摘要：無論何種性質(zhì)的單位，其在運(yùn)作過程中均會(huì)產(chǎn)生大量人力資源和社會(huì)保障方面的信息，將這些信息歸納、整合為檔案并存儲(chǔ)，是檔案管理人員的主要職責(zé)。然而，傳統(tǒng)的工作方法較為落后，容易受到人為因素的影響，存在工作效率低、工作質(zhì)量差等缺陷。在信息化時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)秉持與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，將信息化技術(shù)融入人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的方方面面，打造智能化的工作模式，從而提升工作效率，減少單位在檔案管理方面的成本投入。本文將從信息化時(shí)代背景出發(fā)，以人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作為研究對(duì)象展開探討，旨在加強(qiáng)信息化技術(shù)手段在工作中的滲透及高效開展。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；人力資源；社會(huì)保障；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20242943

人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作涉及檔案的收集、整理、存儲(chǔ)及利用。信息化時(shí)代，這些檔案管理工作需要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)手段的研究，探索如何通過信息化技術(shù)手段提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作應(yīng)用信息化技術(shù)的必要性

當(dāng)前，信息化時(shí)代已悄然來到，并對(duì)人民群眾的生活、工作起著重大影響。單位落實(shí)信息化改革，不僅可以從根本上攻克傳統(tǒng)工作方法的弊端，還可以有效實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的信息化轉(zhuǎn)型，打造健全的工作機(jī)制。特別是對(duì)于人力資源和社會(huì)保障檔案管理部門而言，信息化技術(shù)的應(yīng)用更是彌足關(guān)鍵，其必要性主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）有利于降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度

在傳統(tǒng)的工作模式下，檔案管理人員往往以手動(dòng)搜集、歸類以及存儲(chǔ)方式履行職責(zé)。一旦工作量較大，檔案管理人員便容易出錯(cuò)，影響檔案管理工作的質(zhì)量。信息化技術(shù)手段的運(yùn)用則可以將人工作業(yè)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑⒆詣?dòng)化的作業(yè)方式，大幅降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，從根本上杜絕工作誤差。同時(shí)，信息化技術(shù)手段的應(yīng)用還可以讓檔案管理人員將更多精力投入檔案信息的應(yīng)用， 為單位發(fā)展提供信息支持。

（二）有利于解決檔案破損、丟失問題

傳統(tǒng)的檔案多是紙質(zhì)版， 容易因時(shí)間的流逝或使用次數(shù)的增加而出現(xiàn)磨損，致使單位失去珍貴的資料。在保管不當(dāng)?shù)那闆r下，有可能檔案丟失。而通過合理運(yùn)用信息化技術(shù)手段，檔案管理人員可以將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄳?yīng)的電子文檔，并統(tǒng)一存儲(chǔ)至計(jì)算機(jī)硬盤或云端。同時(shí)，檔案管理人員還需要進(jìn)行備份處理，以免檔案丟失帶來不便。由此可以看出，信息化技術(shù)手段的運(yùn)用可有效解決檔案的破損與丟失問題。

（三）有利于提升資源共享的效率

在信息化時(shí)代，資源共享已不再是難題。檔案管理人員可以通過信息化技術(shù)手段拓寬人力資源和社會(huì)保障檔案信息資源的共享范圍， 促使單位內(nèi)部各個(gè)部門及時(shí)獲取相關(guān)信息，從而大幅提升部門間協(xié)作效率，助力單位實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)。

二、信息化時(shí)代人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作現(xiàn)狀

信息化時(shí)代對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作提出了新的要求。就目前來看，部分單位未認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，缺乏對(duì)其的重視，使得該項(xiàng)工作遲遲無法得到革新。同時(shí)，人力資源和社會(huì)保障檔案管理機(jī)制的不健全以及工作隊(duì)伍信息化素養(yǎng)不足也為單位的發(fā)展帶來了一定的影響。

（一）思想認(rèn)識(shí)落后，重視程度不足

信息化時(shí)代，單位若想充分發(fā)揮信息化技術(shù)手段在人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，便需要由管理層牽頭，帶頭實(shí)行信息化建設(shè)，為工作的改革奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，部分管理層的思想認(rèn)識(shí)較為落后，仍采用以人工作業(yè)為主的傳統(tǒng)檔案管理工作方法。 這主要是由于部分管理人員未意識(shí)到信息化技術(shù)手段的可用性及優(yōu)勢(shì)，缺乏對(duì)信息化建設(shè)的重視。單位對(duì)工作信息化建設(shè)重視程度不足還體現(xiàn)在配套的軟件、硬件設(shè)施不齊全方面。

