摘 要：在信息化時(shí)代背景下，高職院校學(xué)籍檔案管理面對(duì)諸多挑戰(zhàn)，學(xué)籍檔案管理人員需以積極的態(tài)度創(chuàng)新管理模式、提高管理效率，彰顯學(xué)籍檔案信息的價(jià)值，更好地為學(xué)生服務(wù)，為后續(xù)工作的開展做好鋪墊。學(xué)籍檔案多為紙質(zhì)版資料，在學(xué)籍檔案管理過程中受到多重因素的影響，容易出現(xiàn)紙質(zhì)版檔案信息的損傷、丟失，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息缺失影響學(xué)生后續(xù)升學(xué)以及就業(yè)。高職院校學(xué)籍檔案管理人員需革新管理理念，認(rèn)真研讀《檔案法》，嚴(yán)格按照法律法規(guī)開展管理工作，反思以往檔案管理模式的疏漏，引入多種管理手段、學(xué)習(xí)借鑒管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案信息的數(shù)量制定有效的管理方案，加快學(xué)籍檔案信息化的進(jìn)程，構(gòu)建信息資源庫，避免出現(xiàn)學(xué)籍檔案信息遺留的情況。本文從高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境入手展開分析，探究學(xué)籍檔案管理的有效策略，提高檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案管理；現(xiàn)實(shí)困境；提升策略

在新時(shí)期，高職院校學(xué)籍檔案管理受到重視，學(xué)籍檔案信息中詳細(xì)記錄了學(xué)生的求學(xué)歷程，是學(xué)習(xí)生涯的直接體現(xiàn)。學(xué)校在收集整理學(xué)生檔案信息的過程中，需投入更多的精力杜絕工作失誤，提高學(xué)籍檔案管理的有效性，保障學(xué)籍檔案完整無誤，為學(xué)生后續(xù)升學(xué)、就業(yè)做好鋪墊。因此，高職院校需重視檔案管理人員的培訓(xùn)，開展多種培訓(xùn)活動(dòng)以提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。邀請(qǐng)專家解讀《檔案法》中的相關(guān)條例，以法律法規(guī)為約束，規(guī)范學(xué)籍檔案信息管理工作。結(jié)合院校學(xué)生的特點(diǎn)制定有效的管理模式，按照年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸類，引入現(xiàn)代化管理模式突破學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境。

1 革新管理理念，提高管理效率

在信息化時(shí)代背景下，高職院校重視學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新。檔案管理人員需投入更多的精力，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的使用方法，聯(lián)合學(xué)校推動(dòng)學(xué)籍檔案管理信息化進(jìn)程。但是通過學(xué)籍檔案管理人員情況調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)知存在偏差；受資金、人員多重因素的影響，學(xué)籍檔案管理流于形式；學(xué)籍檔案信息的利用率較低、更新速度緩慢，無法發(fā)揮學(xué)籍檔案管理的實(shí)效性，實(shí)際管理工作效率低下；學(xué)籍檔案管理存在局限性，檔案信息丟失、管理模式陳舊使得學(xué)籍檔案管理難以達(dá)到預(yù)期的效果。學(xué)生在就業(yè)、升學(xué)中需使用檔案信息時(shí)，管理人員無法在短時(shí)間內(nèi)完成操作，管理效率低下會(huì)影響后續(xù)工作的開展。

基于此，高職院校需革新管理理念。結(jié)合時(shí)代的發(fā)展開展創(chuàng)新實(shí)踐，轉(zhuǎn)變學(xué)籍檔案管理人員的思想觀念。管理人員要突破思維困境，充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理的重要性，肩負(fù)起崗位職責(zé)管理、完善學(xué)籍檔案信息，積極探索實(shí)踐，尋找新穎高效的管理模式，加快信息化建設(shè)，提高管理效率[1]。

2 構(gòu)建服務(wù)中心，彰顯學(xué)籍價(jià)值

通過高職院校學(xué)籍檔案管理工作情況調(diào)研發(fā)現(xiàn)，受學(xué)生生源、人數(shù)的影響，管理人員需在短時(shí)間內(nèi)處理學(xué)生大量的檔案材料。如整理入學(xué)檔案、納入評(píng)優(yōu)評(píng)先材料、開展檔案轉(zhuǎn)出工作。以往的管理模式陳舊，會(huì)加劇工作人員的工作壓力，使其無法在有效的時(shí)間內(nèi)將檔案信息資源補(bǔ)充完整，人工整理收效甚微，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息的實(shí)效性較差，學(xué)生在檔案檢索中難以獲取實(shí)時(shí)的信息。

