摘 要： 當(dāng)前高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍當(dāng)中，很多行政秘書(shū)人員的素質(zhì)達(dá)不到相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，綜合素質(zhì)參差不齊的院系行政秘書(shū)，影響了院系各項(xiàng)基本行政工作的順利進(jìn)行。針對(duì)這一問(wèn)題，需要及時(shí)采取有效措施逐步提升高校院系行政秘書(shū)的綜合素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)的高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍。本文主要從高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍的現(xiàn)狀入手，對(duì)高校院系行政隊(duì)伍中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出提升行政秘書(shū)素質(zhì)的相關(guān)舉措。

關(guān)鍵詞：高校院系 行政秘書(shū)隊(duì)伍 現(xiàn)狀 素質(zhì)提升 舉措

中圖分類(lèi)號(hào)：G46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）07-0220-01

高校行政秘書(shū)是高校行政管理隊(duì)伍中的重要組成部分，是高?；鶎有姓ぷ鞯膱?zhí)行者，在校內(nèi)外的溝通和聯(lián)系、維持學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)正常運(yùn)轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著不可替代的作用。高校之中往往按照學(xué)科性質(zhì)進(jìn)行基層單位的設(shè)置，院系就是在這樣基礎(chǔ)上產(chǎn)生的單位，院系行政秘書(shū)負(fù)責(zé)處理院系內(nèi)部發(fā)生的各項(xiàng)綜合事務(wù)。高校院系行政秘書(shū)，是高校院系工作的主要負(fù)責(zé)人，有效的協(xié)調(diào)了院系和學(xué)校之間的各項(xiàng)工作，為院系學(xué)生的正常學(xué)習(xí)和生活提供了更加便利的條件。高校管理工作在不斷的走向完善和成熟的階段，對(duì)于高校院系行政秘書(shū)的要求也在逐步提升。

一、高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍的現(xiàn)狀

1.高校院系行政秘書(shū)的職責(zé)

高校院系行政秘書(shū)，是各個(gè)院系設(shè)立的負(fù)責(zé)處理院系內(nèi)部中股東綜合事務(wù)的基層行政人員，對(duì)于院系各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行起到了重要作用。高校院系行政秘書(shū)的工作職責(zé)主要包括：處理高校院系的日常行政事務(wù)，保證經(jīng)費(fèi)能夠按照規(guī)定嚴(yán)格使用，進(jìn)行院系人事管理和科研管理的相關(guān)工作。高校院系在自身經(jīng)費(fèi)方面一定的自主權(quán)，高校院系的行政秘書(shū)在進(jìn)行日常的行政工作時(shí)，牢牢把握節(jié)約的原則，需要對(duì)院系的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理的控制和管理，保證院系花費(fèi)的各項(xiàng)支出都能夠按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行。高校院系行政秘書(shū)通常需要制作出日常經(jīng)費(fèi)的使用明細(xì)表，定期進(jìn)行公開(kāi)展示，便于人們進(jìn)行監(jiān)督。高校院系行政秘書(shū)需要協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好院系內(nèi)部各個(gè)教職工的考核工作，同時(shí)還需要能夠做好科研協(xié)調(diào)工作，開(kāi)展相應(yīng)的科研講座。

2.高校院系行政秘書(shū)日常工作中存在的一些問(wèn)題

2.1院系行政秘書(shū)的綜合素質(zhì)參差不齊

很多高校院系中擔(dān)任行政秘書(shū)的人員并不是秘書(shū)或者管理類(lèi)的專(zhuān)業(yè)人才，沒(méi)有經(jīng)過(guò)較為系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在進(jìn)行日常的行政工作時(shí)，對(duì)于自身的定位不夠準(zhǔn)確，對(duì)于行政秘書(shū)的工作職責(zé)理解不夠明確，因而在解決院系的綜合事務(wù)時(shí)的服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)烈。行政秘書(shū)自身服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，在面對(duì)相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)和溝通工作、學(xué)生的日?，嵥槭聞?wù)時(shí)，容易產(chǎn)生煩躁的心理，給學(xué)生和其他部門(mén)的行政人員留下不好印象。高校院系中的行政秘書(shū)依靠自身的工作經(jīng)驗(yàn)處理日常事務(wù)，遇到一些專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的行政工作無(wú)法順利解決，給高校院系行政工作造成一定困擾[1]。

2.2高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)缺乏規(guī)劃

高校院系的行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)工作不強(qiáng)，沒(méi)有將其作為一個(gè)整體進(jìn)行考慮，缺乏相應(yīng)的行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃。高校院系的行政秘書(shū)在進(jìn)行日常的行政工作時(shí)，都是作為獨(dú)立個(gè)體進(jìn)行的，沒(méi)有成為一個(gè)團(tuán)隊(duì)集體，缺乏相應(yīng)的集體意識(shí)。缺乏較為完善的發(fā)展規(guī)劃，是高校行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)中的一個(gè)重要問(wèn)題，在很大程度上制約了行政秘書(shū)的發(fā)展，給日常行政工作的正常進(jìn)行造成了一定的阻礙。高校院系行政秘書(shū)在各個(gè)部門(mén)之間較為分散，行政事務(wù)處理不夠集中[2]。

