葉永翠　王　凌

[摘 要]保密是秘書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)重要工作,也是秘書(shū)的首要職責(zé)。作為秘書(shū)從業(yè)人員,保密意識(shí)的培養(yǎng)就顯得尤為重要。本文試就文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生的保密意識(shí)的培養(yǎng)方式進(jìn)行初步的探索。

[關(guān)鍵詞]秘書(shū) 保密意識(shí) 培養(yǎng)方式

俗話(huà)說(shuō):商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)。在我國(guó)加入世界貿(mào)易組織、改革開(kāi)放不斷深入的今天,科技發(fā)展日新月異,誰(shuí)走在科技發(fā)展的前面,誰(shuí)就能搶占經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的制高點(diǎn),就能占領(lǐng)市場(chǎng),獲得效益。隨著商品經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展,企業(yè)組織的商業(yè)秘密越來(lái)越受到人們的關(guān)注,它跟企業(yè)的利益甚至命運(yùn)息息相關(guān)。而商業(yè)秘密一旦外泄,不僅會(huì)給企業(yè)造成無(wú)法估量的損失,還可能會(huì)在行業(yè)內(nèi)發(fā)生各種各樣的“大戰(zhàn)”,使同行業(yè)間產(chǎn)生不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)。因此,保護(hù)企業(yè)秘密就顯得尤為重要。

作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,秘書(shū)不僅經(jīng)常與掌握著企業(yè)秘密的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)打交道,還經(jīng)常參加一些涉及企業(yè)秘密內(nèi)容的會(huì)議和活動(dòng)。秘書(shū)知密時(shí)間早、知密內(nèi)容多、知密程度高,如果稍有不慎,就有可能泄密。這種工作性質(zhì),使得秘書(shū)工作與其他工作比起來(lái)有著更鮮明的秘密性,從某種意義上來(lái)說(shuō),秘書(shū)部門(mén)、秘書(shū)人員有時(shí)就是機(jī)要部門(mén)、機(jī)要人員。因此,做好保密工作是秘書(shū)部門(mén)業(yè)務(wù)工作的內(nèi)在要求,也是秘書(shū)人員的首要職責(zé)。那么,作為培養(yǎng)秘書(shū)人才的教師,在教學(xué)過(guò)程中該如何培養(yǎng)學(xué)生的保密意識(shí)呢?筆者就這個(gè)問(wèn)題試從知識(shí)傳授、技能訓(xùn)練和社會(huì)實(shí)踐三個(gè)方面進(jìn)行初步的探索。

一、在知識(shí)傳授中灌輸

在知識(shí)的傳授過(guò)程中,許多教師采用的是傳統(tǒng)的教學(xué)方式,即根據(jù)教材編訂的順序依次進(jìn)行。例如,文秘專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)課程《秘書(shū)實(shí)務(wù)》的授課順序,很多教師講課時(shí)都是按教材編訂順序先把秘書(shū)概述、“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的工作等基本理論知識(shí)講完,再講述秘書(shū)的保密工作這一部分內(nèi)容。這種授課順序表面上看起來(lái)沒(méi)什么問(wèn)題,因?yàn)槲覀円话愣际前唇滩木幣彭樞蛏险n的,而且教材這樣的編排順序也應(yīng)該是經(jīng)過(guò)專(zhuān)家慎重考慮的,是合情合理的?？蓪?shí)際上這種授課順序卻人為地將秘書(shū)的日常工作和保密工作分開(kāi),結(jié)果容易使我們的學(xué)生在知識(shí)的接受上產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象,將秘書(shū)的保密工作和常務(wù)工作分割成各自獨(dú)立的兩部分。那么,如何避免這種現(xiàn)象的發(fā)生呢?筆者認(rèn)為,將秘書(shū)的保密工作知識(shí)和秘書(shū)的日常工作知識(shí)融合起來(lái)傳授,在基本知識(shí)的傳授過(guò)程中灌輸保密知識(shí),將有利于學(xué)生保密意識(shí)的形成。

