文/湖南理工學院 文科

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關于我國檔案信息化建設實施的理論思考

文/湖南理工學院 文科

【摘要】檔案信息是一項非常重要的信息資源，含有較為重要的數(shù)據以及資料。傳統(tǒng)的檔案信息管理都是依靠手工匯總編輯，工作時間較長，降低了工作效率，而且在檔案信息的利用上也不方面，將信息化技術應用到檔案的匯總中，能夠促使檔案信息的重要性最大化地實現(xiàn)。

【關鍵詞】檔案信息化；實施；理論思考

現(xiàn)階段，檔案信息化還未有較為明確的定義，對其解釋也眾說紛紜，有部分學者提出，檔案的信息化其實就是將網絡化、數(shù)字化以及現(xiàn)代化技術作為核心技術應用于檔案管理中，對檔案資料進行有效的利用以及管理，使檔案管理的工作效率得到最大化的提高，使其轉變?yōu)樽詣踊?。雖然這種解釋較為片面，但是卻有效地詮釋了檔案信息化建設的核心所在，就是將計算機等先進技術應用于檔案的管理中，以提高利用效率。

一、檔案信息化建設的內容

（一）實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉變。檔案信息化必須具備的基礎條件之一就是數(shù)字化，這是檔案信息化目標實現(xiàn)的前提。在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是以紙張的形式進行統(tǒng)計，還有少量的音頻或者視頻文件，而將檔案信息進行數(shù)字化，就是將其轉變?yōu)殡娮淤Y料，并制作對應的目錄以及形成數(shù)據庫，方便使用者查看。所占空間較小，存儲方便快捷，能夠有效實現(xiàn)備份，不易出現(xiàn)損壞以及遺失的情況，使保管的安全性得到提高。

（二）實現(xiàn)檔案信息的網絡化轉變。在科技水平不斷發(fā)展的今天，人們生活中必不可少的就是互聯(lián)網，應用互聯(lián)網技術，能夠實現(xiàn)信息的無限制傳遞與溝通，為檔案信息的共享以及使用提供了較大的方便。在檔案信息中應用網絡化，意在應用局域網建設對檔案信息進行管理，促使檔案信息的管理效率得到提升，還能夠在一定程度上降低資源的浪費率，對于檔案信息的完整性以及利用性有了進一步的保障。

（三）實現(xiàn)檔案信息的一體化轉變。主要針對檔案信息的管理以及利用方面，而利用性是檔案最大的價值體現(xiàn)。通過上述討論可以得出，檔案信息化的建設提高了檔案管理的效率，具有較為積極的作用。

二、檔案信息化建設中存在的弊端

現(xiàn)階段，檔案信息化的建設已經取得了一定成就，但是，因其發(fā)展起步較晚的原因，還有許多方面尚未成熟以及完善，阻礙了檔案信息化的管理。

（一）欠缺網絡化協(xié)調機構。目前為止，在檔案網絡化的建設以及資源共享方面的工作，我國仍沒有建立較為統(tǒng)一的組織對其進行管理約束，現(xiàn)行的所有檔案網站全部都以分散獨立的形式存在著，無法實現(xiàn)資源的有效共享，浪費了較多的人力、物力以及財力。

（二）檔案信息的數(shù)字化以及輔助管理方面仍存在一定弊端。傳統(tǒng)的檔案信息較多是以紙質版存在，計算機無法實現(xiàn)有效的管理，阻礙檔案信息化的有效進行。

（三）會存在檔案信息丟失的現(xiàn)象。在對檔案信息的收集中，因受到人為主觀因素的制約，致使信息收集工作不夠正規(guī)完整，阻礙了檔案信息價值的正常發(fā)揮。

三、有效建立檔案信息化的措施

（一）加強檔案信息網絡化建設。檔案信息化實現(xiàn)的前提以及物質基礎就是檔案信息的網絡一體化建設，這也同時保障了檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的進程?；诖耍鞯貐^(qū)有關部門需將自身的檔案館網絡建設加以建立并完善，并與當?shù)氐恼站W絡進行連接，使其形成一個較為完整的信息網，使檔案信息化建設的進程加快。

（二）加強科學規(guī)劃措施。秉承科學發(fā)展觀的理念，保障信息化建設健康穩(wěn)步地發(fā)展，加強對經濟欠發(fā)達地區(qū)的扶持力度，以現(xiàn)有的人力財力為基礎，制定有效的規(guī)劃。

（三）利于經濟宏觀調控。對經濟較為薄弱的地區(qū)，加大資金投入力度，以保障檔案信息化的順利開展，領導階層應積極給予重視，制定相應發(fā)展規(guī)劃，將檔案信息化建設的經費放入事業(yè)費中，加大對其的資金投入力度。

（四）積極培養(yǎng)管理檔案的人才。事業(yè)成敗的關鍵就是人才的運用，將懂技術、懂知識的復合型人才應用到檔案管理中，對檔案人員進行合理分配，能夠有效提高檔案管理的效率。

四、結語

現(xiàn)階段，我國各地區(qū)的發(fā)展水平均存在一定差異，這就決定了檔案信息化的建設必須綜合考慮國情以及經濟的發(fā)展水平，以使檔案信息化更加符合實際需要，總體來說，我國的檔案信息化水平仍處于初期階段，起步較晚，需加強重視，以加快檔案信息化建設，從根本上促進經濟的發(fā)展。

參考文獻：

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