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        探討利用ERP系統(tǒng)實(shí)施企業(yè)內(nèi)部控制利弊

        2016-05-30 11:01:28劉井巖
        卷宗 2016年4期
        關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng)利弊內(nèi)部控制

        劉井巖

        摘 要:隨著我國企業(yè)信息化工作的開展,以系統(tǒng)化的管理思想為核心的企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning)(以下簡稱“ERP”)在企業(yè)中得到了推廣和應(yīng)用。我們可以充分利用這一系統(tǒng),借助信息化手段實(shí)施內(nèi)控,提高控制效率,加強(qiáng)控制效果,促進(jìn)內(nèi)控工作的順利開展。

        關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制;利弊;信息技術(shù)

        1 在現(xiàn)代企業(yè)中,僅僅依靠傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求,其存在的局限主要體現(xiàn)在以下四個方面:

        (一)難以實(shí)施全業(yè)務(wù)范圍的內(nèi)部控制。有內(nèi)控制度的企業(yè)很多,但全面范圍實(shí)施的卻不多,一般都只局限于部分業(yè)務(wù)范圍比如物資管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng),而且各系統(tǒng)平臺之間彼此分離、各自為政,信息和數(shù)據(jù)無法共享,資源重復(fù)建設(shè),造成浪費(fèi)。

        (二)實(shí)施全業(yè)務(wù)過程的內(nèi)部控制難度很大。傳統(tǒng)的內(nèi)控制度一般只重點(diǎn)事中控制和事后控制,而忽視事前控制。因?yàn)樵S多業(yè)務(wù)過程時間漫長,沒有計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)輔助,事前控制無法與事中、事后控制配合發(fā)揮應(yīng)有作用。

        (三)受人員的素質(zhì)影響大?,F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”、“人性化管理”等管理理念,因此在制度的制訂和執(zhí)行過程中不能忽視人性的弱點(diǎn)。而通過人工進(jìn)行內(nèi)控難以完全逾越人情障礙。在對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子”、“躲不開人情”而喪失原則的情況。同時,員工在執(zhí)行內(nèi)控過程中,也易受熟悉程度、心理壓力、責(zé)任心等因素的影響而發(fā)生錯誤或疏漏。

        (四)內(nèi)部控制效率低下?,F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜,經(jīng)營內(nèi)容廣泛,地理分布遼闊,在相互牽制、相互核對以及檢查監(jiān)督等重要內(nèi)控措施的實(shí)施過程中,有大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作要做。如果采用傳統(tǒng)手段,不僅速度慢,多費(fèi)周折,而且管理人員在控制點(diǎn)上容易對具體細(xì)則產(chǎn)生模糊,如要通過直觀判斷進(jìn)行確認(rèn)比較困難,容易造成審批時間長,效率低下,即使有錯誤的審批也一時難以發(fā)現(xiàn)。

        由此可見,企業(yè)要實(shí)施全面有效的內(nèi)控,僅僅依靠傳統(tǒng)的手段是難以達(dá)到的。隨著我國企業(yè)信息化工作的開展,以系統(tǒng)化的管理思想為核心的企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning)(以下簡稱“ERP”)在企業(yè)中得到了推廣和應(yīng)用。我們可以充分利用這一系統(tǒng),借助信息化手段實(shí)施內(nèi)控,提高控制效率,加強(qiáng)控制效果,促進(jìn)內(nèi)控工作的順利開展。

        2 企業(yè)內(nèi)部控制與ERP的關(guān)系

        (一)ERP是內(nèi)部控制的工具手段之一

        內(nèi)部控制內(nèi)控的目標(biāo)基本涵蓋了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的全部內(nèi)容,而ERP作為信息系統(tǒng),是為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)服務(wù)的。ERP實(shí)施前要求有關(guān)組織重新設(shè)計(jì)和改進(jìn)其業(yè)務(wù)流程,進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改造,再造后的流程成為組織必須遵循的共同標(biāo)準(zhǔn)。所以在ERP的流程再造的設(shè)計(jì)過程中,可以把相關(guān)的部分內(nèi)部控制要求加以考慮,以致這些要求最終成為組織內(nèi)部所共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)。

        (二)ERP本身是內(nèi)部控制的客體

        ERP是有主觀意識的人設(shè)計(jì)和進(jìn)行具體操作的,其最前端輸入的數(shù)據(jù)決定其產(chǎn)出產(chǎn)品的質(zhì)量,若輸入錯誤的數(shù)據(jù),其影響也一樣會遍及企業(yè)整個范圍和相關(guān)角落,最終可能導(dǎo)致嚴(yán)重的管理決策錯誤,而該數(shù)據(jù)原則有人控制著,具有一定的主觀性。

        3 從筆者所在單位的實(shí)踐來看,利用ERP系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)控,其優(yōu)勢在于

