韓新峰

【摘要】煤炭的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)基建期煤礦基本建設(shè)工作提出了新的要求，為適應(yīng)現(xiàn)代煤炭企業(yè)發(fā)展新潮流的要求，需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行一系列改革，檔案管理的改革就是其中的重點(diǎn)，也是提高企業(yè)管理效率及行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段。目前，基建期煤炭企業(yè)的檔案管理工作并不規(guī)范，存在的很多問題影響著煤炭企業(yè)基建期的檔案利用，阻礙了企業(yè)管理效率的提升，對(duì)新建煤炭企業(yè)的建設(shè)進(jìn)度產(chǎn)生一定制約，長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，對(duì)礦井建成后檔案專項(xiàng)驗(yàn)收及整體項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收起到?jīng)Q定性作用。

【關(guān)鍵詞】基本建設(shè)項(xiàng)目；檔案收集歸檔；整理

自1994年原工業(yè)部出臺(tái)《煤礦工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》后，一直采用規(guī)則中的要求對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行收集、分類、管理等。煤礦建設(shè)工程從開始籌劃到完工驗(yàn)收都離不開基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，這是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著工程進(jìn)度的開展逐步完善相應(yīng)的檔案資料，真實(shí)地記錄著煤礦工程施工現(xiàn)狀。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作能夠真實(shí)有效地進(jìn)行，關(guān)鍵在于檔案資料的收集。檔案資料的收集能夠保證基本建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)資料的完整性，是開展檔案管理工作的前提保證。建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的完整性與真實(shí)性直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此收集資料時(shí)一定要做到準(zhǔn)確，并與實(shí)際的工程進(jìn)度相符合。煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作一定要嚴(yán)格按照國(guó)家的要求進(jìn)行，并對(duì)檔案進(jìn)行分類，對(duì)有保存價(jià)值的資料必須進(jìn)行妥善的統(tǒng)一的管理，以便日后的翻閱。

一、基本建設(shè)項(xiàng)目前期的檔案收集工作

（一）檔案資料類型的選擇。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料主要包括工程項(xiàng)目施工前期的資料、施工過程中的即時(shí)資料、運(yùn)營(yíng)階段的資料、國(guó)家規(guī)定的其他資料、還有員工的信息檔案。工程項(xiàng)目施工前期的檔案資料主要有設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中需要的資料信息，關(guān)于工程項(xiàng)目可行性討論的報(bào)告，實(shí)地考察與驗(yàn)證的資料，還有所有的設(shè)計(jì)文稿等資料。施工過程中的資料主要包括施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管的記錄文件，工程的施工圖紙、工程項(xiàng)目的竣工效果圖，施工單位的相關(guān)信息，以及承包雙方的委托合同等。運(yùn)營(yíng)階段的資料主要指試運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還有就是正式投產(chǎn)后的相關(guān)資料。國(guó)家規(guī)定的資料主要是相關(guān)政策要求必須具備的工程項(xiàng)目的圖片、錄像記錄資料等。

（二）檔案資料時(shí)間的選擇?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案的收集需要根據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)度，及時(shí)進(jìn)行整理。新設(shè)備、新技術(shù)的引進(jìn)一定要先進(jìn)行書面文件的登記與備案，再進(jìn)行使用。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作需要與工程項(xiàng)目施工進(jìn)度同步進(jìn)行，這樣才可以保證檔案資料的有效性。

二、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目所有的檔案資料應(yīng)該都需要符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，并以檔案管理要求為依據(jù)，由文件檔案的所屬單位進(jìn)行詳細(xì)整理，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位的各個(gè)部門需要根據(jù)收到的文件的類型、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行年度性質(zhì)的整理。檔案資料的類型不同，歸檔整理的方式也不一樣。工程項(xiàng)目施工前期的實(shí)地勘察與初期設(shè)計(jì)等基礎(chǔ)性的文件資料需要依據(jù)工程項(xiàng)目或者專業(yè)進(jìn)行歸檔；關(guān)于引進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備，竣工驗(yàn)收與試運(yùn)行階段的資料信息按照單項(xiàng)工程進(jìn)行整理；項(xiàng)目施工的相關(guān)記錄、工程驗(yàn)收的實(shí)時(shí)記錄、工程質(zhì)量評(píng)定的結(jié)果則歸于單位工程這一類別；施工單位負(fù)責(zé)施工規(guī)程中設(shè)計(jì)方案更改、試運(yùn)行數(shù)據(jù)資料、維護(hù)保養(yǎng)文件的整理；工程項(xiàng)目的建設(shè)單位負(fù)責(zé)整理項(xiàng)目招標(biāo)文件、所用設(shè)備資料。

煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案文件可以根據(jù)文件之間形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)進(jìn)行組卷管理，在不改變卷內(nèi)文件之間緊密聯(lián)系的前提下，進(jìn)行科學(xué)的分類，合理地組卷?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理文件的組卷方式多種多樣，例如，以時(shí)間、問題、單位工程等進(jìn)行組卷管理。當(dāng)卷宗內(nèi)文件保存期限不一致時(shí)，以時(shí)限長(zhǎng)的文件為主；文件排列順序可以按問題嚴(yán)重性的大小，也可以按照時(shí)間的先后順序，還可以依據(jù)文件的重要程度。項(xiàng)目案卷需要有詳細(xì)的編目，將卷內(nèi)文件的目錄、文件的頁碼、案卷的封面設(shè)計(jì)等都需要包含在內(nèi)。

三、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔工作

煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)的部門比較多，有承建單位、施工單位和監(jiān)管單位，各個(gè)單位部門需要在工程項(xiàng)目竣工后，將各自整理的工程項(xiàng)目的檔案資料送交承建單位的檔案管理部門進(jìn)行歸檔。考慮到煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目的施工期比較長(zhǎng)，可以根據(jù)施工階段的不同分階段進(jìn)行歸檔；可以依據(jù)單個(gè)工程項(xiàng)目的完成情況進(jìn)行歸檔；也可以等此項(xiàng)建設(shè)工程竣工后統(tǒng)一進(jìn)行歸檔。歸檔的文件資料需要形成完整體系，真實(shí)地反映建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，是對(duì)整個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目的完整回放，文件資料的每個(gè)數(shù)據(jù)、記錄都要求與實(shí)際的施工情況相符合，并保證實(shí)體建設(shè)項(xiàng)目與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)相符合，工程質(zhì)量符合建設(shè)單位的質(zhì)量要求?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案資料在由施工方進(jìn)行收集、管理、歸檔成冊(cè)后，需要由監(jiān)管部門、質(zhì)管部門、文件編制方三方進(jìn)行會(huì)審，以確保文件檔案資料的真實(shí)可靠性。

四、結(jié)語

基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作在煤礦建設(shè)工程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，關(guān)系著工程項(xiàng)目能否順利進(jìn)行驗(yàn)收。煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目的參與單位比較多，施工過程中產(chǎn)生的檔案資料也比較復(fù)雜，這就要求工作人員在資料的收集、分類等環(huán)節(jié)要格外地細(xì)心，必須按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定開展檔案管理工作，一定做到有據(jù)可依，有據(jù)可查。

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