文/歐博溫

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淺析如何規(guī)范高校財會檔案管理

文/歐博溫

摘要：檔案對于一所高校來說，是其發(fā)展歷程的總結，是學校各方面工作歷史積累，內(nèi)容豐富，對學校來說是非常寶貴的教育資源。而高校的財會檔案亦是其眾多檔案中的一種，它是高校經(jīng)濟活動最直接的表現(xiàn)形式，具有良好的保存和利用價值。

關鍵詞：高校；財會檔案；作用；管理措施

1993年，國家頒布《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》，其中明確規(guī)定，高校財會檔案的主要內(nèi)容有以下幾方面：綜合管理、會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資清冊等等，它不僅是高校經(jīng)濟活動的記錄憑證，還可以監(jiān)督學校財務紀律，對學校未來的發(fā)展戰(zhàn)略提供指導性的方向，具有很好的保存價值和利用價值。

一、高校財務會計檔案的作用

（一）記錄憑證作用

高校的財會檔案能夠很明確的發(fā)映出其在一定時間內(nèi)的經(jīng)濟狀況，對該段時間內(nèi)的財會有記錄憑證的作用，真實的反映該段時間內(nèi)的收入和支出情況。高校可以合理利用憑證記錄，甚至從中找出管理漏洞，進而針對問題提出解決對策，以提高學校的財會管理水平。

（二）信息保障作用

對于現(xiàn)代社會來說，信息是最有價值的東西，也是我們生活與學習不可缺少的一種載體。對于高校財會檔案來說，信息保障主要是利用財會檔案反映出來的信息，為高校的未來發(fā)展制定有效可行的計劃。一方面，高校將財會檔案中的真實信息作為資料收集，另一方面，也可以利用這些信息領導高校個方面的工作。

（三）監(jiān)督作用

財會檔案反應的是各個部門的經(jīng)濟活動情況，所以通過財會檔案的整理、檢查，就可以對其有一個監(jiān)督的作用。對于高校來說，財會檔案既能夠監(jiān)督高校的財政紀律及制度的執(zhí)行情況，是經(jīng)濟犯罪活動中的有力證據(jù)。另一方面，根據(jù)財會檔案，高?？梢圆槊鞲黜椊?jīng)濟活動有無政策支持，各個部門中有沒有公款消費、鋪張浪費的行為，以此嚴肅財經(jīng)紀律，避免違規(guī)事件的發(fā)生。

二、高校財會檔案管理的要點

（一）高校財會檔案的收集

1.歸檔范圍。按照有關專家對財會檔案的理解，財會檔案主要有高校財會往來文書和會計文件兩個方面的內(nèi)容。會計文件主要有以下五各方面：會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類會計文件以及電子文檔。

2.歸檔時間。高校的單位性質(zhì)比較特殊，因此歸檔時間的要求也比較特殊，按照學校的教學年度進行劃分，即某年的下半年和下一年的上半年，作為一個完整的教學年度，也是一個完整的歸檔周期。

3.歸檔份數(shù)。關于歸檔份數(shù)，高校與其他單位沒有差異，正常情況是按照要求而定，普通檔案只需要歸檔一份就可以了，如有特殊要求，可根據(jù)要求適當增多。

（二）高校財會檔案的整理

檔案整理是非常重要的一部，只有完整，有序，精確的財會檔案，才能為高校未來的工作有一個很好的指引作用。與其他單位的檔案整理無異，高校財會檔案的整理也是對收集好的檔案，做出有序的分類、編排、保存。檔案的整理包括以下四個部分：分類、組卷、排列、編制目錄。

1.對收集到的財會檔案，按照一定的聯(lián)系進行初步分類，為后面的工作打好基礎；

2.將初步分類的檔案進行精細的整體，按照相互之間的聯(lián)系，然后再鑒別保存價值自己之后，根據(jù)相關要求，按照保密等級和保存價值將其組合在一起。

3.將分好類別的檔案進行排列；

4.按照各個學校自己的規(guī)定，對收集整理，并進行排列好的檔案進行編號，并固定下來，方便日后的管理和隨時的利用。

（三）高校財會檔案的鑒定

關于高校財會檔案的鑒定，首先使其保存價值的鑒定，再次就是檔案質(zhì)量的檢查。對于檔案價值的鑒定，一是要結合學校的相關保管規(guī)定，二是要參照一定時期內(nèi)高校的發(fā)展規(guī)律，以這兩個因素作為鑒定活動的基礎。對其質(zhì)量的檢查也有類似的參照依據(jù)，主要是根據(jù)高校的政策方針，以實際為出發(fā)點進行質(zhì)量檢查。

另外，高校財會檔案的鑒定必須按照一定的原則進行，對于保存太久的檔案，要根據(jù)現(xiàn)行的規(guī)定重新鑒定其價值；對于不能繼續(xù)保留的檔案，不應該由于主觀因素將其保留；對于繼續(xù)保存的檔案必須要求其完整；按照要求應該銷毀的，必須果斷干脆。

三、高校財會檔案的利用

（一）原件查找

不管是什么文件，原件都具有很強的說服力，對于財會檔案來說，其最直接的利用方式就是查找原件，以獲得相關信息。原件作為一項依據(jù)最真實客觀，具有很高的憑證價值。雖說這是最可靠的憑證方式，但也有一定的漏洞。由于高校財會檔案全部有相關部門統(tǒng)一保管，想要查找原件，首先是要跟該部門做好溝通，協(xié)調(diào)，二是查找人員都檔案的存檔規(guī)律不了解，不費大量時間。另一方面，也有一些原件由于年代久遠，雖然花費大量時間找到，也有可能看不清，前面的工作都能白費，由此可見，原件的查找并不是非常的簡單、有效。

（二）復印件查找

一般在對財會檔案進行存檔保留的時候，為了以防萬一會做一份復印件，所以有時候為了方便，也為了保護原件，可以通過查找復印件的方式對其進行利用，以獲得相關信息。但是復印件不如原件有說服力，可靠性有所下降，主要就是無法保證復印件的真實性與可靠性。

（三）網(wǎng)絡查找

信息時代的到來，為檔案的保留、查找、利用等，提供了很大的便利，人們對于檔案的利用也多了一種途徑，電子檔案在高校的財會檔案管理中早已普及開來。對于需要利用高校財會檔案的人來說，網(wǎng)絡平臺的利用將會為其帶來極大的便利，節(jié)約很多時間與經(jīng)歷，另外，現(xiàn)在的財務軟件經(jīng)常更新，電子文件的存儲也在不停的升級。電子網(wǎng)絡所提供的信息相隨來說沒有什么限制，可以有效提高高校財會檔案的利用率。

參考文獻：

［1］韓豐.提升大學財務會計檔案管理與服務能力的思考［J］.航海教育研究，2010（3）：108-110.

［2］闞赤峰.對會計檔案開發(fā)利用工作的幾點思考［J］.黑龍江檔案，2011（2）：78.

（作者單位：中國地質(zhì)大學（武漢）財務處）