【摘 要】進入新世紀，計算機互聯網技術高速發(fā)展，對建筑行業(yè)工程技術檔案管理工作提出了新的更高要求。從目前建筑工程技術檔案的工作現狀、存在問題和相應的解決對策三方面進行分析，以期待深度優(yōu)化和完善建筑工程技術檔案管理工作，為建筑工程管理提供更可靠的技術支撐。

【關鍵詞】建筑工程檔案管理； 圖檔管理； 技術資料及圖紙； 信息化

【中圖分類號】TU201【文獻標志碼】A

1 建筑工程檔案管理的現狀

1.1 建筑工程檔案的作用

1.1.1 建筑工程檔案的憑證作用

建筑工程檔案能客觀地反映每一個項目從立項到建成各個環(huán)節(jié)的技術數據，包括了從投標階段、方案階段、初設階段、施工圖階段、后期服務階段的各個環(huán)節(jié)的技術資料及圖紙，從這些檔案中可以看到每一項工程項目的規(guī)模和各個專業(yè)（建筑、結構、給排水、電氣、暖通等）的圖紙以及相應的技術數據（計算書、概預算、決算等）和工程建設過程中的技術文件（設計更改通知單、改圖、深化圖紙、技術核定單、圖紙會審紀要、竣工驗收報告等），這些檔案資料對建筑工程中的糾紛問題、后續(xù)建筑工程的改造或是其他技術問題的改動提供了可靠的依據（圖1～圖3）。

1.1.2 建筑工程檔案的服務作用

建筑工程檔案具有服務功能，能夠充分滿足使用者的相關檔案需求，從另一方面來講，對于經濟利益也具有保障維護作用。建筑工程檔案的主要組成部分，能夠為建筑工程檔案使用者提供使用服務。建筑工程檔案管理部門需要科學規(guī)范整合和管理建筑工程檔案信息資源，以便可以為使用者或組織查詢提供相應的服務。建筑工程檔案的服務作用體現在預防施工方實施建造過程中發(fā)生重大事故，同時還能有效保障維護人民群眾生命財產的安全（圖4）。

1.1.3 建筑工程檔案的文化載體作用

建筑工程檔案在建筑工程發(fā)展過程中起著載體作用，能夠有效推動建筑工程設計的文化發(fā)展。每一項工程在設計過程中都凝聚著設計師的智慧與才華。方案文本反映了設計師的設計理念與創(chuàng)作過程，建成后的效果通過實物照片的形式展現了建筑的風采。這些在建筑的工程檔案中都有記載，以文字和圖片記錄的設計過程為優(yōu)秀工程的申報提供了可靠的依據，也為設計師記錄下了每一次設計過程的履歷，為調用和借鑒提供了可靠的依據（圖5）。

1.2 建筑工程檔案管理工作的現狀

作為有幾十年歷史的建筑設計研究院來說，建筑工程檔案包括了圖紙資料和相對應的技術資料。這些資料以前都是以實物的紙質形式或光盤資料的形式存在，管理的存放需要很大的空間，同時需要配備專門的人員來管理。查找和調用都需要很大的人力成本，而且效率比較低，同時還存在遺失和保管不善的風險，為后續(xù)的使用帶來很大的困難。隨著工程建設信息化的高速發(fā)展和大數據的應用，各大設計院都陸續(xù)使用上了電子圖檔管理系統(tǒng)，這為建設工程檔案管理提供了非常便捷的途徑。設計院可以根據本院的工程類別和性質以及管理需求，量身定制屬于自己的圖檔管理系統(tǒng)，為圖檔管理以及技術管理翻開了新的篇章。以我院的信息化管理為例，目前運用的OA平臺、協同設計平臺以及圖檔管理系統(tǒng)都是信息化管理的運用。在OA平臺上，設計人員和管理人員實現了對項目經營數據、審批流程、項目過程表單和歸檔工作的管理。圖檔管理系統(tǒng)作為項目歸檔最完整的工作平臺，承載了從項目立項、合同簽訂、項目各個設計階段的圖紙和各類數據的融合存儲和管理。協同設計平臺的運用，可以很好地處理設計文件、提資文件、校審文件的全過程流轉和應用，且通過打通協同設計平臺與圖檔管理系統(tǒng)的數據流轉接口，實現在歸檔過程中自動將設計過程中產生的項目文檔、資料、圖紙、文件等歸檔到圖檔管理平臺，并創(chuàng)建相應的歸檔目錄和權限。完全發(fā)揮這些平臺的作用，需要工作流程和項目運作各方面的相互配合，既能為項目運行提供很好的支撐作用，又要為歸檔工作做好準備。項目過程中各個階段的相關資料都能在圖檔管理系統(tǒng)中反映出來，并得以運用和借鑒。

