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        試論燃氣公司人事檔案管理信息化建設(shè)

        2016-04-29 08:18:16戴勉
        決策與信息·下旬刊 2016年3期
        關(guān)鍵詞:燃氣公司人事檔案管理信息化建設(shè)

        戴勉

        【摘要】信息和網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展,促使企業(yè)也朝向現(xiàn)代化發(fā)展的模式邁進,工作流程化、管理規(guī)范化、檔案工作信息化,這些都是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的表現(xiàn)。燃氣公司也必須制動科學(xué)、合理的管理體制,積極進行信息化建設(shè),才能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展,尤其針對人事檔案的管理,才能實現(xiàn)企業(yè)人事的良好管理,增加企業(yè)的核心競爭力,促進燃氣公司的全面發(fā)展。

        【關(guān)鍵詞】燃氣公司;人事檔案管理;信息化建設(shè)

        一、實行人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

        1.適應(yīng)社會需求

        在日新月異的社會之中,想要不被社會淘汰就要做到能夠適應(yīng)社會的發(fā)展,與時俱進,而人事檔案的信息化建設(shè)便是社會發(fā)展的必然結(jié)果,這是一個信息化社會,掌握重要的信息是成功的關(guān)鍵,隨著信息化進程的加快,科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人事檔案在人們心中的地位不斷上升,信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源,人才資源更是重中之重,于是,人事檔案的信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系日益密切,檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求,而達到為社會發(fā)展服務(wù)的最終目的,人事檔案信息化建設(shè)的提出在一定程度上促進了人事檔案的改革,并且使檔案的發(fā)展適應(yīng)社會發(fā)展的潮流,是一項偉大的舉措[1]。

        2.有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

        在二十一世紀(jì)這個信息瞬息萬變的時代,信息資源,這一各國必不可少戰(zhàn)略資源。因此,不斷加強人事檔案管理的信息化建設(shè),有助于實現(xiàn)信息資源的共享,從而促進經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展,推動我國早日實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。

        3.有利于開發(fā)和利用

        檔案資源為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義,所以,為了滿足當(dāng)今時代對檔案工作的各種需求,必須開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計算機信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用,信息化管理模式逐漸誕生,這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率,從而極大地促進了經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步[2]。

        4.有利于方便對人事檔案信息的查閱

        所謂的人事檔案管理信息化,就是利用計算機的整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的資料,這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式,因此,人們平時可以更加便捷地查閱資料,而資料的利用價值也將變得更高,從而使得人事檔案管理的效率的到提高。

        二、燃氣公司人事檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

        1.把數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作為重點

        數(shù)據(jù)庫作為信息的源頭,具有很重要的地位,要想實現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)就必須做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè),通過計算機網(wǎng)絡(luò)建立多媒體信息數(shù)據(jù)庫和文字信息數(shù)據(jù)庫,在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中,要做到保證所有信息來源的完整性和可靠性,不能一味的把數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重點放到硬件設(shè)備上而忽略了信息資源的收集和更新,出現(xiàn)數(shù)據(jù)老化、不準(zhǔn)確、不完整的現(xiàn)象。注重已有信息的整合和對未知信息的拓展,能夠做到為人們提供更加優(yōu)質(zhì)更加有意義的數(shù)據(jù),使人事檔案的信息化建設(shè)達到最優(yōu)狀態(tài),當(dāng)然,主要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)進行的數(shù)據(jù)庫建設(shè),保證其硬件設(shè)施的先進性也是必要的,比如說,通過優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施做到更長時間的對信息的保存,在數(shù)據(jù)采集的時候能夠提供畫面更加清晰聲音更加優(yōu)質(zhì)的多媒體信息,有助于以后信息查詢時信息的識別,人事檔案包括的不僅僅是一點個人信息,它還涉及很多其它信息,所以我們應(yīng)該注意人事檔案信息化建設(shè)時它內(nèi)容的豐富性,我們只有認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性,做好每一個細節(jié),才能更進一步推進人事檔案信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

        2.規(guī)范檔案建設(shè)的各個環(huán)節(jié)

        檔案作為數(shù)據(jù)信息,是很容易出現(xiàn)錯誤的,所以我們要對檔案建設(shè)的所有步驟都進行有效的規(guī)范,提出科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式,優(yōu)化以前檔案建設(shè)的步驟,實現(xiàn)科學(xué)化管理的目標(biāo),打破傳統(tǒng)的工作方法,只有在各方面都做到讓工作步驟最優(yōu),讓管理方法最合適,才能更加有效的建立對人們真正有用的信息檔案。

        三、加強燃氣公司人事檔案管理的信息化建設(shè)的有效對策

        1.加大對信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的投資

        我們已經(jīng)分析了落后不完善的基礎(chǔ)設(shè)施對我們工作帶來的極大障礙,我們就應(yīng)該意識到想要推進人事檔案的信息化建設(shè),加大對信息化基礎(chǔ)設(shè)施投資的重要性。這些基礎(chǔ)設(shè)施作為開發(fā)和利用各種信息的基本條件和數(shù)據(jù)文檔傳輸?shù)幕痉绞剑加兄匾牡匚?,我們只有加大投資購買先進的基礎(chǔ)設(shè)施,才能優(yōu)化工作結(jié)構(gòu),保證工作效率,提高我們信息化進程的速度,做到實現(xiàn)人事檔案信息化的目標(biāo)。

        2.統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

        標(biāo)準(zhǔn)對于做任何事情來說都是很重要的,所以在檔案管理中要根據(jù)實際情況來制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),這個標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化,這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo) , 從而提高員工工作效率,進而實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建。

        3.提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

        進行人事檔案管理就是為了更好的滿足于人們對檔案資料的需求,所以就要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這樣就需要利用計算機技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工,并通過不同的載體來實現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲,然后再通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源的遠距離傳輸和交流,這樣就能滿足人們對人事檔案信息的各種需求,從而也就實現(xiàn)了檔案管理的真正目的。

        四、結(jié)語

        信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢,對于燃氣公司人事檔案管理來說,也是必須要實現(xiàn)的。對計算機可以有效利用,對于燃氣公司的人事檔案管理來說,無疑是在人力和物理上都實現(xiàn)了成本的節(jié)約,但檔案信息化建設(shè)仍舊是一項復(fù)雜且長期的系統(tǒng)工程的工程,需要我們長期的細致工作,并在不斷經(jīng)驗總結(jié)基礎(chǔ)上,不斷完善和發(fā)展,才能使檔案的管理運行達到效率和質(zhì)量的最優(yōu)狀態(tài)。

        參考文獻

        [1]韋宇.企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].中山大學(xué),2013.

        [2]劉慧婷.人事檔案數(shù)字管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2010.

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