吳丹

摘 要： 本文對(duì)學(xué)院科研檔案在管理中存在的歸檔問題作探討，主要從以下三方面進(jìn)行概述：一是有效認(rèn)識(shí)科研檔案的重要性；二是明確科研檔案的歸檔范圍；三是配備科研檔案專兼職人員，提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 高職院校 科研檔案 規(guī)范管理

隨著我國高等教育改革的不斷深入，特別是隨著我國《檔案法》及教育部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)政策的頒布實(shí)施，更體現(xiàn)出高職院?？蒲谐晒膬r(jià)值?？蒲袡n案的收集整理是各高校的重要組成部份，不僅反映了一所高校所具備的學(xué)術(shù)水平，更反映了它在評(píng)估及創(chuàng)示范中起到的突出作用。中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院在推進(jìn)科研工作的同時(shí)，十分重視科研檔案的歸檔工作，經(jīng)過近幾年的探索，已形成了較為規(guī)范的科研檔案管理體系。當(dāng)前，我國高職院校的科研檔案管理仍存在各種問題，如檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案的編制質(zhì)量低下，等等。存在這些問題的實(shí)質(zhì)是法制意識(shí)薄弱，缺乏創(chuàng)新能力。為此，針對(duì)學(xué)院在科研檔案管理中存在的問題，結(jié)合我自己的實(shí)踐和其他高校科研檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以從以下方面著手。

一、有效認(rèn)識(shí)科研檔案的重要性

科研檔案是指學(xué)院從事科研管理，以及在科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各種不同載體的文件材料。其是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)最真實(shí)的記錄，同時(shí)是學(xué)院的寶貴財(cái)富，應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才能確保科研檔案的完整性和準(zhǔn)確性?？蒲袡n案是科研管理工作的重要組成部分，是搞好科研的重要工作之一。學(xué)院科研部門應(yīng)把科研檔案的工作管理、項(xiàng)目管理、成果管理等緊密結(jié)合?？蒲袡n案不僅有利于促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展，還有利于促進(jìn)科研成果的推廣應(yīng)用。檔案歸檔不只是將科研的重要材料進(jìn)行分類和匯總，而是在進(jìn)行歸檔之后循環(huán)利用，這樣才能實(shí)現(xiàn)它的經(jīng)濟(jì)效益。許多教師認(rèn)為只要有項(xiàng)目的申報(bào)書、立項(xiàng)文件、合同書、結(jié)題證明就足以成為整個(gè)項(xiàng)目的檔案，從而忽視在整個(gè)研究過程中對(duì)檔案材料完整性的積累保存。一些科研人員根本沒有意識(shí)到自己是科研檔案的主體，只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)，或者是自己科研成果的獲獎(jiǎng)和發(fā)表，總認(rèn)為這些資料都應(yīng)當(dāng)歸自己保留，沒有及時(shí)移交到檔案室，或者擔(dān)心把全部科研成果交到檔案室后，會(huì)對(duì)自己需要查詢時(shí)帶來不便，這是造成科研檔案不完整的重要因素之一。增強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)科研人員對(duì)科研成果收集的主動(dòng)性，明確是否愿意承擔(dān)科研檔案歸檔的職責(zé)，才是目前極其重要的工作。

二、明確科研檔案的歸檔范圍

科研檔案歸檔范圍是指在進(jìn)行科研活動(dòng)實(shí)踐，以及課題研究過程中產(chǎn)生和形成的文字材料、照片、影像等資料。它反映的是科研管理、項(xiàng)目（課題）活動(dòng)的整個(gè)過程，這樣才能保證其完整性和準(zhǔn)確性?？蒲袡n案的完整性是保證材料歸檔的前提，依據(jù)中山職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研活動(dòng)的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行分類，一整套完整的科研項(xiàng)目檔案大致可包括綜合管理的一些年度統(tǒng)計(jì)的資料、科研行政管理、計(jì)劃管理、成果管理、經(jīng)費(fèi)管理等文件材料、每年的科研工作計(jì)劃和總結(jié)、申報(bào)科學(xué)基金及有關(guān)的批復(fù)文件、學(xué)術(shù)活動(dòng)的計(jì)劃和總結(jié)等；舉辦的重要學(xué)術(shù)會(huì)議、科技成果交流會(huì)、有關(guān)展覽會(huì)的材料，以及專利工作的有關(guān)規(guī)定等重要材料；科研準(zhǔn)備階段的開題報(bào)告與課題調(diào)研的論證材料；申報(bào)書、合同書、任務(wù)書、協(xié)議書、立項(xiàng)通知書，研究計(jì)劃、執(zhí)行情況和預(yù)決算等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段的數(shù)據(jù)處理材料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、年度報(bào)告，以及配套的照片、樣品、標(biāo)本等實(shí)物；總結(jié)鑒定階段科研成果的最終報(bào)告、論文和專著、工藝技術(shù)報(bào)告、技術(shù)訣竅報(bào)告、專家評(píng)審意見、鑒定會(huì)材料、鑒定證書、推廣應(yīng)用意見、課題工作總結(jié)等；申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段的科研成果登記表、科研成果報(bào)告表、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料、科研成果獲獎(jiǎng)材料原件或照片、專利申請(qǐng)書或證書原件等；推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見，推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況，擴(kuò)大試生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，成果宣傳報(bào)導(dǎo)材料等。

三、配備科研檔案專兼職人員，提高檔案管理質(zhì)量

在科研檔案管理中，科研人員和科研檔案管理人員往往沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案教育與專業(yè)性的培訓(xùn)，他們的業(yè)務(wù)水平自然低下，所以在一所學(xué)校內(nèi)，應(yīng)設(shè)有專兼職人員進(jìn)行收集和管理，明確各自的責(zé)任和具體的管理要求，確保歸檔在各個(gè)階段形成的文件能夠及時(shí)匯總和整理。檔案的收集是每天的積累，而不是靠事后的回憶補(bǔ)充材料完成整個(gè)歸檔過程。由于檔案兼職人員的業(yè)務(wù)水平偏低，對(duì)整個(gè)科研工作歸檔的要求了解甚少，他們?cè)谖募牧系母櫴占驼磉^程中不夠及時(shí)與完善，在案卷分類和文件編制方面不夠規(guī)范，因此應(yīng)對(duì)從事科研檔案管理的專兼職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，熟悉掌握業(yè)務(wù)知識(shí)和方法，這樣才能夠提高檔案管理的質(zhì)量。只有通過專業(yè)的培訓(xùn)及外出學(xué)習(xí)其他院校檔案收集的方式鞏固自己的經(jīng)驗(yàn)，才能做好科研檔案的歸檔工作。以這種方式，使他們深入懂得并熟悉《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)文件知識(shí)，使他們明確檔案積累的程序、范圍及歸檔整理的相關(guān)知識(shí)，確保檔案資料規(guī)范地歸檔。此外，還要有針對(duì)性地對(duì)檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。只有人員素質(zhì)提高了，才能保證歸檔質(zhì)量。

總而言之，要做好高職院校的科研管理工作，必須得到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，負(fù)責(zé)科研部門的檔案管理人員要具有很強(qiáng)的責(zé)任感和熟練的業(yè)務(wù)能力。在日?？蒲袣w檔管理工作中，要主動(dòng)加強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)度，這樣才能規(guī)范管理，為以后學(xué)院的科研管理工作提供可靠的保證。