文/十堰市疾病預(yù)防控制中心　黃卉

基于科技檔案管理信息化建設(shè)研究

文/十堰市疾病預(yù)防控制中心黃卉

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的手工管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求。應(yīng)運(yùn)而生的科技檔案信息化管理恰到好處的解決了檔案數(shù)據(jù)數(shù)量激增、涉及范圍過(guò)大的問(wèn)題，使檔案的整理和反饋上升到了一個(gè)新高度。本文就近年來(lái)社會(huì)各界對(duì)于科技檔案管理信息化的應(yīng)用情況進(jìn)行分析，結(jié)合科技檔案信息化管理的主要宗旨和實(shí)際目的，切實(shí)的研究科技檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)劣性，為以后的信息管理更加快速、便捷提供理論基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；必要性

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

采用高端信息技術(shù)針對(duì)檔案工作進(jìn)行信息化管理，意在提高工作效率，同時(shí)加大了對(duì)數(shù)據(jù)數(shù)量和范圍的整理結(jié)果要求。應(yīng)運(yùn)而生的科技檔案信息化管理恰到好處的解決了檔案數(shù)據(jù)數(shù)量激增，涉及范圍過(guò)大的問(wèn)題，使檔案的整理和反饋上升到了一個(gè)新高度。隨著檔案管理品目的增多，很多21世紀(jì)多元化特色都逐漸展現(xiàn)。在這個(gè)信息社會(huì)，信息技術(shù)已是當(dāng)代社會(huì)最具潛力的新的生產(chǎn)力。重新思考檔案管理的新情況，新原則與新理論，隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)。不僅需要大量空間來(lái)完成數(shù)字化檔案管理的需要，與此同時(shí)也得到了廣泛的應(yīng)用。傳統(tǒng)檔案管理工作，保存和利用需要，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)人們?cè)絹?lái)越快的生活和工作節(jié)奏，更跟不上經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的步伐。

二、科技檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，必不可少有大量數(shù)據(jù)，各種各類的數(shù)據(jù)會(huì)集中在數(shù)據(jù)記錄部門。為了加快工作效率，提高工作質(zhì)量，解放人力，響應(yīng)國(guó)家科技發(fā)展戰(zhàn)略，新興的科技檔案管理信息化可謂是解決了這一大戰(zhàn)略性問(wèn)題。因此使得檔案管理理論管理、手段及管理模式的競(jìng)爭(zhēng)力逐漸提高。檔案存放空間不足等技術(shù)環(huán)境發(fā)生深刻的變革,抓住機(jī)遇準(zhǔn)確地提供有建設(shè)性的提案。準(zhǔn)確地提供相關(guān)科研信息,輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策，讓信息資源為各項(xiàng)管理和決策提供有效的保障。科技檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)科學(xué)研究發(fā)展,為科研管理人員開(kāi)展工作提供便利的最佳法則。

基本的傳統(tǒng)的人工檔案管理模式工作效率低，無(wú)法適應(yīng)工作量的增多，信息輸出量增大的綜合性特點(diǎn)。如今，信息來(lái)源的廣泛性，對(duì)檔案工作的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的人工檔案管理并不能實(shí)現(xiàn)科學(xué)研究和科研管理工作的銜接。因此，服務(wù)于科技檔案的工作人員，就必須努力加強(qiáng)科技檔案管理信息化的建設(shè)。需要以檔案為主體的企業(yè)實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化，能通過(guò)科技檔案管理信息化建設(shè)。字跡蛻化等現(xiàn)象無(wú)法遏制，信息時(shí)代的到來(lái)管理成本較大。最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案可以實(shí)現(xiàn)科研工作中心和科研管理的對(duì)接,為了社會(huì)的科技發(fā)展提供便利。

三、如何完善科技檔案管理信息化建設(shè)

（一）提高科技檔案管理信息化人員的綜合素質(zhì)。科技檔案管理信息化的廣泛使用給社會(huì)帶來(lái)了巨大的實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)效益，隨之而來(lái)的某些實(shí)際操作性問(wèn)題也逐漸顯露。只有不斷總結(jié)，不斷改善才能進(jìn)步。從而，使得科技檔案管理信息化建設(shè)更加盡善盡美，為社會(huì)制造更大的福利。尤為突出的是電子檔案的安全性問(wèn)題，例如光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件，都還處于自生自滅的狀況。多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)。對(duì)檔案工作需要的差距，以強(qiáng)帶弱的辦法。有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造。

（二）完善和改進(jìn)檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)備。信息化水平是綜合國(guó)力的重要標(biāo)志，電子檔案的信息化水平也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理、檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，適應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，并有利于節(jié)約自然資源、人力資源和社會(huì)資源，這一點(diǎn)已成為世界共識(shí)。信息化水平已成為現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)。除了要保證人員的高素質(zhì)以外，還要做好清晰地索引。由于傳統(tǒng)科技檔案管理主要是利用人工對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行收集，同樣用來(lái)記憶信息。內(nèi)部電子計(jì)算機(jī)和其他人工計(jì)算工具的一個(gè)最重要的區(qū)別就是后者消耗的人力、物力較大，且工作進(jìn)程緩慢?，F(xiàn)如今各個(gè)行業(yè)中信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源，在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用，科技檔案管理中也要充分利用好信息化資源。目前的信息化管理系統(tǒng)運(yùn)算時(shí)可以直接從存儲(chǔ)單元中獲得數(shù)據(jù)，極大地提高了工作效率；由于具有管理系統(tǒng)內(nèi)部記憶信息的能力，不必每次運(yùn)算都從單元外部去取數(shù)據(jù)。人在檔案管理工作上從工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息資源已成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

（三）應(yīng)用更快捷更迅猛的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。為了提高檔案信息的利用效率，提升信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率，系統(tǒng)在運(yùn)算過(guò)程中對(duì)信息與數(shù)據(jù)的處理最為關(guān)鍵，一定要應(yīng)用快捷高效的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。信息技術(shù)計(jì)算機(jī)中有許多存儲(chǔ)單元，如果僅僅局限于書(shū)簡(jiǎn)之類的存儲(chǔ)方式，就無(wú)法提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等多方面的能力，就需要更高效的軟件系統(tǒng)來(lái)輔助管理。軟件要注意及時(shí)升級(jí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊。檔案管理部門也要積極創(chuàng)造條件，對(duì)于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)檔案工作人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握。

此外，還有很重要的問(wèn)題是如何在確保電子檔案的安全的同時(shí)，信息操作人員必須具有進(jìn)行檔案信息分析與研究的基礎(chǔ)設(shè)備和最為先進(jìn)的系統(tǒng)。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子存儲(chǔ)檔案最為便捷，存儲(chǔ)信息量大，而同時(shí)網(wǎng)絡(luò)上的病毒攻擊也很常見(jiàn)，一定要選用高性能的風(fēng)險(xiǎn)防范軟件進(jìn)行維護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在檔案管理工作中科技檔案管理信息化占用重要地位。而且，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的逐漸盛大，這種方法會(huì)越來(lái)越盡善盡美，逐步達(dá)到更高的要求。為社會(huì)的發(fā)展提供不可預(yù)估的價(jià)值。

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