邊華東

摘 要：在高校做好檔案管理尤其重要，隨著新時期技術(shù)水平的提高，檔案管理信息化建設(shè)也越來越被重視，通過信息化管理合理利用的有效資源，也是高校檔案管理過程重要發(fā)展方向，作為相關(guān)工作人員必須給以重視，通過不斷學(xué)習(xí)與研究，提高信息化管理能力，進(jìn)而提升高校檔案管理的有效性，促進(jìn)管理工作更加規(guī)范科學(xué)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

高校檔案是作為高校各項活動的有效記錄，無論是文字記錄還是映像資源的記錄都是對歷史的有效保存，在這一過程上，檔案管理更加體現(xiàn)出重要的歷史意義，作為高校工作者，相關(guān)檔案管理工作有必要結(jié)合實際情況，通過信息化建設(shè)提高檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，這也是新時期無紙化辦公新發(fā)展方向，結(jié)合信息技術(shù)，能夠提高檔案管理能力，也便于日后檔案信息的查找與管理，這種快捷是可行的，是教育事業(yè)發(fā)展過程有效規(guī)劃中的重要部分。

1高校檔案管理信息化發(fā)展的必要性

1.1在高校中，檔案管理是高校發(fā)展過程中的重要記錄手段，信息化檔案建設(shè)更是提高高校檔案管理的重要途徑，也是高校發(fā)展過程中的必經(jīng)之路。社會進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展，許多新事物也隨之發(fā)展，在此次過程中高校也迎來了新的發(fā)展過程，對于信息化檔案管理來說，發(fā)展也是想著更好的方向進(jìn)行，隨著文化水平的不斷提高，越來越多的工作內(nèi)容也隨之而來，為了更好的迎接新的挑戰(zhàn)，促進(jìn)高校檔案管理工作有效的提高，轉(zhuǎn)變思維，更換新的發(fā)展方式是必要的，建立有效管理方向，樹立新方式，能夠促進(jìn)教育事業(yè)的宏圖大展。

1.2檔案管理信息化建設(shè)是工作人員提高自我工作能力的機(jī)會和挑戰(zhàn)。高校的檔案管理工作是一件很煩瑣、投入大量勞動力的工作，再加之近些年生源越來越多，這也就給工作人員的管理工作提出了更高的要求。迫切要求他們掌握先進(jìn)的、科學(xué)的信息化管理方法，做好檔案管理工作。所以，工作人員要勇于接受挑戰(zhàn)，把握機(jī)會，以此來提升自身的工作能力。

1.3從開發(fā)資源與利用資源方面看，高校檔案管理信息化建設(shè)對于這方面發(fā)展是必要的，也是提高學(xué)生及其角色身份信息證明的保證，如今，在發(fā)展過程中，信息化程度的提高，大大提高了員工的工作效率，使其檔案管理更加充分，這也是建設(shè)高校信息化檔案管理的重要方面，通過有效建設(shè)才能發(fā)揮出使用的便利性與穩(wěn)定性。

2高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1在建設(shè)信息化檔案過程中，必須對網(wǎng)絡(luò)安全方面給以高度重視，從安全方面看，檔案管理必然涉及諸多信息，這些信息一旦被泄漏，會嚴(yán)重影響到個人生活，嚴(yán)重的也會被他人利用，造成破壞性的影響。從加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面看，首先，工作人員必須提高認(rèn)識，在招聘的過程中，必須重視工作人員的思想方向，在每一項檔案錄入的時候，必須通過專人負(fù)責(zé)，而且要保證數(shù)據(jù)的百分百準(zhǔn)確。其次，網(wǎng)絡(luò)安全也應(yīng)該重視網(wǎng)絡(luò)黑客惡意侵入等問題，高校檔案信息化管理過程檔案的安全性更加重要，在檔案管理上，必須明確檔案信息的保密性，從信息檔案管理平臺出發(fā)，對于不同查閱級別來說都給以限制，從而提高安全防范意識，提高高校檔案管理人員的責(zé)任感。

2.2培養(yǎng)具有專業(yè)水平的檔案管理工作人員。檔案管理信息化建設(shè)除了要配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，還要有專業(yè)化水平的工作人員來操作和使用，因此，高校要注重培養(yǎng)從事檔案管理工作的相關(guān)人員的工作水平。首先，高校應(yīng)當(dāng)招募更加專業(yè)、優(yōu)秀的信息化管理人才，擴(kuò)充檔案管理工作隊伍。由于信息化的檔案管理需要將原有的大量紙質(zhì)版信息轉(zhuǎn)變成電子版信息，這個工作需要專業(yè)化工作人員的指導(dǎo)，同時也是一項冗長的工作，需要投入大量的人力。其次，要為檔案管理工作的人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會，加強(qiáng)他們的專業(yè)性。學(xué)習(xí)是永無止境的，對于信息化的管理更是應(yīng)當(dāng)不斷地學(xué)習(xí)，不斷地加強(qiáng)技能，讓自己能夠勝任檔案管理工作。最后，高校要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德。由于檔案管理工作涉及保密工作，需要從事工作的人員要具有強(qiáng)大的責(zé)任心和道德感，這樣才能保證高校檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.3高校檔案管理必須建立規(guī)范化的檔案管理機(jī)制。無規(guī)矩不成方圓，在信息化檔案管理過程必須建立規(guī)范的檔案工作規(guī)章，這也是信息時代高校開展檔案信息化建設(shè)的根本，在建設(shè)過程中為了能夠明確信息化管理的重要性，通過建立有效的運行機(jī)制，以信息化建設(shè)為基本建設(shè)方向，結(jié)合實際情況，按部門分工，明確檔案管理工作的每一項環(huán)節(jié)，無論是借閱還是歸還，都要通過信息化手段，提高準(zhǔn)確的性，在這方面，無論是工作人員還是使用者都必須明確，要遵守管理機(jī)制，保證信息化檔案管理的有效性，通過形成一種規(guī)范化的高校檔案管理機(jī)制，提高檔案的高效與通暢管理。

2.4加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在高校，積極推行信息化管理是必要的，隨著檔案建立與管理的強(qiáng)化，必須對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)給以重視，首先是人員配置，其次是基礎(chǔ)設(shè)施管理，在這些方面上高校必須明確重視，把基礎(chǔ)建設(shè)作為重要建設(shè)內(nèi)容是保證信息化檔案管理的根本，在部分高校建設(shè)過程中，將資金都用在了教學(xué)樓、圖書館等房屋的擴(kuò)建上，為了能夠更好地推行信息化檔案管理模式，在信息化建設(shè)過程，在資源有效利用的基礎(chǔ)之上應(yīng)當(dāng)盡量保證足夠的檔案資源管理工作場地。另一方面，檔案管理信息化建設(shè)的工作硬件應(yīng)當(dāng)配備到位，這一項更加需要高校財務(wù)給以有效助力。

3結(jié)束語

綜上所述，科技的發(fā)展提高了高校檔案管理能力，運用信息化管理檔案是新的發(fā)展方向，但隨著信息化的深入，高校檔案信息化發(fā)展也迎來的新的挑戰(zhàn)，在信息化檔案管理過程中，作為相關(guān)工作人員，必須提高自身能力，通過積極的工作心態(tài)，時刻以積極的工作熱情來迎接新的發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)而制定更加科學(xué)合理的檔案管理機(jī)制，提高信息化檔案管理水平，使檔案管理工作向更高層次的發(fā)展。

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（作者單位：青島科技大學(xué)）