摘 要：信息化改革建設(shè)是學(xué)校實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新高效管理的重要途徑，在學(xué)生學(xué)籍檔案管理期間，應(yīng)引入各類信息技術(shù)，加快學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程?；诖耍疚囊猿跫?jí)中學(xué)為研究對(duì)象，分析初中學(xué)籍檔案特點(diǎn)，總結(jié)歸納初級(jí)中學(xué)在信息化時(shí)代存在的學(xué)籍檔案管理問題，為切實(shí)保障學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)實(shí)效，針對(duì)現(xiàn)有問題提出學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；學(xué)籍檔案管理；信息化建設(shè)

引言

學(xué)籍檔案是學(xué)生成長(zhǎng)軌跡、學(xué)習(xí)狀況的原始記錄文件。學(xué)校應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，加快學(xué)籍檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，在日常管理期間，做好學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作。對(duì)于大部分初級(jí)中學(xué)而言，由于缺乏檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，在信息化管理學(xué)籍檔案過程中出現(xiàn)了一定問題，此時(shí)需具體情況具體分析，制定針對(duì)性學(xué)籍檔案管理信息化的建設(shè)方案。

1 初中學(xué)籍檔案特點(diǎn)分析

1.1 來源廣泛

初中學(xué)生學(xué)籍檔案涉及多個(gè)方面，需在團(tuán)委、政教處、教務(wù)處等不同科室共同努下，對(duì)學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的重要成長(zhǎng)軌跡進(jìn)行記錄，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案信息內(nèi)容來源于不同部門，且檔案周期較長(zhǎng)，給學(xué)籍檔案的歸檔整理造成一定難度。

1.2 內(nèi)容豐富

初中學(xué)籍檔案內(nèi)容豐富，涉及學(xué)生登記表、新生注冊(cè)材料、入學(xué)成績(jī)、成績(jī)登記冊(cè)、升休復(fù)轉(zhuǎn)學(xué)報(bào)批材料、學(xué)生獎(jiǎng)懲、思想品德評(píng)定、入團(tuán)材料等信息，是學(xué)生在校期間行為表現(xiàn)的直觀反映，具有內(nèi)容豐富的顯著特征。

1.3 變動(dòng)性大

學(xué)籍檔案的形成貫穿學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的全過程，形成周期較長(zhǎng)。學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)在形成周期內(nèi)可能出現(xiàn)變動(dòng)，如學(xué)生因病而休學(xué)、因家庭而轉(zhuǎn)學(xué)、受處分后取消等，學(xué)生狀態(tài)變化情況必須準(zhǔn)確記錄，以此方可確保學(xué)籍檔案可真實(shí)反映學(xué)生具體情況，但同樣導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案出現(xiàn)了變動(dòng)性大的特征。

1.4 利用率高

區(qū)別于其他學(xué)段的學(xué)籍檔案，學(xué)生初中學(xué)籍檔案具有較高利用率，學(xué)生在報(bào)告高中、高校時(shí)均需查閱初中檔案，此外，檔案審定、出國手續(xù)辦理、畢業(yè)證遺失等均需初中檔案作為證明材料。由此可見，初中學(xué)籍檔案利用率高，重要性顯著，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視。

2 學(xué)籍檔案信息化管理必須解決的問題

2.1 重視程度不足

部分初級(jí)中學(xué)存在“重教育、輕檔案”的情況，并未足夠重視學(xué)籍檔案管理工作，部分學(xué)校管理者認(rèn)為學(xué)籍檔案僅為學(xué)生資料的簡(jiǎn)單收集與整理，對(duì)學(xué)校日常管理工作并無重大影響，導(dǎo)致初級(jí)中學(xué)的學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程難以推進(jìn)，出現(xiàn)了信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足、人員缺乏、學(xué)籍檔案信息漏填、誤填等問題[1]。

2.2 信息水平滯后

現(xiàn)階段大部分初級(jí)中學(xué)均已逐步推進(jìn)信息化建設(shè)工作，但未將學(xué)籍檔案管理納入信息化工作，導(dǎo)致學(xué)校學(xué)籍檔案信息化水平滯后，尚未構(gòu)成完整的學(xué)籍檔案信息化體系。對(duì)學(xué)籍檔案管理信息水平滯后的主要原因：一為尚未合理運(yùn)用現(xiàn)有資源，如全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)等；二為并未做好學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)準(zhǔn)備工作，管理流程不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的提前預(yù)處理工作；三為尚未結(jié)合學(xué)籍檔案管理信息化工作而構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，相關(guān)信息數(shù)據(jù)缺乏及時(shí)共享，繼而影響了學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 人員技能薄弱

