摘 要：人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，也是組織考察、摸排了解干部的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位改革的深入，人事檔案管理也面臨著諸多的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。本文堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向，分析當(dāng)前人事檔案管理面臨的主要問(wèn)題，存在問(wèn)題的主要原因，并針對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀提出有針對(duì)性的解決之策，為進(jìn)一步做好人事檔案管理提供有益指導(dǎo)，具有積極的現(xiàn)實(shí)參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案信息化；問(wèn)題導(dǎo)向

概述

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等情況的歷史記錄材料。從人事檔案內(nèi)涵來(lái)看，它是一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等多種情況記錄下來(lái)的文件材料[1]。人事檔案管理中常遇到人員配備不強(qiáng)、硬件投入不足、檔案材料缺失、檔案內(nèi)容信息不一致等問(wèn)題。

問(wèn)題導(dǎo)向就是從當(dāng)前存在的問(wèn)題出發(fā)，思考工作的切入點(diǎn)，明確哪些做得不夠好，以解決問(wèn)題為目標(biāo)方向，少做與問(wèn)題關(guān)聯(lián)不大、不做與問(wèn)題無(wú)關(guān)的無(wú)用功。問(wèn)題導(dǎo)向視角下的人事檔案管理，就是以發(fā)現(xiàn)人事檔案管理存在現(xiàn)實(shí)問(wèn)題為前提，分析人事檔案管理新情況，把握人事檔案問(wèn)題的本質(zhì)，并以唯物辯證法來(lái)研究和分析人事檔案問(wèn)題的原因，最終提出問(wèn)題解決的路徑和方法。問(wèn)題導(dǎo)向下的人事檔案管理，彰顯了從實(shí)踐中來(lái)到實(shí)踐中去的科學(xué)工作方法。

陜西省水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查中心成立于2018年，是陜西省地質(zhì)調(diào)查院直屬的正處級(jí)公益一類(lèi)事業(yè)單位。陜西省水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查中心始終堅(jiān)持“支撐政府、服務(wù)社會(huì)”的宗旨，立足專(zhuān)業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮地質(zhì)工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展中的基礎(chǔ)性、公益性、戰(zhàn)略性作用，強(qiáng)化地質(zhì)科技創(chuàng)新和成果應(yīng)用服務(wù)，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)“三光榮”“四特別”的地質(zhì)人傳統(tǒng)，以高質(zhì)量的地質(zhì)科研成果助推經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展。近年來(lái)，中心始終堅(jiān)持以問(wèn)題為導(dǎo)向，扎實(shí)做好人事檔案管理，為中心人員培養(yǎng)、任用、管理和評(píng)鑒提供有力保障。

1 人事檔案管理之問(wèn)題現(xiàn)狀分析

1.1 資料收集難度大

從人事檔案資料的特點(diǎn)來(lái)看，形成部門(mén)較為分散，干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、培訓(xùn)進(jìn)修及考核表、政審類(lèi)資料主要來(lái)自人事科；獎(jiǎng)懲材料則來(lái)自綜合辦公室、監(jiān)督科、人事科等；工資待遇、社保等材料主要來(lái)自綜合辦公室；發(fā)明創(chuàng)造、科研成果、著作譯著、業(yè)務(wù)技能證書(shū)等資料主要來(lái)自其所在的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，如應(yīng)用地質(zhì)研究所、水文地質(zhì)調(diào)查所、農(nóng)業(yè)地質(zhì)調(diào)查所等。人事檔案資料來(lái)源廣泛，多部門(mén)報(bào)送，增加了人事檔案的收集難度，易造成人事檔案資料收集不完整、不規(guī)范等。

1.2 材料有缺失現(xiàn)象

隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的深入以及人事制度改革的實(shí)施，自主擇業(yè)與自主用人的政策，使人員變動(dòng)較以往更加頻繁，導(dǎo)致人事檔案資料收集不及時(shí)、不完整。在人員流動(dòng)過(guò)程中，個(gè)人對(duì)人事檔案的重視程度不夠，“檔隨人走”未能得到有效落實(shí)，使得“棄檔”“死檔”現(xiàn)象不同程度存在。此外，事業(yè)單位人員日常的進(jìn)修、培訓(xùn)或在職學(xué)歷提升，形成的相關(guān)材料應(yīng)及時(shí)交到人事部門(mén)，統(tǒng)一存到人事檔案中，但由于對(duì)人事檔案重視程度不夠，一些重要資料未及時(shí)移交。