（二）信息化檔案管理機(jī)制不健全

信息化技術(shù)在人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中的應(yīng)用雖然可以有效提升工作質(zhì)量，但需要健全的管理機(jī)制作為保障。就目前來看，部分單位運(yùn)用的檔案管理機(jī)制較為落后，既未體現(xiàn)信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，又未設(shè)立明確的權(quán)責(zé)分工體系。同時(shí)，績效考核制度及監(jiān)督機(jī)制也較為匱乏，使得人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作難以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需要。

（三）信息化素養(yǎng)有待提升

“人”是決定一切工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，在人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中也是如此。 在信息化時(shí)代，相關(guān)人才不僅要具備足夠的專業(yè)能力及知識(shí)儲(chǔ)備，還要具備足夠高的信息化素養(yǎng)，從而推動(dòng)管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。目前，部分單位的檔案管理隊(duì)伍普遍存在信息素養(yǎng)薄弱的問題，既無法靈活自如地運(yùn)用信息化技術(shù)，也不具備終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，致使單位的檔案管理工作難以滿足發(fā)展需求。

三、信息化時(shí)代加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的策略

針對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中的問題， 單位應(yīng)秉持與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，采取有針對(duì)性的策略。管理層、檔案管理人員應(yīng)積極參與其中，推進(jìn)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（一）樹立先進(jìn)的思想觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的信息化建設(shè)

信息化時(shí)代的到來，為人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的革新提供了更多的發(fā)展路徑。為加快人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的信息化建設(shè)，單位有必要針對(duì)管理層、檔案管理人員在思想方面的問題采取相應(yīng)措施，助力內(nèi)部團(tuán)隊(duì)樹立先進(jìn)的思想觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性。

具體來講，單位需要落實(shí)好以下幾點(diǎn)措施：第一，加強(qiáng)管理層的思想教育。管理層是單位決策與發(fā)展的關(guān)鍵，也是人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作信息化建設(shè)的領(lǐng)頭人。一方面，管理層要充分了解信息化技術(shù)的理論支持及實(shí)踐價(jià)值，意識(shí)到信息化技術(shù)手段對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用；另一方面，單位可以定期召集管理層，圍繞信息化技術(shù)手段在人力資源和社會(huì)保障檔案管理中的應(yīng)用展開探討，不斷更新思想觀念，幫助其形成與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)。除此之外，單位還可以尋求有關(guān)部門的幫助，組織管理層參與社會(huì)或有關(guān)部門組織的科技培訓(xùn)，提升其對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，以在單位內(nèi)部發(fā)揮帶頭作用。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育。單位可以在檔案管理室張貼各種標(biāo)語，宣傳信息化技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，號(hào)召檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)與信息化技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容，把握信息化技術(shù)的應(yīng)用要點(diǎn)。同時(shí)，單位還可以從外部聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專家開設(shè)講座，提升檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)手段的重視程度。第三，引入配套軟件與硬件設(shè)施。單位應(yīng)將一定的資源投入信息化建設(shè)，為人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作打好物質(zhì)基礎(chǔ)。針對(duì)已有的配套軟件與硬件設(shè)施，單位還要定期組織人員進(jìn)行維護(hù)和更新。

（二）建立健全信息化檔案管理機(jī)制

完善、 先進(jìn)的信息化檔案管理機(jī)制可以為人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作提供明確的方向。在實(shí)際工作中，單位應(yīng)秉持具體問題具體分析的精神，制定執(zhí)行力強(qiáng)、可行性高的管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的全方位監(jiān)管，最大限度地保障人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的有序?qū)嵤?/p>

