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        矩陣式管理模式在高校工作中的應(yīng)用探析

        2016-12-13 06:01:06彭鋒張體宇趙偉杰常紅月曾榮
        新西部·中旬刊 2016年11期
        關(guān)鍵詞:應(yīng)用

        彭鋒?張體宇?趙偉杰?常紅月?曾榮

        【摘 要】 本文依據(jù)矩陣式管理的特點(diǎn)闡述了矩陣式管理的內(nèi)涵,分析了高校工作中存在的問題和矩陣式管理的優(yōu)勢,探討了矩陣式管理模式在高校中的應(yīng)用。要明晰矩陣式管理模式的運(yùn)行路徑;應(yīng)重視矩陣式管理模式運(yùn)行的整體協(xié)調(diào)性;把握好矩陣式管理模式的關(guān)鍵點(diǎn)和縱橫交錯的復(fù)雜關(guān)系;明確各自的工作職能;增強(qiáng)矩陣的穩(wěn)定性。

        【關(guān)鍵詞】 矩陣式管理模式;高校工作;應(yīng)用

        目前,隨著改革開放的不斷深化,我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,綜合國力不斷提升,整體正處于高速發(fā)展時期,這其中作為人才培養(yǎng)的重要媒介—高等學(xué)校,也理所當(dāng)然承借著發(fā)展的東風(fēng)得以迅速發(fā)展。但是隨著發(fā)展的不斷深入,越來的越多的建設(shè)者發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的教育工作方式已不能滿足當(dāng)今人才培養(yǎng)的需求。在競爭激烈的社會中,更是給傳統(tǒng)高校工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。創(chuàng)新和改進(jìn)高校工作模式,已成為各個高校的共識。改變原有的管理模式,從而更好發(fā)揮學(xué)校作用,加強(qiáng)培養(yǎng)學(xué)生工作,是一個實質(zhì)性的需要探索的問題。而矩陣式管理理念恰恰適用于高校工作。

        一、矩陣式管理的內(nèi)涵

        矩陣的概念是F·茨維基教授提出的一種建立系統(tǒng)結(jié)構(gòu)來解決問題的方法。“矩陣”為一個數(shù)學(xué)概念,數(shù)學(xué)上把互相關(guān)聯(lián)的元素按一定規(guī)律縱橫排列,形成元素矩陣。將矩陣概念引用到組織管理范疇,便產(chǎn)生了所謂的矩陣式組織管理。[1]矩陣式管理是在舊的縱向?qū)哟谓M織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上,再建立一套橫向組織系統(tǒng),也可能最終由縱向、橫向、斜向共同構(gòu)建,形成了一個二維或多維矩陣的組織結(jié)構(gòu)。[2]與直線式管理相對,以其靈活、有效的特點(diǎn)而被大多數(shù)高校接受。矩陣式管理模式也是將原本的“點(diǎn)”管理,現(xiàn)在變?yōu)楸馄健懊妗惫芾?將原本的“線”流程變?yōu)椤罢w”性。[3]矩陣管理更能使資源充分利用和共享??偟膩碚f,矩陣式管理就是一種縱橫結(jié)合,使工作學(xué)習(xí)效率最大化,并具有準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性、嚴(yán)格性、可靠性。

        二、傳統(tǒng)管理模式在高校運(yùn)行中存在的問題

        近年來,為解決學(xué)生的發(fā)展與工作分配之間的矛盾,適應(yīng)學(xué)生工作新形勢的需要。各大高校運(yùn)用矩陣式管理開展學(xué)生工作逐漸增多。但是,從目前來看在運(yùn)行中還存在著一定的問題。

        1、傳統(tǒng)管理模式限制創(chuàng)造力

        高校學(xué)生工作雖然一直強(qiáng)調(diào)管理與教育并重,但仍很難摒棄一級管理一級的傳統(tǒng)思想,其管理模式與學(xué)生工作發(fā)展背道而馳,隨著學(xué)生對個性化發(fā)展要求越來越高,工作模式也應(yīng)由被動、從眾的模式轉(zhuǎn)變?yōu)槠降鹊木仃嚹J?,但目前高校大多管理模式仍停留在傳統(tǒng)模式的運(yùn)行上。

