巫艷芬

【摘 ?要】高校人事檔案管理是組織人事工作的重要內(nèi)容，是高校人力資源管理的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和高校人事制度改革的不斷深入，高校人事檔案管理要緊跟時(shí)代，適應(yīng)形勢(shì)，不斷創(chuàng)新，為高校人事工作和人才資源的開(kāi)發(fā)工作更好地服務(wù)。本文就深刻認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性;人事檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì);高校人事檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀;提高高校人事檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)采取的措施等問(wèn)題進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】高校;人事檔案;素質(zhì);現(xiàn)狀;提高

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息來(lái)源，準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案能夠歷史、詳細(xì)地記錄一個(gè)人的經(jīng)歷、政治動(dòng)態(tài)、思想品德、業(yè)務(wù)能力水平、工作表現(xiàn)和業(yè)績(jī)等信息，是高校選用人才的重要工具。高校人才資源豐富，但人才流動(dòng)比較頻繁。加強(qiáng)高校人事檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量，對(duì)高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高、更廣的要求。

當(dāng)前，我國(guó)高校人事檔案管理中存在著諸多問(wèn)題，集中表現(xiàn)為檔案管理部門復(fù)雜、種類繁多，檔案資料不規(guī)范分散、檔案遺失現(xiàn)象嚴(yán)重、管理效率低下等，這些問(wèn)題直接導(dǎo)致了高校人事檔案管理的不暢性及落后性，不能夠真正服務(wù)于高校的人事管理。而各職能部門之間的相互推諉現(xiàn)象，人員素質(zhì)的現(xiàn)狀更嚴(yán)重阻礙了高校人事資源的調(diào)動(dòng)與安排，不利于高校的整體運(yùn)作，在一定程度上制約了高校的健康發(fā)展。因此，我們要對(duì)高校人事檔案管理的重要性、人員的素質(zhì)進(jìn)行分析研究，提出問(wèn)題，并找到解決的對(duì)策。

一、高校人事檔案管理的重要性

高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，是高校人才隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作，是高?！爸恕⒂萌恕钡闹匾罁?jù)，是人事工作中必不可少的核心部分。下面我們分別從三個(gè)方面說(shuō)明人事檔案管理的重要性：

第一，從歷史角度看，高校干部人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是黨和國(guó)家歷史資料的核心內(nèi)容。經(jīng)過(guò)若干年后，重要的人事檔案就會(huì)成為后人研究和了解我們這一個(gè)時(shí)代的重要?dú)v史依據(jù)。第二，從組織和個(gè)人的關(guān)系看，人事檔案是“干部之家”、“知識(shí)分子之家”的重要體現(xiàn)。人事檔案能夠歷史、全面地記錄一個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力水平、工作表現(xiàn)和業(yè)績(jī)等信息，使廣大干部對(duì)組織人事部門有一種歸屬感和信任感，而人員檔案的保管和利用，無(wú)形中又會(huì)對(duì)人員有種約束力，增強(qiáng)組織人事部門的向心力和凝聚力。第三，從現(xiàn)實(shí)角度上看，人事檔案工作又是組織人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作。在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)能夠擔(dān)當(dāng)重任的領(lǐng)導(dǎo)人才過(guò)程中，人事檔案工作更是起著基礎(chǔ)和聯(lián)結(jié)的作用。因此，重視人事檔案管理工作對(duì)高校的科學(xué)發(fā)展有著不可忽視的作用。

二、高校人事檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)，職業(yè)道德素質(zhì)不高

很多單位對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，有些人認(rèn)為，檔案管理機(jī)構(gòu)就是按國(guó)家的相關(guān)規(guī)定設(shè)定的那么一個(gè)部門，只是用來(lái)存放一些材料的地方的，沒(méi)有什么意義，更沒(méi)有什么存在的價(jià)值，而且工作內(nèi)容又枯燥、單調(diào)，所以根本提不起工作興趣。這導(dǎo)致了他們的工作積極性不高，事業(yè)心不強(qiáng);安全意識(shí)、法律意識(shí)淡薄，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)欠缺，管理干部人事檔案疏忽大意，不能完整的保存檔案，缺乏檔案法律意識(shí)，嚴(yán)重影響和制約著高校人事檔案管理的發(fā)展。

