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        淺談高校檔案統(tǒng)計工作

        2016-04-29 21:07:58孫艷華
        決策與信息·下旬刊 2016年3期
        關(guān)鍵詞:統(tǒng)計數(shù)據(jù)檔案管理工作

        【摘要】檔案統(tǒng)計是檔案工作中必不可少的一個重要環(huán)節(jié), 它以在檔案工作中獲得的數(shù)據(jù)為依據(jù), 以數(shù)據(jù)為表現(xiàn)手段,通過對數(shù)據(jù)質(zhì)與量聯(lián)系的觀察和研究,全面地反映檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模、水平和質(zhì)量。高校檔案統(tǒng)計工作為高校檔案管理和高校發(fā)展做出了不可忽視的貢獻,但目前,高校檔案統(tǒng)計工作中還存著一些不足影響其作用的發(fā)揮。

        【關(guān)鍵詞】高校檔案;檔案統(tǒng)計

        一、高校檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容

        高校檔案統(tǒng)計具體來講就是運用一系列專門的統(tǒng)計技術(shù)和方法,對檔案工作領(lǐng)域中的種種現(xiàn)象、狀態(tài)、趨勢等進行量的描述與分析研究,最終以形象化的數(shù)字、圖標等表現(xiàn)出與檔案工作有關(guān)情況的方法。它是檔案業(yè)務(wù)中必不可少的一環(huán),是檔案綜合管理的基礎(chǔ)。通過檔案統(tǒng)計,高校檔案館(室)可以摸清自己的家底,充分了解本校的檔案管理情況,為檔案工作的進一步利用打下良好基礎(chǔ)。

        檔案統(tǒng)計工作通常包括基本統(tǒng)計和綜合統(tǒng)計兩部分?;窘y(tǒng)計包括檔案的收進、整理與鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記、利用服務(wù)情況的登記,以及檔案構(gòu)成、檔案機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計;綜合統(tǒng)計主要包括其他專門統(tǒng)計。綜上,檔案統(tǒng)計工作的基本任務(wù),就是對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查和分析,并提供統(tǒng)計資料,實行統(tǒng)計監(jiān)督。

        二、高校檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)狀及存在的問題

        檔案統(tǒng)計貫穿于檔案工作的全過程, 高校檔案統(tǒng)計工作還可以為制定檔案工作的方針、高校的發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。通過統(tǒng)計工作,可以全面地、準確地反映檔案的數(shù)量、速度、館藏檔案的狀況和變化、利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢,便于對檔案管理工作進行分類指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,為高校管理者對檔案事業(yè)決策提供數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)。但是,目前高校檔案統(tǒng)計工作中還存在諸多問題,制約著檔案工作在學(xué)校管理與發(fā)展中的作用。

        1.檔案統(tǒng)計意識淡薄。受傳統(tǒng)檔案管理觀念影響,個別領(lǐng)導(dǎo)和檔案從業(yè)人員對檔案統(tǒng)計工作的重要性認識不足,覺得檔案統(tǒng)計工作過于繁瑣,數(shù)字的準確性無人核查,也無關(guān)緊要。對檔案統(tǒng)計的重要性認識不足,導(dǎo)致了從業(yè)人員統(tǒng)計數(shù)據(jù)不真實、不全面,不僅不能反映實際情況,更談不上從數(shù)據(jù)中發(fā)掘統(tǒng)計規(guī)律,指導(dǎo)檔案統(tǒng)計工作的發(fā)展。

        2.檔案統(tǒng)計人員素質(zhì)不高,專業(yè)技能欠缺。其一,檔案工作人員中專門從事統(tǒng)計研究的人員非常稀缺。高校檔案管理人員兼職較多,大多沒有經(jīng)過專門系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí),有的甚至沒有管理過檔案,對檔案管理業(yè)務(wù)不熟練,容易造成檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的錯報與漏報。其二,領(lǐng)導(dǎo)對檔案領(lǐng)域認識不足。分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、高校的人事管理人員不了解檔案統(tǒng)計工作,想當然的認為就是整理文件,錄入表格,隨意安排人員從事檔案管理工作,導(dǎo)致從上而下系統(tǒng)性偏弱。

        3.檔案統(tǒng)計管理不規(guī)范、缺乏制度化。與高校其他工作如科研、教學(xué)等工作相比,檔案統(tǒng)計工作本身就相對弱勢,工作流程上,檔案統(tǒng)計工作是在科研、教學(xué)等工作結(jié)束后,數(shù)據(jù)留存的收尾工作,往往缺乏重視。檔案統(tǒng)計缺乏系統(tǒng)的科學(xué)方法,使用的表格往往很隨意,無法形成制度化程序,導(dǎo)致管理不規(guī)范。