        圖1 金字塔式管理模式

        傳統(tǒng)的工作模式如“圖1”,學(xué)生工作中心處于金字塔的上半層,團(tuán)隊的教師相當(dāng)于金字塔的塔尖:最頂端的領(lǐng)導(dǎo)人物。高年級學(xué)長則屬于金字塔的中層:其主要人物就是接受教師的直接領(lǐng)導(dǎo),將教師的意志傳達(dá)給低年級的同學(xué)。低年級學(xué)生處于金字塔的最底端:由高年級同學(xué)直接帶領(lǐng),除非足夠優(yōu)秀,否則沒有機(jī)會接觸到位于“金字塔頂端”的教師。此類組織架構(gòu)的信息傳達(dá)是逐層遞減的。最頂層的意志,經(jīng)過中層的理解傳達(dá)到最底層,中間層越多,傳達(dá)到最底層的意圖就偏離最頂層意愿最遠(yuǎn)。而且結(jié)構(gòu)層次越多,審核批閱流程越復(fù)雜。工作受行政干預(yù)嚴(yán)重,缺乏獨(dú)立性與創(chuàng)造性,限制了學(xué)生的專業(yè)發(fā)展能力,弱化了學(xué)生工作的發(fā)展。

        2、傳統(tǒng)管理模式受重視不足

        隨著社會的發(fā)展,對學(xué)生專業(yè)性的要求也越來越高。同樣學(xué)生工作也需要屬于自己的專業(yè)團(tuán)隊。由于傳統(tǒng)管理模式受高校重視不足,導(dǎo)致學(xué)生做事不專心、不上心,僅僅是當(dāng)作業(yè)來完成,并沒有從工作中得到能力上的提高和專業(yè)知識的掌握。只有高校對學(xué)生工作高度重視,提高學(xué)生專業(yè)化能力,將金字塔型管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫仃囀焦芾砟J?,學(xué)生工作的專業(yè)化、規(guī)范化才能得到有效提高。而兩種模式之間的轉(zhuǎn)換首先要求領(lǐng)導(dǎo)層的思維從逐級管理向協(xié)助合作的工作模式轉(zhuǎn)變。這是管理思想與理念的根本性轉(zhuǎn)變。

        3、傳統(tǒng)管理模式與外界發(fā)展脫軌

        當(dāng)前學(xué)生工作內(nèi)容較為死板,與社會現(xiàn)實需求稍有偏離。學(xué)生工作僅局限于小范圍。隨著社會形勢與環(huán)境的變化,學(xué)生成才培養(yǎng)的需求,處于金字塔低端的學(xué)生層的工作量也逐漸加大。而金字塔強(qiáng)調(diào)一級管理一級,最低層學(xué)生受上層管理,其自身創(chuàng)新空間受限,對外界環(huán)境變化反應(yīng)較為遲鈍,很難隨著環(huán)境的變化靈活的調(diào)整自己的職能。使體制人員過于膨脹,基層學(xué)生很少有機(jī)會能參與組織決策,創(chuàng)新潛能難以被激發(fā)出來。

        三、矩陣式管理在高校學(xué)生工作中的優(yōu)勢

        1、有利于應(yīng)變能力的提升,提高辦事效率

        矩陣式管理采用扁平化模式,通過面對面交流,減少了老師與學(xué)生相隔的階級層次,保證了信息傳遞的準(zhǔn)確性,提高了對事務(wù)的決策與應(yīng)變能力,形成了緊湊干練的管理模式。通過思想上的直接碰撞,可以及時對項目的方案進(jìn)行應(yīng)變,對產(chǎn)生的新想法進(jìn)行融合,擴(kuò)展所做項目的優(yōu)勢范圍,同時改進(jìn)項目的不足,一步步得到優(yōu)化。當(dāng)發(fā)生突發(fā)情況時,可以在最短的時間內(nèi)調(diào)配人力,解決一些復(fù)雜的高難度問題,也加強(qiáng)了團(tuán)隊對于突發(fā)情況的應(yīng)對能力,進(jìn)一步體現(xiàn)了矩陣式管理的機(jī)動性、靈活性。

        2、有利于優(yōu)勢互補(bǔ),提高人力資源的利用率

        在矩陣式的管理中,老師既是創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊的管理者,也是項目的參與者,在老師的領(lǐng)導(dǎo)下,使擅長于不同技能、不同專業(yè)知識的同學(xué)為了某個特定的項目,臨時組成一個項目組共同為此工作。這樣可以讓學(xué)習(xí)不同專業(yè)的成員彼此互補(bǔ),充分發(fā)揮每個人不同的專長,取長補(bǔ)短,結(jié)合不同思維上的想法并給予創(chuàng)新,這樣使團(tuán)隊的整體工作效果達(dá)到最佳化。由于每位同學(xué)都是直接參與項目,在決策問題上都有自己的發(fā)言權(quán),所以更會增加每位成員責(zé)任感,激發(fā)工作熱情,充分發(fā)揮自己的能力,極大促進(jìn)項目的實現(xiàn)。根據(jù)自己的能力,可以同時參加其它的項目小組,形成專門完成任務(wù)的橫向系統(tǒng),充分實現(xiàn)了人員有效利用。[4]

