萬英

【摘 要】 大家都在倡導(dǎo)低碳的時(shí)代，無紙化辦公成為時(shí)髦、現(xiàn)代的名詞。如今被人們廣泛提及，并且經(jīng)歷了十幾年的發(fā)展。現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)已經(jīng)風(fēng)靡全國(guó)，有越來越多的企業(yè)注重?zé)o紙化辦公。本文結(jié)合實(shí)際工作對(duì)無紙化辦公過程中所存在的相關(guān)問題進(jìn)行分析與闡述，并提出自己對(duì)于無紙化辦公的相應(yīng)理解與認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步給出了關(guān)于企業(yè)進(jìn)行無紙化辦公的相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】 無紙化 辦公 思考

本文對(duì)推行無紙化辦公進(jìn)行相關(guān)探索，研究對(duì)于無紙化辦公的相關(guān)可行性。在信息技術(shù)通行的如今，無紙化辦公為行政方面的管理在節(jié)約成本、提高效率等方面發(fā)揮著重要作用。本文便是對(duì)無紙化辦公在各個(gè)方面的一些思考。

1 無紙化辦公的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 隨時(shí)隨地處理公務(wù)，提高辦公效率

公文對(duì)于電子化審批的相關(guān)功能，基本上可以確保審批同步化，也就是當(dāng)天提交申請(qǐng)，當(dāng)天就可以完成審批，還能避免一文多投等現(xiàn)象，提高公文流轉(zhuǎn)的審批速度。并且文件查找快，在查找某一文件時(shí)只要在計(jì)算機(jī)的共享資源中輸查找文件題目或關(guān)鍵字就能快速完成查找。網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度快，傳播面廣，能精確快速進(jìn)行數(shù)字計(jì)算并且不受地點(diǎn)時(shí)間的限制等。主要是基于內(nèi)部的局域網(wǎng)，在采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)后，擺脫時(shí)間與地點(diǎn)限制，隨時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與協(xié)同。

1.2 降低消耗節(jié)省人力，節(jié)約辦公成本

一方面是能削減人力資源開支。大部分的機(jī)關(guān)內(nèi)部均配備復(fù)印室，在進(jìn)行無紙化辦公之后，這部分的人力資源就會(huì)得到釋放。伴隨電子文件增多也將促使各個(gè)部門在對(duì)大量文件的處理問題上能夠節(jié)約大量的人力與空間。無紙化辦公，將紙質(zhì)文件被電子文件所取代，造成紙質(zhì)文件大大減少，也會(huì)大幅度減少打印等辦公耗材的相關(guān)費(fèi)用；另一方面能夠節(jié)約交通以及郵寄等費(fèi)用支出。

1.3 規(guī)范辦公流程，排除安全隱患

無紙化辦公可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行傳送，并可以準(zhǔn)確記載閱讀與批示時(shí)間以及內(nèi)容。這可以責(zé)任明確，權(quán)限分明，查有所依，杜絕推脫，保證及時(shí)反應(yīng)。另外，各個(gè)部門可以通過電腦來實(shí)現(xiàn)信息的交流，領(lǐng)導(dǎo)者也能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)于各個(gè)用戶的終端工作內(nèi)容來監(jiān)督，必要的時(shí)候能夠?qū)ζ溥M(jìn)行相應(yīng)控制。

1.4 公開行政事務(wù)，提升服務(wù)水平

開展無紙化辦公，一方面可以更好的加快行政化審批和收費(fèi)相關(guān)事項(xiàng)的辦公速度。群眾可通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)項(xiàng)目在辦理時(shí)所需手續(xù)進(jìn)行了解，并能直接的填報(bào)相關(guān)性資料，縮短審批與辦理的流程；另一個(gè)方面，市民與政府領(lǐng)導(dǎo)以及基層間增加一條快速又便捷的溝通通道，通過網(wǎng)絡(luò)市民能及時(shí)的了解政府工作的中心，動(dòng)態(tài)和政策文件，政府也可以知道群眾中亟需解決的問題，及時(shí)的了解百姓的生活，能更好地改善民生問題。

1.5 節(jié)能低碳，保護(hù)環(huán)境

低碳辦公即是指在節(jié)約相關(guān)能源的前提下的辦公，減少污染物的產(chǎn)生以及排放，可以回收并利用這些產(chǎn)品。無紙化辦公是進(jìn)行低碳辦公的一個(gè)主要渠道，無需紙張不僅能夠節(jié)省制造原材料，還可以避免造紙工業(yè)對(duì)于水資源等等環(huán)境的污染。除此，紙質(zhì)的文件打印和印刷所需碳粉和油墨等材料的生產(chǎn)與使用也能造成環(huán)境的污染。所以無紙化辦公做到了節(jié)能和減排。

1.6 無紙化辦公具有綜合效益

第一，進(jìn)行資源整合，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把單位的人力資源、知識(shí)資源、客戶資源、硬件資源、經(jīng)驗(yàn)資源、制度資源以及文化資源等集合在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行相關(guān)的管理和使用，實(shí)現(xiàn)各資源互相促進(jìn)與增值。

第二，加快信息的流通：對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的通知、文件、和任務(wù)，可在幾秒鐘之內(nèi)傳達(dá)到相關(guān)的人員。

第三，規(guī)范辦公的流程：建立一個(gè)協(xié)調(diào)、緊密、可靠和簡(jiǎn)單的管理運(yùn)行機(jī)制。徹底的消除信息在傳遞中的延誤、阻塞以及失真，保證正確和及時(shí)反應(yīng)。

