錢坤　楊菲

摘 要：進(jìn)入二十一世紀(jì)后，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及新型科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)得到了飛速的演化應(yīng)用。新時(shí)期的高校檔案管理工作，在信息技術(shù)加持下，取得了巨大的進(jìn)步和成就。尤其是檔案管理軟件的不斷應(yīng)用，促使著高校檔案信息化建設(shè)，邁上了新的技術(shù)臺(tái)階。在信息化時(shí)代背景下，高校檔案信息化建設(shè)，有著極為重要的現(xiàn)實(shí)意義和時(shí)代價(jià)值。本文旨在對(duì)高校檔案信息化基本內(nèi)涵及其必要價(jià)值進(jìn)行分析，探討高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、存在問題及信息化建設(shè)的策略，希望可以為其他地區(qū)高校的高校檔案信息化建設(shè)提供思路。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校檔案管理；信息化建設(shè)；相關(guān)策略；分析研究

基金項(xiàng)目：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院2021年院內(nèi)基金項(xiàng)目《智慧校園建設(shè)中的檔案信息化建設(shè)研究》研究成果（項(xiàng)目編號(hào)SK21-55）

近些年來，國家大力支持和發(fā)展計(jì)算機(jī)信息相關(guān)產(chǎn)業(yè)，促使著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷創(chuàng)新與發(fā)展?，F(xiàn)代化的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和工作的各個(gè)領(lǐng)域中。對(duì)于高校教育教學(xué)工作來講亦是如此。檔案管理是高校教育教學(xué)工作重要環(huán)節(jié)，是高?？焖僖?guī)模化發(fā)展及學(xué)生知識(shí)汲取的重要組成?，F(xiàn)代化高校檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的重要方向。為此，強(qiáng)化高校檔案管理的數(shù)字化和信息化水準(zhǔn)，加快高校檔案信息化建設(shè)步伐，是新時(shí)期和新形勢(shì)下，高校檔案管理部門工作的重要課題和主要方向。

1 高校檔案信息化基本內(nèi)涵

高校檔案信息化建設(shè)，是指高校檔案管理部門借助和利用檔案信息資源，對(duì)檔案信息管理空間進(jìn)行構(gòu)建，形成一個(gè)由眾多檔案資源庫群組成的檔案管理中心，并將檔案資源群與檔案資源用戶進(jìn)行融合，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的高效化和便捷化。具有信息數(shù)字化、信息資源共享化、信息檢索便捷化、信息組織和網(wǎng)絡(luò)傳輸化的特點(diǎn)。通過將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)進(jìn)行全面化和精細(xì)化滲透，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化舉措的完美融合。信息化時(shí)代背景下，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)，已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在全國各地區(qū)高校檔案管理工作中，具有極為普遍性的應(yīng)用，受到廣大高校教師、學(xué)生及相關(guān)人員的追捧，更直接促進(jìn)了高校教育教學(xué)的現(xiàn)代化進(jìn)程。

需要注意的是，檔案信息化和數(shù)據(jù)化建設(shè)，前提依然是檔案管理，這是核心和關(guān)鍵。隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的創(chuàng)新，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)不是一成不變的，而是一項(xiàng)長期性和可持續(xù)發(fā)展過程。通過對(duì)新型計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行植入和滲透，可以保證檔案管理工作不斷進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，使得檔案管理工作滿足現(xiàn)代化檔案管理相關(guān)要求。

2 高校檔案信息化建設(shè)必要性

2.1 檔案信息化建設(shè)，是高校檔案管理工作時(shí)代新趨勢(shì)

近些年來，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，國家在高校改革方面新政策、新規(guī)定層出不窮，使得高校檔案資料管理工作愈發(fā)重要。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和引進(jìn)，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式方法逐漸被淘汰，慢慢淡出了高校檔案管理的舞臺(tái)。而各種新概念、各種新模式、各種新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和滲透，使得檔案信息化建設(shè)逐漸被廣大師生認(rèn)可。由此看來，檔案信息化建設(shè)，是高校檔案管理工作的新趨勢(shì)和新需求。

