羅如學(xué)　尤妙娜

摘要:基于傳統(tǒng)供應(yīng)鏈中的采購(gòu)活動(dòng)存在信息不對(duì)稱、需求反應(yīng)遲鈍及成本過(guò)高的一些因素導(dǎo)致失去了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,基于此,文章分析了采購(gòu)工作實(shí)施電子化采購(gòu)和信息化的必要性,然后闡述了在供應(yīng)鏈的模式下實(shí)施電子化采購(gòu)的核心思想,并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的方案選擇和須注意的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞:供應(yīng)鏈;電子化采購(gòu);模式

中圖分類號(hào):F273.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

Abstract: In purchasing activity of conventional supply chain, just as there are some factors such as information dissymmetry, delaying the response of requirement and high cost, which cause the enterprise lose competition, based on those. The thesis analyze that's necessary to implement electronic business and information in purchasing working, and clarified the core ideas of electronic business under SCM mode, and put forward some attentive issue and relative choice scheme.

Key words: supply chain; electronic purchasing; pattern

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展,企業(yè)傳統(tǒng)采購(gòu)活動(dòng)面臨重大沖擊和挑戰(zhàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展以及其所創(chuàng)造的效率與價(jià)值,使得構(gòu)建在互聯(lián)網(wǎng)之上的電子化采購(gòu)應(yīng)運(yùn)而生。本文擬就實(shí)施電子化采購(gòu)在供應(yīng)鏈采購(gòu)活動(dòng)中的策略進(jìn)行一些探討。

1傳統(tǒng)采購(gòu)模式

傳統(tǒng)采購(gòu)的重點(diǎn)放在如何和供應(yīng)商進(jìn)行商業(yè)交易的活動(dòng)上,重視價(jià)格比較,通過(guò)供應(yīng)商的多頭競(jìng)爭(zhēng),選擇價(jià)低為合作者,交易過(guò)程的重點(diǎn)放在價(jià)格的談判上。雖然質(zhì)量、交貨期也是采購(gòu)過(guò)程中的重要考慮因素,但是質(zhì)量、交貨期等主要以事后把關(guān)的辦法進(jìn)行控制。因此在供應(yīng)商與采購(gòu)部門之間經(jīng)常要進(jìn)行報(bào)價(jià)、詢價(jià)、還價(jià)等來(lái)回的談判,并且多頭進(jìn)行,最后從多個(gè)供應(yīng)商中選擇一個(gè)價(jià)格最低的供應(yīng)商簽訂合同,訂單才決定下來(lái)。傳統(tǒng)的采購(gòu)模式的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.1傳統(tǒng)采購(gòu)過(guò)程是典型的非信息對(duì)稱博弈過(guò)程

選擇供應(yīng)商在傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)中是一個(gè)首要的任務(wù)。在采購(gòu)過(guò)程中,采購(gòu)一方為了能夠從多個(gè)競(jìng)爭(zhēng)性的供應(yīng)商中選擇一個(gè)最佳的供應(yīng)商,會(huì)保留私有信息,作為談判籌碼。這樣,采購(gòu)、供應(yīng)雙方都不進(jìn)行有效的信息溝通,這就是非信息對(duì)稱的博弈過(guò)程。

1.2驗(yàn)收檢查是采購(gòu)部門的一個(gè)重要的事后把關(guān)工作

由于質(zhì)量控制難度大,質(zhì)量與交貨期是采購(gòu)一方要考慮的另外兩個(gè)重要因素。在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式下,要有效控制質(zhì)量和交貨期只能通過(guò)事后把關(guān)的辦法。因采購(gòu)方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過(guò)程和有關(guān)質(zhì)量控制活動(dòng),相互的工作是不透明的。因此需要通過(guò)各種有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)如國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行驗(yàn)收。缺乏合作的質(zhì)量控制會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量控制的難度增加。

