摘 要：為了探究大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化路徑，文章以南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校為例，采用文獻(xiàn)分析法和調(diào)研訪談法，分析高校學(xué)生檔案管理中存在的主要問題，包括管理體制不健全、檔案材料制作缺乏規(guī)范、專業(yè)管理人才短缺以及信息化水平落后等。在此基礎(chǔ)上，提出完善法規(guī)制度、規(guī)范業(yè)務(wù)操作、加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)、健全安全機(jī)制、促進(jìn)信息化建設(shè)、加強(qiáng)跨部門協(xié)作以及構(gòu)建大數(shù)據(jù)分析體系等七方面優(yōu)化策略，為提高高校學(xué)生檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校；學(xué)生檔案管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理已經(jīng)成為學(xué)校管理工作的重要組成部分。高校學(xué)生檔案的收集、整理和管理不僅關(guān)系到學(xué)生的切身利益，還影響著學(xué)校的決策和管理水平。以南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校為例，深入分析該校學(xué)生檔案管理存在的突出問題，并提出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，為高校學(xué)生檔案管理工作的改革和創(chuàng)新提供有價(jià)值的參考。

一、高校學(xué)生檔案管理的概念與特點(diǎn)

1.學(xué)生檔案管理的定義及功能

學(xué)生檔案是高校記錄和保存學(xué)生全部學(xué)習(xí)、工作和生活信息的重要文件載體。學(xué)生檔案管理則是指高校對(duì)這些文件資料收集、整理、保管和利用的系統(tǒng)性工作。學(xué)生檔案管理的主要功能包括記錄功能、證明功能、服務(wù)功能、分析功能和保護(hù)功能。可見，學(xué)生檔案管理是高校日常管理和服務(wù)學(xué)生的基礎(chǔ)性工作，對(duì)于學(xué)校人才培養(yǎng)、決策支持等具有重要意義。高校應(yīng)高度重視學(xué)生檔案管理工作，確保其有效運(yùn)行。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代為高校學(xué)生檔案管理帶來新的特點(diǎn)和挑戰(zhàn)。高校學(xué)生檔案管理正在從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。學(xué)校建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)和共享。信息化管理提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，同時(shí)也給數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)帶來新的要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校學(xué)生檔案包含海量的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，為學(xué)校提供寶貴的數(shù)據(jù)資源。學(xué)?？梢岳么髷?shù)據(jù)分析技術(shù)，深入挖掘?qū)W生檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)學(xué)生發(fā)展規(guī)律，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持。這種基于數(shù)據(jù)分析的學(xué)生畫像和行為洞察，已成為學(xué)生檔案管理的新亮點(diǎn)。學(xué)生檔案涉及教務(wù)、學(xué)工及財(cái)務(wù)等多個(gè)職能部門，需要實(shí)現(xiàn)跨部門的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求高校打破部門壁壘，建立統(tǒng)一的學(xué)生信息管理平臺(tái)，促進(jìn)各部門協(xié)同高效地對(duì)學(xué)生檔案實(shí)施全方位管理。對(duì)學(xué)校的信息化水平和部門協(xié)作能力提出新的要求。

二、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

1.管理體制不健全

目前，高校學(xué)生檔案管理主要由教務(wù)處、學(xué)工部等多個(gè)職能部門共同負(fù)責(zé)，但各部門之間的職責(zé)劃分不夠明確，管理標(biāo)準(zhǔn)和流程不統(tǒng)一。部分高校缺乏專門的檔案管理部門，管理職責(zé)分散，協(xié)調(diào)配合不力，導(dǎo)致管理效率低下。同時(shí)，高校學(xué)生檔案管理制度不夠健全，相關(guān)法規(guī)政策缺失，無法從制度層面規(guī)范管理行為，形成管理合力。以某省重點(diǎn)大學(xué)為例，學(xué)生檔案管理由教務(wù)處、學(xué)工部和財(cái)務(wù)處等5個(gè)部門分頭負(fù)責(zé)，各部門之間的職責(zé)邊界不清，管理標(biāo)準(zhǔn)和流程并未完全統(tǒng)一。

