高蕓蕓 GAO Yun-yun

（延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院后勤管理處，延安 716000）

（Department of Logistics Management，Yan'an Vocational and Technical College，Yan'an 716000，China）

1 檔案管理的價值

1.1 檔案保存的信息對人們研究歷史有重要價值 中國之所以會成為一個文明古國是因為在我國漫長的發(fā)展過程中留下了很多寶貴的歷史檔案和文物，通過研究這些歷史檔案和文物，能夠幫助現(xiàn)代人更好的復(fù)原和了解古代人的生活和文化，不僅有利于現(xiàn)代社會研究中國古代歷史，還能夠為現(xiàn)代社會的發(fā)展提供參考。檔案有很多種類，文史檔案是其中一個組成部分，盡管對它的研究需要耗費很多的物力和財力，但對它的研究有利于現(xiàn)代社會的發(fā)展。因此，檔案對信息的保存是其價值所在的關(guān)鍵。

1.2 檔案的保存對科學(xué)技術(shù)的發(fā)展有重要意義 檔案的一個重要組成部分是科技檔案，對于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來說科技檔案的保存是很有必要的。經(jīng)過長時間的研究和實驗才有可能會出現(xiàn)一項科學(xué)技術(shù)或者發(fā)明，在這個過程中每一個數(shù)據(jù)都是關(guān)鍵。此外，科學(xué)技術(shù)要想申請專利也必須提交相應(yīng)的檔案資料。在研究和實驗科學(xué)技術(shù)的過程中經(jīng)常會遇到一些未知的問題，而解決這些問題最有效的方法就是查閱相關(guān)的科技檔案。對于現(xiàn)代社會來說，科學(xué)技術(shù)是主要核心競爭力，我國每天也會出現(xiàn)很多的科學(xué)技術(shù)和發(fā)明，但是由于我國在科技檔案管理方面的體制不太完善，造成我國的很多科學(xué)技術(shù)都得不到專利保護(hù)，不利于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。

1.3 檔案的保存對經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要意義 實踐證明，合理保存檔案對社會發(fā)展具有很重要的價值，在我們的日常生活和工作中經(jīng)常會用到各種各樣的檔案，比如財務(wù)票據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)合同、合作協(xié)議等。另外檔案的保存對經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也有著重要的意義，就拿建設(shè)施工企業(yè)來說，該企業(yè)的各種檔案是保證工程項目順利實施的關(guān)鍵，同時也是企業(yè)經(jīng)營中的重要檔案資料。一旦在社會經(jīng)濟(jì)活動中遇到法律糾紛，就可以憑借相關(guān)的檔案資料來保證經(jīng)濟(jì)活動的公平性和公正性。此外，由于我國現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)活動中營私舞弊的現(xiàn)象越來越多，如果能夠做好檔案的保存工作，就可以實行有效的經(jīng)濟(jì)項目審計和財務(wù)管控。

2 高職院校后勤檔案管理的特性及現(xiàn)狀分析

2.1 高職院校后勤檔案管理的特性 高職院校后勤機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)學(xué)校后勤政策研究、組織協(xié)調(diào)、規(guī)劃監(jiān)察和接待聯(lián)絡(luò)等工作，它屬于綜合辦事職能機(jī)構(gòu)，是高職院校全校師生溝通的橋梁和紐帶。高職院校后勤機(jī)關(guān)每天都會接觸到很多的文件和信息，這些文件和信息作為檔案材料非常珍貴，高職院校后勤機(jī)關(guān)需要把其保留下來，因為它們真實地記錄了學(xué)院后勤改革和發(fā)展的歷史進(jìn)程和校園面貌的變化，蘊含了學(xué)院教育思想和后勤服務(wù)理念，它凝結(jié)著各單位和部門的理論思考和政策依據(jù)，它是學(xué)校、后勤研究歷史的寶庫，指導(dǎo)工作的參政，判斷是非的佐證，戰(zhàn)略政策的依據(jù)。高校后勤機(jī)關(guān)的檔案管理具有以下特點：

①檔案來源廣泛。相關(guān)的檔案涉及到的單位既包括國家有關(guān)部委、市、區(qū)各主管單位，也包括學(xué)校各部處、各院系、后勤各有關(guān)單位等多個部門。

②檔案內(nèi)容繁雜。既涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大類，也涉及科目、工種等小類，不僅有自身常規(guī)的，也有臨時專項的。

③檔案情況特殊。有的檔案是在事件發(fā)生后再辦的，有的事情由于涉及到很多的部門，并且需要很長的時間，很難收集。還有部分相關(guān)人員沒有檔案收集的意識，不能做到隨時收集整理等。

