摘 要：21世紀，有效利用新信息技術和管理理論，加強數(shù)字檔案館信息資源建設逐漸成為人們關注的焦點。開展數(shù)字檔案信息資源建設，面對數(shù)字檔案信息資源質量問題，需要引入數(shù)字檔案信息資源建設，并找出可行的信息資源質量管理方法。數(shù)字檔案信息資源質量工作改進是對活動流程進行控制，優(yōu)化方法，將質量障礙掃除，進而提升檔案管理的整體質量水平。

關鍵詞：數(shù)字檔案；信息資源；質量管理

醫(yī)院檔案管理過程中，數(shù)字化管理正逐步成為新的管理趨勢。目前，大多數(shù)醫(yī)院都進行了數(shù)字化檔案建設，為醫(yī)院管理經(jīng)營和文化建設等提供必要的條件。建設數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是一個十分重要的課題，但在管理數(shù)字化檔案信息資源的過程中，也存在著許多問題。在此過程中，我們將根據(jù)各個階段遇到的問題，采取有針對性的解決對策，如災難恢復是數(shù)字檔案管理的重要組成部分，其性能直接關系到數(shù)字文件的安全。隨著時間的推移，先進技術的發(fā)展，人們對災害的復原能力越來越強，也對數(shù)字化文件的安全提出了更高的要求。然而，在醫(yī)院檔案管理中數(shù)字檔案屬于長期工程，在應用時還會出現(xiàn)相關問題，并缺少配套機制，為了有助于醫(yī)院檔案管理順利實施，應該對醫(yī)院檔案管理過程中數(shù)字檔案的應用價值進行分析。

一、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值

通常情況下，人們會將狹義的數(shù)字檔案館信息資源定義為：本館的數(shù)字信息和與本館有關的其他網(wǎng)絡信息，也就是信息資源的實物內容，或者說，它的構建對象，來源主要包括了傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化、接收到的電子文件、不同數(shù)字檔案館共同擁有的檔案信息資源，以及其他信息網(wǎng)絡中的檔案信息資源。從廣義上講，電子檔案信息資源不僅是指以上提到的，而且是指與其有關的一切人力、財力、物力，還指與其有關的非檔案信息、信息技術、信息系統(tǒng)以及電子檔案信息人員。在當今的質量管理領域，全面質量管理的理念應當是在質量管理領域得到了廣泛認可的，并且在實際工作中得到了很好的應用，它的核心理念是把人、財、物的不對等結合起來，形成一個單一的質量管理戰(zhàn)略，同時，考慮到一個單一的質量管理戰(zhàn)略，從而使組織的質量管理達到全員、全過程的目標。所以，本文將使用廣義的數(shù)字檔案信息資源概念，并將全面質量管理理論引入其中，建立起一個比較完整的系統(tǒng)。

信息資源具有規(guī)模大、種類多的特點。數(shù)字檔案館是一個處理能力極強的信息資源服務平臺，它匯集了大量具有不同描述結構和標準的數(shù)字檔案信息，而且大量的非結構化數(shù)據(jù)。為此，在設計數(shù)字化檔案體系時，應采用統(tǒng)一的信元數(shù)據(jù)標準，盡可能地減少“信息失真”，并使信息資源在整個流程中都能有效地流通?！熬W(wǎng)絡性”是指很多數(shù)字檔案信息資源的質量問題都與網(wǎng)絡緊密相關，在利用網(wǎng)絡為讀者提供信息服務的過程中，產(chǎn)生了一系列新的質量問題，如知識產(chǎn)權保護，信息系統(tǒng)安全等。資料來源的正確性與完整性處于危險之中。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案信息具有易修改、非直讀性、信息與載體可分離性以及系統(tǒng)依賴性等特點，這些都會頻繁地威脅到它們的真實性和完整性，而傳統(tǒng)的管理方式顯然已經(jīng)無法確保它們的真實性和完整性。在此基礎上，提出了一種新的解決方案，并對其進行了系統(tǒng)的研究。

