摘 要：疾控體系的健全與高效運轉(zhuǎn)對于社會公共衛(wèi)生和應(yīng)急管理至關(guān)重要。在這一體系中，檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)扮演著不可或缺的角色。它不僅是記錄和保存重要信息的關(guān)鍵手段，還是確保數(shù)據(jù)完整性、可追溯性和可持續(xù)性的重要保障。本文將探討疾控體系中檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)，深入剖析其在促進科學決策、應(yīng)對突發(fā)事件和提升工作效能中的關(guān)鍵作用，以期為這一領(lǐng)域的發(fā)展提供有益的參考和指導。

關(guān)鍵詞：疾控體系；檔案；問題；對策；現(xiàn)實意義

概述

疾病控制與預(yù)防是保障公眾健康和社會穩(wěn)定的重要組成部分。在建設(shè)疾病控制體系的過程中，疾病預(yù)防控制中心扮演著關(guān)鍵角色，其檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)更是不可或缺的一環(huán)。疾病預(yù)防控制中心的檔案管理不僅僅是記錄與存儲信息，還是確保數(shù)據(jù)安全、準確性和可追溯性的重要手段。因此，有必要從理論層面探討疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)，助力疾病控制體系的持續(xù)完善和發(fā)展。

1 疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.1 有助于疾控中心制定正確的決策，有效應(yīng)對突發(fā)性事件

疾病控制中心作為關(guān)鍵的公共衛(wèi)生機構(gòu)，其在日常工作中產(chǎn)生大量的檔案信息。這些檔案資源對于疾控中心制定正確決策至關(guān)重要[1]。首先，完整和準確的數(shù)據(jù)是疾控中心正確決策的基礎(chǔ)。通過收集、整理和分析這些檔案信息，疾控中心能夠獲得對疾病傳播、流行病學趨勢和特定疾病的詳盡了解。這種了解有助于及時識別并應(yīng)對潛在的公共衛(wèi)生風險，有利于預(yù)防疾病的爆發(fā)和傳播。其次，這些檔案資源承載著豐富的信息，能夠幫助疾控中心進行深入的數(shù)據(jù)挖掘和分析。通過技術(shù)手段和科學方法，疾控中心能夠從海量的檔案信息中提取出更有價值的數(shù)據(jù)，洞察疾病的模式、風險因素及其變化趨勢。這種信息的深入挖掘能夠為疾控中心提供更全面、精確的決策支持，幫助其制定更為有效的應(yīng)對策略。再次，基于這些檔案資源的分析和研究，疾控中心可以更科學地評估疾病控制政策和干預(yù)措施的效果。通過對過去事件的回顧性分析以及對當前數(shù)據(jù)的監(jiān)測，疾控中心能夠評估已采取措施的成效，并及時調(diào)整和優(yōu)化相應(yīng)的應(yīng)對策略[2]。最后，準確的檔案資源可以幫助避免疾控中心因信息不足或錯誤導致的決策失誤，從而降低公共衛(wèi)生事件的發(fā)生概率。

1.2 提升檔案管理質(zhì)量，強化各部門之間的協(xié)同合作

疾病控制中心內(nèi)部各部門之間的工作交叉與緊密聯(lián)系，對于確保整個體系的高效運轉(zhuǎn)至關(guān)重要。因此，檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)是提高疾控中心工作效能的關(guān)鍵一環(huán)。首先，疾控中心檔案資源的規(guī)范化與標準化建設(shè)為各部門提供統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標準操作流程[3]。使得部門之間的信息交換更加順暢和高效，避免因工作流程不一致而導致的信息傳輸障礙。其次，規(guī)范化與標準化的檔案管理建設(shè)提升數(shù)據(jù)的可靠性和一致性。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和規(guī)范，疾控中心能夠更準確地收集、存儲和管理信息，降低數(shù)據(jù)錯誤和混亂的可能性，確保信息的可信度和穩(wěn)定性。再次，這種規(guī)范化建設(shè)提高檔案信息的可訪問性和共享性。各部門能夠更便捷地獲取所需信息，并在必要時與其他部門共享數(shù)據(jù)，促進信息資源的充分利用和共同開發(fā)。最后，規(guī)范化與標準化的檔案管理有助于提升疾控中心整體的工作效率[4]。工作流程更加順暢和透明，部門之間的協(xié)作更加緊密，避免信息孤島和工作重復，使得疾控中心能夠更快速、更有效地響應(yīng)突發(fā)事件和制定相關(guān)政策。