學(xué)籍檔案管理不是簡(jiǎn)單的學(xué)生資料采集與整理工作，具有一定專業(yè)性、復(fù)雜性。部分初級(jí)中學(xué)學(xué)籍檔案管理人員因?qū)W籍檔案管理工作不受重視，缺乏相應(yīng)培訓(xùn)活動(dòng)，無法提升自身專業(yè)素質(zhì)，繼而影響了學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)工作。在部分初級(jí)中學(xué)中存在兼任問題，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)工作無專人負(fù)責(zé)，阻礙了電子化學(xué)籍檔案建設(shè)進(jìn)程。

3 學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)策略分析

3.1 深化檔案意識(shí)

學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是學(xué)校管理發(fā)展的必經(jīng)之路。傳統(tǒng)的檔案管理辦法在信息社會(huì)，因紙質(zhì)檔案管理手段滯后等因素的影響，出現(xiàn)學(xué)籍檔案文件丟失、損壞等問題，影響學(xué)籍檔案完整性和管理有效性。因此，為加快學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視學(xué)籍檔案管理，結(jié)合信息化建設(shè)要求，將學(xué)籍電子檔案納入初級(jí)中學(xué)發(fā)展規(guī)劃，在完善學(xué)校建設(shè)藍(lán)圖的同時(shí)，彰顯學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視。進(jìn)一步完善學(xué)籍檔案管理制度，基于學(xué)校實(shí)際情況，從學(xué)籍檔案辦理、歸檔、查閱、核驗(yàn)等方面制定一系列管理制度，同時(shí)為學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)工作提供足夠資源支持，為初級(jí)中學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)工作奠定良好基礎(chǔ)。還要做好學(xué)生學(xué)籍檔案意識(shí)的引導(dǎo)工作，使學(xué)生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案對(duì)自身學(xué)業(yè)及個(gè)人今后發(fā)展的重要性，確保學(xué)生能夠精準(zhǔn)填寫學(xué)籍檔案信息[2]。

3.2 完善信息化體系

3.2.1合理應(yīng)用現(xiàn)有資源。在互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的快速普及下，我國教育事業(yè)早已進(jìn)入信息化改革階段。在此期間，為優(yōu)化義務(wù)教育，指導(dǎo)中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”現(xiàn)已投入應(yīng)用。該系統(tǒng)功能完善，內(nèi)部記錄有學(xué)生所有學(xué)籍信息，如學(xué)籍變動(dòng)軌跡、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、基本情況等。“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”的應(yīng)用，學(xué)生學(xué)籍信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)存儲(chǔ)與高效傳遞。初級(jí)中學(xué)在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)時(shí)，可通過“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”內(nèi)“全國學(xué)籍查詢”功能了解學(xué)生完整的學(xué)籍信息，以該系統(tǒng)學(xué)籍信息為依據(jù)對(duì)學(xué)校內(nèi)部學(xué)籍情況進(jìn)行審查。若發(fā)現(xiàn)身份證號(hào)碼重復(fù)等重大問題，及時(shí)將該學(xué)籍檔案視為“問題檔案”，并第一時(shí)間與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行對(duì)接，落實(shí)審查工作，以此防止出現(xiàn)學(xué)籍重復(fù)等問題。除此之外，還可借助“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”動(dòng)態(tài)管理與跟蹤學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)情況，為初級(jí)中學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)。“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”展開信息化建設(shè)期間，應(yīng)注意該系統(tǒng)無學(xué)生評(píng)語系統(tǒng)、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、學(xué)生成績(jī)管理等功能模塊，故建設(shè)電子化、信息化學(xué)籍檔案期間，需校方根據(jù)學(xué)生具體情況完善與補(bǔ)充相關(guān)信息——借助“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”提高信息化建設(shè)效率的同時(shí)，不可對(duì)其過于依賴。