2.3高校院系行政秘書(shū)培訓(xùn)進(jìn)修的機(jī)會(huì)少

高校院系行政秘書(shū)每天需要面對(duì)大量的工作，往往采用的是定崗定編，很多行政秘書(shū)輕易不能離開(kāi)工作崗位，自身的空余時(shí)間較少。高校院系行政秘書(shū)沒(méi)有足夠的時(shí)間進(jìn)行自身的學(xué)習(xí)和提升。大多數(shù)的高校院系對(duì)于行政秘書(shū)的培養(yǎng)力度都不夠，沒(méi)有給行政秘書(shū)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。高校院系行政秘書(shū)自身培訓(xùn)進(jìn)修的機(jī)會(huì)少，提升自我的可能性也就相應(yīng)減小，再加上高校往往不夠重視，很多行政秘書(shū)對(duì)于自身的定位較為模糊，影響了高校院系行政秘書(shū)的全面發(fā)展[3]。

二、高校院系行政秘書(shū)的素質(zhì)提升舉措

1.選拔任用時(shí)提高標(biāo)準(zhǔn)

想要有效改善高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍中綜合素質(zhì)參差不齊的狀況，在進(jìn)行選拔任用時(shí)可以采用提高標(biāo)準(zhǔn)的方式。雖然高校院系對(duì)于行政秘書(shū)的要求不像一般教師那樣高，但是作為學(xué)校管理隊(duì)伍中的基層人員，需要具有較高的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理技能。將高校院系行政秘書(shū)作為整體來(lái)考慮，不僅要注重每個(gè)行政秘書(shū)的個(gè)人素質(zhì)，還要考慮到人員搭配問(wèn)題，有效提高行政秘書(shū)在日常行政事務(wù)管理方面的能力。提高選拔任用的標(biāo)準(zhǔn)，能夠在用人之初，就保證行政秘書(shū)的能力和水準(zhǔn)都處在較高的水平，這樣對(duì)保證行政秘書(shū)滿(mǎn)足高校院系行政工作的要求具有良好的意義[4]。

2.加強(qiáng)高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)

將高校院系行政秘書(shū)納入學(xué)校整體的管理工作體系之中，加強(qiáng)高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)工作，逐步提高每個(gè)行政秘書(shū)的工作能力和行政秘書(shū)隊(duì)伍的整體素質(zhì)。想要構(gòu)建出更加科學(xué)合理的高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍，就需要對(duì)行政秘書(shū)的整體發(fā)展進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，為行政秘書(shū)提供良好的發(fā)展和晉升空間[5]。

3.提供更多的進(jìn)修和培訓(xùn)機(jī)會(huì)

高校需要給予行政秘書(shū)更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)空間，讓行政秘書(shū)能夠不斷提升自我，增強(qiáng)自身的各項(xiàng)能力。高校應(yīng)該給行政秘書(shū)提供更多的進(jìn)修和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，制定出中期、長(zhǎng)期的培訓(xùn)計(jì)劃，從政策方面落實(shí)保障行政秘書(shū)的進(jìn)修和培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。專(zhuān)項(xiàng)技能的培訓(xùn)，可以采用定期或者不定期舉辦講座或者交流活動(dòng)的方式進(jìn)行。高?？梢院推渌麑W(xué)校進(jìn)行合作，給行政秘書(shū)提供更多的進(jìn)修機(jī)會(huì)。

結(jié)語(yǔ)

高校和院系之間、院系和院系之間的各種文件往來(lái)、收發(fā)，各種工作會(huì)議的精神傳達(dá)，都是高校院系行政秘書(shū)需要負(fù)責(zé)的日常任務(wù)。學(xué)校發(fā)布的各項(xiàng)工作任務(wù)，需要高校院系行政秘書(shū)進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)和布置，院系開(kāi)展各項(xiàng)學(xué)習(xí)、工作的后勤服務(wù)，同樣需要高校院系行政秘書(shū)認(rèn)真負(fù)責(zé)。提升高校院系行政秘書(shū)的綜合素質(zhì)是必要之舉。

參考文獻(xiàn)

[1]邱晗凌，黃蘭芳.高校院系行政秘書(shū)管理素質(zhì)研究[J].教育教學(xué)論壇，2014（36）：9-10

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[3]白泰華.淺談如何做好院系行政秘書(shū)工作[J].職業(yè)教育（中旬刊），2014（12）：60-62

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[5]楊春艷.淺析高校院（系）行政秘書(shū)的角色定位及素質(zhì)要求[J].教育教學(xué)論壇，2012（39）：26-27

作者簡(jiǎn)介：梁丹丹（1988.1-），女，漢族，廣東揭陽(yáng)人，東莞理工學(xué)院城市學(xué)院政法系行政秘書(shū)，本科，研究方向：高教研究。