鄭嘯虹

摘 要： 文章通過(guò)調(diào)查分析浙江理工大學(xué)科技與藝術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)科藝學(xué)院）系級(jí)教學(xué)檔案管理的實(shí)際情況和存在的問(wèn)題，提出科藝學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案有效管理的舉措，加強(qiáng)和完善系級(jí)教學(xué)檔案的建設(shè)和管理，配合學(xué)院順利完成教育部對(duì)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的評(píng)估工作。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)評(píng)估 教學(xué)檔案 有效管理

一、獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案有效管理的意義

1994年，我國(guó)啟動(dòng)了普通高校教學(xué)工作評(píng)估試點(diǎn)工作，2003年正式確立周期性教學(xué)工作評(píng)估制度。它是我國(guó)高等教育的一項(xiàng)重大改革，是用來(lái)衡量一所高校本科教育質(zhì)量的重要依據(jù)，其目的是全面考察高校貫徹執(zhí)行黨的教育方針，促進(jìn)學(xué)校積極落實(shí)“以評(píng)促建、以評(píng)促改、以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的方針，改善辦學(xué)條件，加強(qiáng)教學(xué)基本建設(shè)，深化教學(xué)改革，提高管理水平，建立和完善自我發(fā)展、自我約束的機(jī)制。

教學(xué)檔案，是學(xué)校教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)活動(dòng)的記錄，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。系級(jí)教學(xué)檔案是教師、學(xué)生從事教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是系級(jí)檔案管理工作的核心。這些系級(jí)評(píng)估材料是各系辦學(xué)歷史、辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、辦學(xué)亮點(diǎn)和特色積淀的反映，是各系教育實(shí)踐從感性向理性的飛躍，也是評(píng)估專(zhuān)家在走訪過(guò)程中對(duì)各系形成理性認(rèn)識(shí)的載體。通過(guò)查閱完整的檔案資料，可以打開(kāi)思路，開(kāi)闊眼界，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，也是系級(jí)各項(xiàng)管理和決策的重要依據(jù)。

可見(jiàn)，對(duì)于獨(dú)立學(xué)院而言，加強(qiáng)和改善系級(jí)教學(xué)檔案的建設(shè)和管理工作，實(shí)現(xiàn)有效管理，在本科教學(xué)評(píng)估中具有舉足輕重的作用。

二、科藝學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析

科藝學(xué)院搬至西城辦學(xué)已達(dá)7年，學(xué)院各方面的工作都在逐步向科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)，教學(xué)檔案的建設(shè)和管理工作也受到了一定的重視，學(xué)院層面成立了專(zhuān)門(mén)的檔案室，各系也均配備了兼職檔案管理員。筆者作為外國(guó)語(yǔ)系的兼職教學(xué)檔案管理員，從具體的工作實(shí)踐來(lái)看，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的系級(jí)教學(xué)檔案管理仍然存在諸多問(wèn)題。具體如下：

1.系級(jí)教學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)整體不高。

由于機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制的原因，科藝學(xué)院所有系的教學(xué)檔案管理員均由教學(xué)秘書(shū)兼任，而這些教學(xué)檔案管理員均不是檔案管理專(zhuān)業(yè)科班出身，對(duì)檔案管理的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能掌握能力有限，亦沒(méi)有系統(tǒng)地接受檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的教育培訓(xùn)，可見(jiàn)目前的系級(jí)教學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，理論素養(yǎng)匱乏，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)欠缺。

2.系級(jí)教學(xué)檔案管理意識(shí)薄弱。

由于管理體制等諸多原因，加上長(zhǎng)期以來(lái)形成的習(xí)慣，很多教職工檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)教學(xué)檔案的重要性沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)于一些應(yīng)歸檔的文件材料，比如點(diǎn)名冊(cè)、試卷、學(xué)生論文等，不夠重視，沒(méi)有從源頭做好科學(xué)的分類(lèi)和及時(shí)的整理，致使很多教學(xué)檔案殘缺不全。

3.系級(jí)教學(xué)檔案收集不系統(tǒng)、不完整。

系里的每一項(xiàng)活動(dòng)都有其發(fā)生、運(yùn)作、結(jié)束等一系列過(guò)程，反映在文件材料上必然有策劃、計(jì)劃、執(zhí)行過(guò)程的來(lái)往文件、會(huì)議記錄、總結(jié)、表彰、處分、照片等，若依據(jù)這些材料就有可能再現(xiàn)該活動(dòng)的全過(guò)程。遺憾的是，有些檔案收集常常是有計(jì)劃，無(wú)總結(jié)；有上學(xué)期的材料，無(wú)下學(xué)期的對(duì)應(yīng)資料；有決議無(wú)會(huì)議記錄等，缺乏系統(tǒng)性和完整性，這大大降低了教學(xué)檔案日后的利用價(jià)值。另外，鑒于科藝學(xué)院師資構(gòu)成的特殊性，相當(dāng)一部分老師來(lái)自于下沙本部，還有一些外聘和外教，因?yàn)槎喾矫娴脑蚴沟脤W(xué)院目前對(duì)這部分教師的約束條件較少，致使管理難度加大，教學(xué)檔案收集不完整的現(xiàn)象普遍存在。