        4.檔案統(tǒng)計工作手段落后。21世紀是互聯(lián)網(wǎng)時代,大數(shù)據(jù)正在改變整個世界工作、生活方式,在網(wǎng)上圖書館、檔案信息化的今天,仍有部分單位習(xí)慣于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)表格方式。在數(shù)據(jù)發(fā)掘上,仍采取簡單的百分比比較,很少采用計算機數(shù)據(jù)統(tǒng)計工具,無法發(fā)掘更多有價值的隱藏信息。

        三、高校檔案統(tǒng)計工作努力方向

        高校檔案統(tǒng)計工資存在一系列的問題,提高高校檔案統(tǒng)計工作管理水平是一項系統(tǒng)性工作,建議從以下幾點逐步完善:

        1.加強檔案統(tǒng)計“科普”,進一步提高對檔案統(tǒng)計重要性的認識。采取“請進來”的辦法,邀請外部優(yōu)秀從業(yè)人員到高校講座,提高全員檔案統(tǒng)計意識;采取“走出去”的辦法,高校檔案統(tǒng)計人員參加各種檔案學(xué)會的交流活動,多與優(yōu)秀單位交流。同時,要加強宣傳,充分利用檔案統(tǒng)計中生成的數(shù)據(jù)來宣傳檔案在各個領(lǐng)域所發(fā)揮的作用,強有力的數(shù)據(jù)遠遠比泛泛而談的語言更有效果。總之,思想上的重視是檔案統(tǒng)計發(fā)展的第一步。

        2.引進優(yōu)秀人才,提高從業(yè)人員整體素質(zhì)。檔案人事招聘時多向檔案學(xué)、統(tǒng)計學(xué)人才傾斜。對于目前在崗的非專業(yè)人員,逐步組織各式各樣的學(xué)習(xí)、培訓(xùn),提高專業(yè)技能,在工作實踐中,注重鼓勵先進,倡導(dǎo)先進方法,逐步提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)。

        3.建立、健全檔案統(tǒng)計管理制度。建立健全相關(guān)規(guī)章制度,使檔案統(tǒng)計工作有章可循,用規(guī)范化的管理確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實與準確。一是不斷完善原始數(shù)據(jù)登記制度,堅持做好檔案統(tǒng)計的收進、移出、保管、利用等的基礎(chǔ)工作,做好平時基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累。二是建立統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量管理責任制度。檔案統(tǒng)計報表每年實行逐級上報、匯總。高校檔案部門負責人作為統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量的第一責任人,要對上報的統(tǒng)計數(shù)據(jù)負全責,強化質(zhì)量意識,嚴把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān),對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行認真核實,確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性。

        4.革新檔案統(tǒng)計工作手段。計算機的普及為統(tǒng)計工作現(xiàn)代化提供了技術(shù)保證,對于數(shù)據(jù)采集、整理、加工不但具有速度快、準確性高, 便于匯總等優(yōu)點, 而且所形成的統(tǒng)計檔案具有電子檔案的特點。利用統(tǒng)計學(xué)相關(guān)的數(shù)據(jù)分析工具,將收集到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為更加直觀的表格、圖表、文字等,便于對比分析、相關(guān)分析與因果分析, 從定性分析和定量分析中找出檔案工作的發(fā)展和變化規(guī)律。

        總之,檔案統(tǒng)計是檔案工作的一項重要內(nèi)容,沒有統(tǒng)計的檔案管理是盲目的管理,沒有統(tǒng)計的檔案服務(wù)是被動的服務(wù)。如今,高校管理與教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展對檔案部門也提出了越來越高的要求,檔案人員要努力做好檔案統(tǒng)計工作,為高校的科學(xué)管理和決策提供可靠的信息依據(jù),為高等教育的發(fā)展貢獻一份自己的力量。

        參考文獻

        [1]常莉娜.高校檔案統(tǒng)計工作之我見[J].蘭臺世界:上半月,2006(01):47-48

        [2]李小飛.淺議高校檔案統(tǒng)計工作[J].云南檔案,2011,(1):42-43

        [3]潘軼.努力做好檔案統(tǒng)計工作[J].蘭臺世界,2008,(15):48-49

        作者簡介

        孫艷華(1987—),女,山東濰坊,哈爾濱理工大學(xué),數(shù)量經(jīng)濟學(xué)理論與應(yīng)用。

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