摘要：本文分析了事業(yè)單位人事檔案管理水平提升的重要性，探討了人事檔案管理遇到的問題，提出了人事檔案管理水平提升的有效路徑，包括：轉(zhuǎn)變事業(yè)單位人事檔案管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制，搭建人事檔案數(shù)字化管理平臺，打造專業(yè)的人事檔案管理工作隊伍，以及提升事業(yè)單位人事檔案資源利用率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；大數(shù)據(jù)

DOI：10.12433/zgkjtz.20242953

事業(yè)單位是社會服務(wù)性組織，其負(fù)責(zé)的事務(wù)、承擔(dān)的職能涉及教育、科技、文化、衛(wèi)生等諸多領(lǐng)域，對現(xiàn)代社會的發(fā)展乃至國民經(jīng)濟(jì)水平的提升具有重要意義。而在事業(yè)單位管理中，人事檔案管理起到了至關(guān)重要的作用，目前，人事檔案管理模式主要有兩種，一是紙質(zhì)檔案、二是電子檔案。但隨著科技發(fā)展，無論是檔案形式，還是檔案內(nèi)容，都發(fā)生了很大變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案混合管理模式已經(jīng)無法滿足發(fā)展需求。面對這種情況，事業(yè)單位應(yīng)以現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)為依托，優(yōu)化和改進(jìn)人事檔案管理模式，在提高人事檔案管理質(zhì)量的同時，提升人事檔案管理水平。

一、事業(yè)單位提升人事檔案管理水平的重要性

（一）有利于深入了解事業(yè)單位的發(fā)展情況

在事業(yè)單位的運(yùn)行與發(fā)展中，人事檔案詳細(xì)記錄了所有工作人員的流動信息，不管是人員規(guī)模，還是工作范圍，均有了不同程度的擴(kuò)展。開展規(guī)范化的人事檔案管理工作，既可以精準(zhǔn)地呈現(xiàn)事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，還可以為各項工作的正常運(yùn)行給予真實有效的數(shù)據(jù)支撐。所以，單位應(yīng)大力加強(qiáng)人事檔案管理工作，并以現(xiàn)代信息化管理理念為指引，組織開展員工專項教育培訓(xùn)活動，為自身的長效穩(wěn)定發(fā)展提供助力。

（二）有利于高效利用事業(yè)單位人力資源

事業(yè)單位的人事檔案不僅詳細(xì)收錄了全體員工的基本信息與履歷情況， 也匯總了他們?nèi)辗e月累的工作情況與業(yè)績表現(xiàn)，既有歷史性特征，也有全面性特征。一方面，事業(yè)單位能夠以職工的特長與優(yōu)勢為依據(jù)，科學(xué)合理地調(diào)配工作崗位，確保職工同崗位具有較強(qiáng)的適配性，達(dá)到人盡其才的目的；另一方面，職工職業(yè)生涯的發(fā)展與個人價值的實現(xiàn)可以得到有力支持，從而調(diào)動其工作熱情，提升崗位工作效率。

（三）有利于規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作

從綜合管理的角度來說，檔案管理工作扮演著重要角色，人事檔案具有比較顯著的特殊性，必須給予高度重視，這是由于人事檔案關(guān)系著每位職工的合法權(quán)益，且伴隨員工職業(yè)生涯發(fā)展的全過程。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理工作，并以工作性質(zhì)與發(fā)展方向為基礎(chǔ)，優(yōu)化和改進(jìn)人事檔案管理模式，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化開展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理遇到的問題

（一）人事檔案管理人員缺少信息化意識

從目前的情況來看，很多人事檔案管理工作者受傳統(tǒng)管理思想的影響，并沒有高度重視工作的信息化程度。同時，在管理工作的落實過程中，有些分管領(lǐng)導(dǎo)也沒有對利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)開展信息化工作給予有效的指導(dǎo)與支持，加之部分單位在信息化建設(shè)中缺少資金、技術(shù)乃至人才的支持，無法提升人事檔案管理水平。不僅如此，很多管理人員要經(jīng)常處理日常工作瑣事，很少自主探索與創(chuàng)新，抱有得過且過的心態(tài)，這也在很大程度上阻礙了人事檔案管理水平的提升。