2.2 檔案信息化建設(shè)，是高校檔案管理工作新方法新方式

在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，由于技術(shù)、設(shè)備、模式方面存在些許欠缺，導(dǎo)致實(shí)際的高校檔案管理工作往往存在各種問題和困難。通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行滲透和植入，可以對(duì)現(xiàn)階段高校檔案管理工作進(jìn)行全面化和精細(xì)化改進(jìn)，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。與此同時(shí)，隨著社會(huì)生產(chǎn)技術(shù)的不斷提升，高校檔案館藏?cái)?shù)量也持續(xù)性攀升，現(xiàn)有的檔案館儲(chǔ)藏空間有限，無法滿足新時(shí)代檔案管理需求。通過檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)，可以改善高校檔案管理工作新方法和新方式，使得檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)全面化收集、整理和鑒定、保存，全面促進(jìn)高校電子檔案資料管理的科學(xué)化、信息化和專業(yè)化。

2.3 檔案信息化建設(shè)，是推動(dòng)高校檔案管理的重大變革

從檔案資源的發(fā)展歷程來看，檔案資源管理工作，是伴隨著人類社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，由來已久的資料管理形式，見證了人類社會(huì)發(fā)展歷史記錄，是人類社會(huì)不可替代和不可或缺的信息資源形態(tài)。高校檔案管理工作，是人類社會(huì)檔案資源管理的結(jié)晶。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)，可以將各層次檔案資源管理與高校信息化建設(shè)相結(jié)合，可以最大程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的集聚，充分實(shí)現(xiàn)社會(huì)檔案資源的共享，大大改變傳統(tǒng)館藏模式下的高校檔案資源管理模式，充分發(fā)揮出高校檔案資源管理社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。由此可見，高校檔案資源信息化和數(shù)據(jù)化管理形態(tài)，是對(duì)傳統(tǒng)高校檔案紙質(zhì)管理模式的突破變革。

3 開展高校檔案信息化建設(shè)必須認(rèn)清的主要問題

3.1 高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不足

部分地區(qū)高校領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)重要性和必要性認(rèn)知不清晰，甚至可以說目光短淺，對(duì)于高校檔案信息化管理，人力、物力、財(cái)力支持力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，阻礙了高校檔案管理水平和效益。

3.2 信息化建設(shè)設(shè)備系統(tǒng)落后

高校檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是具有技術(shù)指標(biāo)的信息化設(shè)備系統(tǒng)。部分地區(qū)高校資金缺乏，且技術(shù)指標(biāo)不足，使得一些落后的信息化系統(tǒng)設(shè)備儀器，進(jìn)入到高校檔案管理工作中，直接造成高校檔案管理信息化執(zhí)行效率低。

3.3 檔案信息化建設(shè)安全性不足

信息化和網(wǎng)路化系統(tǒng)平臺(tái)下，很容易出現(xiàn)各種信息安全性威脅或隱患問題。比如各種信息病毒、木馬，可以直接竊取到高校信息機(jī)密。

3.4 高校檔案信息化人才隊(duì)伍缺乏

部分落后地區(qū)的高校檔案資源管理人員，依然沿用的是早期傳統(tǒng)的檔案管理人員，他們中很多對(duì)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)掌握不是很精準(zhǔn)，一旦遇到數(shù)字化和信息化檔案管理內(nèi)容，便不知所措，在一定程度上影響到高校檔案信息化建設(shè)水準(zhǔn)和檔案管理執(zhí)行效率。