        3、有利于組織與管理,提高學(xué)生工作能力

        矩陣式的管理模式,改變了原來金字塔式的階層式管理模式,打破了學(xué)校對同學(xué)的多層次管理,采用學(xué)校老師直接接觸學(xué)生,在一個平臺上做項目,簡潔清晰模式,便于學(xué)校與老師的管理與制度運(yùn)行。在此模式下,直接了解學(xué)生的思維方式與見解思想,更好的掌握當(dāng)代學(xué)生工作與想法的實際特點(diǎn),可以進(jìn)一步對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新,對于學(xué)生發(fā)展與教育改革的探索有著重要作用。通過在學(xué)生之間建立跨專業(yè)團(tuán)隊的工作模式,提高個人團(tuán)隊合作意識,鍛煉學(xué)生的工作能力,形成信息積累與思維創(chuàng)新體系,克服之前管理上掌握知識與應(yīng)用能力脫節(jié)的現(xiàn)象,為之后進(jìn)入社會工作打下基礎(chǔ)。

        四、矩陣式管理模式在高校學(xué)生工作中的應(yīng)用

        如圖2所示,矩陣式組織結(jié)構(gòu)的縱橫焦點(diǎn)是學(xué)生,且一個學(xué)生負(fù)責(zé)的項目不僅僅是一個,這就是矩陣組織結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵點(diǎn)。從圖上不難看出,學(xué)生不只是橫向工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),也是縱向工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。這種模式的形成和實施不僅能全面培養(yǎng)學(xué)生能力,促進(jìn)學(xué)生多方面發(fā)展,而且也能提高工作效率。在此矩陣結(jié)構(gòu)模式中,不僅解決了有的項目組人員閑置,而有的卻無人員可用等問題。兩者協(xié)調(diào)合作,以提高工作效率和解決問題為目標(biāo),本著高效實施任務(wù)和工作為中心,最大程度的利用人力資源和專業(yè)技能去共同完成形形色色的任務(wù)。在這樣的過程中學(xué)生會獲得全新的體會和認(rèn)識,并能在不斷的鍛煉中增長自我能力。

        圖2 網(wǎng)絡(luò)中心工作圖

        1、矩陣式管理模式的運(yùn)行路徑

        由圖2可知,線分為縱橫兩條。兩條路徑都表明學(xué)生的工作職責(zé),橫向表明網(wǎng)絡(luò)維護(hù)小組對各個院進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的職能??v向表明一卡通維護(hù)小組對一卡通實施的職能。這樣的縱橫交錯處也就是矩陣模式的出彩之處,縱橫交錯處清晰的表明了“一人多職能”的特點(diǎn)。同時就可以根據(jù)維護(hù)過程中發(fā)生的各種情況很快的確定所派駐的維護(hù)人員,也就可以避免無人可用情況的發(fā)生。在這種的模式下縱橫兩組人員在矩陣焦點(diǎn)上職責(zé)明確,相互配合,形成良好的合作關(guān)系,矩陣式管理模式也就可以真正的發(fā)揮其職能優(yōu)勢。

        2、矩陣式管理模式運(yùn)行需要注意的事項

        雖然矩陣式管理是提高管理水平、效率的重要手段,但是分析矩陣式優(yōu)勢的同時也要看到事物的局限性。為解決當(dāng)前學(xué)生工作和學(xué)生發(fā)展之間的矛盾,改善復(fù)雜多變的學(xué)生工作,在引入矩陣式管理的同時也要改變原有思路。運(yùn)用矩陣式理念創(chuàng)造新型管理體系,可有效解決傳統(tǒng)思想政治教育系統(tǒng)和學(xué)校社會工作系統(tǒng)“雙系統(tǒng)”矛盾問題,激活學(xué)生工作體系,提高工作科學(xué)化水平及針對性和實效性。因此更要注意巧妙避開其缺陷。

        (1)運(yùn)用矩陣式管理模式的過程應(yīng)加強(qiáng)整體協(xié)調(diào)性。由于其靈活性較大,對環(huán)境變化反應(yīng)靈敏,應(yīng)變能力強(qiáng)。所以需要網(wǎng)絡(luò)中心工作室充分發(fā)揮并加強(qiáng)整體協(xié)調(diào)性,以保證工作能井然有序的完成。我們要通過信息系統(tǒng)的建設(shè),促進(jìn)橫向信息交流,加快縱向信息的流通性,強(qiáng)化信息的共享和提高工作室人員的決策能力,使學(xué)生對室內(nèi)外的問題都能做出及時反應(yīng)并能快速付諸于行動。還要建立完善學(xué)生工作快速反應(yīng)機(jī)制,規(guī)范業(yè)務(wù)管理流程,使之與橫縱向特點(diǎn)連接起來,更好的發(fā)揮職能。只有落實了上述要求才能切實的、完美的協(xié)調(diào)好管理模式縱橫各組間的關(guān)系。學(xué)生只有在這樣一切都明朗的條件以及氛圍下,才能更加積極更加井然有序的去完成任務(wù)。最后,我們還得在一定程度上有針對性的加強(qiáng)學(xué)生專項指導(dǎo)服務(wù)工作。