（二）人事檔案管理的大數(shù)據(jù)應(yīng)用率不高

現(xiàn)今，很多地區(qū)的事業(yè)單位雖然引用了電子檔案，但在后期管理與使用中，因為缺少資金與設(shè)備的支持，并沒有發(fā)揮出人事檔案的價值，特別是基層單位，其為人事檔案管理工作配置的設(shè)備并不先進(jìn)，甚至出現(xiàn)設(shè)備老化的情況。不僅如此，在大數(shù)據(jù)背景下，盡管很多單位已經(jīng)深刻意識到人事檔案管理采用數(shù)據(jù)分析、云存儲等大數(shù)據(jù)技術(shù)開展工作的重要性，但在人事檔案管理工作上還面臨很大挑戰(zhàn)，比如技術(shù)運(yùn)用質(zhì)量存在很大差異、數(shù)字化應(yīng)用程度不均衡等，無法以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托搭建數(shù)字化管理平臺，降低了大數(shù)據(jù)的應(yīng)用率，從而難以在人事檔案信息上實現(xiàn)高度共享。

（三）人事檔案管理人員的專業(yè)性不高

隨著先進(jìn)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，事業(yè)單位管理開始信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但仍面臨著員工專業(yè)性不高的問題，使得人事檔案信息化管理無法得到貫徹落實。部分單位已經(jīng)設(shè)立了檔案管理部門，也配備了管理人員，但很多員工都是從其他崗位調(diào)任的，無論是專業(yè)背景，還是管理培訓(xùn)都比較欠缺，人事檔案管理知識不足，專業(yè)技能掌握不到位，很難適應(yīng)工作。如果這種情況長期得不到解決，不僅會影響人事檔案價值的充分發(fā)揮，還會使事業(yè)單位的整體管理受到影響。

三、事業(yè)單位人事檔案管理水平提升的有效路徑

新時代背景下，無論是事業(yè)單位的運(yùn)營還是發(fā)展，人事檔案都是極為重要的資源，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托統(tǒng)籌管理人事檔案資源，能夠更好地呈現(xiàn)人事檔案的內(nèi)在價值，促進(jìn)人事檔案管理的高水平提升。

（一）轉(zhuǎn)變事業(yè)單位人事檔案管理理念

在人事檔案管理中，事業(yè)單位應(yīng)以先進(jìn)的管理理念為切入點，使員工樹立大數(shù)據(jù)時代的檔案管理責(zé)任意識。在實際工作中，從業(yè)人員不能只注重數(shù)據(jù)資料的收集、整理及歸檔等人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作，而應(yīng)以此為出發(fā)點，深入挖掘其具有的數(shù)字化優(yōu)勢，為單位的業(yè)務(wù)開展與日常服務(wù)提供全面、有效、真實的數(shù)據(jù)支撐。不僅如此，在人事檔案管理工作中，例如，無論是員工入職、升職還是調(diào)崗、離崗，均要及時告知人事檔案管理部門，使部門人員能夠第一時間更新檔案信息。管理部門要從“人物財”三方面為人事檔案管理工作的開展給予有力支持。除此之外，從業(yè)人員也要把眼光放得更遠(yuǎn)，在確保檔案資料全面、真實的情況下，將事業(yè)單位的綜合狀況精準(zhǔn)地呈現(xiàn)，可在后續(xù)發(fā)展中合理調(diào)整。

（二）創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制

制度是人事檔案管理工作開展的保障，可以在檔案管理工作中引入崗位競爭機(jī)制，并定期組織全體員工圍繞工作業(yè)績、職業(yè)素養(yǎng)等指標(biāo)開展考核評比工作，以“三公”原則進(jìn)行獎賞或懲罰，以激勵制度調(diào)動全員的主觀能動性。例如，人事檔案管理工作需要處理海量的信息，這就對本部門的信息化管理提出了較高要求，必須借助大數(shù)據(jù)整合與歸納各種人事檔案信息，并加強(qiáng)人事部門的溝通交流，以為人力資源的高效利用提供信息參考。不僅如此，管理人員還應(yīng)為各部門的檔案使用者提供多元化的檔案服務(wù)，并拓展服務(wù)范圍，使檔案服務(wù)呈現(xiàn)出全方位、多維度以及多渠道特點。

（三）搭建人事檔案數(shù)字化管理平臺

事業(yè)單位可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)人事檔案數(shù)字化管理平臺，為員工提供人事檔案信息整合、檢索等功能。在平臺建設(shè)過程中，結(jié)合自身實際開發(fā)或引入人事檔案信息管理系統(tǒng)，把重要的、難以紙質(zhì)保存的、又比較繁雜的人事檔案資料錄入系統(tǒng)。不僅如此，人事檔案管理部門應(yīng)以月、季、年等為單位維護(hù)系統(tǒng)，并搭建信息共享平臺，使部門間實現(xiàn)無縫對接。除此之外，事業(yè)單位還可以引入人事檔案管理的遠(yuǎn)程化操作流程，把普通的人事檔案資料存儲到云端，增加系統(tǒng)的存儲空間，從而突破時間與空間的限制，實現(xiàn)管理的遠(yuǎn)程云端操作，促進(jìn)人事檔案管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）打造專業(yè)的人事檔案管理工作隊伍