秘書(shū)部門(mén)處于組織的中樞位置,起著上傳下達(dá)、溝通內(nèi)外的作用,其日常工作總括起來(lái)無(wú)非是“辦文”、“辦事”、“辦會(huì)”三大塊。在傳授這“三辦”知識(shí)的同時(shí),我們?cè)鯓硬拍軐⒈Ｃ苤R(shí)融入其中呢?試以會(huì)議保密工作為例:秘書(shū)“辦會(huì)”工作包括會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三部分。在教學(xué)生會(huì)前要做哪些準(zhǔn)備和策劃工作的同時(shí),我們要強(qiáng)調(diào)會(huì)址、與會(huì)人員以及相關(guān)信息的保密;在講授如何做好會(huì)中的組織和服務(wù)工作的同時(shí),我們也要提醒學(xué)生嚴(yán)格執(zhí)行出入場(chǎng)制度的必要;一次會(huì)議效果如何,關(guān)鍵看會(huì)后的善后和落實(shí)工作,在傳授基本理論知識(shí)的同時(shí),我們更要重申文件清退等工作的重要性。

二、在技能訓(xùn)練中培養(yǎng)

高職院校的培養(yǎng)目標(biāo)是將學(xué)生培養(yǎng)成能把理論知識(shí)直接轉(zhuǎn)化為實(shí)踐技能的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。因?yàn)槲覀兊呐囵B(yǎng)性質(zhì),決定了我們的學(xué)生不是僅僅掌握了專(zhuān)業(yè)知識(shí)就夠了的。因此,在理論知識(shí)傳授的同時(shí),我們還必須通過(guò)大量的技能訓(xùn)練和實(shí)訓(xùn)課來(lái)強(qiáng)化學(xué)生的實(shí)踐技能。那么,在技能訓(xùn)練中又該怎樣培養(yǎng)學(xué)生的保密意識(shí)、訓(xùn)練他們的保密技能呢?

再以秘書(shū)“辦文”工作為例:“辦文”工作包括收文、發(fā)文以及文書(shū)的立卷歸檔幾部分,文件自開(kāi)始產(chǎn)生就和保密工作緊密聯(lián)系在一起。文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生有一項(xiàng)基本技能——速記,它除了能快速記錄語(yǔ)言和思維,提高工作和學(xué)習(xí)效率外,在“辦文”工作中還能起到很好的保密作用。因?yàn)樗儆浭怯煤?jiǎn)單符號(hào)和縮寫(xiě)方法進(jìn)行快速記錄的應(yīng)用技術(shù),而符號(hào)和文字的縮寫(xiě)又可以根據(jù)使用者自己的習(xí)慣自創(chuàng),所以用速記方法書(shū)寫(xiě)的文書(shū),一般人是看不懂的。即使是學(xué)過(guò)速記的人,因?yàn)樗儆浄?hào)可以自創(chuàng),他也只能看懂通用的一部分,其他內(nèi)容一樣看不懂。所以在保密技能的訓(xùn)練中,我們可以側(cè)重訓(xùn)練學(xué)生在“辦文”工作過(guò)程中使用速記的技能。不論是手寫(xiě)還是用電腦撰寫(xiě),都要求學(xué)生在文件的醞釀、擬稿、討論等程序中全用速寫(xiě)或速打方法。

隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高,各類(lèi)電子計(jì)算機(jī)為單位組織的管理服務(wù)提供了極大的便利,而與此同時(shí),因計(jì)算機(jī)而泄密的事件也時(shí)有發(fā)生。因此,計(jì)算機(jī)信息的保密也就成為保密工作以及秘書(shū)所必須面對(duì)的新課題。在保密技能的訓(xùn)練過(guò)程中,我們可以重點(diǎn)訓(xùn)練學(xué)生對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行保密的技能,比如對(duì)文件與目錄進(jìn)行隱藏、將word文件加密碼、為電子郵件加密、徹底刪除文件等等。如此強(qiáng)化性地進(jìn)行保密技能的訓(xùn)練,學(xué)生的保密意識(shí)也得到了增強(qiáng)。

