劉芙蓉

摘 要：保密工作是檔案保管和利用時(shí)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證安全保管和利用檔案過(guò)程中的必要手段，兩者之間緊密相聯(lián)，相輔相成，是一種良性互動(dòng)關(guān)系。該文認(rèn)為，要做好檔案保密工作，可以采用這些具體辦法：加強(qiáng)日常管理工作，提高管理人員整體素質(zhì)，做好庫(kù)房管理中的保密工作，做好密級(jí)的調(diào)整工作，是保管檔案時(shí)做好保密工作的具體做法。要正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，通過(guò)建立健全各項(xiàng)制度和進(jìn)一步完善監(jiān)督措施做好檔案利用中的監(jiān)督工作，為利用檔案時(shí)做好保密工作的具體做法。

關(guān)鍵詞：保管檔案 利用檔案 保密工作 具體做法

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）06（a）-0203-01

保密工作是檔案保管和利用時(shí)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證安全保管和利用檔案過(guò)程中的必要手段，兩者之間緊密相聯(lián)，相輔相成，是一種良性互動(dòng)關(guān)系。為保證檔案的完整和安全，必須做好檔案保密工作，這是保管好檔案和充分利用檔案的前提條件。因此，相關(guān)管理者有必要采取適當(dāng)?shù)拇胧?，?lái)做好這項(xiàng)保密工作。

1 保管檔案時(shí)如何做好保密工作

1.1 加強(qiáng)檔案的日常管理

必須嚴(yán)格按照規(guī)定的手續(xù)辦理調(diào)閱、移出和銷(xiāo)毀檔案等工作。調(diào)閱檔案必須經(jīng)過(guò)指定審批領(lǐng)導(dǎo)人，不允許其他人擅自調(diào)閱，使用者必須認(rèn)真履行登記、簽字等相關(guān)手續(xù)。檔案調(diào)閱結(jié)束時(shí)，管理人員必須及時(shí)清點(diǎn)檢查，如有泄密問(wèn)題，必須查明原因，及時(shí)補(bǔ)救。

1.2 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

管理人員在檔案收集、整理、保管和信息化過(guò)程中，會(huì)在最早的時(shí)間內(nèi)了解大量不為人知的秘密信息。因此，檔案人員與一般工作人員有所區(qū)別，必須擔(dān)當(dāng)起保守黨和國(guó)家重大秘密的責(zé)任。因此這就要求管理人員首先必須要有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的保密意識(shí)，其次要有很強(qiáng)的事業(yè)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和很強(qiáng)的工作能力。對(duì)于經(jīng)手的事情，能夠條理清楚，處置明白得當(dāng)。只有檔案管理人員有很高的整體素質(zhì)，檔案保密工作才能做得十分出色。此外，檔案還必須謹(jǐn)言慎行，平時(shí)工作中接觸到的涉及黨和國(guó)家及單位的秘密一定不要帶到社會(huì)活動(dòng)場(chǎng)合中。一旦帶到復(fù)雜場(chǎng)合中，很容易在不經(jīng)意間泄漏重大密碼。因此。檔案工作人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，在什么人面前，都應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)的要求，將保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)，避免造成不必要的損失。

1.3 做好庫(kù)房管理中的保密工作

檔案庫(kù)管科學(xué)管理的前提是檔案庫(kù)房的合理設(shè)置。這也是檔案保密的重點(diǎn)之一。國(guó)家對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)有統(tǒng)一規(guī)定，即庫(kù)房建設(shè)要保持獨(dú)立。如不具備相應(yīng)條件，應(yīng)該講檔案庫(kù)房附設(shè)在辦公樓內(nèi)。要注意檔案庫(kù)房設(shè)置的合理性。通常辦公樓最底層保密性欠佳，因此不宜設(shè)置檔案庫(kù)房；為確保檔案安全，應(yīng)該將檔案庫(kù)房與辦公室和閱覽室分開(kāi)；檔案庫(kù)房必須加固門(mén)窗以防盜竊。應(yīng)設(shè)立專(zhuān)人來(lái)管理檔案庫(kù)房，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員入內(nèi)。管理人員須嚴(yán)格遵守相關(guān)法規(guī)和庫(kù)房管理制度。檔案庫(kù)房管理越科學(xué)，檔案保密工作才能做得越好，檔案安全才越加有保證，才能更好地發(fā)揮檔案的社會(huì)職能。

1.4 做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作

要按照法律法規(guī)的要求，立足當(dāng)前的實(shí)際工作，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，合理調(diào)整涉密檔案的密級(jí)變化。以往檔案保密制度不夠健全和完善，不能完全適應(yīng)《保密法》要求，必須加入新內(nèi)容以使其更加完善。應(yīng)建立并健全以下三個(gè)制度，以適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作的制度化、正規(guī)化。一是為滿足屆滿自行解密檔案的需求，要建立健全密期制度；二是為便于檔案密級(jí)的銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)，要建立健全密級(jí)調(diào)整通知單制度，將根據(jù)相關(guān)規(guī)定提前解密或密級(jí)發(fā)生升降變化的檔案，要向檔案館（室）下發(fā)通知單，并貫徹實(shí)施；三是為加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)，要建立健全涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，切實(shí)保守檔案秘密。