4.系級(jí)教學(xué)檔案管理手段落后。

雖然辦公自動(dòng)化設(shè)備普遍運(yùn)用在科藝學(xué)院的日常辦公中，但是系級(jí)教學(xué)檔案工作仍然局限于手工管理和被動(dòng)服務(wù)模式，加上教學(xué)秘書(shū)本身的工作就比較繁雜，對(duì)于教學(xué)資料的歸檔只能是疲于應(yīng)付，工作效率顯然難以提高。

5.系級(jí)教學(xué)檔案管理不規(guī)范。

盡管學(xué)院頒布了檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，但并沒(méi)有真正落到實(shí)處，系級(jí)教學(xué)檔案的管理較為混亂，基本沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的教學(xué)檔案室，零亂堆放，沒(méi)有頭緒，沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和立卷，日后查找難度較大。

三、科藝學(xué)院系級(jí)教學(xué)檔案有效管理的舉措

1.加大宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。

加強(qiáng)對(duì)學(xué)院檔案管理制度的宣傳，宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性和緊迫性，使教職工認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是具有潛在和現(xiàn)實(shí)作用的寶貴財(cái)富，主動(dòng)配合教學(xué)檔案管理人員做好教學(xué)檔案材料的歸檔工作，確保教學(xué)檔案管理工作高效高質(zhì)完成，尤其對(duì)于非定崗科藝學(xué)院的教職工和一些外聘教師，更應(yīng)加大宣傳力度，同時(shí)從制度上予以保證。

2.更新觀念，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)。

組織教學(xué)檔案管理人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使他們盡快掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)技能與方法，提高他們對(duì)檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔和保全過(guò)程的創(chuàng)新能力。

3.建立健全系級(jí)教學(xué)檔案管理規(guī)章制度。

切實(shí)貫徹執(zhí)行學(xué)院檔案管理制度，并可以根據(jù)各系實(shí)際情況，制定本部門(mén)教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，包括教學(xué)檔案管理工作實(shí)施細(xì)則、教學(xué)檔案編目分類(lèi)要點(diǎn)、檔案保管借閱制度等。這些制度的建立，使教學(xué)檔案管理做到有章可循。

4.推進(jìn)系級(jí)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化，提高利用率。

嘗試引進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化軟件，采用現(xiàn)代化管理方式，用電子化管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。

5.加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)檔案材料的規(guī)范管理。

（1）配備系級(jí)專(zhuān)職教學(xué)檔案管理人員

建立系級(jí)專(zhuān)門(mén)的教學(xué)檔案室，配備一名專(zhuān)職的檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案實(shí)行集中管理。這樣有利于提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，保質(zhì)保量地整理好檔案資料，進(jìn)而發(fā)揮檔案室的最高效率，更好地迎接教學(xué)質(zhì)量評(píng)估工作。

（2）建立教研室檔案室

可以建立教研室檔案室，教研室是系部的組成單位，由每個(gè)教研室負(fù)責(zé)本教研室資料的收集、整理、歸檔、審查和移交等工作，這樣有助于教學(xué)資料的合理分類(lèi)和完整保存。

（3）規(guī)范教學(xué)檔案管理的歸檔格式

對(duì)各種原始材料在提交和收集時(shí)，應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)范化格式，并要求所有教師按時(shí)、按量、保質(zhì)，規(guī)范地上交各種材料由檔案管理人員整理歸檔。同時(shí)，相關(guān)管理人員也應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行關(guān)鍵內(nèi)容的提取和總結(jié)。

（4）實(shí)行定期檢查制度和獎(jiǎng)懲制度

實(shí)行定期檢查制度和獎(jiǎng)懲制度，將教學(xué)檔案材料工作同教師的考核、職稱(chēng)評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，增強(qiáng)教師的歸檔責(zé)任感和積極性。

總之，做好系級(jí)教學(xué)檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用，使系級(jí)教學(xué)檔案在教學(xué)改革、科研、評(píng)估工作、教師職稱(chēng)評(píng)定及學(xué)生評(píng)獎(jiǎng)等方面發(fā)揮其應(yīng)有的作用。只有這樣，才能改變教學(xué)檔案收集工作難的被動(dòng)局面，從而形成系級(jí)教學(xué)檔案管理的良性循環(huán)，使系級(jí)教學(xué)檔案高效地服務(wù)于教學(xué)，在本科教學(xué)評(píng)估中成為一道亮麗的風(fēng)景線(xiàn)，充分彰顯各系辦學(xué)特色。

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