王霞

【摘 要】在高校，圖書(shū)館檔案為學(xué)校的科研、教學(xué)提供了相關(guān)的資源支持，因此針對(duì)圖書(shū)館檔案的管理也是圖書(shū)館內(nèi)工作的重要部分。筆者就現(xiàn)階段高等院校圖書(shū)館內(nèi)檔案管理的模式、作用、存在的問(wèn)題和解決方案等進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，力求對(duì)該類(lèi)管理存在的問(wèn)題有充分的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而使高校圖書(shū)館工作者的檔案意識(shí)得到強(qiáng)化。

【關(guān)鍵詞】高校；圖書(shū)館檔案；管理；思考

作為文獻(xiàn)資源的一種，在高校，圖書(shū)館檔案是重要的財(cái)富。圖書(shū)館檔案種類(lèi)繁多，如圖書(shū)館財(cái)產(chǎn)檔案、經(jīng)費(fèi)檔案、人事檔案、文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、借閱檔案、文件檔案、文獻(xiàn)典藏檔案、讀者檔案、重點(diǎn)課題和學(xué)科跟蹤檔案、情報(bào)交流檔案等。它是針對(duì)圖書(shū)館史的系統(tǒng)、真實(shí)、全面的記錄，其信息的傳播功能和利用價(jià)值都很強(qiáng)。因此，管理好圖書(shū)館檔案非常重要。

1 圖書(shū)館檔案管理的重要性與常見(jiàn)模式

1.1 圖書(shū)館檔案管理的重要性及意義

1.1.1 為領(lǐng)導(dǎo)決策和圖書(shū)館建設(shè)提供足夠依據(jù)

在工作和活動(dòng)的開(kāi)展中，圖書(shū)館內(nèi)的檔案資料也在不斷充實(shí)、豐富，而全面、完善的該類(lèi)資料能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供足量的數(shù)據(jù)和信息。通過(guò)對(duì)資料進(jìn)行細(xì)致分析，可以得出規(guī)律性結(jié)論，以便為圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)利用信息決策提供充足的依據(jù)，進(jìn)而使圖書(shū)館的發(fā)展方向更加明確。

1.1.2 作為評(píng)估依據(jù)，促進(jìn)圖書(shū)館管理水平的提升

圖書(shū)館檔案，囊括了下發(fā)的各類(lèi)文件、單位內(nèi)部的報(bào)告、請(qǐng)示、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)劃、藏品的目錄、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、交流資源等，針對(duì)單位內(nèi)每一階段的重要活動(dòng)能進(jìn)行系統(tǒng)全面的記錄，是領(lǐng)導(dǎo)考核圖書(shū)館工作狀況的評(píng)估依據(jù)。

1.1.3 為教學(xué)與科研提供資料

圖書(shū)館內(nèi)的檔案，因其特殊性，確保了對(duì)學(xué)生、教務(wù)工作人員等借閱圖書(shū)和雜志的內(nèi)容、層次、數(shù)量等方面的資料記載真實(shí)可靠，一定程度上能為科研的定位與決策和教師的教學(xué)工作開(kāi)展提供參考。

1.2 圖書(shū)館檔案管理的常見(jiàn)模式

1.2.1 集中和分散結(jié)合的模式

對(duì)日常檔案，如財(cái)產(chǎn)、經(jīng)費(fèi)、文件、經(jīng)費(fèi)檔案等集中管控，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)；圖書(shū)館內(nèi)的業(yè)務(wù)檔案，由每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)分散管理，如情報(bào)交流檔案交給信息情報(bào)部門(mén)，文獻(xiàn)典藏檔案由典藏流通部進(jìn)行管理等。

1.2.2 電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的模式

紙質(zhì)檔案的管理，受條件影響大，對(duì)溫度、防蟲(chóng)、通風(fēng)等，都有一定要求。諸多現(xiàn)代化設(shè)備的采用，可以將紙質(zhì)檔案變成磁盤(pán)形式，這也克服了紙質(zhì)檔案管理的缺陷。但是，電子檔案也有著諸多不足，其強(qiáng)烈的可變性，體現(xiàn)在通過(guò)計(jì)算機(jī)修改、復(fù)制檔案不留痕跡上，這會(huì)使得他人懷疑檔案的原始性。其次，檔案管理系統(tǒng)容易被計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客等攻擊。最后，計(jì)算機(jī)更新速度快，對(duì)管理人員的知識(shí)更新也有著較高的要求。

1.2.3 計(jì)算機(jī)輔助模式

傳統(tǒng)檔案管理，手工立卷容易出錯(cuò)且操作麻煩，難以滿(mǎn)足現(xiàn)今時(shí)代的管理需求，計(jì)算機(jī)輔助模式便應(yīng)運(yùn)而生。該模式的主要方法是計(jì)算機(jī)操作，主要工作內(nèi)容是檔案信息的共享。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，使檔案的管理由封閉變得開(kāi)放，信息的共享化程度日益提高，也完成了諸多傳統(tǒng)的管理模式下難以完成的工作任務(wù)。

2 檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案意識(shí)薄弱

由于針對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)存在偏差，很多圖書(shū)館工作者對(duì)圖書(shū)館檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，片面認(rèn)為檔案工作與自己關(guān)系不大，是每個(gè)學(xué)院內(nèi)檔案室的任務(wù)，缺乏對(duì)檔案資料搜集查找的積極性。

