曹光

[摘 要]所謂知識(shí)庫并不是存儲(chǔ)能相對容易獲得的合同、單據(jù)或慣例的信息庫，它的內(nèi)容可包括人力資源狀況、每個(gè)職位所需的技能及評價(jià)方法、組織機(jī)構(gòu)歷史上所發(fā)生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻(xiàn)、研究報(bào)告等眾多方面。而檔案作為人類社會(huì)實(shí)踐、科學(xué)實(shí)驗(yàn)的原始記錄，是組織機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了組織的歷史和現(xiàn)狀，真實(shí)可靠且有利于據(jù)此總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，因此是組織開展管理、決策等活動(dòng)的重要依據(jù)之一。因此，檔案知識(shí)庫的建立是組織知識(shí)共享和創(chuàng)新的需要，也是科學(xué)決策和高效管理的需要，它為組織知識(shí)學(xué)習(xí)和知識(shí)共享環(huán)境的建立創(chuàng)造了良好的條件。

[關(guān)鍵詞]檔案；知識(shí)；知識(shí)庫

[中圖分類號(hào)]G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）01 — 0114 — 02

知識(shí)管理簡言之就是對知識(shí)進(jìn)行挖掘、編碼、共享、創(chuàng)新等活動(dòng)的程，它是一個(gè)利用集體智慧來增強(qiáng)組織應(yīng)變和創(chuàng)新能力的過程。在此過程中知識(shí)庫的建立是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。所謂知識(shí)庫并不是存儲(chǔ)能相對容易獲得的合同、單據(jù)或慣例的信息庫，它的內(nèi)容可包括人力資源狀況、每個(gè)職位所需的技能及評價(jià)方法、組織機(jī)構(gòu)歷史上所發(fā)生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻(xiàn)、研究報(bào)告等眾多方面。因?yàn)橹挥性诔渥愕男畔⒘康谋ＷC下才有利于對知識(shí)進(jìn)行整合，以便組織從以往的經(jīng)歷中悟出各種見解，形成知識(shí)創(chuàng)新。

而檔案作為人類社會(huì)實(shí)踐、科學(xué)實(shí)驗(yàn)的原始記錄，是組織機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了組織的歷史和現(xiàn)狀，真實(shí)可靠且有利于據(jù)此總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，因此是組織開展管理、決策等活動(dòng)的重要依據(jù)之一。所以說，離開了檔案信息，知識(shí)庫是不完整的，會(huì)影響組織的創(chuàng)新能力和應(yīng)變能力，因此檔案信息資源是知識(shí)庫的重要組成部分，知識(shí)管理離不開對檔案信息的管理。

可見，檔案知識(shí)庫的建立是組織知識(shí)共享和創(chuàng)新的需要，也是科學(xué)決策和高效管理的需要，它為組織知識(shí)學(xué)習(xí)和知識(shí)共享環(huán)境的建立創(chuàng)造了良好的條件。檔案知識(shí)庫的建立應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：

一、檔案利用者需求分析和知識(shí)資源的合理評估

檔案知識(shí)庫的建立應(yīng)在充分的利用者需求分析和知識(shí)資源評估的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

1.檔案利用者需求分析

檔案部門要在充分了解檔案信息資源的特點(diǎn)以及自身人、財(cái)、物、技術(shù)等能力的基礎(chǔ)上開展檔案利用者的需求調(diào)查和分析。

檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。因此籠統(tǒng)地說社會(huì)是檔案部門最本質(zhì)的用戶。在社會(huì)這一大用戶中又包含許多不同類型的用戶，而不同類型的用戶對檔案知識(shí)庫所提供的知識(shí)內(nèi)容的需求也各異。大體來說檔案用戶按其性質(zhì)可分為四類：一是學(xué)習(xí)研究型用戶：它包括檔案學(xué)、歷史學(xué)等社會(huì)科學(xué)研究者以及相關(guān)教師、學(xué)生等。他們希望得到與自己學(xué)習(xí)、教學(xué)、學(xué)術(shù)研究相關(guān)的檔案知識(shí)，希望能有學(xué)術(shù)知識(shí)交流的平臺(tái)；二是行政管理決策型用戶：它包括黨政機(jī)關(guān)工作人員以及服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的相關(guān)專業(yè)人員等。他們希望得到與自身行政、管理、經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)檔案知識(shí)，發(fā)揮檔案的參考、憑證、情報(bào)等價(jià)值，促成科學(xué)決策的形成；三是咨詢查考型用戶：它包括維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益者以及檔案工作者等。他們希望查找到與個(gè)人切身利益相關(guān)的檔案，與工作相關(guān)的法律、法規(guī)、行政規(guī)章、規(guī)范性文件等，以及文檔管理的實(shí)際操作方法，以此解決他們實(shí)際生活、工作中遇到的問題；四是休閑消遣型用戶：他們希望查找到滿足休閑、獵奇需要的相關(guān)檔案知識(shí)，如名人逸事、城市變遷、歷史真相、族譜等等。

在此基礎(chǔ)上對于用戶明確表達(dá)的需求，我們應(yīng)根據(jù)用戶需要提供知識(shí)服務(wù)；對于用戶己經(jīng)意識(shí)到但尚未明確表達(dá)的需求，應(yīng)通過交互方式，運(yùn)用檢索工具等手段對用戶進(jìn)行啟發(fā)；對于用戶尚未意識(shí)到的需求，我們應(yīng)通過知識(shí)挖掘等手段激發(fā)用戶潛在的利用需求。

2.檔案部門開展知識(shí)服務(wù)過程中知識(shí)資源的合理評估

檔案部門要開展知識(shí)服務(wù)就必須在用戶需求分析的基礎(chǔ)上保證檔案知識(shí)庫的完整可用，而檔案知識(shí)庫的完整可用離不開知識(shí)共享與創(chuàng)新，因此我們應(yīng)對進(jìn)庫的檔案資源建立必要的信息過濾機(jī)制，合理篩選搜集到的信息—選擇滿足用戶需要的相關(guān)信息，刪除虛假信息和無關(guān)信息。這就要求檔案工作者在檔案知識(shí)庫建立和維護(hù)過程中能對知識(shí)資源進(jìn)行合理的評估。

（1）知識(shí)資源必須準(zhǔn)確可靠

檔案是社會(huì)生活的真實(shí)記錄，這使得檔案知識(shí)庫在用戶心理上形成了一定的權(quán)威性和信賴感。這就更要求它所包含的知識(shí)資源的內(nèi)容準(zhǔn)確、可靠。第一，要對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)檢查，防止語法、拼寫錯(cuò)誤的出現(xiàn)；第二，檔案信息內(nèi)容要符檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件合實(shí)際情況，不能夸大和歪曲；第三，檢查檔案知識(shí)庫中進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的文章，保證這些文章已經(jīng)過審核、且著作權(quán)明確、有一定的學(xué)術(shù)價(jià)值等。

（2）知識(shí)資源既要全面又要有特色

不同用戶對檔案知識(shí)庫的要求各異，有的用戶是為了進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、有的是為了實(shí)際工作、生活中的需要、有的是為了休閑消遣等等。因此我們應(yīng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的功能來確定其檔案知識(shí)庫的功能。要做到知識(shí)庫內(nèi)檔案信息資源既收錄全面又能滿足用戶的個(gè)性需求，具有特色。同時(shí)要做好顯、隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，根據(jù)實(shí)際情況來確定檔案知識(shí)庫的深度和廣度以及庫中檔案信息資源的類型。

（3）知識(shí)資源必須及時(shí)更新

檔案知識(shí)庫是檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的源泉，而知識(shí)服務(wù)又是一種目標(biāo)驅(qū)動(dòng)服務(wù)，可見檔案知識(shí)庫的生命力在于知識(shí)的更新，因?yàn)槲覀冎挥性诒３謾n案知識(shí)庫及時(shí)動(dòng)態(tài)更新的基礎(chǔ)上才能滿足用戶需求，解決用戶所面臨的問題。