2 無紙化辦公的現(xiàn)狀

2.1 積習(xí)難改，始終無人重視

中國(guó)的傳統(tǒng)文化使人們習(xí)慣文件只能是白紙黑字，認(rèn)為通過網(wǎng)絡(luò)渠道或者郵件發(fā)布電子版的文不具備執(zhí)行的效力；一部分單位在發(fā)布了公文之后還需要通過電話進(jìn)行確認(rèn)或者催辦；有一些部門還要逐一電話來通知相關(guān)部門到網(wǎng)上進(jìn)行查看；一些人甚至將網(wǎng)上所發(fā)布的文件等等全部打印再進(jìn)行閱讀。一些領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)水平有限，并不愿意使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理工作，并且樂于使用紙張形式。人們已習(xí)慣從紙張上獲取信息，忽視了計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息處理方面的優(yōu)勢(shì)。

2.2 無紙化辦公的適用領(lǐng)域受限

由于特殊要求（涉密的文件或存檔等），電子文檔不能完全的取代紙質(zhì)化辦公。有一些需上報(bào)文件，上級(jí)部門也明確的要求打印，并蓋章上報(bào)；涉密文件傳輸目前大多還是采用紙質(zhì)化方式；有一些文件在存檔的時(shí)候明確規(guī)定紙質(zhì)保存；部門傳達(dá)企業(yè)的文件精神的時(shí)候，還需通過打印和張貼方式等。所以只有在一些簡(jiǎn)易并且非涉密的相關(guān)文件交流和傳輸方面，電子文件才可以得到較大運(yùn)用，而在涉及到簽字和蓋章以及存檔等問題的相關(guān)文件時(shí)，并不好處理。所以許多實(shí)行了無紙化辦公的企業(yè)仍是繼續(xù)雙管齊下，電子與紙質(zhì)同時(shí)進(jìn)行。

3 實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的對(duì)策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)首先轉(zhuǎn)變觀念

無紙化辦公不是一個(gè)人或一個(gè)部門的工作，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特別是領(lǐng)導(dǎo)班子在工作的過程中實(shí)現(xiàn)無紙化，領(lǐng)導(dǎo)班子是決定性的領(lǐng)導(dǎo)角色，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決心和它示范和帶動(dòng)作用很重要，他們是無紙化實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。如果一個(gè)單位的負(fù)責(zé)人能熟練操作和應(yīng)用微型計(jì)算機(jī)、信息工作，毫無疑問，我們的無紙化將能夠進(jìn)行很好。

3.2 改變規(guī)律創(chuàng)新制度

制定嚴(yán)格的打印系統(tǒng)，控制使用紙張。如：打字復(fù)印需要部門批準(zhǔn)，印刷材料需要詳細(xì)登記；減少部門的打印機(jī)的數(shù)量，集中和印刷；控制材料采購部門，避免不必要的浪費(fèi)等措施，嚴(yán)格控制印刷部門的數(shù)量。

3.3 統(tǒng)一平臺(tái)，加強(qiáng)合作

辦公室不是一個(gè)獨(dú)立的部門或單位，是一個(gè)很多的上級(jí)和下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及員工，不同功能部門的相互幫助和相互配合的工作過程，實(shí)現(xiàn)無紙化必須首先建立一個(gè)易于使用和共享的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公不僅需要一個(gè)安全可靠的學(xué)習(xí)和易于使用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，更主要的是有關(guān)單位和人員，包括員工和領(lǐng)導(dǎo)必須密切合作，依照法律規(guī)定的無紙化辦公規(guī)則和系統(tǒng)需求，及時(shí)處理工作。傳統(tǒng)的辦公室處理已經(jīng)運(yùn)行了幾十年，形成了一套完善的制度和有效的方法，辦公室工作人員也習(xí)慣了這個(gè)辦公室處理模式，突然改變?cè)?xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理工作，參與問題會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)及辦公室員工產(chǎn)生抵制情緒。

3.4 增強(qiáng)辦公人員的無紙化辦公的意識(shí)，循序漸進(jìn)

傳統(tǒng)的辦公室辦公已經(jīng)運(yùn)行了幾十年，有一個(gè)完美的系統(tǒng)和有效的方法來辦公，辦公室的工作人員也習(xí)慣了這個(gè)辦公室處理模式，一下子改變?cè)嫉墓ぷ鞣绞胶蜕盍?xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理工作。無疑會(huì)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)及辦公室員工的一些抵觸。無紙化辦公系統(tǒng)運(yùn)行初期，可以是一個(gè)雙聲道，即無紙和紙制版同時(shí)運(yùn)行，待到一段時(shí)間后，大家基本上適應(yīng)和熟悉了無紙化的方式和過程，再次逐步淘汰紙制版。

4 結(jié)語

電子產(chǎn)品的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)給我們的辦公室生活帶來了革命性的變化，方便和快捷方式是前所未有的，我們應(yīng)該充分利用。但不可否認(rèn)的是，文本仍是現(xiàn)代辦公系統(tǒng)不可缺少的。研究表明，在紙上閱讀速度比顯示器閱讀快20%到30%，有助于增強(qiáng)人們對(duì)信息的理解，提高準(zhǔn)確性。例如，我們總是喜歡用打印稿校對(duì)文本，在這個(gè)過程中實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的我們不能盲目地追求/無紙化，要揚(yáng)長(zhǎng)避短，不應(yīng)該只看到無紙化辦公帶來便利，要結(jié)合實(shí)際工作和充分考慮實(shí)際情況，適當(dāng)?shù)膶?shí)現(xiàn)無紙化辦公。無紙化辦公的點(diǎn)子是不切實(shí)際的，未來是最完美的結(jié)局可能會(huì)是優(yōu)先電子文件，傳統(tǒng)的文件作以補(bǔ)充。

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