基于此，高職院校要重視學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新，緊跟時(shí)代發(fā)展的浪潮，借助信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理，構(gòu)建云端服務(wù)器建設(shè)檔案信息資源庫，為工作人員檢索、補(bǔ)充學(xué)籍檔案信息提供便利，提升檔案管理工作的有效性，避免紙質(zhì)檔案的丟失、缺損。學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，推動(dòng)構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。管理人員結(jié)合學(xué)生提供的獲獎(jiǎng)材料完善檔案信息，學(xué)生在進(jìn)行實(shí)習(xí)、就業(yè)期間借助線上平臺(tái)查閱檔案信息，以獲取用人單位的信任，能夠提高學(xué)生的就業(yè)率。信息化檔案管理在緩解管理人員工作壓力的同時(shí)，能夠提高檔案資源的利用率，其借助共享平臺(tái)自主查閱，指出檔案信息的疏漏并及時(shí)加以整改，能夠避免后續(xù)問題的出現(xiàn)。

高職院校學(xué)籍檔案信息數(shù)字化建設(shè)，可以顛覆陳舊的管理模式。高職院校結(jié)合學(xué)籍檔案管理面臨的現(xiàn)實(shí)困境，制定有效的措施加以彌補(bǔ)和改善。面向?qū)W生開展信息資源的采集，完善學(xué)籍檔案信息構(gòu)建信息系統(tǒng)。對(duì)線上檔案資源庫設(shè)置權(quán)限，學(xué)生、教師在需調(diào)取檔案資源時(shí)，通過管理人員賦予的權(quán)限查閱檔案信息，能夠發(fā)揮學(xué)籍檔案的真正價(jià)值。通過檔案管理人員與學(xué)校的協(xié)同合作，構(gòu)建線上檔案資源庫。針對(duì)學(xué)生、教師提出的檢閱檔案資源的需求，管理人員為其提供檢索流程，供使用者檢閱，并為其提供良好的服務(wù)。以學(xué)生學(xué)籍檔案資源的補(bǔ)充為例，學(xué)生在校期間參與的各項(xiàng)活動(dòng)、評(píng)優(yōu)評(píng)先、實(shí)習(xí)的材料、所受的各類批評(píng)以及懲罰皆為檔案資源，工作人員借助線上資源庫調(diào)取檔案補(bǔ)充學(xué)籍檔案信息，學(xué)生可以通過檢索獲取實(shí)時(shí)信息，在今后的就業(yè)中彰顯學(xué)籍檔案的價(jià)值，提高高職院校學(xué)生的就業(yè)率[2]。

3 健全管理體系，構(gòu)建信息系統(tǒng)

在信息化時(shí)代背景下，高職院校需結(jié)合學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀，引入數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建信息系統(tǒng)，彌補(bǔ)以往檔案管理的疏漏。因此，學(xué)校需投入更多的資金，聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)開展數(shù)字化建設(shè)。優(yōu)化學(xué)籍檔案管理的模式，引入專業(yè)設(shè)備為信息系統(tǒng)的構(gòu)建做好鋪墊，根據(jù)學(xué)生的專業(yè)、年級(jí)、班級(jí)做好分類，構(gòu)建不同的模塊健全管理體系。由于高職院校開設(shè)的專業(yè)以及招生情況并不一致。因此，在構(gòu)建管理體系的過程中，不能照搬其他高校的管理模式，需結(jié)合院校的專業(yè)設(shè)置、班級(jí)設(shè)置劃分不同的模塊，統(tǒng)籌分析不同的模塊構(gòu)建信息系統(tǒng)，為后續(xù)管理工作的開展做好鋪墊，在此期間，學(xué)籍檔案管理的工作人員需積極參與其中，與專業(yè)團(tuán)隊(duì)密切地溝通交流，了解學(xué)籍檔案模塊化的進(jìn)程，了解信息系統(tǒng)的構(gòu)建思路，在不斷的學(xué)習(xí)中提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，為精細(xì)化檔案管理的實(shí)施做好充足的準(zhǔn)備。經(jīng)由專業(yè)團(tuán)隊(duì)與管理人員的努力，高職院校能夠突破學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境，提高管理效率有效地避免工作失誤。值得注意的是，信息系統(tǒng)的建設(shè)并非一勞永逸的工作，隨著時(shí)間的流逝信息系統(tǒng)受到設(shè)備、工作人員的操作等諸多因素的影響，容易出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰而導(dǎo)致學(xué)籍信息丟失。為了避免這一問題的出現(xiàn)，高職院校需定期進(jìn)行檢修，聘請(qǐng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)這一工作，優(yōu)化系統(tǒng)運(yùn)行[3]。