2.檔案材料制作缺乏規(guī)范

在學(xué)生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)、畢業(yè)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高校需要收集并歸檔大量的學(xué)生信息和證明材料。但由于制度不健全，材料制作的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，存在內(nèi)容不全面、格式不統(tǒng)一和質(zhì)量參差不齊等問題，不僅影響檔案管理的規(guī)范性，還給后續(xù)的檔案利用帶來困難。以某地區(qū)10所高校為樣本的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單及畢業(yè)證等材料在內(nèi)容要素、格式樣式等方面標(biāo)準(zhǔn)不一，存在諸多差異。其中，有接近50%的高校學(xué)生畢業(yè)檔案質(zhì)量無法完全滿足日后利用的需求。高校學(xué)生檔案材料不規(guī)范的問題較為普遍，存在不同程度的材料遺漏或填寫不完整的情況，直接影響學(xué)生檔案的完整性和利用價(jià)值。

3.缺乏專業(yè)管理人才

高校學(xué)生檔案管理工作需要專業(yè)的人才隊(duì)伍作為支撐，但目前普遍存在專業(yè)人才缺乏的問題。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，超過60%的高校檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，僅靠“摸索學(xué)習(xí)”完成日常工作。這些人員缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)和實(shí)操技能，難以勝任日益復(fù)雜的學(xué)生檔案管理工作。此外，高校對(duì)檔案管理崗位的重視程度不夠，工資福利待遇相對(duì)較低，難以吸引和留住優(yōu)秀人才。

4.信息化水平落后

當(dāng)前，高校學(xué)生檔案管理普遍存在信息化水平較低的問題。根據(jù)調(diào)研，僅有不到30%的高校建立了覆蓋學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)全過程的電子檔案管理系統(tǒng)，大部分高校的學(xué)生檔案管理依然停留在半自動(dòng)化階段。信息化程度不高導(dǎo)致諸多問題，如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不安全、信息共享不暢、數(shù)據(jù)分析應(yīng)用不足等?？梢?，信息化建設(shè)滯后已經(jīng)成為制約高校學(xué)生檔案管理水平提高的重要因素。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化策略

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校是一所以西醫(yī)為主體、中醫(yī)為特色、中西合璧、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的省屬全日制醫(yī)學(xué)類普通高等?？茖W(xué)校。以南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校為例，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化策略非常具有代表性。作為一所區(qū)域性的醫(yī)學(xué)?？圃盒?，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校在學(xué)生信息管理方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，為其他高校提供可借鑒的做法。

1.完善法規(guī)制度，加強(qiáng)過程管控

首先，針對(duì)高校學(xué)生檔案管理中存在的制度性問題，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校制定了多項(xiàng)規(guī)章，明確各部門職責(zé)，規(guī)范管理流程，為學(xué)生檔案管理工作提供制度保障。同時(shí)，還應(yīng)將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校整體的質(zhì)量管理體系，將管理標(biāo)準(zhǔn)、工作要求等納入績(jī)效考核，推動(dòng)管理制度的有效執(zhí)行；其次，南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理全過程的控制和監(jiān)督。在學(xué)生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)、畢業(yè)離校等各階段，學(xué)校明確責(zé)任主體，優(yōu)化信息采集、材料歸檔等操作流程，確保各環(huán)節(jié)管理規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。同時(shí)，建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)收集、存儲(chǔ)和利用等環(huán)節(jié)的全過程跟蹤和監(jiān)控，防范管理風(fēng)險(xiǎn)。

2.規(guī)范業(yè)務(wù)操作，提升歸檔質(zhì)量

除了完善管理制度，高校還需要規(guī)范學(xué)生檔案管理的具體業(yè)務(wù)操作，提升歸檔質(zhì)量，確保學(xué)生檔案的完整性和準(zhǔn)確性。南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校在這方面采取以下措施：一是建立標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)生檔案材料制作規(guī)范。針對(duì)不同類型的學(xué)生信息和證明材料，學(xué)校制定詳細(xì)的填寫格式、內(nèi)容要求等標(biāo)準(zhǔn)，確保材料制作的規(guī)范性。例如，針對(duì)學(xué)生入學(xué)登記表，該校規(guī)定15項(xiàng)必填信息項(xiàng)目，并提供填寫范例，供相關(guān)部門參照?qǐng)?zhí)行；二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。學(xué)校定期組織學(xué)生檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能和操作規(guī)范意識(shí)。同時(shí)，建立日常巡查和抽查制度，對(duì)檔案歸集、整理等重點(diǎn)環(huán)節(jié)督導(dǎo)，確保管理人員嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)；三是實(shí)行全流程質(zhì)量控制。從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，學(xué)校將學(xué)生檔案管理全過程納入質(zhì)量管理體系，每個(gè)環(huán)節(jié)都設(shè)置相應(yīng)的質(zhì)量控制節(jié)點(diǎn)。例如，入學(xué)登記資料由教務(wù)部門統(tǒng)一審核把關(guān)，學(xué)習(xí)成績(jī)由教務(wù)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成，畢業(yè)證書由學(xué)校檔案室統(tǒng)一發(fā)放等，確保信息采集和更新的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