1.3 檔案整理不合規(guī)

從人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，在內(nèi)容整理和形式方面還存在不符合規(guī)范的現(xiàn)象。從人事檔案內(nèi)容來(lái)看，主要表現(xiàn)在“三齡兩歷一身份”的填寫(xiě)不規(guī)范，履歷表填寫(xiě)不完整，個(gè)人履歷時(shí)間記錄有脫節(jié)，“姓名”書(shū)寫(xiě)用多音字或簡(jiǎn)化字。從人事檔案材料使用來(lái)看，紙張大小不一，表格印制超過(guò)裝訂線。從分類(lèi)來(lái)看，人事檔案的材料分類(lèi)不清晰、不規(guī)范，如鑒定材料和考察材料認(rèn)定不清楚，歸類(lèi)出現(xiàn)混淆。從排序來(lái)看，人事檔案《履歷表》、自傳和思想類(lèi)材料、考核鑒定類(lèi)、學(xué)歷學(xué)位及專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）等常以形成時(shí)間為序排列，而政審或?qū)徍祟?lèi)、黨團(tuán)類(lèi)材料、違規(guī)違紀(jì)處分類(lèi)則應(yīng)按材料的內(nèi)容及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序，但在實(shí)際排序整理時(shí)常把以時(shí)間或內(nèi)容聯(lián)系排序二者混淆。

1.4 檔案管理較滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在檔案管理中的應(yīng)用，檔案數(shù)字化、信息化水平越來(lái)越高。但人事檔案管理水平較滯后，主要表現(xiàn)在存量檔案數(shù)字化落實(shí)不到位，新增檔案電子化未及時(shí)跟進(jìn)。按照《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，要嚴(yán)格規(guī)范人事檔案目錄建庫(kù)，并做好人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、交換和備份等，確保人事檔案“四性”。從實(shí)際執(zhí)行情況來(lái)看，由于從事人事檔案工作人員較少，還兼任其他行政性事務(wù)，存量人事檔案數(shù)字化進(jìn)展緩慢。從新增檔案電子化來(lái)看，由于缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識(shí)，電子人事檔案單軌制落實(shí)不到位。

2 人事檔案管理之問(wèn)題原因透析

2.1 人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

事業(yè)單位人事檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中之所以頻繁出現(xiàn)各種復(fù)雜問(wèn)題，歸根究底，在于對(duì)此項(xiàng)工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)[3]。首先是管理者重視程度不夠。人事檔案管理者沒(méi)有把事業(yè)單位人事檔案管理工作擺在與業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，認(rèn)為人事檔案管理工作是一項(xiàng)軟任務(wù)，對(duì)人事檔案在人力資源配置、人員培養(yǎng)選拔等方面發(fā)揮的重要基礎(chǔ)性作用認(rèn)識(shí)不足。甚至還片面地認(rèn)為只有在人員調(diào)動(dòng)、選拔、任用時(shí)才會(huì)運(yùn)用到人事檔案，只注重強(qiáng)調(diào)現(xiàn)實(shí)性、完整性、真實(shí)性和機(jī)密性等[4]，人事檔案管理的常規(guī)性要求落實(shí)不到位。具體從事人事檔案管理人員受傳統(tǒng)思想認(rèn)識(shí)制約和影響，重人事檔案資料輕人事檔案利用，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，被動(dòng)“坐等”服務(wù)的思想依然存在，人事檔案在人力資源管理中的作用和價(jià)值發(fā)揮不明顯。

2.2 人事檔案專(zhuān)業(yè)化人才缺乏

受事業(yè)單位人員編制數(shù)的限制，更多的人財(cái)物向業(yè)務(wù)一線傾斜，從事人事檔案管理人員的數(shù)量有限。與日益增長(zhǎng)的人事檔案管理數(shù)量以及信息化、數(shù)字化、智能化要求越來(lái)越高的現(xiàn)狀相比，事業(yè)單位人事檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才配備不足。尤其是既精通檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又能夠熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備和智能軟件以及一定的人事業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才缺乏。此外，與業(yè)務(wù)部門(mén)人員相比，從事人事檔案管理人員日常接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，檔案工作人員的人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)體系更新緩慢。缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，也制約了人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，影響人事檔案管理質(zhì)量。人事檔案從業(yè)者數(shù)量與人事檔案業(yè)務(wù)工作量之間的不匹配，既影響人事檔案管理工作的開(kāi)展，也不利于人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中的作用發(fā)揮。

