摘要：云時(shí)代背景下，管理人員可以利用大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)落實(shí)檔案數(shù)字化管理。但是基于各種現(xiàn)實(shí)因素的限制，在當(dāng)前的檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，我們面臨著一系列的挑戰(zhàn)與困境。鑒于此，本文分析云時(shí)代檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和實(shí)際工作中存在問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出具體的應(yīng)用策略，旨在為管理人員開(kāi)展相關(guān)研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：云時(shí)代背景；檔案數(shù)字化；應(yīng)用策略

云計(jì)算時(shí)代的來(lái)臨為各行各業(yè)發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，相關(guān)人員需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)中各類數(shù)據(jù)資源的挖掘，將這些數(shù)據(jù)資源進(jìn)行最大限度地應(yīng)用，進(jìn)而為檔案管理提供便捷。新形勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案管理方法和模式逐漸被社會(huì)所淘汰，為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，滿足創(chuàng)新需求，管理人員需要摒棄傳統(tǒng)管理理念，接納先進(jìn)管理方式，依托云計(jì)算來(lái)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式，最終為其他工作的開(kāi)展提供支持。[1]如何基于云時(shí)代視域推進(jìn)檔案數(shù)字化管理與應(yīng)用是當(dāng)前管理人員認(rèn)真研究的重要課題。

一、云時(shí)代檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）增加信息存儲(chǔ)空間

檔案管理工作需要記錄、整理以及存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)與信息，信息背后包含有各種計(jì)劃、方案以及機(jī)密信息，要使這些資料信息得到高效、妥善的管理，則需要準(zhǔn)備一個(gè)足夠的存儲(chǔ)空間。在以往的檔案管理中，固化且單一的管理模式會(huì)嚴(yán)重拉低相關(guān)人員的工作效率，難以將檔案資料的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。而基于云技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，則能夠進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字化管理，擴(kuò)大存儲(chǔ)空間，實(shí)時(shí)上傳信息，切實(shí)滿足管理人員的工作所需。

（二）增加抗風(fēng)險(xiǎn)能力

一般情況下，管理人員需要對(duì)紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行保存和整理，若遇到水災(zāi)、火災(zāi)以及地震等自然災(zāi)害則會(huì)導(dǎo)致檔案資料面臨巨大的威脅，資料可能丟失或是毀壞。但是基于云存儲(chǔ)模式，管理人員可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，或者將檔案資料上傳到云端備份，若是發(fā)生計(jì)算機(jī)毀壞或是病毒入侵也能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)信息，能夠極大地提高檔案資料的風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力。[2]

（三）實(shí)現(xiàn)資源共享

云時(shí)代，管理人員靈活運(yùn)用云儲(chǔ)存技術(shù)還可以避免出現(xiàn)檔案資料重復(fù)存儲(chǔ)的問(wèn)題，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，最終實(shí)現(xiàn)檔案資料共享。需要注意的是，管理人員需要?jiǎng)?chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并合理利用計(jì)算機(jī)或是電子移動(dòng)端來(lái)使用檔案資源，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化整合、實(shí)時(shí)共享。

（四）優(yōu)化檔案服務(wù)

基于云技術(shù)、云平臺(tái)的支持，不僅能夠?qū)n案資源實(shí)施更加高效的管理，且能夠更好地滿足用戶的需求，達(dá)到個(gè)性化服務(wù)目標(biāo)。相較于以往的查詢方法，云查詢模式具有更多的靈活性，大大提高了查詢的效率，同時(shí)，用戶可以利用各種電子設(shè)備，從網(wǎng)上挑選所需的資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的個(gè)性化服務(wù)。

二、檔案數(shù)字化管理過(guò)程中所存問(wèn)題

（一）存在管理風(fēng)險(xiǎn)