        (2)把握矩陣式管理模式的關(guān)鍵點(diǎn)和縱橫交錯的復(fù)雜關(guān)系。雖然矩陣式管理能有效地解決很多高校普遍性問題。如大學(xué)生學(xué)習(xí)動力,責(zé)任感淡薄,缺乏團(tuán)隊意識等。在矩陣式縱橫網(wǎng)絡(luò)中可以使大學(xué)生全部行動起來,產(chǎn)生一種“能者多勞”的局面,以解決問題為目標(biāo)和中心,使其資源利用更充分。但是矩陣網(wǎng)絡(luò)過于復(fù)雜化的同時帶來了一個溝通問題,一旦部門之間,成員之間必要的溝通解決不了的時候,協(xié)調(diào)一致自然也成問題,也會降低工作效率,有違矩陣式管理的初衷。

        (3)明確自己的工作職能。矩陣式管理模式的運(yùn)行職能線不但可能有橫向和縱向,也可能出現(xiàn)斜向。如果橫向代表以學(xué)生服務(wù)項目為主的各分項管理,目的在于突出學(xué)生工作專業(yè)化,使問題的解決更靈活多樣。那么縱向是以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭,實現(xiàn)各部門、二級學(xué)院、各輔導(dǎo)員老師協(xié)調(diào)配合的機(jī)制。斜向的可能,只能為其能力高,身兼多職,達(dá)到了一種自身能力的高效發(fā)揮。只有各向工作團(tuán)隊在各個矩陣焦點(diǎn)密切配合,才能形成一種良好的協(xié)作關(guān)系。然而一旦發(fā)生系統(tǒng)紊亂,如各二級學(xué)院的輔導(dǎo)員老師,在矩陣中就可能扮演很多“角色”,既要聽從校級領(lǐng)導(dǎo)安排,又要服從院級領(lǐng)導(dǎo)指揮。如果處理問題不當(dāng),就可能形成橫縱抵抗,使工作陷入僵局。因此,理清矩陣式管理模式的運(yùn)行職能線非常重要。這樣如果兩個上司發(fā)生沖突,也不會感到焦慮和壓力。

        (4)提高矩陣的穩(wěn)定性。高校中可能有一些臨時研究項目組成的矩陣式管理組織,短期小項目很容易使成員產(chǎn)生臨時觀念,從而對工作有一定影響。構(gòu)建矩陣式組織要充分考慮時間長短,不僅要建立為短期項目服務(wù)的臨時矩陣式組織,而且要努力營建長期而穩(wěn)定的矩陣式組織,為定期的、周期的或固定的學(xué)生工作服務(wù)。

        五、結(jié)語

        構(gòu)建矩陣式管理模式能解決高校工作中的很多實際性問題。因此,要在工作中充分發(fā)揮矩陣式管理目標(biāo)明確,優(yōu)勢整合、結(jié)構(gòu)扁平,效率較高、靈活機(jī)動,適應(yīng)性強(qiáng)等特點(diǎn);矩陣組織領(lǐng)導(dǎo)者更要積極發(fā)揮出自己的優(yōu)勢,為工作多提供方便,為人才的培養(yǎng)創(chuàng)造更好的環(huán)境。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1] 沈勤.矩陣式管理應(yīng)用于高??蒲械睦碚撚^點(diǎn)與實踐范式[J].高教論壇,2012(1)1-3.

        [2] 林木明,張萬輝.矩陣式管理在引入學(xué)校社會工作的高校學(xué)生工作模式中的應(yīng)用研究[J].發(fā)展研究,2015(5)126-128.

        [3] 陶俊清,鄧姍姍.高校學(xué)生工作矩陣式管理模式透析[J].黑龍江高教研究,2009(9)18-19.

        [4] 馬向麗.矩陣式管理的優(yōu)勢與挑戰(zhàn)[J].施工企業(yè)管理,2008(7)79.

        【作者簡介】

        彭 鋒(1978-)男,吉林吉林人,大連工業(yè)大學(xué)網(wǎng)絡(luò)信息中心,主要從事網(wǎng)絡(luò)工程和維護(hù)研究.

        張體宇,趙偉杰,常紅月,曾蓉,大連工業(yè)大學(xué)網(wǎng)絡(luò)工程專業(yè)學(xué)生,校園網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員.

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