1.3供需關(guān)系是臨時(shí)的或短時(shí)期的合作關(guān)系,而且競(jìng)爭(zhēng)多于合作

在傳統(tǒng)的采購(gòu)模式中,供應(yīng)與需求之間的關(guān)系是臨時(shí)性或者短時(shí)性的合作,且競(jìng)爭(zhēng)多于合作。由于缺乏合作與協(xié)調(diào),供應(yīng)與需求之間缺乏合作的氣氛并增加了許多運(yùn)作中的不確定性。

1.4響應(yīng)用戶需求能力遲鈍

由于供應(yīng)與采購(gòu)雙方在信息的溝通方面缺乏及時(shí)的信息反饋,在市場(chǎng)需求發(fā)生變化的情況下,采購(gòu)一方也不能改變供應(yīng)一方已有的訂貨合同,因此采購(gòu)一方在需求減少時(shí)庫(kù)存增加,需求增加時(shí),出現(xiàn)供不應(yīng)求。重新訂貨需要增加談判過(guò)程,因此供需之間對(duì)用戶需求的響應(yīng)沒(méi)有同步進(jìn)行,缺乏應(yīng)付需求變化的能力。

2實(shí)施電子化采購(gòu)的必要性和緊迫性

2.1采購(gòu)在企業(yè)中的地位和作用

物流管理在供應(yīng)鏈管理中有著重要的作用。這一點(diǎn)可以通過(guò)價(jià)值分布來(lái)考查。表1為供應(yīng)鏈的價(jià)值分布。不同的行業(yè)和產(chǎn)品類型,供應(yīng)鏈價(jià)值分布不同,物流價(jià)值(采購(gòu)和分銷之和)在各種類型的產(chǎn)品和行業(yè)中都占到了整個(gè)供應(yīng)鏈價(jià)值的一半以上,制造價(jià)值不到一半。在易耗消費(fèi)品和一般工業(yè)品中,物流價(jià)值的比例更大,達(dá)80%以上,這充分說(shuō)明物流的價(jià)值意義。供應(yīng)鏈?zhǔn)且粋€(gè)價(jià)值增值鏈過(guò)程,有效地管理好物流過(guò)程,對(duì)于提高供應(yīng)鏈的價(jià)值增值水平,有著舉足輕重的作用。

物資采購(gòu)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)價(jià)值鏈主鏈條的第一個(gè)環(huán)節(jié),是企業(yè)資金和物質(zhì)投入的開始,對(duì)工程項(xiàng)目投資成本控制、產(chǎn)成品成本控制和質(zhì)量控制至關(guān)重要,是企業(yè)挖掘效益潛力的非常重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

因此,物資采購(gòu)不僅要保證物資供應(yīng)、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),更要在保證供應(yīng)的同時(shí),降低物資采購(gòu)成本、減少資金占用。

2.2優(yōu)化采購(gòu)管理水平和實(shí)施電子化采購(gòu)是提升采購(gòu)管理的重要手段

由于中小公司不具備國(guó)際性大公司的市場(chǎng)、渠道、信息、資源等方面的優(yōu)勢(shì),其更期望通過(guò)發(fā)展電子化采購(gòu)打開企業(yè)與市場(chǎng)實(shí)時(shí)聯(lián)系反饋的通道,其對(duì)發(fā)展物資采購(gòu)電子化采購(gòu)更是倍加青睞。從而使其企業(yè)在強(qiáng)化物資供應(yīng)各環(huán)節(jié)間的相互制約和控制、減少和避免暗箱操作、比質(zhì)比價(jià)、提供充分的采購(gòu)決策依據(jù)、降低采購(gòu)成本、優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)、提高工作效率和物資管理水平等方面發(fā)揮著越來(lái)越大的巨大作用。故加快發(fā)展物資采購(gòu)電子化,可以給物資采購(gòu)管理工作帶來(lái)如下的好處。

(1)可以擴(kuò)大比價(jià)范圍,提高采購(gòu)效率,降低采購(gòu)成本?？梢酝黄苽鹘y(tǒng)物資采購(gòu)模式的各種局限,擴(kuò)大采購(gòu)比價(jià)范圍,由貨比三家到貨比百家,大幅度降低采購(gòu)費(fèi)用,降低物資采購(gòu)成本,同時(shí)還可以大大提高物資采購(gòu)工作效率。

