殷志偉 趙潔

摘 要：專題檔案建設(shè)是豐富高校檔案資源建設(shè)、突出檔案個性化發(fā)展的突破口。以目標(biāo)為導(dǎo)向，在完成專題檔案的收、管、存、用過程中，檔案管理部門作為學(xué)校檔案職能部門，充分發(fā)揮管理職能，建立協(xié)同聯(lián)動機制是切實可行且非常高效的管理手段。

關(guān)鍵詞：高校；專題檔案管理；檔案管理信息化

學(xué)校檔案工作是重要的基礎(chǔ)性工作，是反映和衡量學(xué)校整體水平的一個重要標(biāo)志。學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的參考依據(jù)。檔案管理部門作為高校檔案管理的職能部門，增強統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)能力是提升學(xué)校檔案管理水平的重要保障，在檔案工作高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著重要的積極作用。為進(jìn)一步貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要批示精神，檔案部門應(yīng)以《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[1]為指引，樹立檔案工作服務(wù)以人為本的大局觀，強調(diào)主動作為、善于作為，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化為標(biāo)準(zhǔn)，落實上級主管部門關(guān)于專題檔案建設(shè)管理工作的相關(guān)要求。本文以檔案管理部門推進(jìn)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作為例，提出建立協(xié)同聯(lián)動機制等思路。

1 學(xué)籍檔案管理工作思路

1.1 以工作目標(biāo)為導(dǎo)向，成立管理機構(gòu)

成立由校長、分管檔案工作副校長及相關(guān)立卷部門等主要負(fù)責(zé)人組成的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確崗位責(zé)任和任務(wù)分工；以規(guī)范學(xué)生管理、教學(xué)管理基礎(chǔ)性工作為目標(biāo)，落實上級相關(guān)要求；搭建學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)字化平臺，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程；以學(xué)生為中心，管理、教學(xué)雙聯(lián)動，通力協(xié)作，共同完成。

1.2 以制度建設(shè)為保障，推進(jìn)工作規(guī)范化管理

1.2.1制度制定基本原則。一是檔案管理部門牽頭研讀上級文件精神和要求，確定任務(wù)目標(biāo)，明確要干什么的問題；二是協(xié)同教學(xué)管理、學(xué)生管理等部門負(fù)責(zé)人調(diào)研、學(xué)習(xí)兄弟院校學(xué)生檔案操作流程等先進(jìn)管理經(jīng)驗，結(jié)合本校實際，起草學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法及預(yù)立卷操作規(guī)程等配套文件，明確怎么干的問題；三是分別和相關(guān)分管校領(lǐng)導(dǎo)及立卷部門就起草的文件進(jìn)行匯報和溝通，確保思想統(tǒng)一、方向一致，強調(diào)學(xué)生檔案工作一定要干好的問題。通過制定學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法，填補學(xué)校學(xué)生檔案管理制度上的空白，推進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作步入新階段。

1.2.2管理制度基本框架。一是學(xué)生學(xué)籍檔案管理內(nèi)容：按照上級主管部門的要求，結(jié)合學(xué)校實際，學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容從性質(zhì)劃分為：學(xué)籍類和非學(xué)籍類檔案，主要包括新生入學(xué)前、在校期間形成及學(xué)校留存三部分。二是專項工作組織機構(gòu)：按照學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組任務(wù)分工，形成由校長牽頭，分管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)所屬職能部門，相關(guān)部門統(tǒng)籌所轄業(yè)務(wù)范疇的立卷部門組織立卷，檔案館協(xié)調(diào)、接收、整理入庫的組織機構(gòu)。三是學(xué)生學(xué)籍檔案管理機制與管理模式：由相關(guān)職能部門統(tǒng)籌，各學(xué)院整理立卷，檔案館負(fù)責(zé)接收、保管、利用相結(jié)合，形成共同協(xié)作完成的長效機制。運用兩個立卷主體體系，按照學(xué)生學(xué)籍管理流程，依據(jù)學(xué)校檔案管理辦法規(guī)定，平行組卷、共同完成，形成反映學(xué)生學(xué)籍檔案管理全過程的卷宗組合的二級檔案管理模式。立卷主體單位由學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)生管理等職能部門與教學(xué)部門（各學(xué)院）近20個立卷部門組成的獨立立卷與統(tǒng)籌立卷兩個立卷體系。四是立卷部門任務(wù)分工：明確檔案管理部門與立卷部門的歸檔內(nèi)容和任務(wù)完成時間節(jié)點，執(zhí)行任務(wù)清單制度。學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌和督辦下，檔案管理部門負(fù)責(zé)掌握工作流程中每個環(huán)節(jié)的進(jìn)度，及時提醒和督促相關(guān)事項負(fù)責(zé)人，確定保質(zhì)保量完成此項專題檔案的立卷歸檔工作。五是部門立卷內(nèi)容：按照學(xué)生學(xué)籍檔案收集歸檔的時間、內(nèi)容、立卷主體等因素立卷是專題檔案不同于綜合檔案的特征。學(xué)生學(xué)籍案卷由“新生錄取名冊卷”“新生入學(xué)基本信息卷”“新生人像對比與電子注冊卷”“學(xué)籍異動卷”“新生戶籍信息卷”“畢業(yè)生就業(yè)信息卷”等組成，內(nèi)容涵蓋了從新生入學(xué)、在校期間學(xué)習(xí)直到學(xué)生畢業(yè)產(chǎn)生學(xué)籍變化的全過程。六是工作責(zé)任與落實：學(xué)生學(xué)籍檔案管理施行三級檢查督查機制，學(xué)校每學(xué)期期末組織相關(guān)部門和教學(xué)單位開展一次學(xué)籍檔案自查；每學(xué)年末開展一次學(xué)生學(xué)籍檔案專項檢查，并向?qū)W校黨委匯報學(xué)籍檔案管理工作情況；接收上級單位對學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的全面督查，對不符合規(guī)定的事項限期整改。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作實踐