數(shù)字化檔案館將大量的文件資料儲存于光碟中。一張CD-ROM能錄下3億個字，也就是數(shù)百本書的字數(shù)。因為數(shù)字信息的特點，每一個檔案只需將其儲存在數(shù)張磁盤上即可。與傳統(tǒng)的紙質文件相比，數(shù)字文件有一個獨特的優(yōu)點，就是可以在很短的時間內復制和存儲幾十億字的數(shù)據(jù)，這是傳統(tǒng)的紙質文件所無法比擬的。同時，館藏信息數(shù)字化也在一定程度上打破了時空的限制。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，電子文件資料能夠在極短的時間內跨越數(shù)千公里，將資料及時傳送到指定地點。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，資訊科技的進步，使人們能更好地利用電子文件資料。同時，還可以利用電子掃描等多種方式，將紙質檔案信息轉換成電子檔案信息資源，或者利用印刷技術，將電子信息資源轉換成紙質檔案信息資源，實現(xiàn)電子文件和紙本文件的信息交換和融合。在查詢上，電子檔案也有著傳統(tǒng)紙質檔案所不能取代的優(yōu)點，利用計算機能在很短的時間里從全部的存檔文件中找出所需的檔案資料，不僅降低了在處理和使用紙質檔案信息資源時人為造成的失誤，還增加了檔案信息資源的存儲量，提升了檔案信息資源的使用效率。伴隨社會經(jīng)濟水平的發(fā)展和信息技術的推廣，醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質檔案管理和手動辦公方式逐漸被替代，各個單位與時俱進，順應時代發(fā)展的需求，選擇數(shù)字化辦公管理模式，提升信息技術應用效率，更方便了人們的辦公和生活。信息化、數(shù)字化技術在各個行業(yè)中應用，醫(yī)院檔案管理同樣應順應時代發(fā)展的需求，科學采用數(shù)字檔案管理對醫(yī)院病歷檔案保管具有重要意義。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作能夠有序開展，將提升醫(yī)院檔案管理的效率，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的空間，有助于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

醫(yī)院采用數(shù)字化檔案管理，利用現(xiàn)代化信息技術整合醫(yī)院檔案，并在醫(yī)院內部創(chuàng)建共享平臺，為醫(yī)院工作人員提供便捷的查詢措施。例如，方便醫(yī)務人員了解患者的就診情況，給予針對性的治療方法。同時，患者和家屬能夠采用數(shù)字檔案管理平臺了解治療全過程以及治療狀態(tài)，有助于醫(yī)患之間的信息交流以及溝通，以免因為信息不對稱產(chǎn)生矛盾。因此，在醫(yī)院檔案管理過程中采用數(shù)字檔案能夠充分發(fā)揮檔案的價值。

二、醫(yī)院數(shù)字檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.重視程度較差

醫(yī)院的日常管理工作較多，與其他管理工作相比，檔案管理的意義與價值在目前的狀況下沒有得到充分體現(xiàn)，沒有給醫(yī)院帶來任何經(jīng)濟利益。因此，大部分醫(yī)院管理人員并未認識到醫(yī)院檔案管理的意義，在醫(yī)院檔案管理過程中具有較多的阻礙。但以長遠角度來看，醫(yī)院管理人員疏忽了數(shù)字檔案管理，使得在工作中出現(xiàn)懈怠以及消極情緒，降低了醫(yī)院醫(yī)療服務質量，對醫(yī)患關系的產(chǎn)生負面影響。

2.管理時出現(xiàn)的漏洞

目前，大部分醫(yī)院嘗試采用數(shù)字化檔案管理，建設數(shù)字化檔案管理平臺，在計算機系統(tǒng)中歸納存儲不同時段以及不同類別的檔案，并進行有效分類和整理，以及安排專人管理。但是，因為數(shù)字檔案存儲系統(tǒng)需要連接其他網(wǎng)絡存儲系統(tǒng)，為醫(yī)院工作人員提供有效服務，此存儲方法具有一定的科學、合理性，但同樣也有弊端，會產(chǎn)生管理漏洞，導致被病毒或不法分子的侵入和攻擊，而丟失、破壞數(shù)字檔案信息。