2.2 制度不夠健全

由于圖書(shū)館工作者缺乏檔案意識(shí)，很多圖書(shū)館未重視檔案的管理，這使得該管理不規(guī)范，個(gè)別甚至出現(xiàn)了嚴(yán)重的混亂狀況。有一部分檔案，缺檔、斷檔，還有一部分應(yīng)該立卷的檔案沒(méi)有完成立卷，完整性和系統(tǒng)性不足。同時(shí)，很多檔案沒(méi)有進(jìn)行標(biāo)引、分類(lèi)、排列、編目，檔案資源難以成為體系，利用率低。

2.3 人員缺乏

很多圖書(shū)館內(nèi)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的人員存在缺乏，往往由其他人員兼任檔案管理職務(wù)。而這些人員，工作范圍常常局限在保管、登記、收藏之類(lèi)的簡(jiǎn)單管理工作，很少顧及檔案的網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化管理。這使得檔案的管理難以滿(mǎn)足時(shí)代需求。而且，檔案管理沒(méi)有完整而健全的組織機(jī)構(gòu)，崗位職責(zé)范圍不清晰、責(zé)任難以落實(shí)到位以及經(jīng)常更換兼職檔案工作者，使得檔案工作處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.4 現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢

現(xiàn)如今，高校的圖書(shū)館已經(jīng)具備了很高的現(xiàn)代化程度，在館內(nèi)有自動(dòng)化集成系統(tǒng)，有本校的局域網(wǎng)，并且連通了校園網(wǎng)，讓圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)資源得以有效利用。而檔案管理方面，設(shè)備條件落后，基礎(chǔ)設(shè)施不足，技術(shù)手段缺乏，這不利于圖書(shū)館內(nèi)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展。

3 圖書(shū)館檔案管理模式的創(chuàng)新

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理制度

圖書(shū)館工作人員，需要將圖書(shū)館的檔案管理工作從思想上引起高度重視。與豐富的圖書(shū)資料一樣，圖書(shū)館檔案本身即是珍貴的資源。同時(shí)，要結(jié)合該館檔案資源的實(shí)際情況，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，不斷對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新。針對(duì)檔案的整理、收集、保管、鑒定、編研、設(shè)計(jì)、檢索、利用8個(gè)環(huán)節(jié)制定相關(guān)規(guī)定，是圖書(shū)館檔案管理正常進(jìn)行的基礎(chǔ)。

某圖書(shū)館針對(duì)檔案管理非常重視，建立了三級(jí)管理體系。第一級(jí)，領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案體系的建設(shè)，在財(cái)力與物力方面給予支持。第二級(jí)，選派專(zhuān)職檔案員，對(duì)全館的檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。第三級(jí)，在圖書(shū)館內(nèi)，每個(gè)部門(mén)分設(shè)獨(dú)立的、兼職的檔案工作人員，及時(shí)提交歸檔材料。三級(jí)管理體系的建立保證了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.2 借助信息技術(shù)提高工作者業(yè)務(wù)水平

如今，信息技術(shù)逐年發(fā)展，檔案的管理也因此日趨現(xiàn)代化。圖書(shū)館內(nèi)，在檔案管理方面，原有的思想和體系勢(shì)必會(huì)受到?jīng)_擊。對(duì)此，管理人員要明確，信息技術(shù)不能取代人工管理，恰恰相反，檔案管理者在信息的導(dǎo)航方面作用更加重要。信息技術(shù)的逐年推廣與應(yīng)用，提高了檔案管理的效率，也使資源更容易實(shí)現(xiàn)共享，檔案管理變得更加方便快捷。

某高校為了讓圖書(shū)檔案的管理更加方便，在最新的圖書(shū)檔案整理入庫(kù)時(shí)，根據(jù)其年份、作者及類(lèi)別等信息，使用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)針對(duì)最新的圖書(shū)檔案進(jìn)行詳細(xì)的編目，再將數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，并制作相應(yīng)RFID標(biāo)簽。然后，將打印好的數(shù)據(jù)寫(xiě)入RFID標(biāo)簽中，打印RFID標(biāo)簽，最后將標(biāo)簽貼在每一個(gè)圖書(shū)檔案上。這樣便于讀者閱讀，同時(shí)，將整理好的數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便信息的檢索及調(diào)用。

還有一所高校，針對(duì)該校具體情況挑選了檔案管理軟件。該軟件的信息儲(chǔ)存與統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、信息備份功能等，方便了圖書(shū)檔案的儲(chǔ)存與保管。

只有將信息技術(shù)與傳統(tǒng)方式有機(jī)結(jié)合，才能使提供的服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)。正因?yàn)榇?，在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理人員要積極提升自己的工作技能，從而提高管理的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理模式也日趨多樣化，并逐步由紙質(zhì)檔案過(guò)渡到電子檔案管理。這就需要檔案管理人員加強(qiáng)自身，積極參與培訓(xùn)提高自己的業(yè)務(wù)水平，從而提升高校內(nèi)圖書(shū)館的檔案管理效果。

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[責(zé)任編輯：湯靜]