通過上述措施，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校有效規(guī)范學(xué)生檔案管理的業(yè)務(wù)操作流程，提升檔案材料制作和歸集的質(zhì)量，為后續(xù)大數(shù)據(jù)應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)

學(xué)生檔案管理工作的專業(yè)化水平直接影響著管理質(zhì)量和效率。針對(duì)高校普遍存在的檔案管理人才缺乏問題，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校采取以下措施：一是建立專業(yè)培訓(xùn)機(jī)制。學(xué)校定期組織檔案管理人員參加檔案法規(guī)、信息化應(yīng)用等方面的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，還邀請(qǐng)檔案管理專家開展現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，傳授前沿管理理念和操作技能；二是加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)。學(xué)校通過校園招聘、社會(huì)引進(jìn)等方式，引進(jìn)一批具有檔案管理專業(yè)背景的人才。同時(shí)，測(cè)評(píng)現(xiàn)有管理人員的能力，針對(duì)性地安排輪崗培養(yǎng)，優(yōu)化人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能搭配；三是健全職業(yè)發(fā)展通道。學(xué)校為檔案管理人員建立職業(yè)晉升通道，將其納入學(xué)校整體的績(jī)效考核和職級(jí)晉升體系。通過薪酬待遇、職稱晉升等激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和專業(yè)性。

通過以上措施，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校構(gòu)建專業(yè)化的學(xué)生檔案管理人才隊(duì)伍，為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作提供有力支撐。

4.健全安全機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校學(xué)生檔案涉及海量敏感信息，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和隱私性顯得尤為重要。首先，學(xué)校出臺(tái)了《學(xué)生信息安全管理制度》，明確學(xué)生檔案信息的收集、存儲(chǔ)和使用等環(huán)節(jié)的安全管理要求。各部門嚴(yán)格執(zhí)行信息分級(jí)管控，對(duì)涉及隱私等敏感信息實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)。同時(shí)，定期對(duì)制度評(píng)估修訂，確保其持續(xù)適用性；其次，學(xué)校構(gòu)建多層次的物理和技術(shù)防護(hù)措施。在實(shí)體環(huán)境上，檔案室實(shí)行嚴(yán)格的門禁管控和監(jiān)控系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)出。在信息系統(tǒng)層面，采用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等手段，防范黑客攻擊和泄露數(shù)據(jù)；最后，學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)和責(zé)任追究。明確歸檔、調(diào)閱等環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，一旦發(fā)生安全事故，將嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。

5.促進(jìn)信息化建設(shè)，提高管理水平

信息化是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵支撐。南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校高度重視信息化建設(shè)，采取一系列措施來提高學(xué)生檔案管理的信息化水平。首先，學(xué)校建立覆蓋學(xué)生全生命周期的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)和共享，將入學(xué)登記、成績(jī)記錄、獎(jiǎng)懲情況等各類學(xué)生信息整合于一體，極大地提高管理效率；其次，學(xué)校推動(dòng)學(xué)生檔案信息與其他管理系統(tǒng)的深度融合。例如，將學(xué)生檔案信息與教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等對(duì)接，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息共享，不僅避免了信息孤島，還為學(xué)校全面掌握學(xué)生狀況提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；再次，學(xué)校利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)深挖學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。借助數(shù)據(jù)挖掘和可視化工具，學(xué)校對(duì)學(xué)生的學(xué)業(yè)表現(xiàn)、發(fā)展傾向等展開全面分析，為教學(xué)管理、學(xué)生輔導(dǎo)等提供有價(jià)值的決策支持；最后，學(xué)校持續(xù)加大信息化建設(shè)的投入力度。每年安排專項(xiàng)資金用于學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)改造和信息安全防護(hù)的加強(qiáng)，確保信息化水平持續(xù)提升。

通過上述措施，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校的學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，為學(xué)校的教學(xué)管理、決策支持等帶來積極影響。