3.管理人員的綜合素質問題

在醫(yī)院檔案管理過程中推進數(shù)字檔案，對檔案管理人員素質提出了一定的要求。就目前而言，醫(yī)院檔案管理工作過程中管理人員能力存在局限性。因為缺少數(shù)字化檔案管理人才，或者現(xiàn)有管理人員未能具備良好的管理水平，進而對數(shù)字檔案在醫(yī)院管理中的有效性產(chǎn)生影響，不能為醫(yī)院工作人員提供信息服務，未能滿足醫(yī)院檔案建設及其發(fā)展的要求。

三、提升醫(yī)院數(shù)字檔案管理的策略

1.提升數(shù)字檔案管理重視程度

首先，醫(yī)院管理層需要提升對數(shù)字檔案管理的重視程度，對數(shù)字化檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要性有深刻的認識。在日常檔案管理和科研活動中，充分發(fā)揮數(shù)字檔案管理的價值，有效存儲病歷信息資料和科研內容，并通過數(shù)字化檔案管理實施。其次，數(shù)字檔案管理人員應積極學習行業(yè)領域的先進技術，為醫(yī)院發(fā)展提供信息服務，有效落實數(shù)字檔案管理。

2.增加數(shù)字檔案管理平臺建設力度

在使用數(shù)字化檔案管理平臺時，會出現(xiàn)一些與醫(yī)院檔案管理需要不匹配的問題，由于各系統(tǒng)之間的不兼容性，使得大多數(shù)的數(shù)字檔案無法實現(xiàn)資源共享。為進一步提升醫(yī)院電子檔案的管理水平，應加大對電子檔案的管理力度，完善電子檔案管理系統(tǒng)，采用專用的高速掃描系統(tǒng)、雙服務器和光盤備份等措施，增強電子檔案的安全。同時，還應進一步健全電子文件的查詢體系，利用文獻的網(wǎng)上傳遞、信息的檢索等手段，使電子文件的管理更加有效。此外，還應及時對數(shù)字化檔案更新與優(yōu)化，提供安全、方便的管理服務。

3.創(chuàng)建專業(yè)的數(shù)字檔案管理隊伍

想要實現(xiàn)和推動醫(yī)院的數(shù)字檔案管理，就要建立一支專業(yè)的數(shù)字檔案管理隊伍。其中，管理人員要有基本的電腦操作能力，還要有豐富的檔案管理經(jīng)驗。醫(yī)院管理層必須提高對數(shù)字檔案管理團隊的重視程度，可以引進高素質檔案管理人才，并加大對于現(xiàn)有工作人員的培訓力度，使其了解數(shù)字檔案管理方法。與此同時，還需要加強檔案管理人員思想意識管理，使其在工作時具備較強的責任心，提高醫(yī)院數(shù)字檔案管理水平。

4.加強數(shù)字檔案管理的安全性

醫(yī)院在進行數(shù)字檔案管理過程中，應確保管理的正確性以及便捷性，并要考慮數(shù)字檔案管理的安全性，避免由于安全措施不到位，而導致文件丟失或者被人篡改。在醫(yī)院數(shù)字檔案管理中，要對檔案資料嚴格和細致的分類，并做好管理保密工作，提高檔案安全性。除此之外，檔案管理工作人員還需要增強保密意識，定期檢查檔案信息是否安全，避免產(chǎn)生檔案損毀或丟失的問題。

四、數(shù)字檔案信息資源質量控制

1.控制數(shù)字檔案信息采集環(huán)節(jié)

數(shù)字化檔案管理的開始階段是實行信息收集，是建立數(shù)字化檔案質量系統(tǒng)的基礎。開展數(shù)字檔案管理應對其合理規(guī)劃。由于檔案接收范圍較為廣泛，醫(yī)院檔案信息量較多，保存了大量的無價值檔案信息，對其分類后，利用率較低的檔案可不進行數(shù)字化，對特色檔案、利用率較高的檔案實行全文數(shù)字化。

