文/神華集團準(zhǔn)格爾能源有限責(zé)任公司檔案館 李敏

論建設(shè)項目檔案管理的重要性

文/神華集團準(zhǔn)格爾能源有限責(zé)任公司檔案館 李敏

本文通過分析建設(shè)項目檔案管理的重要性，提出了如何加強建設(shè)項目檔案管理工作。

建設(shè)項目；檔案；重要性

建設(shè)項目檔案是指在建設(shè)項目及其管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源。

項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性工作，有獨立的工作對象，特定的工作內(nèi)容和專門的工作方法。下面就如何加強項目檔案管理工作做簡要論述：

一、工程建設(shè)項目檔案要執(zhí)行“四納入”管理

項目檔案管理工作要執(zhí)行四納入制度，既納入項目法人制、合同管理制、工程監(jiān)理制及項目管理程序。

（一）檔案工作納入項目法人制，是工程建設(shè)項目檔案依法管理的重要措施。將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，是檔案工作貫穿項目建設(shè)全過程的重要保證。體現(xiàn)為以項目建設(shè)單位為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為手段，在各參建單位全方位的參與下，對檔案實施事前介入、事中控制、事后把關(guān)的管理模式，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（二）納入合同管理制，充分發(fā)揮合同的法律作用。合同是約束參建各方的法律依據(jù)，將檔案管理納入合同管理是市場經(jīng)濟環(huán)境下規(guī)范項目檔案管理的行之有效的做法。建設(shè)項目法人單位，應(yīng)按《合同法》及其他法規(guī)文件的規(guī)定，在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理合同中，分別設(shè)立有關(guān)檔案的專門條款，明確提交竣工檔案的時間、內(nèi)容、套數(shù)、質(zhì)量要求等，以保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（三）納入工程監(jiān)理制，充分發(fā)揮監(jiān)理的控制手段作用。

監(jiān)理在項目建設(shè)中的地位日顯重要，監(jiān)理單位除肩負(fù)對項目投資、進度、質(zhì)量進行控制職責(zé)外，還需配合建設(shè)單位制定竣工文件歸檔、整理、編目辦法，對工程建設(shè)中產(chǎn)生的竣工文件，尤其是竣工圖進行審查把關(guān)。

（四）納入項目管理程序，實施同步管理。將檔案工作納入立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各環(huán)節(jié)程序，是工程建設(shè)項目檔案同步管理的基本要求，主要措施體現(xiàn)在檔案工作的“三同步”“三參加”：

“三同步”：下達工程計劃任務(wù)與提出歸檔要求要同步；檢查進度與項目文件形成要同步；工程驗收與檔案驗收要同步。“三參加”：檔案人員要參加與工程管理相關(guān)會議及質(zhì)量檢查，參加重要設(shè)備、儀器開箱；參加項目建設(shè)竣工驗收。

二、工程建設(shè)項目檔案工作基本要求

（一） 熟知基建項目檔案工作的有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)是我們建立健全管理體制，制定管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，也是規(guī)范管理，確保項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的依據(jù)。組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)基建檔案管理的法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，可以正確指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作。

（二）建立健全工程建設(shè)項目檔案工作的規(guī)章制度。建立工程項目檔案工作的規(guī)章制度，是工程建設(shè)檔案工作的重要內(nèi)容，是協(xié)調(diào)檔案工作與其他工作的依據(jù)，是依法做好檔案工作和規(guī)范檔案管理的重要保障，是保證檔案工作與建設(shè)項目同步進行的重要措施。主要制度及規(guī)范有：技術(shù)（圖紙）檔案管理制度、崗位責(zé)任制、檔案移交辦法以及檔案利用借閱制度、歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、竣工文件編制要求等。

（三）采取措施，加強前端和過程控制。工程建設(shè)項目檔案是隨著項目的建設(shè)逐漸形成的，從工程伊始就應(yīng)采取措施，并在過程中加強控制，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這是確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。檔案部門應(yīng)參與開工交底；參與階段檢查、交工驗收等節(jié)點的控制。這是保證檔案工作與項目建設(shè)同步的重要措施。

（四）嚴(yán)把驗收關(guān)，認(rèn)真做好檔案的預(yù)驗收工作，這是保證檔案質(zhì)量的重要步驟。工程建設(shè)項目檔案按工程規(guī)模大小可分為預(yù)驗收和復(fù)驗兩個階段，應(yīng)在項目竣工驗收3個月前完成。

預(yù)驗收一般由建設(shè)單位上級主管單位組織，各參建單位參加，預(yù)驗收抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等，為檔案正式驗收打好基礎(chǔ)。

三、工程建設(shè)項目檔案管理職責(zé)與要求

（一）建設(shè)單位是項目建設(shè)的法人主體，對各參建單位負(fù)有組織、協(xié)調(diào)、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。并應(yīng)將檔案工作納入項目計劃和崗位責(zé)任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。

（二）設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累項目勘測、設(shè)計階段形成的文件材料。并按項目專業(yè)對文件進行整理，向建設(shè)單位移交歸檔；按合同或協(xié)議規(guī)定，編制與建設(shè)項目實際情況相符的竣工圖和竣工文件，按照合同或協(xié)議規(guī)定，向建設(shè)單位移交系統(tǒng)、完整的應(yīng)歸檔文件。

（三）施工單位負(fù)責(zé)收集、整理各自承建標(biāo)段在施工(調(diào)試)中形成的各種竣工文件。收集、整理并確認(rèn)編制竣工圖的變更依據(jù)的有效性，并對設(shè)計單位完成的竣工圖進行審核簽字確認(rèn)責(zé)任，并按合同或協(xié)議規(guī)定，向建設(shè)單位歸檔施工建設(shè)中形成的應(yīng)歸檔文件。

（四）監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成以及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核。特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查；對在項目監(jiān)理工作中形成的文件材料進行收集、整理，并按時向建設(shè)單位移交歸檔；向本單位歸檔監(jiān)理工作中形成的文件材料。

綜上所述，工程檔案管理工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤工程，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，確保檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，使其能夠真正發(fā)揮在企業(yè)發(fā)展進程中所起的重要作用。