2.3 人事檔案信息化建設(shè)落后

信息化、數(shù)字化、智能化是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、高效化的必由之路?！稒n案法》《干部人事檔案工作條例》均就檔案信息化、數(shù)字化做出了相關(guān)規(guī)定和要求，也是新時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)和方向。但從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)事業(yè)單位把信息化建設(shè)紛紛提上日程，但信息化建設(shè)方面所需的人力、物力和財(cái)力投入不足事業(yè)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)緩慢等。這些系統(tǒng)關(guān)乎事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)收入，而人事檔案信息化投入不足，信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，無(wú)論是前期的資金投入，還是日常的系統(tǒng)升級(jí)、信息化維護(hù)都與人事檔案信息化發(fā)展要求不相適應(yīng)，直接影響人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。人事檔案“增量電子化、存量數(shù)字化”落實(shí)不到位。缺少相應(yīng)的安全防護(hù)措施，人事檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)易遭到外部攻擊，威脅著信息安全。

2.4 人事檔案制度化基礎(chǔ)薄弱

人事檔案收集不完整、整理不規(guī)范、材料有缺失，其中一項(xiàng)重要因素是缺乏相應(yīng)的人事檔案管理規(guī)章制度以及制度制定后缺少一以貫之的落實(shí)。從人事檔案管理業(yè)務(wù)流程來(lái)看，包括人事檔案鑒別、分類(lèi)、排序、編目、信息加工和裝訂等，每一個(gè)環(huán)節(jié)或步驟都有專(zhuān)門(mén)的規(guī)定。但從人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，事業(yè)單位人事檔案管理制度主要是一些行政管理方面的制度。例如，人事檔案安全保密制度、借閱歸還制度、人事檔案工作人員守則等，缺少人事檔案業(yè)務(wù)管理方面的制度。主要執(zhí)行的依據(jù)是《檔案法》《干部人事檔案工作條例》，缺少專(zhuān)門(mén)的人事檔案收集、鑒定、利用、檢索等規(guī)范制度以及人事檔案信息化、數(shù)字化等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

3 人事檔案管理之問(wèn)題路徑解析

黨的二十大報(bào)告指出“問(wèn)題是時(shí)代的聲音，回答并指導(dǎo)解決問(wèn)題是理論的根本任務(wù)”。新時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理要始終堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)相結(jié)合，不斷推動(dòng)人事檔案工作高質(zhì)量發(fā)展取得新成效。

3.1 人事材料收集突出“全”

針對(duì)事業(yè)單位人事檔案資料來(lái)源分散的現(xiàn)實(shí)情況，要積極組建人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，探索建立干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員制度，暢通材料收集渠道，在重要業(yè)務(wù)部門(mén)選優(yōu)配強(qiáng)1名兼職聯(lián)絡(luò)員，充實(shí)到人事檔案管理隊(duì)伍。建立人事檔案常態(tài)化收集機(jī)制，從嚴(yán)從實(shí)做好干部人事檔案材料收集工作，在年度考核、干部任免、工資變動(dòng)、教育培訓(xùn)等關(guān)鍵時(shí)間階段，要確保各個(gè)環(huán)節(jié)的人事檔案材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。此外，人事檔案管理部門(mén)要增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，實(shí)時(shí)組織其他業(yè)務(wù)科室兼職資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助其掌握人事檔案資料收集的范圍和重點(diǎn)，以及收集的相關(guān)要求，明確收集時(shí)限，確保檔案材料內(nèi)容齊全，真實(shí)準(zhǔn)確。

3.2 信息認(rèn)定突出“準(zhǔn)”