2.控制檔案信息錄入環(huán)節(jié)

強化電子檔案資料的錄入工作管理，并對電子檔案資料錄入人員進行系統(tǒng)培訓，并根據(jù)相關需要，學習相應的操作規(guī)程，確保能夠熟練使用相關軟件以及設備設施。

3.控制數(shù)字檔案信息資源組織以及開發(fā)

傳統(tǒng)檔案資源管理均存在分散、無序以及繁雜等特征，無法對用戶提供快速、便捷的檔案查詢，同時，無法提供資源共享以及統(tǒng)計分析等相關服務。數(shù)字檔案信息資源則是通過信息技術按照科學方法加工整理信息，信息具有有序化，屬于質量控制重點。為此，需要組織數(shù)字檔案信息資源，規(guī)范雜亂的原始信息，并為患者以及醫(yī)務人員提供良好的查詢服務。

4.控制數(shù)字檔案信息存儲質量

在數(shù)字檔案信息資源存儲過程中，需要注意檔案信息的真實性，確保歸檔數(shù)字檔案具有法律憑證作用，確保數(shù)字檔案信息資源的可靠性，避免對其實行修改，可以通過信息加密技術對數(shù)字檔案資源設置密鑰，對非公開密級限制信息資源保證秘密不被泄露。

五、數(shù)字檔案信息管理質量改進措施

首先，提升數(shù)字檔案信息資源管理質量，使數(shù)字檔案管理過程變得更加科學、合理，從而提升醫(yī)院檔案管理數(shù)字化質量，是一項復雜的、全局性的系統(tǒng)工作。數(shù)字檔案信息管理質量可分為遞增型和跳躍型兩類。遞增型是要制定出相應的衡量標準，并把這些標準融入每天的工作中，每日完善，但是缺少戰(zhàn)略性，對于重大質量改進并不適用；跳躍型指的是在質量管理產(chǎn)生問題之后，針對問題集中改進，這種情況下會有顯著的效果，但是不能產(chǎn)生持續(xù)改進的效果。在進行醫(yī)院檔案信息資源管理過程中，需要有效結合兩種改進特點，將持續(xù)改進理念融入數(shù)字檔案管理之中，并建立一個檔案質量改進小組，定期對檔案文件管理進行完善，保證檔案管理的質量和水平顯著提高。提升醫(yī)院數(shù)字檔案信息的管理質量，主要包括完善信息內容、提高服務質量以及內部管理水平。

其次，從數(shù)字檔案資源的信息內容和服務角度來看，可以幫助保證信息資源的真實性和完整性，進而衍生出特色編研，并給予患者優(yōu)質服務。從檔案信息資源的采集、組織、開發(fā)以及服務流程的角度來看，應提高某一環(huán)節(jié)的技術水平，對信息資源采集進行優(yōu)化，并調整原有流程順序，優(yōu)化資源配置，提高醫(yī)院檔案數(shù)字信息資源建設運行效率。

最后，醫(yī)院應選擇各種方式培訓檔案管理人員，提高其專業(yè)水平。對管理部門的組織架構進行調整，構建科學、合理的人員結構，使管理的功能得到最大程度發(fā)揮，對人力資源管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，使工作人員能夠做到各盡其責，人盡其才，才盡其用，從而提升醫(yī)院數(shù)字檔案管理的質量。

六、結語

信息化時代，每個行業(yè)都需要順應時代的發(fā)展趨勢，科學采用信息技術進行生產(chǎn)和管理。醫(yī)院檔案管理人員同樣應該適應時代發(fā)展需求，對數(shù)字檔案管理過程中產(chǎn)生的問題進行分析，提升檔案管理的價值，提高管理水平，為醫(yī)院發(fā)展充分發(fā)揮應有的作用。

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作者簡介：胡琪（1979—），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案管理．