杜小娟

【摘要】高校學(xué)生檔案對(duì)高校學(xué)生今后的發(fā)展起到了重要的作用。所以本文就高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，從管理機(jī)制、隊(duì)伍建設(shè)、內(nèi)容創(chuàng)新等方面尋求對(duì)策，旨在能更好地做好學(xué)生檔案管理工作，為學(xué)生的今后發(fā)展提供便利。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生檔案；科學(xué)化

學(xué)生檔案管理是高校重要的基礎(chǔ)性工作。2008年9月1日施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平”。學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生今后的升學(xué)、工作、生活等方面都有著重要的作用，特別是對(duì)于希望進(jìn)入公務(wù)員系統(tǒng)的學(xué)生，學(xué)生的檔案的重要性更加明顯。所以學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，更好的做好學(xué)生檔案管理工作。

一、高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理比較松散。學(xué)生檔案匯集了學(xué)生在校期間學(xué)業(yè)成績(jī)水平、思德?tīng)顩r、社會(huì)實(shí)踐能力以及身體心理發(fā)展?fàn)顟B(tài)等多方面的信息，是對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)的把握，如果缺少了這些信息，就會(huì)在臨時(shí)對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)估時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)論對(duì)學(xué)校、學(xué)生還是用人單位都是一種損失。但是在目前的很多高校中，學(xué)生檔案管理處于一種松散的狀態(tài)?；趯W(xué)校規(guī)模性質(zhì)的不同，學(xué)校管理學(xué)生檔案的部門(mén)也有不同，有的是檔案館，有的是人事處，有的是學(xué)生處，有的是把檔案分散到各院系管理，由于缺乏人力物力財(cái)力，難以對(duì)其進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，大家常常是各自為戰(zhàn)，或者是臨時(shí)抱佛腳，難以使工作深入開(kāi)展。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理的良好成效離不開(kāi)優(yōu)秀的檔案管理人員。目前高校中普遍缺乏專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才。在許多院校中，學(xué)生檔案存儲(chǔ)于院系中，并沒(méi)有專職的檔案管理人員，大都由團(tuán)委書(shū)記、專職輔導(dǎo)員或黨委秘書(shū)兼任。這些人大都缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在檔案管理中容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，再加上他們的時(shí)間精力有限，流動(dòng)性較強(qiáng)，檔案管理的成效將大打折扣。還有專職的檔案人員意識(shí)不到檔案管理的重要性，工作中容易出現(xiàn)疏忽，導(dǎo)致學(xué)生檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)學(xué)生畢業(yè)求職造成了嚴(yán)重的影響。

（三）檔案內(nèi)容較為陳舊。在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，創(chuàng)新能力成為了與時(shí)俱進(jìn)的人才評(píng)價(jià)機(jī)制中的重要標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)單位認(rèn)識(shí)學(xué)生綜合素質(zhì)的第一個(gè)重要的途徑就是檔案，但因?yàn)楦咝Ｄ壳皺n案內(nèi)容比較陳舊，使用人單位很難從中認(rèn)識(shí)到學(xué)生的創(chuàng)新能力。在學(xué)生檔案中，學(xué)生的履歷與成績(jī)主要以表格為主，缺乏新意，在對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)中，主觀性的套話較多，無(wú)法充分展現(xiàn)一個(gè)學(xué)生的特點(diǎn)、特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，非但不能給學(xué)生的求職提供便利，反而會(huì)給學(xué)生的求職帶來(lái)一些不便。

二、解決高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）完善檔案管理機(jī)制。完善檔案管理機(jī)制，就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、程序化和規(guī)范化。針對(duì)高校學(xué)生檔案管理松散的情況，可以從兩方面進(jìn)行改善。第一，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理行為。要以國(guó)家的政策法規(guī)為指導(dǎo)，根據(jù)當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)以及學(xué)校的自身情況，出臺(tái)相應(yīng)的管理細(xì)則，完善檔案管理部門(mén)行為，提高檔案管理的成效。第二，完善檔案管理手段，提高工作效率。管理的松散與工作效率有著直接的關(guān)系，所以在信息化、數(shù)字化的大背景下，檔案部門(mén)利用它們來(lái)幫助自己，并且實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)化。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。高校要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案的重要性，把培養(yǎng)一直優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍列入到學(xué)校今后的發(fā)展之中，為學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作提供檔案便利。一方面學(xué)?？梢詫?duì)外招聘一些素質(zhì)較高，專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案人才，他們的加入不僅能提高學(xué)生檔案管理成效，也能帶動(dòng)或幫助其他員工。另一方面要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育。定期或不定期聘請(qǐng)專業(yè)人才來(lái)授課講學(xué)，為參加繼續(xù)教育的員工提供工作和生活的便利，切實(shí)提供學(xué)生檔案管理能力。

（三）豐富檔案的形式及內(nèi)容。一方面是上級(jí)部門(mén)要給予高校一定的自主權(quán)，鼓勵(lì)高校在學(xué)生檔案的形式及內(nèi)容方面進(jìn)行創(chuàng)新。另一方面是高校學(xué)生檔案管理部門(mén)要解放思想，開(kāi)拓腦筋，多去了解目前的就業(yè)形式，了解企業(yè)的招聘要求，根據(jù)用人單位的需求和學(xué)生的自身情況，制定出一套真實(shí)的、新穎的、可靠的檔案形式及內(nèi)容。如學(xué)生誠(chéng)信檔案和心理檔案的建設(shè)，使用人單位更加全面地了解學(xué)生情況，方便學(xué)生的就業(yè)。

三、總結(jié)

高校學(xué)生檔案管理不僅關(guān)系到高校檔案建設(shè)，更關(guān)系到學(xué)生今后的發(fā)展，所以學(xué)生檔案管理部門(mén)一定要加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理能力，真正做到檔案管理的科學(xué)化、程序化和規(guī)范化。

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