二、知識(shí)開發(fā)和知識(shí)獲取

知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩大類，一切知識(shí)都存在于隱性知識(shí)和顯性知識(shí)之間的連續(xù)體中。因此在檔案知識(shí)庫的建立過程中檔案部門的知識(shí)開發(fā)是非常重要的環(huán)節(jié)。一方面檔案工作者應(yīng)通過對傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，以及對電子文件/檔案檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件開展前端控制和全程管理，實(shí)現(xiàn)對顯性知識(shí)的收集、整理、存儲(chǔ)；另一方面檔案工作者應(yīng)憑借自己的專業(yè)知識(shí)、技能以及工作經(jīng)驗(yàn)，對文檔信息資源進(jìn)行鑒定、分析，既要兼顧文檔信息對本單位的第一價(jià)值和對社會(huì)的第二價(jià)值，又要保證知識(shí)創(chuàng)新所必須的足夠的信息量，實(shí)現(xiàn)對隱含在流程、人員等要素中的隱性知識(shí)的顯性化，并完成對顯性知識(shí)的編碼化與建檔。

由于在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代知識(shí)的增長速度非?？欤詸n案部門不可能開發(fā)出實(shí)施知識(shí)服務(wù)所需要的所有知識(shí)，因此在檔案知識(shí)庫的建立過程中外部知識(shí)的獲取也是非常重要的環(huán)節(jié)。在此過程中，檔案工作者要運(yùn)用自身的知識(shí)技能正確選擇能滿足用戶需求的知識(shí)。如外部專家知識(shí)、其它組織的知識(shí)、用戶的知識(shí)以及知識(shí)產(chǎn)品等。當(dāng)然在外部獲取的知識(shí)中也包括可直接使用的顯性知識(shí)和有潛在價(jià)值的隱性知識(shí)兩大類。因此在知識(shí)獲取的同時(shí)，檔案工作者也面臨著隱性知識(shí)的顯性化、編碼化，顯性知識(shí)的學(xué)習(xí)，外部知識(shí)的內(nèi)化以及外部知識(shí)與檔案知識(shí)庫整合等一系列問題。

三、知識(shí)挖掘與整理

檔案知識(shí)庫建立的目的是為了滿足檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的需要，如不能做到這一點(diǎn)就顯示了知識(shí)資源的不完整性，知識(shí)庫也就失去了存在的意義，因此我們在知識(shí)開發(fā)、獲取和存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上必須做好知識(shí)的挖掘和整理工作，為知識(shí)尋求者和檔案部門的知識(shí)服務(wù)第三章檔案部門開展知識(shí)服務(wù)的條件檔案部門構(gòu)建起一座知識(shí)共享的橋梁。檔案部門可使用知識(shí)傳遞和反饋機(jī)制與檔案知識(shí)尋求者之間進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通。通過同步知識(shí)傳遞即檔案部門和知識(shí)尋求者之間的對話和信息的反饋機(jī)制使檔案部門獲得準(zhǔn)確、實(shí)用的用戶需求信息，以便檔案部門對用戶所面臨的問題以及所處的環(huán)境有一個(gè)動(dòng)態(tài)的了解，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地進(jìn)行知識(shí)資源的綜合分析，做好知識(shí)的挖掘和整理工作。另一方面檔案部門可進(jìn)行較為全面的用戶分析，利用各種技術(shù)工具提高知識(shí)分類和檢索的準(zhǔn)確性，滿足不同特點(diǎn)用戶的需求。只有在此基礎(chǔ)上，檔案部門才能發(fā)現(xiàn)用戶，真正做到以用戶為中心進(jìn)行知識(shí)的挖掘和整理，完善檔案知識(shí)庫的內(nèi)容構(gòu)成。

