韓新峰

【摘要】煤炭的現代化發(fā)展對基建期煤礦基本建設工作提出了新的要求，為適應現代煤炭企業(yè)發(fā)展新潮流的要求，需要對企業(yè)內部管理進行一系列改革，檔案管理的改革就是其中的重點，也是提高企業(yè)管理效率及行業(yè)競爭力的有效手段。目前，基建期煤炭企業(yè)的檔案管理工作并不規(guī)范，存在的很多問題影響著煤炭企業(yè)基建期的檔案利用，阻礙了企業(yè)管理效率的提升，對新建煤炭企業(yè)的建設進度產生一定制約，長遠來看，對礦井建成后檔案專項驗收及整體項目的竣工驗收起到決定性作用。

【關鍵詞】基本建設項目；檔案收集歸檔；整理

自1994年原工業(yè)部出臺《煤礦工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》后，一直采用規(guī)則中的要求對基本建設項目的檔案進行收集、分類、管理等。煤礦建設工程從開始籌劃到完工驗收都離不開基本建設項目的檔案管理工作，這是一項動態(tài)的工作，隨著工程進度的開展逐步完善相應的檔案資料，真實地記錄著煤礦工程施工現狀。基本建設項目檔案管理工作能夠真實有效地進行，關鍵在于檔案資料的收集。檔案資料的收集能夠保證基本建設項目相關資料的完整性，是開展檔案管理工作的前提保證。建設項目檔案資料的完整性與真實性直接影響檔案管理工作的質量，因此收集資料時一定要做到準確，并與實際的工程進度相符合。煤礦基本建設項目的檔案管理工作一定要嚴格按照國家的要求進行，并對檔案進行分類，對有保存價值的資料必須進行妥善的統(tǒng)一的管理，以便日后的翻閱。

一、基本建設項目前期的檔案收集工作

（一）檔案資料類型的選擇。完整的基本建設項目檔案資料主要包括工程項目施工前期的資料、施工過程中的即時資料、運營階段的資料、國家規(guī)定的其他資料、還有員工的信息檔案。工程項目施工前期的檔案資料主要有設計環(huán)節(jié)中需要的資料信息，關于工程項目可行性討論的報告，實地考察與驗證的資料，還有所有的設計文稿等資料。施工過程中的資料主要包括施工現場監(jiān)管的記錄文件，工程的施工圖紙、工程項目的竣工效果圖，施工單位的相關信息，以及承包雙方的委托合同等。運營階段的資料主要指試運行過程中產生的各種數據，還有就是正式投產后的相關資料。國家規(guī)定的資料主要是相關政策要求必須具備的工程項目的圖片、錄像記錄資料等。

（二）檔案資料時間的選擇?；窘ㄔO項目檔案的收集需要根據工程項目的進度，及時進行整理。新設備、新技術的引進一定要先進行書面文件的登記與備案，再進行使用。基本建設項目檔案收集工作需要與工程項目施工進度同步進行，這樣才可以保證檔案資料的有效性。

二、基本建設項目檔案管理工作

煤礦基本建設項目所有的檔案資料應該都需要符合國家的相關規(guī)定，并以檔案管理要求為依據，由文件檔案的所屬單位進行詳細整理，工程項目負責單位的各個部門需要根據收到的文件的類型、內容、時間等進行年度性質的整理。檔案資料的類型不同，歸檔整理的方式也不一樣。工程項目施工前期的實地勘察與初期設計等基礎性的文件資料需要依據工程項目或者專業(yè)進行歸檔；關于引進的技術、設備，竣工驗收與試運行階段的資料信息按照單項工程進行整理；項目施工的相關記錄、工程驗收的實時記錄、工程質量評定的結果則歸于單位工程這一類別；施工單位負責施工規(guī)程中設計方案更改、試運行數據資料、維護保養(yǎng)文件的整理；工程項目的建設單位負責整理項目招標文件、所用設備資料。

煤礦基本建設項目檔案文件可以根據文件之間形成規(guī)律和成套性的特點進行組卷管理，在不改變卷內文件之間緊密聯(lián)系的前提下，進行科學的分類，合理地組卷?；窘ㄔO項目檔案管理文件的組卷方式多種多樣，例如，以時間、問題、單位工程等進行組卷管理。當卷宗內文件保存期限不一致時，以時限長的文件為主；文件排列順序可以按問題嚴重性的大小，也可以按照時間的先后順序，還可以依據文件的重要程度。項目案卷需要有詳細的編目，將卷內文件的目錄、文件的頁碼、案卷的封面設計等都需要包含在內。

三、基本建設項目檔案歸檔工作

煤礦基本建設項目設計的部門比較多，有承建單位、施工單位和監(jiān)管單位，各個單位部門需要在工程項目竣工后，將各自整理的工程項目的檔案資料送交承建單位的檔案管理部門進行歸檔?？紤]到煤礦基本建設項目的施工期比較長，可以根據施工階段的不同分階段進行歸檔；可以依據單個工程項目的完成情況進行歸檔；也可以等此項建設工程竣工后統(tǒng)一進行歸檔。歸檔的文件資料需要形成完整體系，真實地反映建設項目施工過程中的各個細節(jié)，是對整個基本建設項目的完整回放，文件資料的每個數據、記錄都要求與實際的施工情況相符合，并保證實體建設項目與圖紙設計相符合，工程質量符合建設單位的質量要求?；窘ㄔO項目檔案資料在由施工方進行收集、管理、歸檔成冊后，需要由監(jiān)管部門、質管部門、文件編制方三方進行會審，以確保文件檔案資料的真實可靠性。

四、結語

基本建設項目的檔案管理工作在煤礦建設工程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，關系著工程項目能否順利進行驗收。煤礦基本建設項目的參與單位比較多，施工過程中產生的檔案資料也比較復雜，這就要求工作人員在資料的收集、分類等環(huán)節(jié)要格外地細心，必須按照國家的相關規(guī)定開展檔案管理工作，一定做到有據可依，有據可查。

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