2 疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)中常見的問題

2.1 信息化管理意識不足

部分疾控中心或工作人員對信息化管理的重要性認識不足，未能意識到信息化對檔案管理效率和質(zhì)量的提升，導致對信息化工具和技術(shù)的應(yīng)用不積極。一方面，某些疾控中心的技術(shù)設(shè)備水平滯后，未配備先進的信息化管理系統(tǒng)和設(shè)備，導致無法有效地進行檔案數(shù)字化、存儲和管理[5]。另一方面，缺乏信息安全意識和相應(yīng)的保護機制，可能面臨檔案信息被泄露、篡改或丟失的風險，尤其是在傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)向數(shù)字化的過程中。

2.2 數(shù)字化轉(zhuǎn)型滯后

由于對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的投入不足或計劃執(zhí)行不力，導致數(shù)字化轉(zhuǎn)型進度緩慢，無法及時實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和信息化管理，典型表現(xiàn)在大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)應(yīng)用能力不足。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，可能存在不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)難以整合的問題，造成信息孤島，影響了檔案信息的統(tǒng)一管理和利用。還有部分單位檔案管理系統(tǒng)功能單一，無法對檔案資源進行系統(tǒng)性整合、查詢與開發(fā)利用，難以適應(yīng)時代發(fā)展的新趨勢。

2.3 檔案管理體系不完善

不規(guī)范的檔案管理制度可能導致檔案管理流程不清晰，工作人員對于檔案歸檔、存儲、檢索等環(huán)節(jié)缺乏統(tǒng)一的操作標準，影響工作效率和信息準確性。之所以出現(xiàn)這種問題，主要是制度更新滯后，修訂不及時，未能跟上業(yè)務(wù)變化和法規(guī)更新的步伐，導致檔案管理制度與實際工作脫節(jié)，無法有效應(yīng)對新情況和新要求[6]。除此之外，不規(guī)范的檔案管理制度可能導致工作責任不明確，缺乏明確的責任界定和工作流程，增加了工作中的不確定性，可能導致責任推諉和工作效率下降。

2.4 忽視人才隊伍建設(shè)

首先，缺乏檔案管理崗位準入機制。缺乏檔案管理崗位的準入機制可能導致工作人員的素質(zhì)和能力參差不齊，缺乏專業(yè)背景和技能的人員可能從事檔案管理工作，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。其次，忽視檔案隊伍成長的土壤。缺乏關(guān)于檔案管理的培訓、繼續(xù)教育和發(fā)展計劃，使得檔案管理人員難以提升技能水平和專業(yè)知識，進而影響檔案管理工作的質(zhì)量和創(chuàng)新。最后，忽視人才交流學習和激勵。缺乏有效的人才交流和學習機制，檔案管理人員缺少相互溝通、交流經(jīng)驗的平臺，導致工作中難以積極創(chuàng)新和提升工作效率。同時，缺乏有效的激勵機制使得人員缺乏動力和積極性。

3 疾控體系建設(shè)中檔案管理的規(guī)范化與標準化建設(shè)的對策

3.1 立信息化管理意識，加大檔案管理的資金投入

疾病控制中心的檔案管理在當今社會中顯得尤為重要，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已成為提升檔案管理效能的必然選擇。為此，疾病控制中心需要采取一系列措施來加大資金投入、完善硬件設(shè)備及安全環(huán)境，從而提升信息化水平。首先，對于信息化管理的推進，疾病控制中心必須充分認識到信息化與硬件設(shè)施、環(huán)境之間的緊密關(guān)系。因此，加大資金投入是非常必要的。適應(yīng)檔案信息化管理的要求，配備先進的硬件設(shè)備和設(shè)施是保證信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。投入資金用于引進先進設(shè)備、更新硬件設(shè)施以及構(gòu)建更安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這將為信息化提供堅實的基礎(chǔ)支持。其次，疾病控制中心需要增強對信息化管理的資金投入，以提升信息化水平。這涉及到為新設(shè)備、引進專業(yè)人才和采用現(xiàn)代技術(shù)提供足夠的經(jīng)費支持。這些投入不僅使得檔案信息化管理更為順利，也是為了更好地適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢和新要求以及提升整體的信息化水平。最后，隨著檔案信息化管理的不斷發(fā)展，疾病控制中心需要加強對安全防護的重視。