人事檔案資料收集后，人事檔案管理部門(mén)要進(jìn)行形式和內(nèi)容的審核認(rèn)定，從嚴(yán)做好歸檔人事檔案材料的鑒定鑒別，對(duì)信息不準(zhǔn)、手續(xù)不全的材料，及時(shí)更正完善后再歸入檔案。對(duì)發(fā)現(xiàn)干部檔案材料缺失的，采取點(diǎn)對(duì)點(diǎn)下發(fā)《干部人事檔案缺失材料登記表》的形式，及時(shí)補(bǔ)充。堅(jiān)持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的原則，以“三齡兩歷一身份”為重點(diǎn)，嚴(yán)格干部檔案任前審核和新進(jìn)人員檔案審核。針對(duì)干部檔案存在信息涂改、重要事項(xiàng)存疑、身份無(wú)法確定、個(gè)別材料難以界定或事實(shí)依據(jù)不足等問(wèn)題，采用實(shí)地調(diào)查、本人書(shū)面說(shuō)明、補(bǔ)證缺失材料、查閱原始戶(hù)籍等方式，充分調(diào)查取證，確保人事檔案中所記載的每一項(xiàng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤、真實(shí)有效。

3.3 材料整理突出“細(xì)”

人事資料收集，并經(jīng)認(rèn)定后，要按照相關(guān)規(guī)定做好人事檔案資料的整理，按照精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保人事檔案整理規(guī)范，符合要求。按照《干部人事檔案工作條例》做好人事檔案分類(lèi)；按照人事檔案材料形成時(shí)間、內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系做好排序；規(guī)范做好每個(gè)類(lèi)別中人事檔案材料類(lèi)號(hào)和頁(yè)碼的編寫(xiě)；人事檔案按照排列順序，逐份逐項(xiàng)編目，使目錄清楚，填寫(xiě)準(zhǔn)確，并將卷內(nèi)目錄至于卷首，使人事檔案資料形成體系；按照“館藏檔案數(shù)字化、新增檔案電子化”的原則，做好人事檔案數(shù)字化以及人事檔案電子化，建立相應(yīng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.4 檔案管理突出“優(yōu)”

要從軟件和硬件兩個(gè)方面突出做好人事檔案優(yōu)質(zhì)化管理。一方面，要加強(qiáng)人事檔案制度，尤其是業(yè)務(wù)制度的建立，并抓好人事檔案管理制度的貫徹和落實(shí)。另一方面，要購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)，將新增人事檔案以及館藏人事檔案信息數(shù)字化，并將其導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。此外，還要加強(qiáng)檔案從業(yè)者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要把人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入年初單位業(yè)務(wù)培訓(xùn)規(guī)劃，與其他業(yè)務(wù)培訓(xùn)同部署、同落實(shí)、同考核，不斷提高檔案管理人員的綜合能力和水平。根據(jù)事業(yè)單位編制現(xiàn)狀及人事檔案管理實(shí)際需要，適當(dāng)增加人事檔案管理人員的數(shù)量，招錄具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，掌握一定計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、人力資源管理方面知識(shí)的復(fù)合型人才。硬件方面，要加大人事檔案管理人財(cái)物的投入力度，添置必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案柜等設(shè)備，按照“八防”標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善人事檔案管理庫(kù)房。

3.5 責(zé)任處理突出“嚴(yán)”

《檔案法》《干部人事檔案工作條例》均明確提出違反法律、條例應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任與后果。人事檔案管理也要進(jìn)一步明確工作紀(jì)律、壓實(shí)工作責(zé)任，確保人事檔案工作程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和完整性。組織人員專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)法律和條例，印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)抓好人事檔案管理工作的通知》，嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》中針對(duì)檔案管理工作薄弱環(huán)節(jié)提出的“十一嚴(yán)禁”紀(jì)律要求，劃出人事檔案管理工作底線與紅線，架起“高壓線”，標(biāo)明人事檔案管理工作不可觸碰的“禁區(qū)”“雷區(qū)”，對(duì)違反人事檔案管理的責(zé)任單位和個(gè)人要做出嚴(yán)肅處理，以嚴(yán)的標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)的作風(fēng)、實(shí)的舉措切實(shí)抓好人事檔案管理工作，為單位事業(yè)發(fā)展、人力資源配置和使用提供高質(zhì)量的信息支持。

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作者簡(jiǎn)介：孟秦宇（1991—），大學(xué)學(xué)歷，陜西省水工環(huán)地質(zhì)調(diào)查中心中級(jí)職稱(chēng)，主要從事人事檔案管理研究；李琳（1992—），大學(xué)學(xué)歷，西安西糧實(shí)業(yè)有限公司工作，主要從事檔案管理研究。