2.2 高職院校后勤檔案管理的現(xiàn)狀分析 第一，檔案管理工作逐漸邊緣化，這是因為我國的高職院校后勤初建成時迅速擴(kuò)張，產(chǎn)生大量的信息，并且多數(shù)高職院校都把精力放在了發(fā)展上，沒有對這些信息進(jìn)行很好的處理，造成檔案管理制度不完善，不能滿足實際高效發(fā)展的需求；

第二，各高職院校后期機(jī)關(guān)仍然以學(xué)校檔案部門為主導(dǎo)，沒有意識到自身檔案工作的重要性，僅僅輔助學(xué)校的相關(guān)檔案管理部門完成收集整理工作，導(dǎo)致檔案管理落實無法保障；

第三，造成后勤檔案管理工作不到位的一個重要原因是各高校后勤領(lǐng)導(dǎo)對自身檔案管理工作的理解有偏差，不了解檔案管理工作的實際效用。

3 規(guī)范高職院校檔案管理的舉措

3.1 明確檔案意義規(guī)范收集類目 首先，我們應(yīng)該明確檔案管理的意義，意識到檔案工作的重要性，通過各種方式進(jìn)行檔案工作的培訓(xùn)和交流，使相關(guān)人員都能自覺做到檔案工作。其次，應(yīng)該對檔案管理進(jìn)行分析和規(guī)劃。尤其是對歸檔范圍應(yīng)該進(jìn)行認(rèn)真的分類歸納，因為做好檔案工作的前期和基礎(chǔ)就是明確檔案材料的歸納范圍和規(guī)范收集的類目，為此我們總結(jié)了以往的經(jīng)驗，并結(jié)合現(xiàn)在的實際情況，確定了需要收集的檔案材料應(yīng)該被分成兩大類：①文書檔案：匯報材料；規(guī)劃、總結(jié)；文件；規(guī)章制度；重大問題；會議紀(jì)要；信訪材料等。②工程檔案：校園綠化、整治、改造等各類工程檔案。

3.2 納入日常工作，責(zé)任落實到人 參考檔案材料形成的特點，應(yīng)該不斷完善檔案工作管理辦法，并把其納入到日常工作當(dāng)中，責(zé)任落實到人，并在年終工作考核中加入對檔案材料的收集工作的考核內(nèi)容。正確處理保存和使用的關(guān)系，一些文件材料可能會被隨時查閱，為了進(jìn)行集中保存，也為了方便查閱，可以留存復(fù)印件。依據(jù)檔案要求和工作性質(zhì)，對工作人員分解具體的要求。比如：對重要公文的日常收集和整理歸卷工作應(yīng)該由專門公文登記和運轉(zhuǎn)的工作人員負(fù)責(zé)；收集和保存重要文件的草稿、以及有后勤領(lǐng)導(dǎo)修改意見、批示的修改稿和最終定稿，并按年度進(jìn)行整理的工作由專門起草和修改后勤重要文件的工作人員負(fù)責(zé)；對會議記錄和紀(jì)要隨時進(jìn)行整理打印，按年度裝訂成冊的工作應(yīng)該由專門做會議記錄和撰寫會議紀(jì)要的工作人員負(fù)責(zé)；對工程資料進(jìn)行全程收集的工作需要由專門的校園環(huán)境整治和改造等工程的工作人員負(fù)責(zé)。如果真正的實現(xiàn)了把檔案工作納入日常工作，責(zé)任落實到人，就能夠保證歸檔材料的系統(tǒng)性和完整性。

3.3 在日常工作中應(yīng)該注意隨時對檔案進(jìn)行補充，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏的檔案材料，應(yīng)該及時地進(jìn)行整理歸檔，只有這樣才能不斷完善檔案內(nèi)容。實踐經(jīng)驗表明，往往在一些已經(jīng)撤離的部門、離職或調(diào)離的領(lǐng)導(dǎo)干部中會發(fā)現(xiàn)一些重要的文件或者手稿，應(yīng)該及時地進(jìn)行價值鑒定并歸檔。后期機(jī)關(guān)管理工作的一個重要組成部分是檔案工作，要求其必須精細(xì)執(zhí)著，鍥而不舍，因為管理水平的高低和檔案工作的好壞有著直接的關(guān)系。因此，應(yīng)不斷探索檔案管理工作的新思路和新方法，使檔案管理工作助推高職院校后勤改革和發(fā)展做好服務(wù)。

[1]孫巧玲.試論檔案的價值及管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，11：51.

[2]王艷，沈麗偉.《做好高校后勤機(jī)關(guān)檔案的收集與整理工作偉后勤的發(fā)展提供可靠的依據(jù)》[J].高校后勤研究，2009（5）：65，70.

[3]魏群.高校后勤檔案管理工作的現(xiàn)狀與思考[J].華章，2013，13：309.