王海燕+丁春燕+尹雪峰+尹明飛+李翠華

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越多的院校開始重視如何利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提高教務(wù)管理的效率。本文分析了煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)行的教務(wù)管理流程，利用管理流程再造的思想，提出了基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的教務(wù)管理流程，以解決目前流程中的管理責(zé)任不清，運行不暢，流程冗長等問題。經(jīng)過研究和實踐結(jié)果表明應(yīng)用本文提出的基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的教務(wù)管理流程優(yōu)化了教學(xué)資源的配置與利用，增強了教務(wù)管理人員的責(zé)任意識，提高了辦事

效益。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高職院校；教務(wù)管理；流程再造

隨著信息化的普及，職業(yè)院校傳統(tǒng)的教務(wù)管理理念、管理流程、組織結(jié)構(gòu)等已無法適應(yīng)環(huán)境的變化。傳統(tǒng)的教務(wù)管理是以相關(guān)職能部門為核心，沒有形成服務(wù)型教務(wù)管理的流程，更沒有形成扁平化的流程。教務(wù)管理的信息化與傳統(tǒng)的教務(wù)管理流程的矛盾，導(dǎo)致了工作流程不明確，責(zé)任與權(quán)利不清晰，人為因素干擾嚴(yán)重，造成了管理混亂。對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的再造，改變原有的工作模式，需對教務(wù)管理的組織結(jié)構(gòu)和邊界進(jìn)行再造，以提供高效的管理流程，使相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)從“職能型”轉(zhuǎn)向“流程型”。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建高度集成的服務(wù)平臺，拓展管理領(lǐng)域，建立扁平化組織，將原有多頭分散流程合理重組，以利信息資源共享，使學(xué)校各管理層次準(zhǔn)確、及時和全面地實現(xiàn)信息溝通，提高管理效益。

基于流程管理的教務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)需要現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺支撐。這種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺把流經(jīng)教務(wù)管理業(yè)務(wù)活動的相關(guān)信息采集下來，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、OA辦公軟件等管理軟件來集成各種流程，建立面向流程的運作方式，實現(xiàn)跨部門的信息資源共建、共享和交互處理功能，使再造后的教務(wù)管理系統(tǒng)成為低成本、高效率、多功能、實時響應(yīng)的服務(wù)平臺，為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實現(xiàn)全方位、多功能服務(wù)。企業(yè)流程再造理論在企業(yè)管理改革中取得了成功，提高了績效，而職業(yè)院校與企業(yè)在管理和服務(wù)等具有諸多相近之處。因此，職業(yè)院校教務(wù)管理與企業(yè)管理具有一定的相通性，利用企業(yè)流程再造理論對教務(wù)管理進(jìn)行流程再造具有可行性。本文是以煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)行的教學(xué)運行管理流程為例，分析了現(xiàn)有流程存在的問題，利用流程再造的思想，構(gòu)建了全新的基于網(wǎng)絡(luò)的教學(xué)運行管理流程。

1 流程再造的含義和特點

流程再造BPR（Business Process Reengineering，業(yè)務(wù)流程重組）理論是于1990年首先由美國著名企業(yè)管理大師邁克爾.漢默先生提出，美國的一些大公司，如IBM、科達(dá)、通用汽車、福特汽車等紛紛推行BPR，試圖利用它發(fā)展壯大自己，實踐證明，這些大企業(yè)實施BPR以后，取得了巨大成功。流程再造首先是一種改進(jìn)的哲理和思想。它的目標(biāo)是通過重新設(shè)計組織的業(yè)務(wù)流程，使這些流程的增值內(nèi)容最大化，其他方面的內(nèi)容最小化，從而獲得績效改善的躍進(jìn)。

業(yè)務(wù)流程再造的特點：⑴流程再造注重提高業(yè)務(wù)流程的管理效率。⑵強調(diào)整體流程最優(yōu)化。⑶流程再造遵從先設(shè)計流程而后建立企業(yè)組織，消除冗余的中間環(huán)節(jié) ⑷面向客戶和供應(yīng)商整合流程。⑸利用信息技術(shù)手段協(xié)調(diào)分解矛盾。

2 學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀及存在問題

目前我院的教務(wù)管理流程基本上還是以紙質(zhì)版為主（如教師要出去參加培訓(xùn)，需要填寫紙質(zhì)版的申請表，然后系領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，再到教務(wù)處簽字蓋章，人事處簽字蓋章，整個流程走下來可能需要幾天的時間，教師們可能需要來回跑幾趟），紙質(zhì)版的流程既浪費教師寶貴的時間也浪費了學(xué)院的辦學(xué)經(jīng)費。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及流程再造理論優(yōu)化教務(wù)管理流程，以節(jié)約學(xué)院的辦學(xué)經(jīng)費。

