馬靜

摘 要：學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的真實(shí)記錄，隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，學(xué)籍檔案已成為人們就業(yè)、出國(guó)、提干、再學(xué)習(xí)等的重要組成部分。為維護(hù)其真實(shí)性，高校檔案部門(mén)必須加強(qiáng)管理，更好地服務(wù)于教學(xué)和科研、服務(wù)于社會(huì)。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；檔案管理

高校的學(xué)生檔案包括學(xué)籍檔案、學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生的學(xué)位論文材料、學(xué)生在校期間所要填寫(xiě)的一些表格等，其中最重要的是學(xué)籍檔案。具體包括：學(xué)生學(xué)籍記錄表，新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)，學(xué)生在籍注冊(cè)表，學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表，學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表，對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表，修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件，實(shí)習(xí)總結(jié)、畢業(yè)生論文，學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)及結(jié)業(yè)證書(shū)，畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生驗(yàn)印表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)證書(shū)的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)、延期畢業(yè)情況等。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，其關(guān)鍵就是加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理。

一、完善學(xué)籍檔案的管理

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度。除此之外，還要加強(qiáng)自身素質(zhì)的建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作。在服務(wù)態(tài)度上，樹(shù)立良好的服務(wù)作風(fēng)，要做到主動(dòng)、熱情、和藹；在服務(wù)語(yǔ)言上，要做到有文明、有禮貌，為學(xué)生和社會(huì)服務(wù)。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加快了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專(zhuān)職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專(zhuān)職檔案員的職業(yè)道德，不斷學(xué)習(xí)和掌握最新的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，全面提高自身素質(zhì)。

3.學(xué)籍檔案及時(shí)收集整理。在高校教育大眾化的形勢(shì)下，高校學(xué)生在從入校到離校過(guò)程中形成的學(xué)籍檔案材料應(yīng)立卷歸檔，此類(lèi)材料立卷歸檔主要包括新生檔案材料立卷歸檔、學(xué)生檔案保管、學(xué)生檔案整理接收、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞等主要內(nèi)容。對(duì)于學(xué)生檔案的完整性、真實(shí)性，要求我們檔案管理員在收集檔案工作中，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)不齊全完整的檔案材料及時(shí)追要，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)歸檔的必須及時(shí)歸檔。

二、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，做好學(xué)籍檔案的提供和利用

高校學(xué)籍檔案雖然是以往教學(xué)及管理活動(dòng)的歷史記載，但它并非只有保存價(jià)值，它還以其特有的價(jià)值參與社會(huì)和教學(xué)等各種活動(dòng)，并在其中發(fā)揮其參考、借鑒價(jià)值。對(duì)學(xué)籍檔案的管理，不能只滿(mǎn)足于整理、保存，要積極開(kāi)展對(duì)檔案的研究，從大量的檔案信息中提煉出帶有規(guī)律性的、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為學(xué)校和教學(xué)服務(wù)。如通過(guò)對(duì)受學(xué)籍處分學(xué)生檔案的研究，可總結(jié)學(xué)生思想教育中應(yīng)注意的問(wèn)題；通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)籍檔案的管理，還能準(zhǔn)確、快速地查出畢業(yè)證、學(xué)位證等證件的真假，有力地打擊假證等。

目前，有人采取違法手段制造假證成風(fēng)，買(mǎi)賣(mài)假文憑行為有禁不止。一些人為了找工作或提干，利用假文憑給用人單位和整個(gè)社會(huì)造成了巨大危害，嚴(yán)重影響了各行各業(yè)工作，我們學(xué)校在每年的學(xué)歷認(rèn)證工作中都能遇到這些問(wèn)題。因此，我們必須要加強(qiáng)學(xué)籍管理，在學(xué)歷認(rèn)證工作中，認(rèn)真把好關(guān)，履行崗位職責(zé)，為用人單位和社會(huì)提供真實(shí)的第一手材料，堅(jiān)決杜絕造假學(xué)歷、假文憑的非法行為。

學(xué)籍檔案管理作為高校檔案工作的一個(gè)組成部分，應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，讓檔案信息真正能及時(shí)有效地為社會(huì)提供服務(wù)，使檔案開(kāi)發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的道路。

三、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力

檔案人員的素質(zhì)十分重要，如何選好人、用好人、是一門(mén)深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)。對(duì)我們檔案館來(lái)說(shuō)，要選拔優(yōu)秀的人才來(lái)管理檔案，要通過(guò)雙向和多項(xiàng)選擇，按“德、能、勤、績(jī)”平等競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)行優(yōu)勝劣汰，優(yōu)化組合，讓有真才實(shí)學(xué)的人競(jìng)爭(zhēng)上崗，充分施展其才能。

我們檔案館2007年實(shí)行了競(jìng)爭(zhēng)上崗，現(xiàn)工作人員業(yè)務(wù)水平、工作能力都有了很大的提高，工作人員的責(zé)任心也大大增強(qiáng)了。但還有一些人員不是檔案專(zhuān)業(yè)人員，因此要多給他們一些外出參加培訓(xùn)、考察、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們不斷開(kāi)闊視野，及時(shí)更新知識(shí)，掌握好先進(jìn)的技術(shù)，使他們?cè)谧约旱墓ぷ鲘徫簧喜粩喟l(fā)揮自己才能，不斷挖掘潛力，為教學(xué)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案是至關(guān)重要的。

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