陳麗

文秘工作與檔案管理有著密切的聯(lián)系，可以說檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的。如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當其處在傳遞、承擔和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。環(huán)境衛(wèi)生管理處是基層事業(yè)單位，由于受人員、編制的限制，文秘人員既是教務辦的編制同時還兼任檔案管理人員，在基層事業(yè)單位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促進檔案管理工作進行探討和分析，以及檔案在文秘檔案管理中的重要作用。

一、文秘工作與檔案管理工作的聯(lián)系

文秘工作與檔案管理工作兩者是密不可分、相輔相成的。

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵也相輔相成。

首先，文秘工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率;能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神;為人員提供學習進修的信息，使人員的技術水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務對企業(yè)的經(jīng)濟和社會建設都起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，做好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重要活動的重要信息來源和物質(zhì)基礎直接關系到文秘工作本身。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理工作和首要任務。檔案管理是一項比較復雜的系統(tǒng)工作，在開展的過程中要求工作人員具備一定的專業(yè)技能，同時還要具備一定的責任心，這樣才能夠最大限度的保障檔案管理工作的開展。檔案管理工作是文秘工作中的重要構成部分，對于文秘人員來講，在工作開展的過程中必須要具備良好的檔案管理技能，這樣才能夠促進自身工作的順利開展。在實踐的過程中，做好檔案管理工作可以很好的保障文秘工作的全面性和科學性，是文秘工作準確、科學開展的前提和重要保障。

所以在新的歷史時期，健全檔案管理工作體制是文秘工作開展的重要任務和管理手段，同時也是新時期文秘工作的必然要求。

二、檔案和文秘工作規(guī)范化管理的措施探討。

1.文秘人員與檔案工作的關系

文秘人員和檔案工作有著十分密切的關系。從某種意義上說，文秘工作是檔案的基礎，檔案工作是文秘工作的歸宿。作為機關文秘人員是檔案館檔案材料“入口”的關鍵主要力量。隨著高校行政管理、教學科研、外事、基建等各項活動文件材料的日益增多，文件轉(zhuǎn)化為檔案，專業(yè)性強、程序復雜、直接影響檔案工作的質(zhì)量高低。全面、完整地收集檔案材料是一個科學的過程。因而作為文秘人員需要具有較強的檔案意識，認真細致地控制文件材料的走向和運轉(zhuǎn)，要將具有查考價值的來文、發(fā)文、內(nèi)部文件等材料千方百計地收集齊全，真正理解和掌握檔案工作的需求，是對文字秘書人員需要努力學習實踐的要求。

2.檔案管理工作對文秘人員的要求

做好歸檔文件的收集。收集是學校檔案工作的一項長期的基礎工作。高校文秘人員不僅擔負著部門來往文件的收發(fā)、傳閱、催發(fā)等文書處理工作，也是第一時間接觸文件材料的工作者，完整收集各項文件材料為將來學校工作做好實證性的研究及領導決策和研究工作中處理重大問題的使用提供便利。所以必須熟悉文件材料的形成過程，把握住進出文件材料的流程，這就要求文秘人員必須有較強的檔案意識，發(fā)揮工作中熟悉文件內(nèi)容及形成的優(yōu)勢，做好既不丟失或扣留一份有價值的文件，也不把毫無意義的材料作為檔案保存。同時最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，維護文件形成的系統(tǒng)性、成套性和完整性。這樣才能及時有效地收集好各類文件材料，為檔案工作打下良好的基礎。這就要求文秘人員首先將具有查考利用價值的文件材料收集齊全、完整。 參考文獻：

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