高職院校學(xué)籍檔案信息化系統(tǒng)需要制定安全防護(hù)機(jī)制，避免其受到網(wǎng)絡(luò)中不良病毒的侵蝕，提高安全防護(hù)等級(jí)。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員要投入更多的精力，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，將其納入電子系統(tǒng)并進(jìn)行分類處理，轉(zhuǎn)化檔案信息的同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢閱，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，避免檔案信息的遺失。

構(gòu)建線上、線上檔案管理模式，為后續(xù)檔案的調(diào)取提供便利。學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)化按照形式以及工作對(duì)象可以大致分為兩類。其一，檔案管理工作人員承擔(dān)轉(zhuǎn)化工作。借助圖片掃描工具完成轉(zhuǎn)化，如掃描儀，掃描儀的種類眾多，其操作以及掃描效果存在較大的出入，高職院校需投入資金引進(jìn)先進(jìn)的掃描儀器，確保掃描后呈現(xiàn)出的電子圖片清晰可查，同時(shí)緩解工作人員的工作壓力，為其提供諸多便利，部分高職院校借助攝影機(jī)的掃描功能開展轉(zhuǎn)化工作，拍攝照片并將其歸入信息系統(tǒng)，結(jié)合學(xué)生的專業(yè)、班級(jí)、年級(jí)納入不同的模塊，系統(tǒng)中模塊交錯(cuò)構(gòu)建學(xué)籍信息網(wǎng)，通過輸入關(guān)鍵詞來檢閱檔案信息。其二，為學(xué)生重新錄入。這一工作模式對(duì)工作人員的信息技術(shù)操作能力要求較高，工作人員需在系統(tǒng)中依次輸入學(xué)籍信息，工作量較大且容易出現(xiàn)工作失誤，但是這一方式便于后續(xù)檔案信息的修改。因此，高職院校需結(jié)合院校學(xué)生的情況選用不同的轉(zhuǎn)化方式，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)[4]。

4 引入數(shù)字技術(shù)，優(yōu)化管理策略

以往的學(xué)籍檔案管理工作受到諸多因素的影響，問題頻發(fā)，管理效率低下、學(xué)籍檔案信息混亂，為后續(xù)工作的開展產(chǎn)生了諸多阻礙。而在信息化時(shí)代背景下，高職院校引入數(shù)字技術(shù)加以優(yōu)化，能夠提高學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)效性。由于數(shù)字技術(shù)對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，學(xué)籍檔案管理工作流程煩瑣，若學(xué)校并未規(guī)范管理流程，放任自流，工作人員依據(jù)自身的理解刪除部分操作，會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化學(xué)籍檔案管理難以達(dá)到預(yù)期效果。

基于此，高職院校需完善管理體系。對(duì)比之前的管理模式找出其中的疏漏，加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，制定數(shù)字化管理的規(guī)范流程，為工作人員開展實(shí)踐操作指明方向。工作人員需嚴(yán)格按照工作流程實(shí)施，避免不規(guī)范的操作，發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢。在構(gòu)建數(shù)字化管理體系之前，高職院校需深入一線，了解不同崗位的工作內(nèi)容，有針對(duì)性地制定工作流程，加強(qiáng)崗位工作內(nèi)容的銜接。在此期間，高職院校需考量工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及接受情況，秉持民主公開的原則邀請(qǐng)工作人員參與制定工作流程。開展互動(dòng)討論優(yōu)化工作流程，調(diào)整不同的工作內(nèi)容以及環(huán)節(jié)，規(guī)避以往管理模式的影響。在實(shí)踐工作中加以驗(yàn)證并不斷地優(yōu)化工作流程，找出數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的不足，持發(fā)展的理念優(yōu)化創(chuàng)新，制定有效的整改措施加以彌補(bǔ)和改善，推陳出新，制定新穎高效的管理制度[5]。