4 信息時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)策略探討

4.1 強(qiáng)化高校檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案信息化工作的順利開展，需要一支檔案信息化人才隊(duì)伍。構(gòu)建一支具有計(jì)算機(jī)及信息化知識(shí)結(jié)構(gòu)、高素質(zhì)高水平高素養(yǎng)的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍，是十分必要且十分重要的。首先，高校檔案館相關(guān)部門，要在提升檔案相關(guān)工作人員政治素養(yǎng)的同時(shí)，加大對(duì)工作人員信息專業(yè)化的培訓(xùn)力度，尤其要加強(qiáng)檔案管理相關(guān)人員在新技術(shù)、新設(shè)備、新方法、新模式方面的培訓(xùn)，使得他們可以與時(shí)俱進(jìn)積極掌握信息技術(shù)知識(shí)，提高他們?cè)谶\(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)方面的技能。其次，各地區(qū)高校檔案管理部門，要緊密結(jié)合本校檔案管理需求及實(shí)際，積極吸納高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，直接進(jìn)入到檔案管理體系當(dāng)中，對(duì)現(xiàn)有傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行革新?；蛘卟扇　安磺笏械笏谩钡娜嵝粤鲃?dòng)方式，保證高素質(zhì)、高學(xué)歷、高能力的檔案資源管理人才可以“取其所長”和“物盡其用”，全面提升高校檔案信息化建設(shè)水準(zhǔn)和效率。

4.2 積極加快高校數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

為了積極適應(yīng)新時(shí)代下的互聯(lián)網(wǎng)和信息化建設(shè)，絕大多數(shù)高校都建立了自己的校園網(wǎng)，學(xué)校情況、教學(xué)情況、資源情況、業(yè)績情況在網(wǎng)上公開。在新時(shí)代信息化背景下，高校要提高數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水準(zhǔn)，適應(yīng)數(shù)字化檔案資源管理需求，滿足高校檔案信息化建設(shè)要求。第一，各地區(qū)高校要在數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，加大基本信息和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施投入，要全面推進(jìn)信息管理系統(tǒng)化。第二，要積極運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，建立起以檔案資源管理為核心的多媒體全文數(shù)據(jù)庫，同時(shí)開展檔案搜索、檔案傳遞、檔案公開功能，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)咨詢目標(biāo)。第三，要加大對(duì)高校數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)安全投入力度，尤其在檔案資源信息化安全管控方面，要從技術(shù)角度、設(shè)備角度、人員角度等全面入手，確保高校檔案信息資源可以始終保持在保密和安全的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上。

4.3 積極構(gòu)建高校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

提升高校檔案信息化建設(shè)水準(zhǔn)，積極構(gòu)建高校檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，是必要的途徑和措施。

4.3.1積極組建檔案目錄。要將檔案館資源信息目錄直接錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的有效鏈接。數(shù)據(jù)庫主要是用來存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)化的信息知識(shí)，而數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)則是在操作系統(tǒng)管控下，對(duì)數(shù)據(jù)信息用戶訪問控制，從而確保數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的完整性和安全性。無論是圖像信息、視頻信息還是文字信息，都可以直接錄入到檔案信息資源數(shù)據(jù)庫中。

4.3.2積極構(gòu)建檔案信息檢索。對(duì)于建立好的檔案資源信息庫，要積極搭建檔案信息檢索功能，要將數(shù)量龐大的數(shù)字化檔案信息，直接管理得井井有條，發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，在資源信息檢索中的快捷和精準(zhǔn)化功能。在進(jìn)行檔案信息檢索功能構(gòu)建時(shí)，相關(guān)人員要正確區(qū)分不同的檔案信息種類，要實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的數(shù)字化處理，保證檢索查詢系統(tǒng)可以全面、系統(tǒng)、精準(zhǔn)提供檔案信息。此外，要建立檔案著錄標(biāo)引和檔案機(jī)讀目錄，對(duì)檔案資料的主題內(nèi)容、載體物質(zhì)、參考價(jià)值、管理情況進(jìn)行標(biāo)注，為檔案目錄數(shù)據(jù)管理提供必要的技術(shù)支持。