2.1 管理現(xiàn)狀方面

我院教務(wù)處下設(shè)評建與教學(xué)運行管理科、課程建設(shè)科、技能大賽管理科、考試考務(wù)科，構(gòu)成了整個教學(xué)管理的基本體系，但其他處室的職能有相互重疊的地方，例如：師資培訓(xùn)屬于教學(xué)質(zhì)量管理又屬于教師隊伍建設(shè)。以下是我院目前在管理上存在的問題：

⑴管理層次冗余環(huán)節(jié)繁多。一項業(yè)務(wù)工作涉及部門、層級多，層層審批；

⑵管理職權(quán)的高度集中。

⑶基層教學(xué)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員職能不相配。

2.2 管理觀念方面

管理觀念支配著管理主體的管理方法和策略，決定著管理質(zhì)量的高低，從而影響著管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

⑴缺乏人性化的管理觀念。教學(xué)管理的出發(fā)點是為了保證“正?！钡慕虒W(xué)秩序，而較少考慮如何讓學(xué)生自身充分的發(fā)展；較少考慮如何提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)來保證教學(xué)目標(biāo)的實現(xiàn)。

⑵無法轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的行政管理觀念。管理者在教學(xué)管理過程中把自己和被管理者單純看作主體與客體的關(guān)系。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教務(wù)管理流程的再造

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)院在教務(wù)管理方面努力實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，讓師生可以在任何地點，任何時間查詢所需的信息，實現(xiàn)學(xué)校與師生之間的零距離服務(wù)。

如：教學(xué)運行管理流程的再造

為了能適應(yīng)人才培養(yǎng)模式改革的要求，深化內(nèi)部管理體制的改革，真正實行主要由院（系）負(fù)責(zé)本級教學(xué)管理決策的分權(quán)體制。教務(wù)處等職能部門要走出微觀管理、過程管理、事務(wù)管理的誤區(qū)，發(fā)揮在教學(xué)管理中的應(yīng)有作用。特別要強調(diào)教務(wù)處等部門對院（系）的服務(wù)和評估的職能。通過教學(xué)管理評估給予院（系）經(jīng)費劃撥而加以引導(dǎo)與監(jiān)控，實行“間接管理”與“有限控制”，從而給予院（系）相當(dāng)?shù)墓芾砜臻g與自由度，發(fā)揮院（系）教學(xué)管理的主動性與積極性，形成各自的教學(xué)管理特色。目前 我院教學(xué)運行管理組織結(jié)構(gòu)如圖 3-1。

由圖3-1可看出，目前的教學(xué)運行管理流程還是以系辦的管理為主，加以相關(guān)部門的檢查，造成系辦工作量大，主要問題有：系辦公室管理的工作量大且重復(fù)；多處存檔，造成人力、物力資源的巨大浪費；當(dāng)教學(xué)計劃、開課計劃等發(fā)生變動時，需要提交紙質(zhì)申請，教務(wù)處審核、系辦公室協(xié)調(diào)等工作，步驟繁瑣，應(yīng)變機(jī)制缺乏機(jī)動性。

鑒于以上問題再造后的教學(xué)運行管理流程如下：

改造后的流程有以下優(yōu)點：

⑴教學(xué)進(jìn)程、教師任務(wù)表、課程表都可以自動生成，減少了人力和物力的浪費，大大減少系辦公室的工作量。

⑵教務(wù)處、系辦公室、專業(yè)教研室，可實時的查看教學(xué)運行的各個步驟，包括人才培養(yǎng)方案、教學(xué)進(jìn)程、開課計劃、教學(xué)任務(wù)表、課程表、考核結(jié)果等。

⑶當(dāng)出現(xiàn)教學(xué)進(jìn)程變化、調(diào)課等情況時，可以由專業(yè)教研室提出申請，由系辦、教務(wù)處審核后及時調(diào)整。

⑷所有的數(shù)據(jù)都可以歸入電子檔案，方便、規(guī)范了檔案的管理，也方便了日后的查詢搜索。

4 基于網(wǎng)絡(luò)流程再造前后對比結(jié)果

與再造前的教學(xué)運行管理流程相比，基于網(wǎng)絡(luò)平臺的教務(wù)管理流程得到了簡化。各方面的數(shù)據(jù)一次性采集，然后輸入、傳遞、維護(hù)，極大地減少了流程操作步驟；學(xué)生、教師、各部門不受時間、空間的限制，能及時方便地獲知相關(guān)信息；減少了文檔的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，成倍降低管理工作量，尤其是大量減輕了系部教學(xué)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

