李強

〔摘 要〕面對高校圖書館文獻信息資源供給與需求矛盾日益突出的情況，通過對高校院系資料室特色優(yōu)勢及存在的問題進行分析，闡述了高校圖書館與院系資料室整合的必要性和可行性，并從管理體制、運行機制等方面對其整合機制進行了探討。

〔關鍵詞〕高校圖書館；院系資料室；整合機制

隨著科學技術的迅猛發(fā)展，邊緣學科、交叉學科越來越多，教學、科研工作人員對文獻信息的需求質量也在日益提高，迫切需要大量內(nèi)容新穎、類型完整、形式多樣、來源廣泛的信息。雖然各高校為增加文獻資料投入了大量資金，但是面對書刊價格快速上漲，文獻采集量也十分有限；盡管不同層面、多種形式的館際合作，實現(xiàn)了一定范圍內(nèi)的資源共享，提高了圖書館的文獻資源建設與保障能力，但是忽視校內(nèi)資源的挖掘、整合與共享，忽略了直接為教學與科研提供文獻信息服務的院系資料室的功能與作用，使學校文獻資源造成浪費，降低了資源利用率。在這一背景下，適應信息時代教學改革發(fā)展的需要，整合校內(nèi)文獻信息資源，建立有效地運行機制已勢在必行。

１ 院系資料室特色優(yōu)勢及存在的問題分析

１.１ 院系資料室的特色優(yōu)勢

院系資料室作為高校文獻信息中心的重要組成部分，在為學校師生提供的文獻信息服務中，與學校圖書館在服務功能上可以形成優(yōu)勢互補：（1）院系資料室一般都設在院系所在地，可以隨時隨地方便師生查找文獻資料，具有明顯的地域優(yōu)勢。（2）院系資料室收藏的文獻主要是與本院系專業(yè)有關的資料，未公開出版的內(nèi)部資料、學生畢業(yè)論文、作品等校圖書館沒有入藏的具有本系專業(yè)特色的資源優(yōu)勢。（3）能及時了解本學科國內(nèi)外發(fā)展最新研究動態(tài)，及時采集相關的文獻資料，具有較快的、有針對性的文獻信息服務能力。

１.２ 院系資料室存在的問題

長期以來，院系資料室相對獨立，以致形成各自為政，文獻資源與圖書館重復率之高、利用率之低以及管理與服務水平的滯后，不僅嚴重制約了資料室的發(fā)展，而且影響教師教學與科研工作的開展。主要表現(xiàn)在：（1）院系資料室的經(jīng)費在學校文獻資源建設中所占比例很小，有些院系要靠自籌經(jīng)費解決，導致有些專業(yè)文獻收集不全，缺上少下的斷層現(xiàn)象十分嚴重，給文獻利用造成一定影響。（2）院系資料室在文獻建設上缺少長遠規(guī)劃，無計劃性、隨意性較大，導致一些文獻資料利用率不高，與圖書館收藏的文獻重復較多。據(jù)調(diào)查，我校的圖書館與資料室文獻重復率達40%以上，使本來緊缺的資料購置費沒有用在刀刃上，給高校教學與科研帶來較大的影響。（3）院系資料室建設未能引起院系領導的足夠重視，缺乏有效的管理，目前許多高校院系資料室還沒有建立計算機檢索系統(tǒng)，不能科學管理收藏的文獻資源；有些院系資料員是兼職，因此，開放時間不能保證，文獻排架比較混亂，給讀者檢索與查找文獻帶來諸多不便。（4）在文獻資源管理及開發(fā)利用上，大部分資料室只能提供文獻借閱及一般咨詢，充其量是專題檢索服務，而且是陳舊的手工檢索方式，這種落后的技術手段難以適應網(wǎng)絡時代的服務要求［１］。另一方面由于院系資料室地方小、書架少，設備簡陋，許多資料被迫堆放在一起，造成資源利用率較低。

２ 高校圖書館與院系資料室整合的必要性

院系資料室與校圖書館同時承擔著為學校教學和科研提供文獻信息服務的任務，目標一致，共同構成學校的兩級文獻保障體系［２］。高校圖書館與院系資料室開展文獻信息資源整合既能避免重復采集和收藏，避免人力和財力資源的浪費，也有利于提高館藏文獻質量的保障率和館藏文獻信息資源的利用率，最大限度地保持知識體系的完整性；使用戶獲得高質量、可信賴的信息資源成為可能［３］。

２.１ 有利于復合人才培養(yǎng)的需要

科學技術的迅猛發(fā)展，學科相互滲透，交叉學科派生，無論是教師，還是學生，客觀上要求跨行業(yè)、跨部門地捕捉新知識、新信息。他們越來越需求整體化的文獻信息資源，既需要全面、系統(tǒng)的綜合性文獻信息資料，又需要針對性強、專業(yè)特點突出的專業(yè)參考資料；而且還希望手續(xù)簡捷，方便利用，圖文并茂，手段先進。特別是高校教育教學改革發(fā)展的不斷深入，只有實現(xiàn)圖書館、院系資料室有效整合，才有利于新型復合型人才培養(yǎng)。