2.1 工作方案制定

按照檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，參照學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法文件規(guī)定，結(jié)合畢業(yè)生工作安排，由教學(xué)管理部門、學(xué)生管理部門牽頭組織相關(guān)學(xué)院，開展畢業(yè)生學(xué)籍檔案整理工作，由各學(xué)院安排畢業(yè)班輔導(dǎo)員專人負(fù)責(zé)完成相應(yīng)工作。檔案管理部門制定工作任務(wù)清單，規(guī)定工作內(nèi)容和完成時間節(jié)點，隨工作進(jìn)度做到即時提醒，及時反饋，隨時匯報。

2.2 明確職責(zé)分工

教學(xué)管理部門是畢業(yè)生“學(xué)籍卷”檔案的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)提供學(xué)籍檔案相關(guān)文件；各學(xué)院是畢業(yè)生學(xué)籍檔案的立卷部門，負(fù)責(zé)整理相關(guān)檔案，并組織立卷和存檔；檔案管理部門負(fù)責(zé)組織接收檔案。

2.3 確認(rèn)歸檔范圍

畢業(yè)生的學(xué)籍檔案包括：學(xué)籍總表、成績單、學(xué)士學(xué)位授予決定、畢結(jié)業(yè)證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、畢業(yè)生登記表等，具體內(nèi)容如下：

上述畢業(yè)生學(xué)籍檔案一份存入畢業(yè)生個人檔案，學(xué)生畢業(yè)前完成；一份以班級為單位，由各學(xué)院整理立卷完成紙質(zhì)版檔，檔案管理部門統(tǒng)籌安排數(shù)字化流程，完成學(xué)籍檔案雙歸檔。

2.4 學(xué)籍檔案移交

各學(xué)院根據(jù)學(xué)籍檔案整理要求，以班級為單位完成組卷之后，按移交日程分批移交檔案管理部門，并完成學(xué)籍檔案案卷交接手續(xù)。

2.5 實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理

檔案管理部門通過在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理功能模塊，將移交的學(xué)生學(xué)籍檔案紙質(zhì)版整理裝盒，并按檔案數(shù)字化管理的要求以班級為單位立卷，以班內(nèi)每個學(xué)生的材料為文件內(nèi)容，完成了掃描、上傳附件等數(shù)字化工作，滿足了學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的基本需要。學(xué)校應(yīng)屆畢業(yè)生“學(xué)籍卷”立卷歸檔工作，從召開推動會開始，歷經(jīng)一個月時間，應(yīng)屆畢業(yè)生紙質(zhì)、電子檔案的歸檔立卷工作，為高質(zhì)量完成學(xué)生學(xué)籍檔案工作建立了成功范式。

3 學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié)

3.1 創(chuàng)新檔案管理機制

在檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的進(jìn)程中，更新高校檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理機制成為提升檔案管理水平的必然趨勢，要加快檔案管理觀念現(xiàn)代化，管理者的管理觀念是檔案治理體系現(xiàn)代化的頂層要素[2]。在此項專題檔案工作中，首先樹立了以高質(zhì)量完成上級部署的工作任務(wù)為導(dǎo)向，以問題為突破口，創(chuàng)新性建立上下聯(lián)動，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作機制，運用信息化手段落實雙歸檔制度。

3.2 完善檔案管理機制

完善檔案管理部門與立卷部門協(xié)同聯(lián)動機制是推進(jìn)檔案工作四個體系建設(shè)不斷完善的重要舉措，檔案部門在專項工作中起到了統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的積極作用，發(fā)揮了主動作為善于作為的工作作風(fēng)，改以往被動接收為主動參與、積極服務(wù)的新局面，有效推動學(xué)校檔案管理新進(jìn)程。