⑴再造后的學(xué)院管理重心由學(xué)院下移到系部，使系部成為擁有自主權(quán)力的教學(xué)管理部門。教學(xué)管理科室的重組，使系部真正的擁有教學(xué)管理的自主權(quán)，減少了層層上報層層審批的工作程序。

⑵再造后的教學(xué)管理組織，以流程為主導(dǎo)、職能為輔助。再造后的教務(wù)管理采用基于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程管理，這樣的教學(xué)管理過程更快捷、高效、明晰，教學(xué)行政更加透明化。

5 總結(jié)

本文主要對煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)運行管理流程進(jìn)行再造，首先從流程再造的目標(biāo)出發(fā)，在總結(jié)傳統(tǒng)的教務(wù)管理流程不足的基礎(chǔ)上提出基于網(wǎng)絡(luò)的教務(wù)管理流程再造，構(gòu)建了基于網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理業(yè)務(wù)，然后對教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造并對流程再造前后的效果進(jìn)行了對比分析。

教務(wù)管理流程再造是一項非常復(fù)雜的工程，同時業(yè)務(wù)流程再造理論在職業(yè)院校的應(yīng)用研究還處于研究階段，由于受時間與研究經(jīng)費的限制，難以統(tǒng)計調(diào)查分析多家職業(yè)院校教學(xué)管理現(xiàn)狀。因此，鑒于現(xiàn)有的文獻(xiàn)資料和教務(wù)管理現(xiàn)狀，對我院教務(wù)管理現(xiàn)狀與問題進(jìn)行了分析。研究的部分成果還需要在實踐中進(jìn)一步驗證和完善。

參考文獻(xiàn)

[1][美]James T.C.Teng，梅紹祖.流程再造—理論、方法和技術(shù).北京：清華大學(xué)出版社，2004：2-5.

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[4]劉霓.高校教學(xué)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)：.成都：西南交通大學(xué)，2005.

[5]汪小洲，洪曉軍，周國君.業(yè)務(wù)流程再造在美國高等教育中的應(yīng)用及啟示.高等農(nóng)業(yè)教育.2006（10）：89-92

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[8]黃美華. 試論高校教學(xué)管理改革一與創(chuàng)新[J]. 高等工程教育研究，2007，S：91-95.

[9]文忠波等.高校教育管理流程再造與優(yōu)化對策[J].科技進(jìn)步與對策，2009，26（16）：153-154

[10]張依鳳.地方高校教學(xué)管理流程再造研究.以濟(jì)南大學(xué)為例[S].天津：河北工業(yè)大學(xué)，2008.

[11] 舒暢.高職院校教學(xué)管理流程再造探析[J].天津職業(yè)大學(xué)學(xué)報，2010，（4）：54-56.

改造后的流程有以下優(yōu)點：

⑴教學(xué)進(jìn)程、教師任務(wù)表、課程表都可以自動生成，減少了人力和物力的浪費，大大減少系辦公室的工作量。

⑵教務(wù)處、系辦公室、專業(yè)教研室，可實時的查看教學(xué)運行的各個步驟，包括人才培養(yǎng)方案、教學(xué)進(jìn)程、開課計劃、教學(xué)任務(wù)表、課程表、考核結(jié)果等。

⑶當(dāng)出現(xiàn)教學(xué)進(jìn)程變化、調(diào)課等情況時，可以由專業(yè)教研室提出申請，由系辦、教務(wù)處審核后及時調(diào)整。

⑷所有的數(shù)據(jù)都可以歸入電子檔案，方便、規(guī)范了檔案的管理，也方便了日后的查詢搜索。

4 基于網(wǎng)絡(luò)流程再造前后對比結(jié)果

與再造前的教學(xué)運行管理流程相比，基于網(wǎng)絡(luò)平臺的教務(wù)管理流程得到了簡化。各方面的數(shù)據(jù)一次性采集，然后輸入、傳遞、維護(hù)，極大地減少了流程操作步驟；學(xué)生、教師、各部門不受時間、空間的限制，能及時方便地獲知相關(guān)信息；減少了文檔的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，成倍降低管理工作量，尤其是大量減輕了系部教學(xué)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