管理人員在依托各種先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，會(huì)因?yàn)楦鞣N現(xiàn)實(shí)因素使得各個(gè)工作步驟中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如信息推送、數(shù)據(jù)錄入等步驟中，若是某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)給整個(gè)數(shù)字化檔案管理工作帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)，影響檔案資料的使用效能。伴隨檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，引入各種先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)也增加了管理風(fēng)險(xiǎn)，其中主要包含有組織策略風(fēng)險(xiǎn)、信息管理機(jī)制風(fēng)險(xiǎn)。特別是組織策略風(fēng)險(xiǎn)，多是因?yàn)榈谌交蚴怯脩臬@取權(quán)限之后會(huì)容易出現(xiàn)竊取檔案信息數(shù)據(jù)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。在部分情況下，管理人員需要借助第三方平臺(tái)開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，但是在實(shí)際操作過(guò)程中難免需要獲取檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)權(quán)限，以此對(duì)檔案資料規(guī)劃和分類，此時(shí)，便會(huì)出現(xiàn)各

種漏洞。[3]

（二）存在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中利用云計(jì)算技術(shù)時(shí)，對(duì)設(shè)備和人員的技術(shù)能力有著較高要求，為此，需要對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化和更新，最大限度發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的功能作用。此時(shí)，管理人員需要獲得第三方服務(wù)平臺(tái)的技術(shù)支持，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)以及管理工具等內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化管理中網(wǎng)絡(luò)安全和信息存儲(chǔ)安全。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，會(huì)因?yàn)楦鞣N客觀原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失或是泄露，究其根本，多是因?yàn)閿?shù)字化檔案資料不在同一服務(wù)器而使檔案資料無(wú)法單例存儲(chǔ)，最終使檔案管理工作在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)形中增加了檔案管理難度。

（三）存在故障風(fēng)險(xiǎn)

檔案資料的數(shù)字化存在一定不穩(wěn)定風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的時(shí)候，有可能會(huì)造成內(nèi)部存儲(chǔ)信息與資料的混亂，在嚴(yán)重的情況下，甚至?xí)?dǎo)致數(shù)據(jù)信息資料丟失和破壞，給檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重影響。[4]數(shù)字檔案管理中的存儲(chǔ)設(shè)備故障是目前面臨的一個(gè)重要問(wèn)題，要想保證檔案信息的安全和可靠，就需要采取有效措施來(lái)解決。

（四）管理人員自身問(wèn)題

結(jié)合現(xiàn)狀來(lái)看，多數(shù)管理人員在工作中暴露思維固化的問(wèn)題，習(xí)慣采用傳統(tǒng)的管理方法和模式，無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。與此同時(shí)，在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，管理人員需要具有突出的綜合素養(yǎng)，需要掌握專業(yè)技能、具有信息素養(yǎng)。但是在實(shí)際管理工作中，部分管理人員很難在較短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)變管理理念和思維，并未形成自主學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)、技能了解較少，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，影響了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（五）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全問(wèn)題

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，一定程度上能夠?yàn)槿藗兩钆c工作帶來(lái)便捷，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開(kāi)放性、共享性的特征也使各種電腦病毒得到大肆傳播，導(dǎo)致存在各種風(fēng)險(xiǎn)隱患。若是計(jì)算機(jī)遭遇病毒入侵，則會(huì)導(dǎo)致檔案中的數(shù)據(jù)信息丟失，甚至造成混亂，威脅社會(huì)安定。為此，管理人員在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)應(yīng)做好預(yù)防措施，減少風(fēng)險(xiǎn)隱患，保障工作高效開(kāi)展。

三、云時(shí)代背景下檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，落實(shí)數(shù)字化管理

云時(shí)代環(huán)境下，數(shù)字化已然成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)需要重視檔案管理工作的優(yōu)化改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念以及紙質(zhì)化的管理形式，提升相關(guān)人員對(duì)于檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，充分了解相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)范，進(jìn)而推進(jìn)數(shù)字化管理在檔案管理工作中的有效落實(shí)。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)、企業(yè)應(yīng)重視數(shù)字化管理方面的培訓(xùn)，著重轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員的管理理念，使其重視數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，將數(shù)字化管理理念切實(shí)落實(shí)到檔案管理工作中去。此外，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)該依據(jù)相關(guān)領(lǐng)域技術(shù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化云技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)在管理中的運(yùn)用，為檔案管理工作提供技術(shù)支持，增加管理實(shí)踐力度，提升數(shù)字化檔案管理的工作質(zhì)量，提高檔案利用率。