(2)實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)過(guò)程公開化,有利于進(jìn)一步公開物資采購(gòu)過(guò)程,實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程中業(yè)務(wù)操作與結(jié)果的適時(shí)監(jiān)控,使采購(gòu)工作更透明更規(guī)范。

(3)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)操作程序化。采購(gòu)業(yè)務(wù)操作必須按照軟件規(guī)定的流程進(jìn)行,否則無(wú)法通過(guò),可以大大減少物資采購(gòu)過(guò)程中的隨意性。

(4)促使物資采購(gòu)管理定量化、科學(xué)化。借助電子化采購(gòu)網(wǎng)站可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部物資采購(gòu)管理信息的大容量、快速傳遞,為各級(jí)物資采購(gòu)決策者提供更多、更準(zhǔn)確、更及時(shí)的量化決策信息,使我們的物資采購(gòu)決策更科學(xué)、依據(jù)更充分,大大緩解和改變我們傳統(tǒng)物資管理決策中信息不靈、信息源不足、傳遞緩慢、無(wú)法定量化等問(wèn)題?？梢詫?shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商之間供需信息的及時(shí)溝通與共享,可以減少物資采購(gòu)過(guò)程中的不公開性和隨意性,為供應(yīng)商營(yíng)造更公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。

3企業(yè)的電子化采購(gòu)模式構(gòu)建思路與方案

發(fā)展和應(yīng)用電子化采購(gòu)的過(guò)程,是先進(jìn)物資采購(gòu)管理思想的滲透過(guò)程,是對(duì)傳統(tǒng)的物資采購(gòu)管理方式的變革過(guò)程,是物資采購(gòu)管理創(chuàng)新的過(guò)程,是開放各級(jí)物資采購(gòu)管理決策者的視聽過(guò)程。而絕不僅僅是將傳統(tǒng)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)操作簡(jiǎn)單地搬到網(wǎng)上進(jìn)行的問(wèn)題。

3.1發(fā)展電子化采購(gòu)的關(guān)鍵目標(biāo)

發(fā)展電子化采購(gòu),必須改變物資采購(gòu)傳統(tǒng)模式,實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資需求信息的網(wǎng)上動(dòng)態(tài)發(fā)布,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商產(chǎn)品和庫(kù)存信息的實(shí)時(shí)交流,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上詢價(jià)比價(jià)和商務(wù)技術(shù)交流,這是最基本的功能要求。 因此,發(fā)展電子化采購(gòu)應(yīng)該必須重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)以下核心功能和內(nèi)容:(1)網(wǎng)上詢價(jià)(物資采購(gòu)最大增值環(huán)節(jié)之一)功能,即在網(wǎng)上編制詢價(jià)方案、向供應(yīng)商發(fā)布詢價(jià)書或招標(biāo)公告,供應(yīng)商在網(wǎng)上對(duì)詢價(jià)書進(jìn)行報(bào)價(jià)、投標(biāo)。(2)網(wǎng)上比價(jià)(物資采購(gòu)最大增值環(huán)節(jié)之一)功能,即在網(wǎng)上對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或標(biāo)書進(jìn)行比較,結(jié)合網(wǎng)上采購(gòu)過(guò)程積累的關(guān)于各供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期、資信狀況等情況,選擇確定供應(yīng)商。(3)在線集成用戶企業(yè)與供應(yīng)商之間的供求信息與資源,實(shí)現(xiàn)物資需求動(dòng)態(tài)、可供產(chǎn)品信息、新產(chǎn)品情況等重要信息和庫(kù)存資源的共享,為減少物資儲(chǔ)備資金占用、降低物資采購(gòu)成本提供條件,為各級(jí)物資采購(gòu)人員提供大量的決策信息。(4)網(wǎng)上實(shí)時(shí)傳遞和交流商務(wù)技術(shù)業(yè)務(wù)信息,大幅度提高供需之間的聯(lián)系頻度與速度。(5)供應(yīng)商動(dòng)態(tài)考評(píng)(物資采購(gòu)最大增值環(huán)節(jié)之一)功能,即在網(wǎng)上對(duì)供應(yīng)商的每一份合同交易中的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià),為下一次物資采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。