具體地需要落實(shí)以下措施：第一， 建立健全人力資源和社會(huì)保障檔案管理制度。單位應(yīng)深入檔案管理工作現(xiàn)場(chǎng)，了解檔案管理人員在運(yùn)用信息化技術(shù)時(shí)可能遇見的問題，并制定相應(yīng)的行為規(guī)范守則，從而在制度層面約束檔案管理人員，避免其出現(xiàn)不負(fù)責(zé)任、泄露機(jī)密等行為。同時(shí)，單位還應(yīng)考慮到時(shí)代快速變革的可能性，為人力資源和社會(huì)保障檔案管理制度的后續(xù)優(yōu)化預(yù)留空間，確保制度與時(shí)俱進(jìn)。第二，建立權(quán)責(zé)清晰、分工明確的工作體系。在信息化技術(shù)的支持下，檔案管理人員的工作量會(huì)大幅減少?；诖耍瑔挝粦?yīng)對(duì)現(xiàn)有的崗位進(jìn)行優(yōu)化，并結(jié)合信息化技術(shù)的應(yīng)用需求，建立權(quán)責(zé)清晰、分工明確的工作體系。比如，單位可以要求專業(yè)能力強(qiáng)、信息素養(yǎng)高的人員擔(dān)任數(shù)字檔案管理的職責(zé)，要求責(zé)任心強(qiáng)、具備較強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的人員擔(dān)任計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)與更新的職責(zé)。通過不同的職責(zé)分工，有序推進(jìn)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作。第三，建立完整的績效考核體系與監(jiān)督制度。信息化背景下，監(jiān)督工作可以通過遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。管理層只需在工作場(chǎng)所布置數(shù)量足夠多、分布足夠合理的監(jiān)控設(shè)備，便可以在足不出戶的情況下得知檔案管理現(xiàn)場(chǎng)的情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督。同時(shí)，單位要圍繞人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的實(shí)際需求，設(shè)計(jì)科學(xué)、合理的考核指標(biāo)，對(duì)檔案管理人員的工作成果進(jìn)行檢驗(yàn)；并根據(jù)考核結(jié)果對(duì)檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，從而在團(tuán)隊(duì)內(nèi)起到激勵(lì)、警示等作用。

（三）提升檔案管理隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)

人力資源和社會(huì)保障檔案管理離不開信息化素養(yǎng)高的工作隊(duì)伍。為此，單位應(yīng)將人才列為信息化建設(shè)、推動(dòng)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作改革的關(guān)鍵，并采取相應(yīng)的措施，提升檔案管理隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)。

具體需要采取以下幾點(diǎn)措施：第一，加強(qiáng)人才引進(jìn)。單位可積極從校園、社會(huì)等渠道引入信息化素養(yǎng)高的人才，為檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮“血液”，提升檔案工作的信息化建設(shè)水平。針對(duì)校園招聘，單位可與當(dāng)?shù)氐母叩仍盒＝⒑献麝P(guān)系，優(yōu)先引入相關(guān)專業(yè)的人才。在有條件的情況下，單位還可與當(dāng)?shù)氐母叩仍盒?shí)行聯(lián)合培養(yǎng)，確保所培養(yǎng)的人才在信息化素養(yǎng)、檔案管理方面的工作能力滿足需求，并將其引入現(xiàn)有的工作隊(duì)伍中。針對(duì)社會(huì)招聘，單位應(yīng)提出較高的人才引入門檻，重點(diǎn)考察應(yīng)聘者的信息化素養(yǎng)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，確保其可以勝任崗位工作。第二，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。針對(duì)新入職的檔案管理人員，單位應(yīng)為其提供崗前培訓(xùn)，促使其了解信息化背景下人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的內(nèi)容及要點(diǎn)，并快速適應(yīng)崗位，為檔案管理工作的信息化發(fā)展出謀劃策。針對(duì)已入職的檔案管理人員，單位則需要注重查缺補(bǔ)漏，單位應(yīng)結(jié)合信息化技術(shù)的發(fā)展情況，為檔案管理人員設(shè)計(jì)系統(tǒng)性的培訓(xùn)內(nèi)容，指導(dǎo)檔案管理人員運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)。除此之外，單位還可以通過外派優(yōu)秀人員、組織線下學(xué)習(xí)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提升其計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，激發(fā)其創(chuàng)新思維，推進(jìn)人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)語

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展為各個(gè)行業(yè)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，也使得人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的創(chuàng)新有了更多思路。因此，有關(guān)單位應(yīng)增加管理層、檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的重視，做好思想教育工作，并提供充足的保障。單位還應(yīng)建立健全人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作體系，只有通過制度約束、規(guī)范、監(jiān)督、檢驗(yàn)檔案管理人員的工作行為，才能確保獎(jiǎng)與懲的正確性，并在整個(gè)檔案管理工作隊(duì)伍內(nèi)起到激勵(lì)或警示作用。通過采取一系列有效的措施，助力單位改善檔案管理工作質(zhì)量。

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