3.2.2完善檔案準(zhǔn)備工作。隨著九年義務(wù)教育的逐漸普及，初中學(xué)生數(shù)量逐步增長(zhǎng)，相應(yīng)地，產(chǎn)生的學(xué)生檔案也越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)大量的檔案準(zhǔn)備工作，而在信息化建設(shè)中，需要以更加適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理的方式來滿足學(xué)籍檔案管理的需求，針對(duì)信息化管理建設(shè)的需要，應(yīng)當(dāng)在中學(xué)內(nèi)完善一定的前期準(zhǔn)備工作。一方面，應(yīng)當(dāng)改革并優(yōu)化初中學(xué)籍的管理制度，采用中學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)來對(duì)在校生進(jìn)行詳細(xì)的學(xué)籍信息登記、歸檔；班主任教師在教學(xué)過程中可以根據(jù)教學(xué)需要調(diào)取學(xué)生自身的學(xué)籍檔案信息，并按照學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況進(jìn)行成績(jī)與表現(xiàn)的登記活動(dòng)，以此來增加學(xué)籍檔案內(nèi)容的完善程度；家長(zhǎng)也可以通過線上查詢的方式來了解學(xué)生日常在學(xué)校的表現(xiàn)狀況，通過這種學(xué)籍檔案的優(yōu)化方式，可以進(jìn)一步地推廣整個(gè)學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)的實(shí)際操作認(rèn)可度。另一方面，教師在帶領(lǐng)學(xué)生填寫學(xué)籍信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格監(jiān)督，認(rèn)真督導(dǎo)每一名學(xué)生在填寫學(xué)籍信息時(shí)的操作方式，保證學(xué)生在進(jìn)行信息填寫時(shí)能夠保持統(tǒng)一格式，正確地填寫每一項(xiàng)學(xué)籍信息內(nèi)容，學(xué)籍管理人員在這一流程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照中學(xué)的學(xué)籍管理制度來進(jìn)行學(xué)籍的分類管理，按照每個(gè)學(xué)生的年級(jí)、班級(jí)、學(xué)號(hào)做好詳細(xì)的分類，便于后續(xù)的查詢更新操作。同時(shí)在檔案準(zhǔn)備工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行更新，避免學(xué)籍信息出現(xiàn)誤差對(duì)學(xué)生后續(xù)的升學(xué)造成影響，此外還應(yīng)當(dāng)針對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的安全性進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)，在對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行歸檔以后，應(yīng)當(dāng)完成對(duì)學(xué)籍檔案的備份工作[3]。

在前期檔案的準(zhǔn)備工作中，學(xué)籍檔案工作人員應(yīng)當(dāng)積極使用專業(yè)的檔案處理方法，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分類處理，便于后續(xù)在進(jìn)行對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)能夠更加便捷化地應(yīng)用學(xué)籍信息。第一，學(xué)籍檔案管理人員可以使用二次文獻(xiàn)卡片法，將學(xué)生學(xué)籍信息中心具有二次檢索意義的信息內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一提取，并將其組裝為二次檢索文獻(xiàn)卡片，這樣在學(xué)籍信息檢索中，檔案管理人員只需要根據(jù)二次檢索關(guān)鍵來進(jìn)行查找就能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)化搜索。第二，則是檔案信息分析法。在儲(chǔ)存學(xué)籍檔案信息時(shí)，學(xué)籍管理人員需要將學(xué)籍信息中關(guān)鍵的內(nèi)容信息進(jìn)行提取，以此來構(gòu)建整個(gè)檔案信息結(jié)構(gòu)的主題，之后將所有檔案中帶有相關(guān)主題的部分都標(biāo)識(shí)出來，以此來制成檔案檢索路徑，從而在后續(xù)對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行檢索時(shí)只需要對(duì)檢索問題進(jìn)行分析，就能夠進(jìn)行主題檢索，從而確定檢索的目標(biāo)內(nèi)容。通過以上兩種方式對(duì)檔案進(jìn)行預(yù)先處理，能夠提升學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的便捷度，只需要按照思路構(gòu)建相關(guān)的算法路徑，就能夠在計(jì)算機(jī)中完成搜索方式的構(gòu)建。

3.2.3全面構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。在對(duì)電子學(xué)籍進(jìn)行管理期間，可以應(yīng)用Excel等軟件完成相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的搭建，即基于Excel的學(xué)生基本信息以及成績(jī)?cè)u(píng)語數(shù)據(jù)庫，同時(shí)，利用工作表鏈接這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫，確保一個(gè)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)發(fā)生變化后，另一個(gè)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)也能夠隨之發(fā)生改變。

實(shí)踐中，需要全面獲取在校學(xué)生的成績(jī)，并在此基礎(chǔ)上落實(shí)對(duì)成績(jī)?cè)u(píng)語數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。對(duì)于學(xué)生成績(jī)以及評(píng)語而言，其屬于學(xué)生實(shí)際在校學(xué)習(xí)期間所獲取到的重要成果，在組織展開對(duì)中學(xué)生的學(xué)籍檔案信息化管理實(shí)踐中，組織展開成績(jī)?cè)u(píng)語數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建與應(yīng)用極為必要。在成績(jī)?cè)u(píng)語數(shù)據(jù)庫中，保存著所有在校學(xué)生在6個(gè)學(xué)期的在校學(xué)習(xí)過程中所取得的不同學(xué)科的成績(jī)、教師評(píng)語、綜合素質(zhì)評(píng)定等級(jí)信息，等等。依托對(duì)Excel本身所具備著的強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析與計(jì)算功能的利用，能夠更好、更快地實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)以及評(píng)語信息的整合與保存，為學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的高質(zhì)量展開提供支持[4]。