２.２ 豐富藏書、節(jié)約經(jīng)費的需要

長期以來，高校文獻信息資源管理各自為政的局面，使相當多的文獻信息收藏不完整，利用渠道不暢，導致文獻信息資源的極大浪費。隨著文獻數(shù)量急劇增加，書刊價格不斷上漲，而高校圖書館與院系資料室之間由于缺少溝通和協(xié)調(diào)，導致大量的文獻資料重復采購，使本來拮據(jù)的文獻經(jīng)費得不到合理有效的利用。因此，高校圖書館與院系資料室整合，可以有效地解決經(jīng)費不足和文獻資源重復的矛盾。

２.３ 優(yōu)勢互補、完善職能的需要

高校圖書館服務于全校師生，其職能決定了藏書范圍廣、內(nèi)容覆蓋面大的特點，即以“廣”、“博”見長；院系資料室則直接為本院系教學、科研服務，專門收集本院系相關專業(yè)文獻資料，具有學科“?！?、內(nèi)容“深”的特點。通過，整合校內(nèi)文獻資源，可以提高文獻資源利用率，保證學科文獻資源品種的穩(wěn)定增長和應有的覆蓋面，使讀者獲得更多的文獻信息，更大范圍地為讀者服務，從而以最小的投入獲得最大的效益，即：1+1＞2的效益。

３ 高校圖書館與院系資料室整合的可行性

３.１ 高校圖書館與院系資料室具有服務目標一致性

高校圖書館和院系資料室同屬圖書情報工作系統(tǒng)，中介性是它們的共同屬性，圖書館是學校圖書情報工作的主體，院系資料室是提供文獻信息、情報資料的基層單位，它們上下結合，互相補充，共同完成為教學、科研服務的任務。他們性質相同，任務相同，都是收集、整理和研究文獻信息資料，開展文獻信息服務的服務性機構。圖書館與院系資料室整合，可形成一個既有分工，又有合作的文獻信息資源保障實體，優(yōu)勢互補，使讀者可以隨心所欲地檢索自己所需的文獻信息資源，還可以充分發(fā)揮文獻信息資源的作用［４］。

３.２ 網(wǎng)絡技術發(fā)展為文獻信息資源整合提供技術保障計算機管理、校園網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息技術的應用，結束了傳統(tǒng)手工時期文獻信息得不到有效利用的局面，為高校圖書館與院系資料室整合提供了技術支持。而圖書館自動化建設積累的經(jīng)驗也能夠為文獻資源共建共享提供業(yè)務指導。將全校的文獻資源可以納入一個自動化管理系統(tǒng)，可以形成以校圖書館為中心，各院系資料室相互協(xié)助、相互開放、資源共享的多功能、多層次服務的有機文獻情報網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)文獻信息資源建設的整體規(guī)劃和最佳利用［５］。

４ 高校圖書館與院系資料室整合機制的構建

整合按其字面意思可以理解為整理、融合、聚合等，即將一些相關的東西整理為一個有機整體，以滿足更大的需求，實現(xiàn)更大的效益。高校圖書館與院系資料室的整合，就是要對各個方面的原有機構設置、隸屬關系、信息資源、工作人員等方面實行管理體制、運行機制等全面創(chuàng)新，使學校文獻信息資源發(fā)揮更大的作用。

４.１ 管理體制的整合

管理機制的整合，是構建高校文獻資源保障體系的前提，而高校圖書館與院系資料室的關系問題，已經(jīng)成為形成全校文獻服務保障體系的瓶頸［１］。多年來，由于院系資料室的經(jīng)費一般由各院系自籌，其特色資源建設也由各院系根據(jù)實際情況自定，圖書館沒有實際權利對院系資料室進行統(tǒng)一的業(yè)務領導，難以建立統(tǒng)一的管理機制。因此,管理機制的整合勢在必行。

４.１.１ 明確院系資料室與圖書館的體制關系

教育部在《普通高等學校圖書館規(guī)程》中明確規(guī)定：院系資料室業(yè)務管理歸校圖書館領導，行政上歸院（系）領導。圖書館與院系管理層必須根據(jù)教育部的有關規(guī)定，實行行政與業(yè)務雙重管理，將院系資料室文獻建設納入校內(nèi)信息資源保障體系內(nèi)，使院系資料室文獻信息功能得到有效的發(fā)揮。

４.１.２ 建立良好的業(yè)務協(xié)調(diào)機制

圖書館面向全校師生，其文獻信息建設大而全，而院系資料室是根據(jù)本院系學科建設需要而設立的，主要面向本院系師生，文獻資料卻小而專，但是，隨著科學技術的發(fā)展，交叉學科的出現(xiàn)和復合型人才培養(yǎng)的需要，對文獻信息的需求提出了更高的要求。為避免資源浪費，形成優(yōu)勢互補，共享校內(nèi)文獻信息資源，需要建立良好的協(xié)調(diào)機制。圖書館與院系應就資源建設、資源管理、布局調(diào)整、人力資源培養(yǎng)與開發(fā)及讀者服務等，進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)與規(guī)劃，使兩者的資源與服務形成互補，并促使文獻資源整合工作的標準化與規(guī)范化。

