胡婭麗

摘 要：新的歷史時(shí)期對(duì)高職院校檔案管理工作提出了更高的要求。本文針對(duì)高職院校檔案管理存在的問題，闡述了做好檔案管理工作的看法。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；工作思考

檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是衡量學(xué)校管理水平的重要尺度，是科學(xué)管理學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。近些年來，隨著我國高職教育的蓬勃發(fā)展和知識(shí)信息化時(shí)代的到來，對(duì)高職院校檔案管理工作提出了更高的要求。在新的歷史時(shí)期，如何做好高職院校檔案管理工作，為提升人才培養(yǎng)工作水平提供服務(wù)，已成為我們面臨的重要課題。筆者就此談點(diǎn)粗淺看法。

一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是做好檔案管理工作的首要前提

我國的高職教育還處于初級(jí)發(fā)展階段，多數(shù)高職院校辦學(xué)歷史不長，檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)還不夠豐富。還存在認(rèn)識(shí)不到位，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，機(jī)構(gòu)不健全等問題。因此，進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，是做好高職院校檔案管理的首要前提。

（1）提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)意識(shí)。高職院校檔案是由學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的具有保存、查考價(jià)值的文字、圖表、聲像資料等構(gòu)成，是反映學(xué)?；久婷驳恼鎸?shí)歷史記錄。它所包含的學(xué)校辦學(xué)的豐富信息資料，對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展具有重要的參考利用價(jià)值。

從校黨委，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到教職工要深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的地位和作用，增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視檔案管理工作。同時(shí)，要清楚地認(rèn)識(shí)到，檔案管理不僅僅是檔案工作人員的事，而是學(xué)校的共同事業(yè)，需要全員參與，齊抓共管才能做好檔案管理工作。

（2）建立機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。一要成立由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)為組長，各處（室）、系負(fù)責(zé)人參與的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)學(xué)校檔案管理工作負(fù)總責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)小組從檔案資料的收集、整理、歸檔和利用等環(huán)節(jié)經(jīng)常督促檢查檔案管理工作制度的落實(shí)情況，研究解決檔案管理工作出現(xiàn)的困難和問題。其次，建立集中統(tǒng)一管理與專項(xiàng)分散管理相結(jié)合的檔案管理體系。即校本部建立綜合檔案室，統(tǒng)一管理全校的檔案資料；為便于工作上查找利用檔案資料，黨務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、教務(wù)等處室和各系建立分檔案室，管理相關(guān)的專項(xiàng)檔案資料。三要建立專、兼職結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。校綜合檔案室配備一名或數(shù)名專職檔案員，各分檔案室配備一名兼職檔案員，不設(shè)分檔案室的單位確定一名兼職檔案資料員。并明確專、兼職檔案工作人員的工作職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)工作職責(zé)考評(píng)他們的工作業(yè)績，突出的給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。通過上述舉措，從組織上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作落到實(shí)處。

二、健全檔案管理制度是做好檔案管理工作的重要保證

俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。依法治檔，加強(qiáng)檔案管理工作的制度化建設(shè)，規(guī)范檔案管理是做好高職院校檔案管理工作的重要保證。

目前，在一些高職院校檔案管理中還存在制度不健全，管理不規(guī)范的狀況。要改變這種狀況，必須根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作實(shí)際，建立和健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。比如，制訂《檔案立卷、歸檔制度》《檔案利用制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案庫房管理制度》等。做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，銷毀有依據(jù)，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)。真正使檔案管理工作有法可依，有章可循，便于檢查評(píng)估檔案管理工作的落實(shí)情況，確保檔案管理工作順利開展，

檔案管理工作制度不是寫在紙上，掛在墻上的擺設(shè)或用于應(yīng)付上級(jí)檢查用的，而要注重抓好制度的落實(shí)。一方面，檔案工作人員要嚴(yán)格按制度辦事，把檔案管理工作制度落實(shí)在實(shí)際工作中。另一方面，校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案管理責(zé)任人要不定期的檢查管理制度的落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