事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)員工的思政教育工作，使其可以深刻認(rèn)識到數(shù)字檔案管理的價值與意義，由此轉(zhuǎn)變自己的思維認(rèn)知，從而更好地承擔(dān)責(zé)任、履行義務(wù)。在培訓(xùn)工作開展過程中，應(yīng)確保員工全面、深入地了解單位的實際情況、每個部門的職能、業(yè)務(wù)特點等方面的行政管理情況，并在其中融入大量的數(shù)字化管理理念以及各種人事檔案管理辦公技術(shù)，使人事檔案管理和事業(yè)單位各方面工作有機(jī)結(jié)合。通過培訓(xùn)，員工可以靈活地運(yùn)用各種辦公技術(shù)，提升檔案資料收集、整合、歸檔等方面工作效率。不僅如此，事業(yè)單位還要積極引入專業(yè)人才，嚴(yán)格把控人才選拔標(biāo)準(zhǔn)。例如，高度重視擬招人員具備的專業(yè)基礎(chǔ)知識，嚴(yán)格檢查他們的職業(yè)操守，并現(xiàn)場測試他們的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平，這樣可確保引進(jìn)的優(yōu)秀專業(yè)人才將理論與實踐有機(jī)結(jié)合，從而打造出專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、職業(yè)素養(yǎng)好的人事檔案管理工作隊伍。針對已經(jīng)招入的專業(yè)人才，事業(yè)單位同樣要給予高度關(guān)注，例如，已招人才在試用階段表現(xiàn)出的業(yè)務(wù)成績，并輔助其合理制定職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。在此過程中，為了留住優(yōu)秀人才，事業(yè)單位可以改進(jìn)工作待遇，通過獎勵機(jī)制調(diào)動他們的工作熱情與主觀能動性，從而推動人事檔案工作的順利進(jìn)行。

（五）提升事業(yè)單位人事檔案資源利用率

目前，與檔案管理相關(guān)的大數(shù)據(jù)管理程序與軟件已經(jīng)較為成熟，事業(yè)單位應(yīng)在人事檔案管理部門引入與之相適應(yīng)的大數(shù)據(jù)管理軟件。 不僅如此，事業(yè)單位還可以結(jié)合自身發(fā)展需求，以大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)為依托，分類整合內(nèi)部人力資源數(shù)據(jù)庫中的有關(guān)信息，并進(jìn)行深入分析。在此過程中，可適時構(gòu)建相應(yīng)的統(tǒng)計模型，通過模型輔助推動人事檔案信息的高度共享與深度利用，從而實現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。在搭建模型時，既要將業(yè)務(wù)知識、人力資源、財務(wù)狀況、物資情況等信息囊括在內(nèi)，還要明確呈現(xiàn)人事檔案管理的新模式。除此之外，事業(yè)單位還可依托信息管理平臺搭建人事檔案管理專用平臺，并將其與本單位內(nèi)部OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)有效連接，從而形成聯(lián)通上下級的有效渠道。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位在開展工作時會產(chǎn)生龐大的人事檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高質(zhì)量、高效率的發(fā)展需求，無法推動人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。所以，為進(jìn)一步提升人事檔案管理水平，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身實際，根據(jù)人事檔案管理的具體需求，改革與創(chuàng)新人事檔案管理工作。例如，以大數(shù)據(jù)為依托，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念、創(chuàng)新人事檔案管理機(jī)制、搭建人事檔案數(shù)字化管理平臺、打造專業(yè)人事檔案管理工作隊伍以及提升人事檔案資源利用率，這樣才能夠推動事業(yè)單位長效穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]戶寧.事業(yè)單位人事檔案管理的必要性及對策探析[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會科學(xué)， 2023（01）：47-50.

[2]李春梅.基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題及對策分析[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會科學(xué)， 2023（05）：18-20.

[3]趙海英.淺析事業(yè)單位人事檔案管理的問題及研究[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會科學(xué)， 2022（12）：163-166.

[4]梁華.事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升的途徑探討[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會科學(xué)， 2023（04）：1-4.

[5]陳竹.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑研究[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會科學(xué)， 2023（01）：16-18.