3.2采購(gòu)的電子化采購(gòu)模式構(gòu)建思路

(1)建物資采購(gòu)網(wǎng)站模式或同行企業(yè)間聯(lián)建模式。建立企業(yè)間的相互溝通平臺(tái)在Internet/Intranet集成網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,供應(yīng)鏈企業(yè)內(nèi)部與企業(yè)之間的信息交流通常都是通過(guò)雙方的 IP和主頁(yè)來(lái)完成的。這種信息溝通方式無(wú)論從效率上,還是從時(shí)間上都是傳統(tǒng)方式無(wú)法比擬的。這一過(guò)程如圖1所示:

Internet/Intranet集成環(huán)境下開發(fā)的管理信息系統(tǒng),必須提供高效的數(shù)據(jù)庫(kù)與 Web相接,利用可視化開發(fā)工具,采用有效方式(API、CGI等)與數(shù)據(jù)庫(kù)端連接。采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)引擎技術(shù),并與Web技術(shù)結(jié)合,可實(shí)現(xiàn)企業(yè)動(dòng)態(tài)、交互的信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)基于Web的信息網(wǎng)絡(luò)。各種信息交流更為及時(shí),經(jīng)營(yíng)成本將進(jìn)一步降低。數(shù)據(jù)庫(kù)的無(wú)縫連接技術(shù),使企業(yè)內(nèi)外部信息環(huán)境成為一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái),實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部及內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的信息共享,以提供組織、管理和決策的工具,提高決策的科學(xué)性、可行性。運(yùn)行過(guò)程如圖2所示。

(2)J2EE的四層次電子化采購(gòu)模型構(gòu)想。基于J2EE的電子化采購(gòu)開發(fā)模型分為四層,分別是客戶層、Web層、業(yè)務(wù)層和企業(yè)信息系統(tǒng)層,見圖2。其中,客戶層為通過(guò)瀏覽器對(duì)電子化采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)的網(wǎng)絡(luò)終端用戶,一般又分為一般用戶與會(huì)員和管理員。一般用戶與會(huì)員可通過(guò)訪問(wèn)電子化采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行信息查詢和產(chǎn)品定購(gòu)等操作;而管理員則負(fù)責(zé)對(duì)電子化采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)。

Web層實(shí)現(xiàn)與客戶層的交互,處理客戶層的請(qǐng)求并做出響應(yīng)。Web層向客戶層提供了兩個(gè)接口,分別是電子化采購(gòu)系統(tǒng)接口和管理接口?？蛻魧拥乃杏脩舳伎梢酝ㄟ^(guò)電子化采購(gòu)系統(tǒng)接口訪問(wèn)電子化采購(gòu)系統(tǒng);而管理接口只能由管理員進(jìn)行訪問(wèn),一般用戶與會(huì)員則無(wú)此權(quán)限。Web層的功能通過(guò)Web組件實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶處理數(shù)據(jù)的表達(dá)。業(yè)務(wù)層實(shí)現(xiàn)與Web層的交互,處理Web層的數(shù)據(jù)處理請(qǐng)求,是模型的核心層。模型對(duì)業(yè)務(wù)層的業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行封裝,使Web層不直接訪問(wèn)EJB組件,而是通過(guò)系統(tǒng)訪問(wèn)會(huì)話Bean和子系統(tǒng)會(huì)話Bean來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)EJB組件的訪問(wèn)。企業(yè)信息系統(tǒng)層運(yùn)行企業(yè)信息系統(tǒng)軟件,例如企業(yè)資源計(jì)劃、大型機(jī)事務(wù)處理、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)及其他遺留信息系統(tǒng)。企業(yè)信息系統(tǒng)層實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)層的交互,一般處理業(yè)務(wù)層的數(shù)據(jù)庫(kù)操作。