        (一)利用ERP系統(tǒng)可全業(yè)務(wù)范圍實(shí)施內(nèi)控

        ERP系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營活動的全業(yè)務(wù)范圍的集成系統(tǒng),它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下,整合企業(yè)內(nèi)部主要或所有的經(jīng)營活動,包括財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、項(xiàng)目、生產(chǎn)維護(hù)、采購、物料、人力資源等等,達(dá)成了高效化的經(jīng)營。利用ERP系統(tǒng)可以對企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)采取措施,實(shí)現(xiàn)對人、財(cái)、物的全面控制,從而避免了企業(yè)要利用多個平臺才能實(shí)施內(nèi)控的不足。

        (二)利用ERP系統(tǒng)可全業(yè)務(wù)過程實(shí)施內(nèi)控

        ERP系統(tǒng)還是一個業(yè)務(wù)全過程控制的平臺。業(yè)務(wù)發(fā)生前,預(yù)算控制將企業(yè)的整體目標(biāo)中分解為具體的控制項(xiàng)目和明確的控制標(biāo)準(zhǔn),并落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人;授權(quán)控制,根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任,設(shè)置每個員工對系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對信息的查詢范圍。業(yè)務(wù)發(fā)生時,業(yè)務(wù)操作控制自動拒絕不符合規(guī)范的操作步驟,并將實(shí)際情況與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較,對不符合目標(biāo)的業(yè)務(wù)操作進(jìn)行否決或提請授權(quán)機(jī)構(gòu)決策。業(yè)務(wù)發(fā)生后,數(shù)據(jù)分析控制可自動核對內(nèi)部外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系,并把異常情況及時提交給相關(guān)的監(jiān)控部門,可定期將企業(yè)的實(shí)際績效與計(jì)劃目標(biāo)相比較,分析各項(xiàng)具體工作的進(jìn)展情況及其變動趨勢是否符合要求。

        (三)利用ERP系統(tǒng)可以彌補(bǔ)人工控制的缺陷

        一方面,通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和傳輸工作,可以極大地提高工作效率;另一方面,通過軟件系統(tǒng)實(shí)施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。同時,由于系統(tǒng)能夠留下每次操作的痕跡,借此還可以對內(nèi)控管理人員實(shí)施再監(jiān)督。

        (四)利用ERP系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)控高效快捷

        ERP系統(tǒng)構(gòu)建的統(tǒng)一的平臺,為內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)的提取、傳輸和校驗(yàn)等工作提供了方便,提高了工作效率。統(tǒng)一的操作流程和量化的控制目標(biāo),讓管理人員在控制點(diǎn)上判斷客觀直接,可操作性加強(qiáng)。整個操作流程公開公平,有錯誤或舞弊也能一目了然,并有據(jù)可查。

        4 當(dāng)然,ERP系統(tǒng)僅是內(nèi)部控制的一種輔助手段,它為企業(yè)實(shí)施內(nèi)控提供了便捷,而其本身也還存在一些問題。

        (一)安全性問題

        計(jì)算機(jī)功能強(qiáng)大,但又很脆弱,且網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境,不可避免地會受到來自系統(tǒng)內(nèi)外的惡意侵入,以致造成很大損失。為此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化信息安全意識,對員工加強(qiáng)信息安全教育,完善系統(tǒng)的安全管理,對操作人員加強(qiáng)必要的監(jiān)督,嚴(yán)格規(guī)定系統(tǒng)維護(hù)人員不得參與審批,定期對系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行檢查,關(guān)鍵用戶的密碼要定期更換,切實(shí)保證系統(tǒng)的安全性。

        (二)控制成本問題

        利用INFOR系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制,其控制成本會有所提高。由于企業(yè)內(nèi)控會隨著企業(yè)經(jīng)營內(nèi)外環(huán)境的變化而做出相應(yīng)的調(diào)整。這就需要對ERP系統(tǒng)中的設(shè)置及時進(jìn)行更新,這無疑又會增加企業(yè)實(shí)施內(nèi)控的成本。但為了保證內(nèi)控全面有效的實(shí)施,合理的成本支出也是必要的。

        (三)與原有資源接口問題

        一般企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施之前都已有其他的信息系統(tǒng),為了將企業(yè)原有的資源和數(shù)據(jù)都利用起來,ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的接口是實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的必需。這些位于不同系統(tǒng)之間的接口是一個重要的風(fēng)險區(qū)域。由于不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式可能完全不同,為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞,就需要進(jìn)行一系列的轉(zhuǎn)換。

        (四)局限性問題

        ERP系統(tǒng)功能強(qiáng)大,但不是萬能的。企業(yè)的控制目標(biāo)很多,并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行模擬。僅憑EPP系統(tǒng)不能保證萬無一失。全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。

        綜上所述,利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制管理有利有弊,但總體而言,相對于傳統(tǒng)人工控制優(yōu)勢明顯,將對內(nèi)部控制產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響,是企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步完善的標(biāo)志。企業(yè)在應(yīng)用這一系統(tǒng)的過程中,應(yīng)該注意權(quán)衡上述各項(xiàng)利弊得失,根據(jù)環(huán)境條件的變化對ERP系統(tǒng)適時進(jìn)行調(diào)整,使其成為企業(yè)規(guī)范管理、健康成長的有力保障。

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