三、在社會(huì)實(shí)踐中檢驗(yàn)

“理論內(nèi)容實(shí)務(wù)化,實(shí)務(wù)課程操作化、實(shí)踐化,實(shí)踐課程社會(huì)化、生活化”,這是我們高職教學(xué)的教學(xué)特色。既然我們將保密理論進(jìn)行了實(shí)務(wù)化的教授,對(duì)保密意識(shí)進(jìn)行了的技能化的訓(xùn)練,那么就有必要讓學(xué)生到實(shí)踐中去加以運(yùn)用。

“學(xué)以致用”是我校的校訓(xùn),“頂崗實(shí)習(xí)”是我們文秘專(zhuān)業(yè)的傳統(tǒng)。為了檢驗(yàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)水平,每學(xué)期我們都會(huì)安排學(xué)生到企業(yè)去頂崗實(shí)習(xí)。雖然每次企業(yè)給我們的崗位有限,去頂崗實(shí)習(xí)的時(shí)間也只有短短兩周,但這短短的十幾天,學(xué)生們可以邊工作邊學(xué)習(xí)邊鍛煉,將課堂所學(xué)與具體實(shí)踐相結(jié)合。這既能加深他們對(duì)理論知識(shí)的理解,也能鍛煉和提高他們的專(zhuān)業(yè)技能。在企業(yè)頂崗實(shí)習(xí)過(guò)程中,通過(guò)學(xué)生在收發(fā)文件過(guò)程中的所作所為,我們可以檢驗(yàn)出學(xué)生是否會(huì)注意文件的保密;通過(guò)會(huì)前的準(zhǔn)備工作,我們可以判斷出學(xué)生知不知道如何進(jìn)行會(huì)議的保密;通過(guò)學(xué)生工作時(shí)計(jì)算機(jī)的擺放位置、使用office軟件進(jìn)行工作時(shí)的操作程序以及人離開(kāi)計(jì)算機(jī)時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的處理等,我們可以明確學(xué)生對(duì)計(jì)算機(jī)的保密工作做的是否到位。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),我們可以及時(shí)糾正學(xué)生保密工作中做錯(cuò)的地方;通過(guò)企業(yè)的評(píng)價(jià)和學(xué)生自己的總結(jié),我們還能獲得保密教學(xué)的一手資料、實(shí)際案例,同時(shí)也能啟發(fā)我們對(duì)今后保密教學(xué)工作的新的思考……

社會(huì)實(shí)踐,既檢驗(yàn)了學(xué)生的學(xué)習(xí)水平,也檢驗(yàn)了我們的教學(xué)效果;既對(duì)學(xué)生保密意識(shí)的培養(yǎng)起到了極大的促進(jìn)作用,同樣也為我們教學(xué)方法的改進(jìn)提供了很好的適用方向。

秘書(shū)部門(mén)與保密工作息息相關(guān),它除了要求秘書(shū)有良好的職業(yè)道德、高度的保密意識(shí)和自主的學(xué)習(xí)能力外,還要求秘書(shū)能掌握和運(yùn)用現(xiàn)代的科技技術(shù),不斷改進(jìn)和提高自己的保密工作技能。在工作中,秘書(shū)既要有嚴(yán)密的保密思想,又不能思想僵化、敏感;既要嚴(yán)格遵守保密制度,又要適當(dāng)放寬、與時(shí)俱進(jìn);既要講原則,又要不失靈活……為了使我們的學(xué)生在將來(lái)的工作中能盡好自己的保密職責(zé),做好自己的保密工作,從他們開(kāi)始學(xué)專(zhuān)業(yè)課程的那刻起,我們就要努力培養(yǎng)他們的保密意識(shí),訓(xùn)練他們的保密技能,為他們將來(lái)能成為一名合格的秘書(shū)工作者打下堅(jiān)實(shí)的保密基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

[1]中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心組織編寫(xiě).國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程—四級(jí)秘書(shū).北京:中央廣播電視大學(xué)出版社,2006,3. [2]陸瑜芳.秘書(shū)學(xué)概論.上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,2007,1.