3.2 提升檔案安全意識，強化檔案信息安全管理機制

檔案資料作為重要的公共資源，其私密性和使用價值較高。因此，保障檔案信息的安全存儲和使用顯得尤為重要。要預(yù)留資金加強系統(tǒng)的安全防護能力，防止檔案信息化系統(tǒng)、平臺等出現(xiàn)安全風險，確保疾病控制中心的各項檔案資料能安全存儲于系統(tǒng)內(nèi)，避免檔案丟失或信息被泄露的風險。一方面，使用安全技術(shù)手段，采用多種技術(shù)手段提高系統(tǒng)的安全性，如防火墻技術(shù)、入侵檢測系統(tǒng)（IDS/IPS）、加密技術(shù)等，有效防范惡意攻擊和未經(jīng)授權(quán)的訪問。設(shè)立嚴格的安全措施和備份策略，確保云平臺檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。這包括加密技術(shù)、權(quán)限管理、定期備份等，以應(yīng)對可能的數(shù)據(jù)被泄露、丟失或損壞等風險。建立嚴格的訪問權(quán)限控制機制，限制用戶對檔案的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠獲取敏感信息。另一方面，制定緊急響應(yīng)計劃，以應(yīng)對突發(fā)的安全事件或數(shù)據(jù)被泄露，保障檔案信息的安全性和機密性。對系統(tǒng)進行持續(xù)監(jiān)控和漏洞掃描，做好安全管理。

3.3 加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，適應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展趨勢

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算等技術(shù)的迅速發(fā)展，疾病控制中心面臨著檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案資料的多樣來源和大數(shù)量，傳統(tǒng)的存儲方式已不再適用，因而引進大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算等技術(shù)成為一種重要選擇。構(gòu)建云平臺存儲檔案可以極大地提高存儲容量，方便后續(xù)檢索、操作，從而保障檔案資料的完整性和準確性。為深化疾控中心的檔案數(shù)字化建設(shè)，一是要引入云計算技術(shù)。選擇適合疾控中心需求的云計算服務(wù)提供商，建立安全可靠的云平臺。這個平臺應(yīng)具備強大的存儲能力、高效的檢索功能以及安全保障機制，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。檔案管理人員可以將現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)有序遷移至云平臺，并確保遷移過程中數(shù)據(jù)的完整性和準確性。在數(shù)據(jù)整合過程中，注意對不同來源的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一格式、標準化處理，以便于日后的檢索和分析。二是要引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。要進一步加強數(shù)據(jù)的收集工作，包括來自公共衛(wèi)生部門、醫(yī)院、實驗室、疫苗接種點等各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)。整合不同來源的數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和格式，以便于后續(xù)的分析和利用。構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)倉庫和管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對大量檔案數(shù)據(jù)的存儲、管理和訪問。檔案管理人員要強調(diào)數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要性，采取措施確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和一致性。包括數(shù)據(jù)清洗、去重、標準化處理等，以保證數(shù)據(jù)分析的可靠性和有效性。在實踐中，為了更好地利用檔案資源，檔案管理人員可以運用先進的數(shù)據(jù)分析工具和技術(shù)，對檔案大數(shù)據(jù)進行深入挖掘和分析。利用數(shù)據(jù)挖掘、機器學習等方法，發(fā)現(xiàn)潛在的關(guān)聯(lián)、規(guī)律和趨勢，為疾控決策提供科學依據(jù)。三是要加快建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)。首先，疾控中心需要深入了解電子檔案的特點，包括數(shù)字編碼方式、格式要求等。清楚了解這些信息有助于構(gòu)建適應(yīng)性強、兼容性好的信息化采集系統(tǒng)。在系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和存儲。這有助于保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性，方便管理和檢索。其次，要確保電子采集系統(tǒng)具備多種功能，可以實現(xiàn)疾控中心工作時檔案類型和數(shù)據(jù)的同步更新。及時更新系統(tǒng)，保證檔案信息的準確性和及時性。為此，可以引進現(xiàn)代化采集技術(shù)，提升系統(tǒng)的采集效率和準確性。這包括自動化數(shù)據(jù)采集、OCR（光學字符識別）等技術(shù)的應(yīng)用，以減輕人工操作壓力并提高數(shù)據(jù)的準確性。最后，要對系統(tǒng)進行持續(xù)監(jiān)管和優(yōu)化，定期進行系統(tǒng)性能評估，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，并對系統(tǒng)功能和性能進行不斷改進，以適應(yīng)疾控中心工作需求和技術(shù)發(fā)展。