3.3 搞好典型示范

以點帶面，建立檔案管理對象從綜合檔案走向與專題檔案相結(jié)合的檔案資源體系新構(gòu)架，促進(jìn)檔案資源多元化、層次化、科學(xué)化建設(shè)，推動檔案部門與立卷部門協(xié)同共建的工作模式順利開展，為今后學(xué)校實行重大活動、突發(fā)事件的檔案管理工作樹立了示范。

3.4 樹立全新服務(wù)理念

樹立“好的管理就是更好的服務(wù)”理念，只有不斷提升業(yè)務(wù)水平和綜合管理能力才能提高檔案管理部門的服務(wù)水平和社會價值，而創(chuàng)新檔案管理新途徑是檔案人始終探索和實踐的必由之路。

4 推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的新思考

4.1 引申新的檔案管理工作內(nèi)涵

新形勢下，檔案工作從“狹義、單純的‘收、管、存、用等檔案業(yè)務(wù)管理工作延展至檔案行政管理工作、檔案宣傳工作、檔案外事工作、檔案教育工作、檔案科研工作等”[3]，為檔案工作賦予了新的內(nèi)涵和使命。

4.2 強化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

檔案管理作為一項兼具專業(yè)性、多元性、周期性和系統(tǒng)性的工作內(nèi)容，在高職院校日常管理工作中是一項必不可少的環(huán)節(jié)，對于高職院校教學(xué)具有重要推動作用，是教學(xué)管理工作開展的有效依據(jù)[4]。本案例中，學(xué)生學(xué)籍檔案工作得以較好地完成，協(xié)同聯(lián)動機制發(fā)揮了重要作用。同時，也發(fā)現(xiàn)檔案管理部門在整個協(xié)調(diào)統(tǒng)籌過程中遇到了“被冷眼相待”“唱獨角戲”的尷尬，反映出高校檔案管理工作存在的問題：一是檔案工作尚未得到普遍重視，處于“邊緣化”階段。檔案管理部門行使“行政管理權(quán)”存在“先天不足”的窘?jīng)r，專業(yè)人員、專項經(jīng)費配備不足，還存在檔案庫房、設(shè)施設(shè)備等硬件設(shè)施不規(guī)范的問題。二是在國家提出加快完善檔案治理體系，提升檔案治理能力的背景下，高校的檔案管理職能的提升是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。目前，大多數(shù)高校檔案工作管理制度文件中都設(shè)有學(xué)?！皺n案工作委員會”，這是學(xué)校檔案工作的主管機構(gòu)，也是單位中行使最高行政職能的檔案管理機構(gòu)。按照“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”[5]原則，一般情況下學(xué)校檔案工作委員會由學(xué)校一把手（黨委書記）及校長擔(dān)任委員會領(lǐng)導(dǎo)，這樣的組織架構(gòu)對提高學(xué)校檔案意識，落實部門主要領(lǐng)導(dǎo)為立卷部門第一責(zé)任人制度，并將部門檔案管理工作納入學(xué)校管理體系，量化檔案工作績效考核指標(biāo)，從而提高學(xué)校整體管理水平均起到了立竿見影的效果。

4.3 引進(jìn)信息化管理模式

檔案管理信息系統(tǒng)平臺應(yīng)納入“智慧校園”整體規(guī)劃中，檔案信息化管理成為檔案職能部門必然擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ髀氊?zé)：檔案管理部門提供檔案數(shù)據(jù)對接標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)接口，搭建電子信息通道，推動電子文檔一體化進(jìn)程，系統(tǒng)性建立和完善高校內(nèi)控管理體系，為實現(xiàn)“大數(shù)據(jù)”共享提供制度保障。

4.4 進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理理念

在檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的進(jìn)程中，更新高校檔案管理理念，將檔案工作作為學(xué)校事業(yè)發(fā)展中重要環(huán)節(jié)形成融管理、教學(xué)、教輔、檔案等工作為一體的管理閉環(huán)，形成多維度、多體系交叉融合的管理工作模式，促進(jìn)檔案工作發(fā)揮更大的服務(wù)效能。

參考文獻(xiàn)

[1]中辦國辦印發(fā).《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，2021年6月.

[2]朱曉杰，新形勢下高校檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的幾個重要問題[J].檔案管理，2020（01）：119-120.

[3]金波，晏秦.從檔案管理走向檔案治理[J].檔案學(xué)研究，2019（1）：46-55.

[4]李軍，張娟.檔案管理在高職院校二級學(xué)院工作中的作用與地位[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（04）：173-174.

[5]《中華人民共和國檔案法》2020年6月修訂.

作者簡介：殷志偉，大學(xué)學(xué)歷，天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)檔案館副館長。研究方向：高校檔案管理。趙? 潔，大學(xué)學(xué)歷，天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)檔案館館員。研究方向：高校檔案信息化。