４.１.３ 制定科學的管理制度

高校圖書館與院系資料室整合，僅僅明確了雙方的體制關系和建立良好的協(xié)調(diào)機制是不夠的，圖書館必須對有關規(guī)章制度建設做出整體規(guī)劃，構建出較完善的規(guī)章制度體系，建立起科學的管理制度，從制度上得到加強，才能使整合得到有效保障。制度的制定要建立在靈活多樣，有利于教學科研和學科發(fā)展，有利于校內(nèi)文獻信息通暢。

４.２ 建立行之有效的運行機制

４.２.１ 建立文獻信息資源領導機構

筆者認為，為保障校園文獻信息資源的有效利用，必須建立一個由學校主管領導、圖書館領導和各院系領導組成的文獻信息領導機構—圖書情報委員會。按照“全局集中、局部分散，通用集中、專用分散”以及“圖書館文獻信息資源建設為主，院系資料室專業(yè)文獻信息資源建設為輔”的原則，對圖書館、院系資料室建設實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)籌規(guī)劃，建立縱向有層次，橫向協(xié)調(diào)，多功能、高效益的立體型文獻信息資源管理體系。院系資料室在行政事務上歸院系領導，而業(yè)務上則歸圖書館管理，資料室人員的配備及變動由圖書館與院系領導共同協(xié)商，對各項工作進行合理分工，規(guī)范管理，使文獻資料工作規(guī)范化、標準化、科學化。從而加強了圖書館、院系資料室相互間的橫向聯(lián)系，并從整體出發(fā)，兼顧各自的特殊性，調(diào)動圖書館、院系資料室工作人員的積極性，使它們在既統(tǒng)一又相對獨立的基礎上，呈現(xiàn)出適應信息社會需要的更高程度的整體性、統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性［４］。

４.２.２ 實現(xiàn)文獻資源的一體化管理

在學校圖書情報委員會的領導下，對全校的文獻信息資源建設作出統(tǒng)一規(guī)劃，并規(guī)定學校全年文獻信息資源建設按一定比例分配給圖書館和院系資料室，各院系自行購買的文獻信息資料必須到圖書館統(tǒng)一驗收、分類和編目，發(fā)票由圖書館館長簽字后方可到財務處報帳；圖書館按照《中國圖書館圖書分類法》技術標準和規(guī)范，將院系資料室文獻資料回溯建庫，并對以后新購的書刊進行統(tǒng)一加工、統(tǒng)一編目，并進入圖書館中央館藏庫，方便讀者查詢，使校內(nèi)文獻資源得到有效利用。

４.２.３ 建立統(tǒng)一的自動化管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡技術的發(fā)展，要求院系資料室改革原有的封閉運作模式為開放式、互動式、網(wǎng)絡式的扁平結構，使院系資料室成為一個以校圖書館為中心，各資料室相互協(xié)助、相互開放、資源共享的多功能、多層次服務的有機文獻情報網(wǎng)絡系統(tǒng)。通過實現(xiàn)圖書資料工作的網(wǎng)絡化，使資料室業(yè)務工作的運行過程縮短，運行速度加快。連通院系資料室與圖書館集成系統(tǒng)，提高院系資料室的計算機管理水平，使院系資料室管理與服務從傳統(tǒng)的手工操作，變?yōu)橛嬎銠C管理，使讀者在校內(nèi)任何一臺終端機上，均可通過聯(lián)機檢索訪問和查詢學校圖書館、院系資料室的文獻信息資源，讀者也可憑借閱證到圖書館或者各院系資料室借閱自己所需的文獻信息資料，從而實現(xiàn)真正意義上的資源整合，充分發(fā)揮學校文獻信息系統(tǒng)的整體效益。

５ 結 語

高校圖書館與院系資料室信息資源整合勢在必行。如圖１、２所示，整合后的高校圖書館與院系資料室，在校圖書情報委員會的直接領導下，建立起全新的校內(nèi)文獻信息保障體系，不但可以使現(xiàn)有的信息資源利用最大化，也可以節(jié)省更多的人力物力，減少資源的重復建設，還可以提供全方位、高層次服務，將極大的滿足教學科研工作的發(fā)展需要。

圖１ 整合前學校文獻信息資源運行模式

圖２ 整合后學校文獻信息資源運行模式

參考文獻

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［２］唐定海．院系自采文獻管理初探［Ｊ］．圖書館建設．2009，（1）：52-54．

［３］路金芳，等．高校圖書館與院系資料室資源整合探討［Ｊ］．圖書館理論與實踐，2006，（5）：83-84．

［４］江文芬．高校圖書館與院系資料室一體化管理的實踐［Ｊ］．圖書館工作與研究，2008，(5):92-94.

［５］范家全．高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享探討［Ｊ］．江西行政學院學報，2010，（4）：94-95．

（本文責任編輯：馬 卓）