2 建筑工程檔案管理存在的問題

隨著我國政治和經濟的持續(xù)發(fā)展，建筑工程檔案的數量與日俱增，與歷史的工程類別相比，內容更加復雜多樣，這對于建筑工程管理工作的規(guī)范化提出了更高的要求。因為在我國建筑工程管理電子化的起步比較晚，管理工作人員的經驗也在摸索過程中積累，因此規(guī)范化的管理還需要加強。分析原因，一方面，建筑工程檔案管理部門以及管理人員還沒有完全意識到圖檔管理的重要性和監(jiān)管作用；另一方面，檔案管理的人力方面還沒有完全意識到檔案管理人員需要具備的素質，這些認識不足和管理流程方面不夠規(guī)范化的問題會直接影響檔案管理工作的有效性。這些因素對于建筑工程檔案管理人員的素質提出了更高的要求，檔案管理人員不僅需要具備比較完善的專業(yè)知識和對信息系統(tǒng)運用的能力，同時需要在思想觀念上要跟得上建筑行業(yè)前進的步伐，思想的落后將無法適應政治、經濟、文化發(fā)展的需求。

2.1 電子檔案管理體系還不夠完善

工程電子檔案的管理缺少一套系統(tǒng)、完善的體系，在實際的工作中，很難劃分各工作人員的職責，嚴重影響信息化建設的進程。各工作人員的職權劃分不明確、崗位混亂、權力交疊，通常出現某一文件多人管理、某一數據信息無人問津的情況。除此以外，部分單位雖然應用了信息化管理模式，但是在日常的工作中仍然沒有制定一個適用于電子檔案的體系以及制度，因而無法發(fā)揮信息化的最大效用。

2.2 資料的保密程度還不夠高

在當下的建筑行業(yè)中，部分工程建設單位已經構建了信息化管理模式，但是信息化主要依附于計算機技術以及網絡信息技術，而如果建設單位不具備較強的計算機安全防控技術與能力，在日常工作中，就會很容易受到不法分子的攻擊，導致文件泄露等問題。

3 建筑工程檔案管理工作難點的解決策略

開展檔案管理人員的專業(yè)培訓，合理用人。正如上述，工程建設的檔案管理工作具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、階段性的特征。因此，一方面，我們需要開展對圖檔管理人員專業(yè)知識、政策法規(guī)和專業(yè)技能的培訓，培養(yǎng)具備專業(yè)的建筑工程設計基礎知識和文件分類處理的能力的圖檔管理人員。對于建筑設計院來說，圖檔管理主要是指對于圖紙和相關設計資料的管理。具備一定的檔案管理知識也是必須的，例如處理檔案編目、保管、變更、利用等方面的程序運用能力和步驟安排的處理能力，以及對于圖檔管理信息化系統(tǒng)的操作和運用能力，以此不斷提高相關工作人員的工作水平和業(yè)務能力。另一方面，從管理的角度來講構建完善的信息化檔案管理體系也是當務之急。

3.1 強化信息化管理意識

在建筑行業(yè)發(fā)展進程中，要想進一步提高工程質量以及工程施工效率，就必須做好建筑工程檔案管理工作。加強信息化建設，能夠有效消除傳統(tǒng)模式中的弊端，有效解決傳統(tǒng)紙質模式中低效率、低質量的管理模式問題。要想從真正意義上構建信息化管理模式，企業(yè)管理人員、領導階層以及相關工作人員就必須加強對信息化管理的重視，認識到信息化的重要性，并且圍繞企業(yè)的發(fā)展，跟隨市場的變化，轉變傳統(tǒng)的檔案管理模式；借助信息化技術以及互聯網技術，不斷創(chuàng)新、轉變企業(yè)的運營模式，以此促進企業(yè)內部的發(fā)展，強化工程施工過程中各信息數據的收集與整理。加大工程檔案信息化管理的投資。在建筑行業(yè)，企業(yè)也可以充分利用這一點，將目光放長遠，通過構建電子檔案數據庫的方式降低檔案取用方面的成本，并從該方面縮短工程施工的工期，創(chuàng)造更大的經濟效益。通過培訓和提高員工的圖檔管理技能，增強員工對圖檔管理的意識和能力，從而提高圖檔管理的質量和效率。