同時(shí)，可以在全國學(xué)籍系統(tǒng)中導(dǎo)出所有在校學(xué)生的基本信息，并在此基礎(chǔ)上落實(shí)對(duì)學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。在學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫中，依托對(duì)Excel軟件功能的應(yīng)用，能夠提升學(xué)生學(xué)籍檔案管理的便捷程度，幫助教師更便捷地對(duì)在校學(xué)生基本信息進(jìn)行排序、篩選、查找、分類與統(tǒng)計(jì)等操作。此時(shí)，教師可以切實(shí)參考實(shí)際的工作需要，在學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)完成對(duì)學(xué)生信息的多樣性操作。例如，當(dāng)教師想要查找班級(jí)內(nèi)某名學(xué)生的身份證號(hào)碼信息時(shí)，可以在學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫中，依托對(duì)Vlookup等查找函數(shù)的應(yīng)用，結(jié)合學(xué)生姓名在學(xué)生信息庫內(nèi)落實(shí)批量性的精準(zhǔn)查找，整個(gè)操作過程更為簡(jiǎn)單，其查詢結(jié)果發(fā)生錯(cuò)誤的概率極低。另外，由于學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)庫中，實(shí)際所保存著的數(shù)據(jù)項(xiàng)目較多，所以需要切實(shí)應(yīng)用工作表所具備著的“凍結(jié)窗口功能”——隱藏一些暫時(shí)并不需要使用的數(shù)據(jù)信息，以此達(dá)到進(jìn)一步提升操作界面整潔與清晰程度的效果。

需要注意的是，在實(shí)際應(yīng)用學(xué)生基本信息以及成績(jī)?cè)u(píng)語數(shù)據(jù)庫展開對(duì)中學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理期間，還應(yīng)當(dāng)保證整合調(diào)用數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在此過程中，需要在學(xué)籍卡內(nèi)錄入學(xué)生的基本信息和成績(jī)批語等信息數(shù)據(jù)。具體而言，在Word軟件的支持下完成對(duì)學(xué)生學(xué)籍卡的設(shè)計(jì)，結(jié)合Excel數(shù)據(jù)庫的利用，將學(xué)生基本信息以及照片合并至Word表格內(nèi)，在此基礎(chǔ)上批量匯總、打印，最終完成對(duì)學(xué)生學(xué)籍卡片的制作。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)使用與上述相同的方式完成對(duì)多種表格和證書的制作，具體包括學(xué)生綜合素質(zhì)登記表、學(xué)生胸卡、準(zhǔn)考證、畢業(yè)證等，促使學(xué)籍檔案管理信息化與共享成為現(xiàn)實(shí)[5]。

3.3 必須重視和強(qiáng)化人員培養(yǎng)

檔案管理人員關(guān)乎學(xué)籍檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)基于現(xiàn)有組織架構(gòu)建設(shè)專業(yè)管理隊(duì)伍，在原有檔案管理部門內(nèi)下設(shè)專項(xiàng)管理隊(duì)伍，用于專門負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案的電子化、信息化建設(shè)工作，并配備專業(yè)信息化人才，以此確保電子化學(xué)籍檔案建設(shè)質(zhì)量。但在具體管理期間，要求學(xué)籍檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)小組接受監(jiān)督與檢查，以此督促學(xué)籍檔案管理工作有序推進(jìn)，并防止學(xué)籍檔案信息化建設(shè)期間出現(xiàn)突發(fā)問題。此外，在日常管理過程中定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，借助信息化專項(xiàng)培訓(xùn)而提升學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)，并借助線上渠道的拓展培訓(xùn)形式，使檔案管理人員可結(jié)合自身情況進(jìn)行學(xué)習(xí)與提升。在條件允許情況下，還可聘請(qǐng)行業(yè)專家開展講座或座談會(huì)，通過面對(duì)面交流解決學(xué)籍檔案信息化建設(shè)難題，或前往學(xué)籍檔案信息化建設(shè)優(yōu)異學(xué)校進(jìn)行學(xué)習(xí)，全方位提升相關(guān)人員的學(xué)籍檔案存儲(chǔ)、采集、歸檔、整理水平，為初級(jí)中學(xué)學(xué)籍檔案管理建設(shè)工作夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化建設(shè)是初級(jí)中學(xué)學(xué)籍檔案管理建設(shè)的必經(jīng)之路，因此，學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視。為切實(shí)推進(jìn)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，需深化學(xué)籍檔案意識(shí)，采取不同方式突出學(xué)籍檔案的重要性。在此基礎(chǔ)上，合理運(yùn)用“全國中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”等現(xiàn)有資源，做好學(xué)籍檔案管理的前期準(zhǔn)備工作，搭建學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息共享，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)人員管理做好培訓(xùn)工作。

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作者簡(jiǎn)介：董萍發(fā)，本科學(xué)歷，山東省墾利第一中學(xué)館員，檔案研究方向：學(xué)籍管理、學(xué)校檔案管理、信息化在檔案管理的作用等。