⑴再造后的學(xué)院管理重心由學(xué)院下移到系部，使系部成為擁有自主權(quán)力的教學(xué)管理部門。教學(xué)管理科室的重組，使系部真正的擁有教學(xué)管理的自主權(quán)，減少了層層上報層層審批的工作程序。

⑵再造后的教學(xué)管理組織，以流程為主導(dǎo)、職能為輔助。再造后的教務(wù)管理采用基于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程管理，這樣的教學(xué)管理過程更快捷、高效、明晰，教學(xué)行政更加透明化。

5 總結(jié)

本文主要對煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)運行管理流程進(jìn)行再造，首先從流程再造的目標(biāo)出發(fā)，在總結(jié)傳統(tǒng)的教務(wù)管理流程不足的基礎(chǔ)上提出基于網(wǎng)絡(luò)的教務(wù)管理流程再造，構(gòu)建了基于網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理業(yè)務(wù)，然后對教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造并對流程再造前后的效果進(jìn)行了對比分析。

教務(wù)管理流程再造是一項非常復(fù)雜的工程，同時業(yè)務(wù)流程再造理論在職業(yè)院校的應(yīng)用研究還處于研究階段，由于受時間與研究經(jīng)費的限制，難以統(tǒng)計調(diào)查分析多家職業(yè)院校教學(xué)管理現(xiàn)狀。因此，鑒于現(xiàn)有的文獻(xiàn)資料和教務(wù)管理現(xiàn)狀，對我院教務(wù)管理現(xiàn)狀與問題進(jìn)行了分析。研究的部分成果還需要在實踐中進(jìn)一步驗證和完善。

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改造后的流程有以下優(yōu)點：

⑴教學(xué)進(jìn)程、教師任務(wù)表、課程表都可以自動生成，減少了人力和物力的浪費，大大減少系辦公室的工作量。

⑵教務(wù)處、系辦公室、專業(yè)教研室，可實時的查看教學(xué)運行的各個步驟，包括人才培養(yǎng)方案、教學(xué)進(jìn)程、開課計劃、教學(xué)任務(wù)表、課程表、考核結(jié)果等。

⑶當(dāng)出現(xiàn)教學(xué)進(jìn)程變化、調(diào)課等情況時，可以由專業(yè)教研室提出申請，由系辦、教務(wù)處審核后及時調(diào)整。

⑷所有的數(shù)據(jù)都可以歸入電子檔案，方便、規(guī)范了檔案的管理，也方便了日后的查詢搜索。

4 基于網(wǎng)絡(luò)流程再造前后對比結(jié)果

與再造前的教學(xué)運行管理流程相比，基于網(wǎng)絡(luò)平臺的教務(wù)管理流程得到了簡化。各方面的數(shù)據(jù)一次性采集，然后輸入、傳遞、維護(hù)，極大地減少了流程操作步驟；學(xué)生、教師、各部門不受時間、空間的限制，能及時方便地獲知相關(guān)信息；減少了文檔的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，成倍降低管理工作量，尤其是大量減輕了系部教學(xué)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

⑴再造后的學(xué)院管理重心由學(xué)院下移到系部，使系部成為擁有自主權(quán)力的教學(xué)管理部門。教學(xué)管理科室的重組，使系部真正的擁有教學(xué)管理的自主權(quán)，減少了層層上報層層審批的工作程序。

⑵再造后的教學(xué)管理組織，以流程為主導(dǎo)、職能為輔助。再造后的教務(wù)管理采用基于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程管理，這樣的教學(xué)管理過程更快捷、高效、明晰，教學(xué)行政更加透明化。

5 總結(jié)

本文主要對煙臺工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)運行管理流程進(jìn)行再造，首先從流程再造的目標(biāo)出發(fā)，在總結(jié)傳統(tǒng)的教務(wù)管理流程不足的基礎(chǔ)上提出基于網(wǎng)絡(luò)的教務(wù)管理流程再造，構(gòu)建了基于網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理業(yè)務(wù)，然后對教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造并對流程再造前后的效果進(jìn)行了對比分析。

教務(wù)管理流程再造是一項非常復(fù)雜的工程，同時業(yè)務(wù)流程再造理論在職業(yè)院校的應(yīng)用研究還處于研究階段，由于受時間與研究經(jīng)費的限制，難以統(tǒng)計調(diào)查分析多家職業(yè)院校教學(xué)管理現(xiàn)狀。因此，鑒于現(xiàn)有的文獻(xiàn)資料和教務(wù)管理現(xiàn)狀，對我院教務(wù)管理現(xiàn)狀與問題進(jìn)行了分析。研究的部分成果還需要在實踐中進(jìn)一步驗證和完善。

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