6.加強(qiáng)跨部門協(xié)作，增強(qiáng)管理合力

學(xué)生檔案管理涉及教務(wù)處、學(xué)工部和財(cái)務(wù)處等多個(gè)部門，需要跨部門協(xié)同配合。南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校通過多種措施加強(qiáng)部門間的協(xié)作，增強(qiáng)學(xué)生檔案管理的整體合力。首先，學(xué)校建立由主管校領(lǐng)導(dǎo)牽頭的學(xué)生檔案管理工作委員會(huì)。委員會(huì)定期召開會(huì)議，研究解決學(xué)生檔案管理中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，確保各部門工作協(xié)調(diào)一致。委員會(huì)還負(fù)責(zé)制定全校性的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)各部門落實(shí)落地；其次，完善部門間的信息共享機(jī)制。通過建設(shè)統(tǒng)一的學(xué)生信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)處、學(xué)工部和財(cái)務(wù)處等部門學(xué)生信息的實(shí)時(shí)共享。學(xué)校還組織部門間的業(yè)務(wù)對(duì)接培訓(xùn)，提高各部門人員對(duì)信息共享的重視程度和使用熟練度；最后，學(xué)校明確各部門在學(xué)生檔案管理中的具體職責(zé)。例如，教務(wù)部門負(fù)責(zé)學(xué)業(yè)信息的采集和審核，學(xué)工部門負(fù)責(zé)學(xué)生獎(jiǎng)懲等信息的錄入，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)學(xué)費(fèi)繳納等財(cái)務(wù)信息的記錄。各部門在職責(zé)范圍內(nèi)做好日常管理，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

通過上述措施，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校實(shí)現(xiàn)跨部門的高效協(xié)同，有效整合學(xué)生檔案管理的各方資源，為提高管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

7.構(gòu)建大數(shù)據(jù)分析，發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值

學(xué)生檔案蘊(yùn)含著豐富的數(shù)據(jù)資源，高?？梢猿浞掷么髷?shù)據(jù)分析技術(shù)，挖掘其潛在價(jià)值，為學(xué)校管理和決策提供依據(jù)支撐。首先，學(xué)校建立專門的學(xué)生大數(shù)據(jù)分析中心。該中心整合學(xué)生檔案、教務(wù)管理和資助系統(tǒng)等數(shù)據(jù)源，建立覆蓋學(xué)生全生命周期的大數(shù)據(jù)庫。中心還配備數(shù)據(jù)挖掘、可視化等分析工具，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析奠定技術(shù)基礎(chǔ)；其次，學(xué)校針對(duì)不同分析需求，開發(fā)一系列大數(shù)據(jù)應(yīng)用場(chǎng)景。例如，分析學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況和成長(zhǎng)軌跡，為教學(xué)改革提供數(shù)據(jù)支持；追蹤學(xué)生的就業(yè)流向和發(fā)展?fàn)顩r，為學(xué)校人才培養(yǎng)戰(zhàn)略提供依據(jù)；監(jiān)測(cè)學(xué)生資助使用情況，優(yōu)化資助政策的針對(duì)性；最后，建立健全大數(shù)據(jù)分析成果的應(yīng)用機(jī)制。分析結(jié)果不僅應(yīng)用于教學(xué)管理、學(xué)生服務(wù)等日常工作，還納入學(xué)校年度工作計(jì)劃和中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，確保數(shù)據(jù)價(jià)值得到全面發(fā)揮。同時(shí)，學(xué)校還定期公開分析成果，接受師生的反饋和評(píng)價(jià)，不斷優(yōu)化分析方法和應(yīng)用模式。

通過上述措施，南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展注入新的動(dòng)力。

四、結(jié)語

通過對(duì)南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀的深入分析，發(fā)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理中存在的一系列問題，包括管理體制不健全、檔案材料制作缺乏規(guī)范、缺乏專業(yè)管理人才以及信息化水平落后等。針對(duì)這些問題，提出完善的法規(guī)制度、規(guī)范業(yè)務(wù)操作、加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)、健全安全機(jī)制、促進(jìn)信息化建設(shè)、加強(qiáng)跨部門協(xié)作以及構(gòu)建大數(shù)據(jù)分析體系等七個(gè)方面的優(yōu)化策略。希望通過優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理，切實(shí)提高學(xué)校的管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展。未來，還需要持續(xù)跟蹤研究，進(jìn)一步豐富和完善高校學(xué)生檔案管理的理論與實(shí)踐。

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作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

作者簡(jiǎn)介：范衛(wèi)杰（1979—），男，漢族，河南南陽人，碩士研究生，館員，研究方向：黨建黨務(wù)專業(yè)。