（二）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升人員素質(zhì)

當(dāng)前相關(guān)部門(mén)的檔案管理工作中，數(shù)字化的硬件設(shè)備相對(duì)缺乏，大多數(shù)辦公室置備的計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)軟件都較為落后，導(dǎo)致檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程緩慢，難以實(shí)現(xiàn)高效的管理效率和質(zhì)量。對(duì)此，在云時(shí)代背景下，相關(guān)部門(mén)必須要重視檔案數(shù)字化管理所需要的硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。不僅要加快計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的更新，保證硬件基礎(chǔ)可以承擔(dān)大量的軟件系統(tǒng)運(yùn)行，還要加快開(kāi)發(fā)多功能的檔案管理軟件，并定期進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案 “記錄—上傳—調(diào)取”的一體化辦公，為檔案的高效數(shù)字化管理提供軟件技術(shù)支持。與此同時(shí)，還需要提高相關(guān)檔案管理人員的整體素質(zhì)，強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)以及信息素養(yǎng)，保障其數(shù)字化能力能夠滿足新時(shí)代數(shù)字化檔案管理的崗位要求。對(duì)此，單位應(yīng)該提升檔案管理崗位的聘用標(biāo)準(zhǔn)，除了基本的檔案管理能力外，還要對(duì)其信息素養(yǎng)進(jìn)行一定考察，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)人才，提升該崗位人員的整體信息素養(yǎng)；相關(guān)部門(mén)應(yīng)該定期開(kāi)展檔案管理意識(shí)培訓(xùn)工作，并根據(jù)系統(tǒng)軟件的更新情況，開(kāi)展相應(yīng)的數(shù)字化管理培訓(xùn)，使該崗位人員保持優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)和管理意識(shí)，并能夠在系統(tǒng)更新后以最快的速度熟悉系統(tǒng)軟件的使用，并快速上手展開(kāi)檔案管理工作。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，強(qiáng)化檔案安全管理

相關(guān)部門(mén)在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，離不開(kāi)現(xiàn)代化技術(shù)的支持。在云時(shí)代背景下，高微縮數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算虛擬化技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中彰顯出了重要的應(yīng)用價(jià)值。其中，云計(jì)算虛擬化技術(shù)的應(yīng)用使得各單位的信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化存儲(chǔ)，通過(guò)云數(shù)據(jù)，可以將大量的信息資料存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)云空間之中，提升了數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)的同時(shí)，還便于隨時(shí)調(diào)取和應(yīng)用。高微縮數(shù)字化管理技術(shù)可以將相關(guān)部門(mén)檔案信息資料中的一些圖片資料進(jìn)行有效的數(shù)字轉(zhuǎn)化，有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)化保存中發(fā)生的圖片褪色、破損等現(xiàn)象，提高了檔案保存的安全性。[5]同時(shí)，通過(guò)信息系統(tǒng)的檢索功能，可以為相關(guān)部門(mén)人員提供廣泛且快速的查詢服務(wù)、共存共享服務(wù)等，讓單位工作人員可以隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)展開(kāi)檔案的上傳、分享和迅速查詢，這有效提升了檔案的利用率。此外，密碼技術(shù)、語(yǔ)音識(shí)別和指紋識(shí)別技術(shù)等安全技術(shù)的應(yīng)用，也大大提升了數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性，給檔案管理工作提供了重要的安全保障。