3.2 提高電子檔案管理的安全性

網絡安全的發(fā)展與破解技術的發(fā)展是同步的，要想保障數據的安全，就必須不斷更新安全系統(tǒng)。首先，建設數據庫時需要布置專門的用戶名以及密鑰，根據不同崗位的工作人員需擔負的職責，為其配備可以在數據庫中行使的權利。其次，考慮到黑客攻擊的問題，需要定期改變數據庫運營算法以及密鑰算法。最后，定期進行數據庫系統(tǒng)的檢查與維護，以此保障網絡安全，降低發(fā)生檔案丟失等問題的可能性。3.3 開展檔案管理人員的專業(yè)培訓，合理用人

工程建設的檔案管理工作具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、階段性的特征。建筑公司可以通過培訓和提高員工的圖檔管理技能，增強員工對圖檔管理的意識和能力，從而提高圖檔管理的質量和效率。一方面，需要開展檔案管理人員的專業(yè)知識、政策法規(guī)和專業(yè)技能的培訓，培養(yǎng)具有專業(yè)的建筑工程設計的基礎知識和文件分類處理的能力檔案管理人員。檔案管理的基礎知識，例如處理檔案編目、保管、變更、利用等方面的程序和步驟安排的能力，以及對于檔案管理信息化系統(tǒng)的操作和運用能力，以此不斷提高相關工作人員的工作水平和業(yè)務能力。另一方面，上級部門要完善檔案管理人員的薪酬福利、獎懲機制，使檔案管理人員的工資水平、晉升機會與他們的工作表現、工作業(yè)績直接關聯，充分調動檔案管理人員的工作積極性，推動檔案管理工作的創(chuàng)新與變革。

3.4 充分利用現代信息技術，完善圖檔管理數據庫

由于建筑工程技術圖檔工作的復雜性和艱巨性，圖檔管理工作離不開現代信息技術的輔助。這就是說，設計院除了選擇或培養(yǎng)專門的圖檔管理人員以外，還要注重與計算機專業(yè)人員的合作與交流。具體來說就是在收集和整理過去或現在的工程技術資料的同時，還要不斷改良和創(chuàng)新圖檔管理信息化系統(tǒng)，使之更適應新時代背景下的圖檔管理工作。目前有一些建筑公司仍然使用紙質圖紙進行設計和施工，這導致圖紙存儲和查找變得困難和費時。隨著計算機和信息技術的發(fā)展，一些建筑公司已經開始采用電子文檔進行設計和施工。但是，由于缺乏統(tǒng)一的文件命名規(guī)范和文件存儲管理系統(tǒng)，電子文檔管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)。建筑項目涉及多個部門和多個公司之間的合作，借助圖檔管理系統(tǒng)能夠實現跨部門和跨公司的資料共享和協作。通過建立專門的合作平臺，實現多方之間的資料共享和協作，提高項目管理效率和協同效能；通過建立電子文檔管理系統(tǒng)，統(tǒng)一命名和分類文件，確保文件的準確性和完整性，提高圖檔管理的效率和可靠性；通過使用三維建模軟件等數字化工具，減少對紙質圖紙的依賴，從而簡化圖檔管理。

4 結束語

綜上所述，信息化技術在不斷的運用與實踐過程中，通過新型信息技術，結合物聯網、大數據平臺構建智能化檔案管理體系，將設計與管理，編目與存儲、保管、調閱等工作相互協同起來，最大可能地提高工作效率，創(chuàng)造更大的經濟效益，更好地實現資源共享與成果應用，將是建筑設計院未來圖檔管理發(fā)展的必然趨勢。

［作者簡介］姚娜（1972—），女， 本科，工程師，研究方向為建筑管理。