檔案信息進行更改。因此，高中檔案管理的安全性是其實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化后面臨的重點實施工作。紙質(zhì)檔案由于其對于紙張的依附性，其信息的更改呈現(xiàn)出較大的顯性特點，這能夠在一定程度上減少不法人員對學生檔案信息的修改行為，而檔案管理在實現(xiàn)了信息化之后，對學生檔案的修改后被發(fā)現(xiàn)的幾率被大大降低，這也就預(yù)示著更改學生檔案所面臨的風險也被降低，所以，檔案信息化管理必須采取嚴格的保密措施，才能夠避免不公平現(xiàn)象的發(fā)生。因此，學校在運用計算機進行檔案管理工作時，首先應(yīng)該保證檔案信息錄入環(huán)節(jié)的公正公平性，可以通過設(shè)置監(jiān)督人員的形式來減少檔案信息不符現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，為了保證檔案信息在保存過程中的高度安全性，學校需要設(shè)置專門管理人員負責對學校檔案信息的管理工作，確保專人負責，進而在出現(xiàn)問題后能夠?qū)崿F(xiàn)有效問責。最后，在進行學生檔案信息的更新工作時，應(yīng)該對被更新的信息以及檔案更新人員給予明示與文字記錄，方便之后對其進行有效核查。

三、結(jié)語

高中檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實現(xiàn)，不僅是為了順應(yīng)當前的信息技術(shù)發(fā)展趨勢，更是為了實現(xiàn)檔案管理效率的提升，為學生的檔案管理提供更為便捷、科學的管理路徑，這是對學生負責的行為表現(xiàn)，也是學校履行自身管理職責的良好印證。因此，檔案管理信息化的實現(xiàn)應(yīng)該被高中學校所重視，在不斷的實踐過程中實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

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