（四）完善管理技術(shù)體系，提升技術(shù)利用率

目前來(lái)看，各單位在檔案數(shù)字化管理工作中仍存在技術(shù)利用率不高的現(xiàn)象，這主要在于數(shù)字化管理體系的缺失，導(dǎo)致很多檔案資料難以實(shí)現(xiàn)共享，且常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)資料不全、信息數(shù)據(jù)收集時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等問(wèn)題，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的高效化發(fā)展。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)與單位應(yīng)重視管理技術(shù)體系的構(gòu)建，根據(jù)相應(yīng)的系統(tǒng)與技術(shù)制定相應(yīng)的操作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，保障相關(guān)人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范展開(kāi)工作，保障檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、有序化實(shí)施，切實(shí)提升技術(shù)的利用效率，增強(qiáng)檔案資料的傳輸速度。比如，在檔案數(shù)字化管理工作中常需要用到云計(jì)算技術(shù)，但在實(shí)際應(yīng)用中，該技術(shù)與其他技術(shù)的應(yīng)用配合度比較低，嚴(yán)重拉低了檔案數(shù)字化管理工作的效率。對(duì)此，在進(jìn)行管理技術(shù)體系構(gòu)建時(shí)，相關(guān)人員需要將這些問(wèn)題充分考慮其中，通過(guò)采取針對(duì)性措施，提升技術(shù)利用率和檔案管理工作效率。此外，政府相關(guān)部門(mén)應(yīng)將自身引導(dǎo)效用充分發(fā)揮出來(lái)，針對(duì)檔案數(shù)字化管理設(shè)立相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，為檔案數(shù)字化管理工作與社會(huì)信息系統(tǒng)之間搭建融合橋梁，完善檔案數(shù)字化管理技術(shù)體系。

（五）加強(qiáng)信息安全備份，保證檔案信息安全

在檔案的數(shù)字化管理中，可能會(huì)發(fā)生計(jì)算機(jī)硬件故障、自然災(zāi)害損壞、病毒入侵等情況，這對(duì)檔案安全造成了極大的威脅。一旦檔案發(fā)生遺失或是泄露，將會(huì)對(duì)單位的發(fā)展造成很大的影響。對(duì)此，在推進(jìn)相關(guān)部門(mén)檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，還需要重視檔案的安全性建設(shè)，加強(qiáng)檔案的信息安全備份，保證檔案信息安全。首先，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該注意數(shù)字檔案的多重備份，并針對(duì)線上的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期的線上數(shù)據(jù)和脫機(jī)模式下的檢驗(yàn)工作，保證數(shù)據(jù)得到有效存儲(chǔ)；其次，在進(jìn)行數(shù)字化檔案的云端備份時(shí)，必須要重視病毒的防護(hù)，通過(guò)防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、病毒檢測(cè)系統(tǒng)等方式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全鞏固，盡量降低病毒的入侵成功率，保障云端數(shù)據(jù)的安全性；最后，還需要打造異地備份平臺(tái)，加大資金與設(shè)備的投入力度，及時(shí)做好兩地檔案?jìng)浞莺蛿?shù)據(jù)更新工作，避免因自然災(zāi)害等因素造成的信息數(shù)據(jù)遺失，真正做到萬(wàn)無(wú)一失。

四、結(jié)束語(yǔ)

在云時(shí)代背景下，檔案管理工作發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，基于各類先進(jìn)技術(shù)的支持，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已然轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化存儲(chǔ)管理，不僅能夠提升管理效率，還能夠有效降低人工成本、減少空間占用，同時(shí)可以減少人為因素帶來(lái)的失誤，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的提高。但目前檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，仍存在著諸如管理風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)、管理人員素質(zhì)不高、信息安全隱患等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)及單位有必要加快探索檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用路徑，通過(guò)轉(zhuǎn)變檔案管理理念、強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提升人員素質(zhì)、引入現(xiàn)代化技術(shù)、完善管理技術(shù)體系、加強(qiáng)信息安全備份等措施，不斷提升檔案數(shù)字化管理的水平，增強(qiáng)檔案管理工作效率與效果。

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作者簡(jiǎn)介： 顧穎瑤，女，漢族，江蘇無(wú)錫人，本科，館員，研究方向：思政、公文檔案。