三、提高檔案工作人員業(yè)務(wù)能力是做好檔案管理工作的必要措施

當(dāng)今是知識(shí)信息化時(shí)代，檔案管理微機(jī)化，信息資料傳遞網(wǎng)絡(luò)化已成為潮流，傳統(tǒng)的手工管理模式逐步被現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理模式所取代。這必然要求檔案工作人員實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、知識(shí)化。作為高職院校檔案工作者，不但要具備較豐富的檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，而且要掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)，較強(qiáng)的微機(jī)管理檔案的工作能力，以及掌握攝影、攝像、多媒體操作技能等，并至少懂一門外語。而目前一些高職院校檔案工作人員存在人員新、經(jīng)驗(yàn)傳承少，專業(yè)化、知識(shí)化程度偏低等狀況。這就必須采取有力措施，加大崗位培訓(xùn)力度，提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

高職院校檔案工作人員崗位培訓(xùn)可采取的途徑有：一是在職學(xué)習(xí)和進(jìn)修。學(xué)校要鼓勵(lì)檔案工作人員崗位自學(xué)檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能，支持他們參加檔案專業(yè)的函授教育；二是參加上級(jí)舉辦的檔案工作人員培訓(xùn)班和其他與檔案工作相關(guān)的操作技能培訓(xùn)班；三是聘請(qǐng)檔案管理方面的專家和學(xué)者對(duì)檔案工作人員進(jìn)行講座培訓(xùn)；四是以老帶新，經(jīng)驗(yàn)傳承。由本校檔案管理實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案員培訓(xùn)、指導(dǎo)兼職的檔案員和資料員；五是組織專、兼職檔案工作人員前往檔案管理工作做得好的高校參觀學(xué)習(xí)取經(jīng)。通過崗位培訓(xùn)，使檔案工作人員逐步成為檔案管理工作的“通用型”和“復(fù)合型”人才。

四、開發(fā)利用檔案信息資源是做好檔案管理工作的根本目的

檔案既是一面鏡子，真實(shí)地反映了學(xué)校辦學(xué)的基本面貌，同時(shí)又是為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)的工具。檔案的服務(wù)功能決定了檔案管理工作的根本目的在于檔案信息資源的開發(fā)和利用。目前，一些高職院校在檔案管理中不同程度地存在“重藏輕用”的傾向。因此，要做好檔案管理工作必須把著力點(diǎn)放到“藏用并舉”“以用帶藏”重在利用上，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，積極開發(fā)利用檔案的信息資源。

（1）要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。高職院校檔案管理人員要根據(jù)學(xué)校辦學(xué)規(guī)律和辦學(xué)動(dòng)態(tài)，研究掌握檔案利用的規(guī)律，預(yù)測(cè)檔案利用的方向，積極主動(dòng)地利用檔案資料為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教學(xué)、科研、管理等項(xiàng)工作服務(wù)，為校內(nèi)外各種咨詢查證服務(wù)，以及為上級(jí)對(duì)學(xué)校人才培養(yǎng)工作水平的檢查評(píng)估提供服務(wù)。

（2）要注重檔案信息資源的開發(fā)和利用。在檔案管理上不能有“守?cái)傋印钡乃枷?，滿足于檔案原始資料的查詢服務(wù)利用，還應(yīng)注重檔案信息資源的開發(fā)，提高利用率。在檔案信息資源的開發(fā)上，尤其要加強(qiáng)檔案資料的編研工作，挖掘、開發(fā)檔案信息資源，并利用網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代傳媒手段和各種有效形式創(chuàng)新服務(wù)方式、更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。比如，將一些非保密性檔案資料進(jìn)行綜合分析、整理、提煉，匯編成各類專題檔案信息資料，制作成專題光盤保存利用，或制作成專題網(wǎng)頁，利用校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，方便快捷地實(shí)現(xiàn)校內(nèi)外檔案信息資源的共享。又比如，編撰校史，建立榮譽(yù)室對(duì)師生員工進(jìn)行光榮傳統(tǒng)教育等。

總之，檔案管理是一門集計(jì)算機(jī)科學(xué)和檔案學(xué)于一體的綜合科學(xué)。高職院校在檔案管理工作中，必須以科學(xué)發(fā)展觀作指導(dǎo)，不斷探索現(xiàn)代檔案管理和檔案利用的規(guī)律，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立現(xiàn)代化檔案管理模式，使檔案管理工作為學(xué)校改革、創(chuàng)新和發(fā)展，為提升人才培養(yǎng)工作水平提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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