4發(fā)展電子化采購(gòu)要注意的幾個(gè)問(wèn)題

4.1把握電子化采購(gòu)概念的本質(zhì)

顧名思義,電子化采購(gòu)概念中包含兩個(gè)含義,即網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是手段與載體、提高商務(wù)活動(dòng)的效果才是最終目的。因此,發(fā)展電子化采購(gòu)的落腳點(diǎn),應(yīng)該放在應(yīng)用電子手段、在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行一個(gè)或多個(gè)具有實(shí)質(zhì)意義的關(guān)鍵采購(gòu)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理與商務(wù)活動(dòng)上,而不應(yīng)該拘泥于采購(gòu)商務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程是否在互聯(lián)網(wǎng)上完成的形式上。

4.2認(rèn)識(shí)電子化采購(gòu)的功能與作用

電子化采購(gòu)就是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的產(chǎn)物,電子化采購(gòu)的著眼點(diǎn)是加快信息傳遞速度、加大信息共享量和提高商務(wù)活動(dòng)的效率與效果,而不是立足于把網(wǎng)下業(yè)務(wù)活動(dòng)搬到網(wǎng)上操作。電子化采購(gòu)是建立在互聯(lián)網(wǎng)上的市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng),絕不能用閉關(guān)自守的心態(tài)和方式來(lái)發(fā)展本來(lái)就是開放的電子化采購(gòu)。

4.3物資采購(gòu)的側(cè)重點(diǎn)

物資采購(gòu)的主要著眼點(diǎn),應(yīng)該定位在供應(yīng)商的管理上。因此不僅要實(shí)現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變,更要在工作的內(nèi)容和重點(diǎn)上進(jìn)行調(diào)整。否則,電子化采購(gòu)的巨大潛能就無(wú)法得到充分的發(fā)揮出來(lái)。

4.4電子化采購(gòu)網(wǎng)站的運(yùn)行安全

鑒于物資采購(gòu)工作的特殊性,電子化采購(gòu)網(wǎng)站的設(shè)計(jì)建設(shè)不僅要從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)角度充分考慮安全問(wèn)題,還要特別強(qiáng)調(diào)實(shí)行用戶會(huì)員制度和對(duì)不同角色用戶進(jìn)行有限授權(quán)。對(duì)紛繁的供應(yīng)商群體進(jìn)行資格篩選審查,只有通過(guò)資格認(rèn)證的、可以確保產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)明顯、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商才可以進(jìn)入電子化采購(gòu)網(wǎng)站與用戶企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)的商務(wù)技術(shù)交流和信息共享,一方面有利于降低物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),另一方面有利于供應(yīng)鏈的形成和企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的提高。

5小結(jié)

應(yīng)用電子化采購(gòu),可以使物資采購(gòu)工作公開化、透明化;可以大大提高物資供應(yīng)工作效率和科學(xué)化決策水平;可以充分利用供應(yīng)商儲(chǔ)備,在公司范圍內(nèi)、甚至世界范圍內(nèi)進(jìn)行物資儲(chǔ)備的實(shí)時(shí)調(diào)度調(diào)劑,最大限度地降低物資供應(yīng)儲(chǔ)備資金占用;可以通過(guò)物資資源信息的掌握與調(diào)控、用很少的物資供應(yīng)人員,確保企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的物資供應(yīng)。

發(fā)展電子化采購(gòu),其意義將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)應(yīng)用電子手段進(jìn)行物資采購(gòu)商務(wù)活動(dòng)本身,不僅是促進(jìn)物資采購(gòu)成本大大降低、采購(gòu)效率大大提高,其更加深遠(yuǎn)的意義在于借助電子化采購(gòu)改造中國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購(gòu)理念、方法、習(xí)慣,公開物資采購(gòu)過(guò)程,規(guī)范物資采購(gòu)行為,進(jìn)而促進(jìn)市場(chǎng)的健康快速發(fā)展。

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