5 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高專業(yè)技能

在新時(shí)期，高職院校開展學(xué)籍檔案管理，必須認(rèn)識(shí)到工作人員專業(yè)素養(yǎng)與管理效率的密切關(guān)系。針對(duì)學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員，制定合格標(biāo)準(zhǔn)、開展集中考核，提高工作人員的積極性。針對(duì)工作人員在理論以及實(shí)踐上操作的不足，開展培訓(xùn)工作，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，為學(xué)籍檔案管理的實(shí)施奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高職院?？梢越M織系統(tǒng)培訓(xùn)，讓工作人員及時(shí)了解學(xué)籍檔案系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程，對(duì)信息化系統(tǒng)形成初步認(rèn)知，轉(zhuǎn)變思想觀念、認(rèn)真學(xué)習(xí)實(shí)踐操作技巧。在培訓(xùn)活動(dòng)中提高管理人員的綜合技能，掌握多種操作并在實(shí)踐工作中靈活運(yùn)用，提高管理工作的效率。高職院?？梢远ㄆ诮M織培訓(xùn)活動(dòng)，以月或周為單位，規(guī)劃學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容，抽出時(shí)間開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)。根據(jù)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀，邀請(qǐng)專家解讀《檔案法》的相關(guān)條例，引導(dǎo)管理人員認(rèn)真反思，找出實(shí)踐工作的疏漏。在此基礎(chǔ)上，與高校達(dá)成合作關(guān)系，給予學(xué)籍檔案管理人員外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，到高校進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)積累管理經(jīng)驗(yàn)、革新管理理念，邀請(qǐng)高校管理人員到校分享管理經(jīng)驗(yàn)，解決日常學(xué)籍檔案管理中遇到的問題，對(duì)信息系統(tǒng)有著更深入的認(rèn)知，以推動(dòng)學(xué)籍檔案管理信息化的進(jìn)程。

高職院校還需從多角度入手，針對(duì)學(xué)籍檔案管理人員為其制定成長計(jì)劃。如面向?qū)I(yè)理論知識(shí)薄弱的管理人員，學(xué)?？梢詷?gòu)建線上學(xué)習(xí)平臺(tái)，整合學(xué)籍檔案管理的相關(guān)資料，為管理人員下達(dá)學(xué)習(xí)任務(wù)。要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成線上學(xué)習(xí)并參與線上考試，考試合格即可參與線下培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為實(shí)踐操作奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。高職院校學(xué)籍檔案管理人員之間的學(xué)習(xí)借鑒，能夠推動(dòng)管理人員不斷進(jìn)步和提高。在實(shí)地參觀中，能夠了解到對(duì)方院校先進(jìn)的管理模式，感知信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢，反思學(xué)校的管理模式，尋求管理突破口。在交流活動(dòng)中，互相分享工作經(jīng)驗(yàn)，借助線上交流平臺(tái)取得聯(lián)系，結(jié)合日常工作內(nèi)容提出問題，尋求幫助，工作人員根據(jù)實(shí)踐工作情況給予解答，能夠妥善解決日常工作問題，提高學(xué)籍檔案管理的有效性。除此之外，（下接66頁）

（上接63頁）高職院校還要重視激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建，激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，堅(jiān)定理想信念，開展自主學(xué)習(xí)，結(jié)合自身所掌握的理論知識(shí)以及實(shí)踐操作技巧，制訂針對(duì)性的學(xué)習(xí)計(jì)劃，以達(dá)到高職院校的要求。宣貫《檔案法》，開展實(shí)踐管理工作，以法律為約束提高工作的實(shí)效性。高職院校所構(gòu)建的激勵(lì)機(jī)制需貼合日常工作，定期組織開展工作考核，結(jié)合崗位職業(yè)要求設(shè)置不同考核內(nèi)容、提出差異化的要求，嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)懲制度[6]。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)與教育教學(xué)領(lǐng)域的融合，推動(dòng)教育教學(xué)改革的進(jìn)程，也為高職院校學(xué)籍檔案管理工作提供諸多便利。檔案信息管理至關(guān)重要，高職院校需加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、管理模式，引入數(shù)字技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，提高管理的實(shí)效性。學(xué)籍檔案管理人員需投入更多的精力，參與學(xué)校組織開展的培訓(xùn)活動(dòng)，與學(xué)校協(xié)同合作，尋求資金支持，聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)構(gòu)建檔案資源庫，反思以往的管理模式，開展創(chuàng)新實(shí)踐，規(guī)范管理流程，完善管理體系。學(xué)籍檔案信息關(guān)乎學(xué)生的升學(xué)和就業(yè)，與學(xué)生的評(píng)優(yōu)評(píng)先有著密切的關(guān)聯(lián)。檔案管理人員需做好服務(wù)工作，為學(xué)生提供便利，發(fā)揮學(xué)籍檔案信息的真正價(jià)值，同時(shí)密切關(guān)注學(xué)生在校期間獲取的諸多成就，不斷地完善學(xué)籍檔案信息，做好記錄。除此之外，學(xué)籍檔案信息的管理人員也要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，持終身學(xué)習(xí)的思想觀念，在不斷的學(xué)習(xí)中提高自身的管理能力，為高職院校學(xué)籍檔案管理工作的開展投入更多的精力。

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作者簡介：陳雪虹（1978.10—），大學(xué)學(xué)歷，延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，研究方向：檔案管理。