（二）年齡結(jié)構(gòu)偏大，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

高校人事檔案管理人員大部分是學(xué)歷較低年齡較大的人員組成，長(zhǎng)期以來(lái)用傳統(tǒng)的手工管理，在現(xiàn)代化管理中處理信息的能力很弱，即使有一些年輕人參與到人事檔案管理工作中來(lái)，提高了用現(xiàn)代化處理信息的技術(shù)及能力，但傳統(tǒng)管理方法對(duì)年輕人產(chǎn)生一些負(fù)面影響，不利于人事檔案工作者信息能力的提高。而且絕大部分管理人員所學(xué)專業(yè)不是檔案專業(yè)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集整理等業(yè)務(wù)不太了解，缺乏必要的業(yè)務(wù)知識(shí)，影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

（三）信息化管理水平低

在信息化的社會(huì)中，信息資源利用率高，信息技術(shù)充斥整個(gè)社會(huì)，檔案管理工作的復(fù)雜、枯燥的工作內(nèi)容完全可以由計(jì)算機(jī)代為完成，但是在很多部門的檔案管理工作上，其工作人員還沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，沒(méi)有意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理方式應(yīng)該要有所改變，合理的使用信息手段提升檔案管理的水平與效率，對(duì)信息的操作能力也比較差，不積極利用信息化手段進(jìn)行檔案的管理。

三、高校人事檔案管理人員素質(zhì)的提高

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

要培養(yǎng)人事檔案管理人員較高的政治素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的前提與基礎(chǔ)，是發(fā)展高校人事檔案事業(yè)的關(guān)鍵。因此我們要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，解決好思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，自覺(jué)地增強(qiáng)檔案意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作重要性;要充分認(rèn)識(shí)其在人事工作和人才開(kāi)發(fā)利用工作中的地位和作用，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和使命感。

（二）提高人事檔案管理人員整體的素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，為了保障高校人事檔案管理的科學(xué)運(yùn)作，需要一支符合要求的專業(yè)人才隊(duì)伍做支撐，因此就必須要保證檔案管理人員的素質(zhì)。

1.建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)考核。選取作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)行培訓(xùn)考核，培訓(xùn)內(nèi)容可以涉及專業(yè)知識(shí)，還可以涉及職業(yè)道德和現(xiàn)代化的管理方法等。讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，提高檔案管理的技術(shù)水平。

2.制定嚴(yán)格的工作制度。檔案管理工作的是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，必須有嚴(yán)格的工作制度來(lái)約束工作人員的行為。除了材料的收集、整理、歸檔之外，還有很重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，就是要為相關(guān)部門提供參考，所以，就有檔案的調(diào)取工作，對(duì)于檔案的調(diào)取工作，工作制度中更要明文規(guī)定，保證檔案的調(diào)閱過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)手續(xù)，避免出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的事故的發(fā)生。還要對(duì)檔案管理工作人員的工作內(nèi)容與工作職責(zé)提出高要求。及時(shí)整理檔案，及時(shí)添加新增的檔案材料，定期溝通解決出現(xiàn)的問(wèn)題。

（三）提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是工作發(fā)展的靈魂，這也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)、新階段對(duì)檔案工作提出了更高的要求，檔案管理人員要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新的思維和新的方法。一定要解放思想，破除因循守舊觀念;要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立服務(wù)全局的工作理念，擺正自己的位置，在發(fā)展社會(huì)事業(yè)的大環(huán)境中去發(fā)展和鍛煉自己。要“推陳出新”，批判、繼承原有的觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中科學(xué)創(chuàng)新人事檔案管理，絕不能搞虛無(wú)縹緲的創(chuàng)新，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，只有用這一標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)并驗(yàn)證的創(chuàng)新，才能大膽嘗試并大力推廣，并在實(shí)踐中不斷完善。

（四）提高檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平

隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，對(duì)人事檔案管理也提出了新的要求，必須適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，才能把人事檔案管理發(fā)展得更好，更有利于高校的人才培養(yǎng)。因此，我們的檔案管理人員必須要掌握現(xiàn)代的管理方法，把檔案管理工作向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

高校人事檔案管理工作是當(dāng)今高校管理工作中的重點(diǎn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的唯一辦法，因此，必須加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。

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