4.4 全面提高高校檔案信息化建設(shè)安全化性能

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，確實(shí)大大提升了高校檔案管理品質(zhì)和效率，但依然存在著某些安全漏洞和問題，尤其是共享信息和數(shù)據(jù)，使得高校檔案管理工作中，系統(tǒng)信息被篡改的危險(xiǎn)性較高。為此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下，提高信息化檔案管理的安全性，顯得至關(guān)性重要。第一，高校檔案管理人員要從網(wǎng)絡(luò)共享需求出發(fā)，在系統(tǒng)設(shè)置上增加訪問權(quán)限，積極做好身份識(shí)別，強(qiáng)化對(duì)高校檔案管理的管控力度。第二，高校檔案管理人員還要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，必要時(shí)可以設(shè)置防火墻，進(jìn)行安全軟件更新和升級(jí)。第三，高校檔案管理人員，要定期做好網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理和革新工作，要定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行清潔，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備軟硬件問題，要做好安全性與保護(hù)性預(yù)防工作。第四，高校檔案管理相關(guān)部門，要積極研發(fā)和制定出檔案電子信息管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息公開、檔案信息安全、檔案信息管理機(jī)制建設(shè)精細(xì)化，形成系統(tǒng)化和精準(zhǔn)化檔案信息化建設(shè)激勵(lì)和約束機(jī)制，最大程度上防止檔案信息資源泄密和失密。第五，高校檔案管理相關(guān)部門，要居安思危，對(duì)于關(guān)鍵性和重點(diǎn)性的檔案資料，可以根據(jù)需要進(jìn)行電子檔案提前或者異地備份，積極開辟數(shù)據(jù)安全和備份空間，對(duì)于關(guān)鍵性和重點(diǎn)性電子檔案和音像檔案資料進(jìn)行專庫化管理。

4.5 加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定，重視檔案管理軟件開發(fā)

在進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)?？梢詮男畔①Y源、使用標(biāo)準(zhǔn)、制度建設(shè)、資源輸出、執(zhí)行標(biāo)的等方面入手，全面進(jìn)行檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定。如若本校在進(jìn)行檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定中，確實(shí)缺乏經(jīng)驗(yàn)缺少依據(jù)，可以積極借鑒其他地區(qū)高校經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，參考其他高校檔案數(shù)字化治理技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，通過制度化設(shè)定、資源化輸出、執(zhí)行標(biāo)的完善，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面規(guī)范。高校檔案管理還要重視檔案管理軟件開發(fā)，將最新研究成果直接運(yùn)用到檔案信息化管理工作中。在檔案管理軟件開發(fā)中，要嚴(yán)格按照國家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研發(fā)。同時(shí)，研發(fā)對(duì)象和主體要緊密結(jié)合本校檔案管理實(shí)際需要，避免出現(xiàn)無用功現(xiàn)象?？梢圆扇∨c軟件公司、相鄰高校、科研生產(chǎn)單位進(jìn)行合作，研發(fā)出具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案管理軟件，全面提高高校檔案信息化技術(shù)水準(zhǔn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理軟件在全國高校中的全面性推廣和執(zhí)行。

總結(jié)：

綜上所述，數(shù)字化和信息化檔案管理和建設(shè)，是新時(shí)期高校教育教學(xué)工作的重要組成。各地區(qū)高校檔案管理部門，要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理，對(duì)于高校各個(gè)領(lǐng)域的影響和滲透。要積極發(fā)揮檔案管理的重要價(jià)值與作用，為現(xiàn)代化高校發(fā)展以及現(xiàn)代化高校教育落實(shí)，提供必要的信息服務(wù)。雖然現(xiàn)階段我國各地區(qū)高校在檔案信息化建設(shè)中取得了一定進(jìn)展，但是整體來看依然有較大進(jìn)步空間?，F(xiàn)代化的高校檔案數(shù)字化和信息化管理工作，既要汲取國外經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也要依靠政府相關(guān)政策支持，既要發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)點(diǎn)和價(jià)值，更要“取其精華”“推陳出新”，從而可持續(xù)性推動(dòng)各地區(qū)高校檔案管理數(shù)字和信息化建設(shè)進(jìn)程。

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作者簡介：錢坤，碩士學(xué)位，楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，研究方向：檔案管理。

楊菲，西安科技大學(xué)。