3.4 建立健全疾控中心檔案管理體系，提升標準化、規(guī)范化管理水平

一是要修訂更新管理制度。要根據(jù)最新的檔案法規(guī)文件、標準等，對現(xiàn)有管理制度進行修訂和更新。通過綜合各項規(guī)范性法規(guī)和最佳實踐，建立和完善疾控中心檔案管理的制度框架，確立標準操作流程和規(guī)范要求。結(jié)合改革后專業(yè)部門調(diào)整和工作變化，重新調(diào)整和擴充專業(yè)檔案管理機制。設(shè)立專門的檔案管理部門或崗位，明確責任和職能，提升檔案管理的專業(yè)化水平。及時梳理機構(gòu)改革后的職能變化和新增檔案材料，制定檔案管理的應(yīng)對措施。編寫本單位檔案管理的作業(yè)指導書，對歸檔整理方法、范圍和時限等方面進行統(tǒng)一規(guī)范和要求。二是要加快流程標準化和規(guī)范化。疾控中心要設(shè)計和建立標準的檔案管理流程，確保每個環(huán)節(jié)都有明確的操作指引和規(guī)范。包括檔案歸檔、整理、檢索、銷毀等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求，以確保檔案的有序管理和使用。

3.5 打造高素質(zhì)檔案管理隊伍，緩解檔案人才稀缺難題

一是要加快建立檔案管理崗位準入機制。設(shè)立專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘標準，按照標準嚴格評定和招聘檔案管理崗位人員。二是要培育檔案隊伍成長的土壤。注重檔案崗位人員的理論學習和實踐提升，通過加強檔案崗位的繼續(xù)教育工作，提供各類理論學習和實踐機會，促進檔案管理人員專業(yè)知識和技能的持續(xù)提升。三是要構(gòu)建全方位學習機制。加強其他崗位管理和技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓，通過內(nèi)部培訓、外部研修等方式，促進整體團隊對檔案管理工作的了解和重視。四是要構(gòu)建科學完善的激勵機制。建立檔案管理人員的定期評估機制，對工作表現(xiàn)突出、業(yè)績優(yōu)異的人員進行肯定和激勵。可以通過獎勵、晉升、榮譽稱號等方式，激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造性。同時，提供檔案管理人員發(fā)展通道，為其提供晉升和職業(yè)發(fā)展的機會。制定晉升計劃，為檔案管理人員提供成長空間和晉升機會，激發(fā)他們的事業(yè)發(fā)展動力。五是要建立交流平臺與分享機制。建立內(nèi)外部交流平臺，鼓勵檔案管理人員之間的經(jīng)驗分享和交流。這有助于激發(fā)學習欲望、促進團隊合作，提高整體管理水平。六是要持續(xù)關(guān)注隊伍需求。疾控中心要不斷關(guān)注檔案管理隊伍的實際需求和成長狀況，及時調(diào)整和完善激勵機制。聽取隊伍的意見和建議，為其提供更符合實際需求的激勵措施。

結(jié)束語

疾控檔案作為疾病控制預(yù)防和管理過程中積累的原始數(shù)據(jù)信息，具有相當?shù)膶I(yè)性和綜合性特點。這些檔案記錄了疾病流行病學、病例報告、疫苗接種、疾病監(jiān)測、應(yīng)急事件應(yīng)對等諸多方面的數(shù)據(jù)，是疾控工作中寶貴的信息資源。通過對疾控檔案的開發(fā)利用，可以為其他各項工作的順利開展提供重要的保障和支持。積極探索疾控檔案開發(fā)利用的有效途徑至關(guān)重要。

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作者簡介：姚清華，大學學歷，煙臺市疾病預(yù)防控制中心副研究館員，研究方向：檔案管理。