相關(guān)部門(mén)應(yīng)在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的前提下，應(yīng)著重解決好以下兩個(gè)問(wèn)題，以貫徹落實(shí)《保密法》、《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》和其他法規(guī)：一是主動(dòng)地接受保密部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)，做好調(diào)密工作，搞好清查鑒定涉密檔案文件。要嚴(yán)格劃清密與非密的界限，分清能開(kāi)放利用、在一定范圍內(nèi)限制利用和不能利用的檔案，為檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展保駕護(hù)航；二是嚴(yán)格貫徹執(zhí)行解密劃控時(shí)間、保密規(guī)范和涉密內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，充分體現(xiàn)法律的嚴(yán)肅性。

2 利用檔案時(shí)做好保密工作的具體做法

2.1 正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系

檔案利用與保密是既相互聯(lián)系，又相互對(duì)立的辯證統(tǒng)一關(guān)系。要正確處理保密和檔案信息公開(kāi)的關(guān)系，即在做好檔案保密工作的前提下，要盡可能地提供檔案信息服務(wù)，使檔案得到有效充分的利用。但目前檔案管理工作中是存在問(wèn)題的，檔案管理人員并沒(méi)有對(duì)這一對(duì)辯證統(tǒng)一關(guān)系形成正確的認(rèn)識(shí)，他們通常只重視其一，而忽視另一方。在檔案保密工作方面，目前的管理人員的認(rèn)識(shí)是十分充分的，他們基本都能做到盡心盡職，但涉及到檔案利用工作時(shí)，則大多數(shù)人都沒(méi)有意識(shí)到檔案利用的重要性，不懂得檔案及其所承載信息的重要價(jià)值，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此問(wèn)題的重視也是不夠的。因而，目前檔案重保輕用、利用不足的現(xiàn)象十分普遍。這使得不少很有價(jià)值的檔案，長(zhǎng)期束之高閣，與廢紙無(wú)異，不僅過(guò)度浪費(fèi)檔案及其信息，還嚴(yán)重限制了檔案作用的發(fā)揮。

基于以上分析，檔案管理部門(mén)必須更新管理理念，在嚴(yán)格檔案保密的同時(shí)，要轉(zhuǎn)變工作職能，充分發(fā)揮檔案服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的價(jià)值。對(duì)于機(jī)密檔案的保密，要視情況而定，保密并沒(méi)有絕對(duì)的保密，往往是在一定時(shí)間、地點(diǎn)、范圍的保密，因此，只要不超出限制，就應(yīng)該充分發(fā)揮其利用價(jià)值。否則就喪失了保密的意義所以檔案保密與利用不可偏頗，兩項(xiàng)工作均很重要，否則會(huì)給黨、國(guó)家或單位造成不必要的危害。

2.2 做好利用檔案的監(jiān)督工作

建立健全與檔案利用相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，比如閱覽制度、外借制度、復(fù)制（?。┲贫鹊?。各項(xiàng)制度必須文字簡(jiǎn)明，便于實(shí)施，并在執(zhí)行過(guò)程中不斷對(duì)其進(jìn)行充實(shí)和完善。要根據(jù)實(shí)際情況，合理確定不同層次利用人員的不同利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，檔案利用工作的提供做到有章可循，有章可依；在此過(guò)程中，必須保證檔案文件的完整性，確保不失密、不泄密。

進(jìn)一步完善監(jiān)督措施。在檔案利用過(guò)程中，管理人員務(wù)須做好監(jiān)督工作，不僅要多觀察多問(wèn)，還要多動(dòng)手動(dòng)腦。要通過(guò)仔細(xì)觀察，掌握檔案利用者的心理和思想動(dòng)機(jī)；要多與檔案利用者進(jìn)行溝通交談，抓住機(jī)會(huì)，多多宣傳檔案利用的管理制度，并充分對(duì)檔案利用者的目的的動(dòng)機(jī)；要多動(dòng)手查看被利用檔案的情況并判斷利用效果，案卷利用后要勤于檢查，積極全面貫徹檔案利用制度；及時(shí)查處發(fā)現(xiàn)的各種問(wèn)題，利用登記簿的備注說(shuō)明部分進(jìn)行記錄。應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)較為嚴(yán)重?fù)p毀檔案的違法行為，以便及時(shí)查處，避免不必要的損失。

綜上所述，保密工作是檔案保管和利用時(shí)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證安全保管和利用檔案過(guò)程中的必要手段，兩者之間緊密相聯(lián)，相輔相成。要加強(qiáng)日常管理，提高管理人員的整體素質(zhì)，做好庫(kù)房管理中的保密工作，做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作，是保管檔案時(shí)做好保密工作的具體做法。要正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，通過(guò)建立健全各項(xiàng)制度和進(jìn)一步完善監(jiān)督措施做好檔案利用中的監(jiān)督工作，為利用檔案時(shí)做好保密工作的具體做法。

參考文獻(xiàn)

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