四、知識(shí)的分類檢索

知識(shí)的分類檢索連接著檔案知識(shí)庫和檔案用戶，檔案部門只有通過尋求合理的知識(shí)分類方法，編制各種有效的技術(shù)工具，才能提高知識(shí)分類和檢索的準(zhǔn)確性，最大限度地滿足檔案用戶的檢索需要，因此知識(shí)分類檢索的好壞直接影響著檔案知識(shí)庫價(jià)值能否有效實(shí)現(xiàn)。

高效的知識(shí)檢索主要取決于兩方面：一是知識(shí)的合理分類和組織；二是快速有效的知識(shí)檢索方法，即通過對知識(shí)的合理組織，利用快速高效的檢索手段來實(shí)現(xiàn)與要求相匹配的知識(shí)資源的快速檢索。

檔案部門的知識(shí)服務(wù)在很大程度上依托于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，因此在對檔案知識(shí)庫中的知識(shí)資源進(jìn)行分類時(shí)應(yīng)考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下知識(shí)交流和共享的需要。主題分類法是目前采用較為廣泛的網(wǎng)絡(luò)信息的分類組織方式。無論從分類體系還是類目設(shè)置上它都能較好地揭示知識(shí)之間動(dòng)態(tài)的多維聯(lián)系，很好地體現(xiàn)了以用戶為中心的知識(shí)服務(wù)的理念。但是這種網(wǎng)絡(luò)分類方式存在著知識(shí)分類體系不嚴(yán)密，類目專指性差的缺點(diǎn)，這必然會(huì)影響用戶的查全率和查準(zhǔn)率。而傳統(tǒng)的檔案分類法需要掌握一定的專業(yè)知識(shí)才能較為順利地進(jìn)行檢索，這大大增加了普通用戶瀏覽查詢的難度，但是它的優(yōu)點(diǎn)在于類目間有嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，基本上是一個(gè)完整的知識(shí)分類體系。不難看出網(wǎng)絡(luò)分類法和傳統(tǒng)的檔案分類法各有利弊，又在一定程度上彌補(bǔ)了互相的缺陷。因此在檔案知識(shí)庫的建立過程中檔案部門可將兩者結(jié)合起來考慮，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案分類法與網(wǎng)絡(luò)分類的主題分類法的一體化發(fā)展，適應(yīng)電子環(huán)境下以用戶為中心全方位揭示知識(shí)之間多維聯(lián)系的需要。

另外在檢索語言的選擇上，檔案部門應(yīng)盡量避免單獨(dú)使用分類號(hào)等專業(yè)術(shù)語作為唯一的檢索標(biāo)識(shí)。檔案知識(shí)庫的知識(shí)檢索方法應(yīng)致力于檢索語言的開發(fā)，要做到能將檔案專業(yè)術(shù)語與自然語言相結(jié)合，并能從不同的角度提供檢索的入口，既要滿足專業(yè)用戶的需要又要能方便普通用戶的使用。

五、知識(shí)的檢查和更新

檔案知識(shí)庫不僅僅是一個(gè)知識(shí)的存儲(chǔ)器，更是實(shí)施知識(shí)服務(wù)的平臺(tái)和中介。眾所周知，知識(shí)是一種動(dòng)態(tài)的資源，具有及時(shí)性的特點(diǎn)，因此檔案知識(shí)庫不應(yīng)該是一成不變的。知識(shí)庫中知識(shí)的替換更新比知識(shí)的獲取更為重要，因?yàn)橹挥斜３謾n案知識(shí)庫的動(dòng)態(tài)特征才能加強(qiáng)檔案部門對用戶需求的快速反應(yīng)能力。檔案知識(shí)庫建立的目的是為了滿足本單位和社會(huì)對于檔案信息資源利用的需求，因此我們應(yīng)適時(shí)了解檔案知識(shí)庫內(nèi)信息的使用和交流水平。一方面要了解檔案信息內(nèi)容以及用戶的需求，做好知識(shí)的淘汰和獲取工作，及時(shí)調(diào)整知識(shí)庫的內(nèi)容；另一方面也要積極開發(fā)新的技術(shù)工具，激發(fā)用戶潛在的知識(shí)需求。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